职场邮件礼仪技巧大全

职场邮件礼仪技巧大全部

➢关于收件人

1.主送TO：事件主要负责人（仅需了解的人无需放入）；

2.抄送CC：事件相关人（需要了解事项的人，一般为相关领导）；

3.密送BCC：不希望主送和抄送看见的收件人，一般邮件不建议使用，因为密

送的人回复内容可能被其他收件人看到。例：如50个人加薪，为保密密送这50个人，其相互之间不知道对方也收到了。该方法不够专业，较少使用。

比较专业的是用Word的邮件合并功能结合Outlook批量发送，每封邮件收件人就一个，每个人都能看到针对自己的内容。

4.转发：邮件内容未达应收者或者内容共享；

5.群发：一般只有公司人事行政人员使用，一般用在通知公告类邮件。

确定TO和CC:出部门的邮件一般要抄送本部门领导和同事部门领导，是否需要抄送领导的领导，需根据实际情况判断；出公司的邮件一般要抄送部门副总或总经理；公司内部讨论邮件不外发；

6.回复TO和CC：礼貌上讲，回复邮件中并且要包含原文，根据需要确定回复

的TO和CC，单独回复一人不礼貌。

7.排序：按部门排序，职级一般从低到高或从高到低。

8.邮件撤销：尽量完善后再发送，避免邮件撤销。

➢二、关于邮件主题

1.不能为空；

2.内容需具体，不可太宽泛，待处理事项一目了然，不能太长；

3.回复时需要根据内容适当修改，是主题更切合回复内容，并删除因多次回复

或转发出现的Fw:，Re等；

4.一事一邮件；

5.必要时加上“紧急”、“重要”等提示性词语。

➢三、关于邮件正文

1.称呼：

必须有，并且与TO一致，不包含CC。称呼应恰当，如：

1）称谓+礼貌用语：XX，您好！

2）姓氏（姓名）+职位+礼貌用语：XX经理，您好！

3）XX先生/女士，您好！（不清楚职务时使用，需确认性别）

4）多人时可用各位领导/同事等代替。

注意：不熟悉的人不宜叫昵称，三个字的名字不宜叫全称。

2. 正文

1）称呼后另起一行；

2）5W1H：WHY、WHO、WHAT、WHERE、WHEN、HOW，点明问题—表述背景细节—提供相关材料和附件—责任人和截止日期。

内容较多时需分段分点阐述；重点需展示内容可截图；尽量一封邮件将事情交代完整，避免疏漏再补发补充邮件。

3）不能有错别字，人名不能拼错。

4）结尾。干净简单，如：“祝工作顺利！”等。

5）格式：字体一致、尽量颜色一致，合理提示，不过多使用加粗、放大、其他颜色进行突出强调。避免“缩进式”等格式，以避免不兼容导致阅读者打开时不兼容。在邮件中合理的使用标点符号，能不用特殊标点符号的尽量少用。少用语气类标点符号，叹号、问号等。强调的内容用粗体，尽量避免斜体。商务邮件不使用背景信纸。避免使用表情符号、“~”等。每段中间空一行。

6）语气委婉，多使用“请”、“谢谢”等字眼，除“谢谢！”，“您好！”之外，尽量减少“！”使用，避免语气过分强烈。

7）整体要求：态度友好+语言流畅&内容简洁+信息齐全&清晰有条理。

3. 落款签名

姓名、职称与职务、部门、公司、联系方式（电话、邮箱等），公司标准化，签名应一致，内容不宜过多，一般与正文文字格式匹配，并且字体稍小一号。4. 附件

正文中需简要涵盖附件重点，节省阅读人时间，提示收件人邮件带附件；上传的附件要正确；太大或文件太多时要压缩（附件不宜多于4个）。

➢四、关于回复邮件

1.及时

收到他人重要邮件之后，要及时回复以示尊重。理想的回复邮件时间是2小时，特别是对于一些紧急、重要的邮件。

如果事情复杂，无法及时确切回复，可以及时回复说“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复”等等。

优先级高的邮件优先处理，优先级低的邮件集中处理，尽量不超过24小时。

2.针对性回复，根据需要修改主题和收件人；

3.针对对方邮件里提到的问题进行回复（在原邮件基础上回复，不另起新邮件），

确保提到的问题都有对应的回复，这封邮件的使命才算完成，如果有未完成的可以说明以下，随后再补充。不盖高楼，尽量三次以内解决问题，不要频繁发送没有确定结果的邮件。

4.字数不能太少，尽量10字以上。

5.如在休假，设置自动回复。

➢五、关于转发邮件

1.背景简介

转发给别人的邮件，尤其是给领导的邮件，一定要将事件的背景及过程简要阐释，避免对方还需要一条条查收历史邮件，不仅浪费时间，而且容易理解偏差。

2.必要的修改

如之前提到的主题、收件人需根据需要修改。