《秘书学概论》思考题答案-第六章
秘书学概论第六章
2．应对面试 一般意义上所说的面试是指招聘者通过与求职者面对面 地直接交谈，或将求职者置于某种特定情景中进行考察， 从而对求职者的思维能力、表达能力等方面进行评价的 一种方法，在招聘/应聘过程中发挥着非常重要的作用。 秘书求职者必须高度重视面试关。 （1）了解面试目的。面试环节主要考察求职者的思维能 力、分析能力、表达能力、应变能力、操作能力、个人 形象、心理素质等。通过面试，招聘者要了解求职者是 怎样一个人。秘书求职者应当根据自身的实际有针对性 地加强相应的修养和锻炼。
（2）内容规则。 · 没有不当信息。 · 描写生动。 · 使用不同版本。 · 真实相关。
三、应对测试的技巧 1．应对笔试 笔试是由招聘者编制问题，让应聘者用笔解答，据此评价求职者的 一种方法。具体实践中，笔试的作用有两个：一是作为整个面试过 程的一个组成部分，二是做为筛选面试者复试的一种前置方法。不 管是哪种情况，秘书求职者都要做好充分的应对： （1）了解笔试的内容。笔试一般测试秘书专业知识、应用写作水平、 英文水平、函电业务和相关专业知识水平，也可以测试社会科学和 自然科学的基础知识，甚至在笔试中夹杂心理测试和情商测试等内 容。 （2）掌握答题的技巧。笔试有严格的时间限制，试题也会有难有易。 秘书求职者必须有时间观念，在规定的时间内答完试题。答题顺序 要灵活，本着先易后难的原则。另外，要尽量把字写好写清，保持 卷面整洁。
（3）做好面试准备。面试准备主要应该着眼于了解招聘 单位、梳理个人情况和修饰仪表仪容。 首先要了解招聘单位。 其次要梳理个人情况。 最后要修饰仪表仪容。
（4）把握答问技巧。 一是求准确。在回答问题时，答非所问、含糊其词、支 支吾吾、牵强附会等，都是主考官所难以接受的。求职 者必须认真倾听主考官的问题，仔细推敲，弄清实质， 然后再迅速作出准确的回答，比如用什么程序回答、用 哪些知识回答。要做有理有据，重点突出，不能长篇大 论，不得要领；要讲清原委，避免抽象，以求给主考官 留下具体的印象。准确还要求求职者做到语言得体，答 问适度，要针对不同的场合、针对不同的主考官，作出 适合此人的回答。
《秘书学概论》思考题答案-第一章.doc
《秘书学概论》绪论1.秘书学发展阶段的成果表现在哪些方面？秘书学发展阶段的成果可以概括为:(1)秘书职能的发展转变(2 )建立了秘书学科(3 )秘书职业化的初步形成(4 )秘书工作手段与方法的大变革2.秘书学的研究对象是什么？秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。
3.从广义看，秘书学研究的内容和范围包括哪些？从广义层面我们认为，秘书学是一个包括理论秘书学、应用秘书学、历史秘书学和秘书教育学四个主要部分构成的理论体系。
4.秘书学与文书学、档案学有什么区别？秘书学、文书学、档案管理学都是独立的、密切相关的学科。
从学科产生的时间来看，档案学的产生已有70多年历史，文书学与档案学产生的时间大致相当，领属于档案学的档案管理学产生的时间也相对较早，而秘书学产生的时间距今只有30年。
从研究对象来看,秘书学研究秘书工作与秘书活动及其规律,文书学研究文书现象及其规律，档案管理学研究档案形成、发展和档案工作实践。
这是它们各自成为独立学科并相互区分的主要标志。
秘书学作为一门独立学科，有自己独特的研究对象和研究范畴，比如秘书学研究文书与档案，不能混同于文书学和档案管理学。
"秘书学不能一般性地去研究这些内容，应当从秘书工作的特点出发，根据秘书工作的需要和要求，研究与秘书工作有密切关系的那部分文书工作与档案工作的内容。
"所以说，秘书学、文书学、档案管理学既是密切相关的学科，也是有明确分野、各自独立的学科。
《秘书学概论》第一章思考题参考答案1.什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。
应从三个方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边;二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务;三是秘书工作的根本性质是辅助管理。
《秘书国家职业标准》（2006 ）:秘书是"从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
2021年【《秘书学概论》重点复习提纲】
【《秘书学概论》重点复习提纲】22、与会者：就是参加会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。
具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。
23、 ___：是指公民、法人或者其他 ___采用书信、 ___、传真、___、走访等形式，向各级人民 ___、县级以上人民 ___工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。
24、记者招待会：是指 ___为实现一定宣传目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称为“新闻发布会”。
25、双向沟通：即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。
除表达己方的意图之外，还要求对方能认可、合作，包含有共同目标。
思考题：第一章一、什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？（1）①宫中的秘藏之书。
一开始指书而不是指人。
东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。
秘书不仅指物，也指机构、人。
在清代末年，或者说是在辛亥 ___前后，秘书概念的名实相符。
②辅臣。
③行政职位。
现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。
秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政 ___的得力助手。
④秘书是广泛的社会职业之一。
社会职业秘书以其处理文书，它包括各种智力服务。
秘书不仅服务于 ___机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。
科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。
（2）广义，指 ___的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。
狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于 ___身边，直接为 ___从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。
二、秘书工作主要包括哪些内容？特点是什么？P8 秘书工作主要包括哪些内容：（1）文书撰写（上司口述或会议记录、，文件起草、修改、润色等）；（2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）；（3）文书处理（收发、传递、 ___、保管、立卷等）（4）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）（5）会议 ___（准备、记录、文件、善后等）（6）调查研究（计划、实施、分析、研究等）（7）信息资料工作（收集、、提供、储存等）（8）___工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）（9）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）（10）协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等) （11）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）（12）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）（13）日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）（14）办公室管理（环境、设备、经费等）（15）其他临时交办事项。
秘书学概论6
一、八大工作：办公室管理；通讯工作；接待工作；日程安排；督查工作；保密工作；印信工作；值班工作。
二、办公室管理的作用：1.办公室是指挥部2.办公室是工作室3.办公室是窗口：办公室又是机关和企事业单位与有关单位工作业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个窗口。
办公室的设施、装饰、环境，办公人员的工作态度和工作作风，都代表着机关或企业的形象。
树立良好形象，乃是一个组织生存发展的必备条件。
三、接待工作应遵循哪些原则？1、文明礼貌：秘书对待任何来客都应以礼相待，而不计其职务高低、衣着服饰、是否熟悉等情况。
对经常联系或上司约请的来客，秘书主动称呼，问候对方，及时通报或引见给上司，并视需要送上茶水或咖啡。
2、负责：秘书在接待来客时要对本单位负责，也要对来客负责。
对于初次来访者应该确定其身份再交谈，在交谈的过程中应注意必要的内容和范围。
在明确了客人的来意之后秘书应负责地办理，不能故意推诿、拖延或敷衍了事。
3、与人方便：秘书应尽可能给来客提供方便。
引见、提供资料、转告转办、介绍情况、提供资料等，对外地来客，秘书还应该帮助办理膳宿以及指点交通路线，代办车、船、机票等。
4、讲求实效：秘书接待时应注意不浪费客人的时间，也不浪费自己的时间，更要节省上司的时间。
善于在上司会见客人出现尴尬局面或受到无理纠缠时替上司解围。
5、按制度办事：秘书在接待工作尤其是规模较大、时间较长的会议接待或团体接待中应严格按制度办事。
6、遵守纪律：接待工作中秘书外出机会多，自由度也比较大，尤应注意自觉遵守纪律，比如保守纪律等。
四、督查：指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。
督查工作的作用：（1）对领导的作用。
监督工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段；监督是促进领导决策正确、科学的必要环节；监督是改变各级领导和干部作风、克服官僚主义的有效手段。
（2）对秘书的作用。
是秘书的一项重要职责；是秘书发挥参谋、助手作用事物重要方面。
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第六章)(编辑定稿)
第六章参谋咨询思考题及参考答案1.为什么说参谋咨询是秘书工作的重要内容？答：（1）就秘书和领导的关系而言，秘书是领导的助手，参谋咨询自古以来就是秘书的职责。
参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时单独出现。
为领导决策事项提供可行性备选方案是最典型的参谋工作。
（2）就秘书的职权范围而言，由于秘书在日常工作中全面协助领导处理各种事务，因而秘书具备为领导提供参谋咨询服务的的主观条件：一是熟悉领导的责权范围、工作内容、组织交流，对于各个工作渠道和各方面信息了如指掌；二是熟悉领导的工作习惯、思想脉络和各个时期的工作重点；三是熟悉所在组织的具体情况，对上级部门的政策、理念和下级部门的工作情况都有所把握。
（3）就秘书和领导的关系而言，由于秘书经常和领导一起工作，因而具有更多提供参谋咨询服务的机会。
领导通过倾听和交流征求秘书机构的意见，拓宽自己的思路、强化自己的想法、（4）就秘书工作本身特点而言，工作的非权力支配性和非职责限定性，掌握的信息不受职能管理的局限，因此秘书的参谋咨询对领导具有更加特殊的意义。
