电脑、电话机、传真管理制度
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电脑、电话机、传真管理制度
一、座机电话管理
(一)公司电话的申请装机由行政人事中心负责,各中心按工作需要以书面申请的形式报行政人事中心审核后,经分管领导和总裁经批准,方可办理装机手续;如无手续自行装机,发生的费用公司不予报销,并予以停机处理。
(二)员工拨打电话应言简意赅、节省时间、提高效率。
(三)重要电话应有来电登记并及时反馈给相关领导。
二、手机电话的管理
(1)享受通讯费报销的员工手机自备,号码应相对固定并在行政人事中心登记,如号码变更,需在三日内通知行政人事中心,否则新号码当月话费不予报销。
(2)手机报销费用标准按公司下发的《员工移动电话通讯费管理规定》的规定额度执行,特殊情况报请公司审批后执行。
(3)员工由低岗位晋升到高岗位,试用期话费按原岗位标准执行,试用期满后执行新岗位标准,15日(含)前转正的按新岗位标准执行,15日(不含)后转正的按原岗位标准执行。(4)员工调动(含跨公司之间的调动)如低岗位晋升到高岗位,话费按上条(3)执行。(5)手机费报销实行自行交费,话费单每月13日前交财务审计中心,由财务统一汇总报销后发至个人。
(6)享受话费报销的员工,尤其是中层以上的干部,必须24小时开机,如遇重要工作因关机耽误,则取消当事人当月话费报销资格。
(7)新入职员工满15天按半月话费标准报销,不满15天次月享受。
三、传真的管理
(一)收传真时,要问清对方所发的传真内容及发给的中心和人员,对于与工作无关的传真(如广告等)不予接收。对确定了传真内容的传真在收到后,应按《传真接收登记表》(表3-5)的相关内容做好登记工作。
(2)发传真时,要严格审查所传文件的内容,不得将涉及公驾驶员密的文件传给与工作无关的人员或单位;不得传与工作无关的信息内容。
四、电脑的管理
(1)计算机设备为工作专用设备,任何人不得挪作他用,应专人管理、专人使用。指定管理人员为具体责任人,均承担安全管理责任。
(2)操作时要规范操作,注意保护,避免人为造成计算机及网络设备的损坏。除计算机管理人员外,任何人不得擅自移动计算机及相关设备,插拔相关连接线。严禁私自随意拆装、移动计算机及相关设备,以保证计算机设备正常运行。
(3)保持计算设备周围环境的整洁,做好计算机设备的防尘、防雷、防磁、防辐射保护。严禁操作人员在操作时饮食、吸烟。
(4)外来人员未经允许不得操作计算机及相关设备。严禁在计算机上删、拷系统文件和应用软件,改变计算机的系统设置。
(5)操作人员开关机及有关操作必须按操作程序进行,暂时离机必须退出应用软件或将工