福建省电子文件归档与电子档案管理办法

2012最新文档-管理系列(word可编辑版)福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）中共福建省委办公厅省人民政府办公厅关于印发《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》的通知闽委办[2003]25号各市、县（区）委和人民政府，省直各单位：现将《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）印发你们，请认真贯彻执行。

中共福建省委办公厅福建省人民政府办公厅2003年5月6日福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）第一章总则第一条为适应信息化建设的需要，规范福建省党政机关在办公自动化与电子政务处理公务过程中所产生电子文件与电子档案的管理工作，保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《福建省档案条例》以及有关政策法规，结合本省实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于福建省各级党政机关在公务活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理，其他社会组织可参照本办法执行。

第三条电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

第四条已利用计算机或计算机网络网开展办公自动化或电子政务的单位，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件管理子系统，此系统应能对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，其信息管理系统应安全可靠。

第五条以电子文件形式记载国家秘密载体的制作、收发与传递、使用、保存和销毁，应严格按照《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》执行。

局域网计算机信息系统不得从物理上直接与INTERNET联网。

经有关部门批准联接专用网的系统，要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

第六条各单位应有严格的信息管理制度和技术措施，明确规定本机关电子文件归档的时间、范围、方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。

各单位档案机构工作人员负有对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后电子档案的保管、利用实行全过程管理与监控的责任，保证管理工作的连续性，确保其不失真、不损毁、不丢失。

第七条各单位档案机构配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。

电子文件形成部门及信息管理部门应积极协助和支持本单位档案机构开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。

电子文件形成单位的负责人对电子档案的真实、完整、有效负责。

第八条具有永久保存价值的文本或图形形式的电子档案，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件或缩微品等。

归档时应同时保存文件的电子版本及相应支持软件、纸质版本或缩微品。

电子档案同时存在相应的纸质或其它载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第九条应保证电子文件的凭证作用，在国家或我省立法机构正式颁布有关电子签章的法律法规之前，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

第十条各级档案行政管理部门负责对同级各单位电子文件的归档与管理工作进行监督和指导，并适时组织检查。

第十一条采用计算机辅助设计技术（CAD）产生的电子文件，其归档管理方式按照GB／T176781—1999；GB／T176782—1999；GB／17679—1999等国家标准执行。

第二章电子文件真实性、完整性和有效性保证第十二条应从制度上和技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等，采取与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等防范对策。

第十三条为保证电子文件的产生、处理过程符合规范，各单位应从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记。

使用单台计算机处理公务的单位，应采用适当的方法做好相应的管理登记。

此管理登记应是不间断的，并应保存系统的管理记录。

（一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者。

文件起草者、修改者、审核者、签发者等。

（二）登记处理过程中的各类操作者。

文件打字者、发文者、收文者、存储管理者等。

（三）登记处理过程中产生的责任凭证信息。

批示、签名、印章、代码等。

（四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

第十四条为保证电子文件的真实性，文件形成单位应在计算机系统中设置安全防护技术措施。

（一）建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制，防止非法侵入。

（二）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

（三）对电子文件采用可靠的防错漏和防调换的标记。

（四）对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

第十五条为保证电子文件的完整性，文件形成单位应建立电子文件完整性管理制度，并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

（一）开列属于归档范围相关的电子文件表单，通过采用信息管理系统功能和人工监控相结合的方式，将具有有机联系的电子文件收集齐全。

（二）建立相应的制度，对在不同系统中分散形成的、不同媒体的，或通过非正式渠道传递的具有内容相关性的电子文件收集和捕获。

第十六条为保证电子文件的有效性，文件形成单位应建立电子文件有效性管理制度，并采取相应的技术保证措施。

（一）根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数等。

对于采用通用软件或专用软件产生的电子文件收集归档要求，应按照本规定的第二十三、二十四条执行。

（二）对于加密电子文件，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。

（三）定期对脱机保管的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取恢复措施，并根据软硬件升级换代情况适时对电子文件进行迁移作业。

第十七条在公文处理过程中所使用的电子签章程序能够证明以下事项的，为安全的电子签章：（一）能够确认该电子签章的签署者的身份；（二）能够证实该电子签章是签署者独有的；（三）能够证实电子签章签署的电子文件的内容未被改动。

第十八条符合以下条件的数字签名，为一种达到本办法第十七条规定要求的安全的电子签章：（一）该数字签名是通过数字证书中与公钥相对应的私钥产生，并可通过公钥加以证实的；（二）数字证书是由依法成立的具有认证资格的认证机构签发的；（三）该数字签名是在数字证书有效期内签署的。

第十九条为确保涉密电子文件的安全，各单位涉及国家秘密的计算机信息系统必须按照《福建省涉及国家秘密的计算机信息系统审批实施细则》的要求，获得省或设区市国家保密局的审批。

第三章电子文件的收集与积累第二十条电子文件的收集范围应是本单位在其主要职能活动中产生的、具有查考利用价值的电子文件，包括相关的支持软件和数据等。

第二十一条当运用计算机系统进行公务或事物处理过程只产生的电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时应将具有重要凭证性、依据性的电子文件适时备份存储于能够脱机保存的载体上。

记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。

第二十二条当正式文件是纸质的，同时文件形成部门或信息管理部门已通过计算机等数字设备进行了全文转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

保存的电子文件内容与纸质等不同载体上所保存文件内容相同时，应在彼此之间建立准确、可靠的标识关系。

第二十三条对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任而不能适时进行逻辑归档的电子文件，需采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

第二十四条不同类型电子文件的收集要求：（一）采用文字处理技术形成的文本电子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

对特别重要的文件，其历次修改稿如都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。

定稿电子文件其标识应以正式文件文号注明。

收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。

文字型电子文件以XML文档和RTF、TXT为通用文件格式，一般不宜采用DOC、WPS、S2、PUB等其他格式作为永久保存格式。

（二）使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式。

如无法转换，则应将相关软件一起收集。

图像电子文件以JPEG、TIFF为通用文件格式。

（三）采用计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的图形电子文件（如设计模型、图纸、图画等）。

收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。

（四）用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

（五）用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。

音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。

（六）用多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的多媒体文件，收集时应保证参数准确，数据完整。

并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

（七）用计算机软硬件系统进行信息处理形成的各类参数、管理数据文件等，应与电子文件一同收集。

应能够以ＤＢＦ文件格式或通过XML文档进行数据交换。

（八）对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的元数据文件。

应注意与电子文件一同收集。

（九）使用计算机或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等计算机程序。

应注意与在此平台上产生的电子文件一同收集。

第二十五条对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称版本号和相关参数手册、说明资料等。

对专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

第二十六条对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

第二十七条每份电子文件均需在《电子文件登记表》中登记，《电子文件登记表》应与电子文件同时保存。

《电子文件登记表》如果制成电子表格，应与电子文件一同保存。

永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件，并与相应的电子文件拷贝一起保存。

第二十八条以往形成的电子文件如存在结构信息、背景信息、元数据不完整或存储载体不符合要求的，应按电子文件完整性和有效性的要求及时采取补救措施。

如无法达到规定要求又不具备迁移条件的，应采取有效措施保持现状，并及时向档案机构移交。

第二十九条电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。