2.简述在领导决策过程各个环节中秘书机构的参谋作用。
答：（1）在发现存在问题中的参谋咨询，秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点，划定它在空间和时间上的界限，并准确地加以说明，按照严格的逻辑推断来寻求问题产生的原因。
（2）在确定决策目标中的参谋咨询，秘书机构要依据领导解决问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考。
（3）在拟订备选方案中的参谋咨询，秘书机构要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映。
与此同时，秘书机构要协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将其结果加以综合分析，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考。
（4）在选择决策方案中的参谋咨询，秘书机构要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。
《秘书学概论》思考题答案-第一章
《秘书学概论》绪论1. 秘书学发展阶段的成果表现在哪些方面?秘书学发展阶段的成果可以概括为:（1）秘书职能的发展转变（2）建立了秘书学科（3）秘书职业化的初步形成（4）秘书工作手段与方法的大变革2. 秘书学的研究对象是什么？秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。
3. 从广义看，秘书学研究的内容和范围包括哪些?从广义层面我们认为，秘书学是一个包括理论秘书学、应用秘书学、历史秘书学和秘书教育学四个主要部分构成的理论体系。
4. 秘书学与文书学、档案学有什么区别?秘书学、文书学、档案管理学都是独立的、密切相关的学科。
从学科产生的时间来看，档案学的产生已有70多年历史，文书学与档案学产生的时间大致相当，领属于档案学的档案管理学产生的时间也相对较早，而秘书学产生的时间距今只有30年。
从研究对象来看，秘书学研究秘书工作与秘书活动及其规律，文书学研究文书现象及其规律，档案管理学研究档案形成、发展和档案工作实践。
这是它们各自成为独立学科并相互区分的主要标志。
秘书学作为一门独立学科，有自己独特的研究对象和研究范畴，比如秘书学研究文书与档案,不能混同于文书学和档案管理学。
“秘书学不能一般性地去研究这些内容，应当从秘书工作的特点出发，根据秘书工作的需要和要求，研究与秘书工作有密切关系的那部分文书工作与档案工作的内容。
”所以说，秘书学、文书学、档案管理学既是密切相关的学科，也是有明确分野、各自独立的学科。
《秘书学概论》第一章思考题参考答案1. 什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。
应从三个方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边；二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务；三是秘书工作的根本性质是辅助管理。
《秘书国家职业标准》（2006）：秘书是“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
《秘书管理》思考题和案例分析参考答案编辑定稿
第一章文书和档案1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。
答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。
具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。
第二，文书有条件地转化为档案。
从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。
我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。
这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。
民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。
新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。
至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。
进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。
通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。
文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。
第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。
档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。
第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。
2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？答：文书的种类：文书按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。
秘书实务思考题及答案
秘书实务思考题及答案第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？答：可以概括为“四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？答：(1)各种法定公文。
