职场邮件礼仪技巧大全
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职场邮件礼仪技巧大全部
➢关于收件人
1.主送TO:事件主要负责人(仅需了解的人无需放入);
2.抄送CC:事件相关人(需要了解事项的人,一般为相关领导);
3.密送BCC:不希望主送和抄送看见的收件人,一般邮件不建议使用,因为密
送的人回复内容可能被其他收件人看到。例:如50个人加薪,为保密密送这50个人,其相互之间不知道对方也收到了。该方法不够专业,较少使用。
比较专业的是用Word的邮件合并功能结合Outlook批量发送,每封邮件收件人就一个,每个人都能看到针对自己的内容。
4.转发:邮件内容未达应收者或者内容共享;
5.群发:一般只有公司人事行政人员使用,一般用在通知公告类邮件。
确定TO和CC:出部门的邮件一般要抄送本部门领导和同事部门领导,是否需要抄送领导的领导,需根据实际情况判断;出公司的邮件一般要抄送部门副总或总经理;公司内部讨论邮件不外发;
6.回复TO和CC:礼貌上讲,回复邮件中并且要包含原文,根据需要确定回复
的TO和CC,单独回复一人不礼貌。
7.排序:按部门排序,职级一般从低到高或从高到低。
8.邮件撤销:尽量完善后再发送,避免邮件撤销。
➢二、关于邮件主题
1.不能为空;
2.内容需具体,不可太宽泛,待处理事项一目了然,不能太长;
3.回复时需要根据内容适当修改,是主题更切合回复内容,并删除因多次回复
或转发出现的Fw:,Re等;
4.一事一邮件;
5.必要时加上“紧急”、“重要”等提示性词语。
➢三、关于邮件正文
1.称呼:
必须有,并且与TO一致,不包含CC。称呼应恰当,如:
1)称谓+礼貌用语:XX,您好!
2)姓氏(姓名)+职位+礼貌用语:XX经理,您好!
3)XX先生/女士,您好!(不清楚职务时使用,需确认性别)
4)多人时可用各位领导/同事等代替。
注意:不熟悉的人不宜叫昵称,三个字的名字不宜叫全称。
2. 正文
1)称呼后另起一行;
2)5W1H:WHY、WHO、WHAT、WHERE、WHEN、HOW,点明问题—表述背景细节—提供相关材料和附件—责任人和截止日期。
内容较多时需分段分点阐述;重点需展示内容可截图;尽量一封邮件将事情交代完整,避免疏漏再补发补充邮件。
3)不能有错别字,人名不能拼错。
4)结尾。干净简单,如:“祝工作顺利!”等。
5)格式:字体一致、尽量颜色一致,合理提示,不过多使用加粗、放大、其他颜色进行突出强调。避免“缩进式”等格式,以避免不兼容导致阅读者打开时不兼容。在邮件中合理的使用标点符号,能不用特殊标点符号的尽量少用。少用语气类标点符号,叹号、问号等。强调的内容用粗体,尽量避免斜体。商务邮件不使用背景信纸。避免使用表情符号、“~”等。每段中间空一行。
6)语气委婉,多使用“请”、“谢谢”等字眼,除“谢谢!”,“您好!”之外,尽量减少“!”使用,避免语气过分强烈。
7)整体要求:态度友好+语言流畅&内容简洁+信息齐全&清晰有条理。
3. 落款签名
姓名、职称与职务、部门、公司、联系方式(电话、邮箱等),公司标准化,签名应一致,内容不宜过多,一般与正文文字格式匹配,并且字体稍小一号。4. 附件
正文中需简要涵盖附件重点,节省阅读人时间,提示收件人邮件带附件;上传的附件要正确;太大或文件太多时要压缩(附件不宜多于4个)。
➢四、关于回复邮件
1.及时
收到他人重要邮件之后,要及时回复以示尊重。理想的回复邮件时间是2小时,特别是对于一些紧急、重要的邮件。
如果事情复杂,无法及时确切回复,可以及时回复说“收到,我正在处理,一旦有结果就会及时回复”等等。
优先级高的邮件优先处理,优先级低的邮件集中处理,尽量不超过24小时。
2.针对性回复,根据需要修改主题和收件人;
3.针对对方邮件里提到的问题进行回复(在原邮件基础上回复,不另起新邮件),
确保提到的问题都有对应的回复,这封邮件的使命才算完成,如果有未完成的可以说明以下,随后再补充。不盖高楼,尽量三次以内解决问题,不要频繁发送没有确定结果的邮件。
4.字数不能太少,尽量10字以上。
5.如在休假,设置自动回复。
➢五、关于转发邮件
1.背景简介
转发给别人的邮件,尤其是给领导的邮件,一定要将事件的背景及过程简要阐释,避免对方还需要一条条查收历史邮件,不仅浪费时间,而且容易理解偏差。
2.必要的修改
如之前提到的主题、收件人需根据需要修改。