(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。
这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。
(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。
公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。
(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。
(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。
(6)新闻报道。
3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？答：(1)准确反映上司意图。
(2)内容符合法律政策。
(3)观点明确、逻辑严密。
(4)内容实在、篇幅简短。
(5)语言规范、行文得体。
4.简述文稿撰拟的一般过程。
答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。
(2)初稿的撰拟。
(3)文本的校核、检查和修改。
(4)文稿的审核、签发和定稿。
5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。
具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。
《秘书学概论》思考题答案-第五章
《秘书学概论》第五章思考题参考答案本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第五章的思考题参考答案。
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（CQ资料）1. 秘书职能环境的内涵是什么？答：秘书职能环境是指秘书发挥职能作用的环境。
它是秘书职能活动的基础。
其内涵十分深广，包括秘书所在组织的外部环境、秘书所在组织的内部环境和秘书机构的内部环境。
外部环境包含国际国内政治、经济、科技、文化等大境，又包含行业系统环境、地区环境等小环境。
内部环境是指秘书所在组织内部影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。
秘书机构的内部环境包括秘书机构的办公设备和办公条件、人员构成与分工情况、管理制度、人际关系以及秘书机构内部的精神、凝聚力等要素。
2. 秘书职能环境的作用有哪些？答：秘书职能环境对秘书工作具有规定作用、导向作用和激发作用规定作用：第一，从社会环境决定了秘书工作与秘书职业的存在第二，从行业来看，行业环境决定了秘书工作特定的辅助对象、工作内容及运作方式，以及对秘书素养的不同要求。
第三，不同层次的组织环境决定了秘书工作的不同运作方式与工作任务的深度、广度；第四，不同的岗位环境决定了秘书工作的不同服务对象和工作目标。
导向作用：不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目标，且在发展变化中。
秘书工作必须适应职能环境的需要，遵从组织目标和领导工作目标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。
激发作用：人们从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。
秘书职能环境能具体地满足秘书的需要。
因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。
3．秘书如何适应职能环境？答：秘书适应职能环境要从适应职能环境特点、满足职能环境需求、顺应职能环境发展和开发职能环境资源几个方面着手。
适应职能环境特点:一要适应国际国内的宏观社会环境特点及其发展趋势。
二要适应所在组织的行业环境特点。
秘书学概论第六章 秘书工作规律和方法
（三）从适应领导的观念与行为看秘书工作的一 般规律
1．全面领会领导意图 2．取得领导信任 3．研究领导的工作特点
二、秘书工作的特殊规律
（一）秘书有效参谋活动的规律 （二）办公室日常工作的规律 （三）秘书公文写作的规律
（一）秘书有效参谋活动的规律
1．潜移默化规律 2．参谋作用普遍存在规律 3．秘书的参谋效果与秘书自身能力素养成正比规律
2.在有关各方看法的合理部分和共同之处的基础上，找到 差异的症结，提出解决问题的方法。
3.认真听取意见和建议，修正不合理的决策，进行必要的 协调。 ➢ 4.具体问题具体分析，不搞一刀切。
（三）征询协调法
征询协调方法也叫转单协调法。是指对于某些工 作,如制订计划、修改文件、协调进度等，可以通过由 有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成 协调任务。
秘书专项业务活动领域十分丰富。主要有：参谋活动、调 查研究、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务、信访接 待等。
在实践中，完成专项业务的方法与发挥综合职能的工作方 法是不能截然分开的。秘书必须根据实际需要，灵活选择并综 合使用各种方法。
一第、二秘节书协秘调书工专作项方法业务工作方法
二、秘书督促检查工作方法 三、秘书信息沟通工作方法 四、秘书工作进程调度方法 五、秘书工作时间调度方法
（二）办公室日常工作的规律
1.办公室存在的意义，是使领导的工作有头绪，使大量的 复杂的烦琐的工作制度化、科学化、效率化
2．办公室日常工作的正常有效运转，标志着中枢职能的 强有力实现
3．办公室日常工作要尽量合理化、效率化 4．合理优化办公室环境，可增强办公室的凝聚力和向心 力
(三) 秘书公文写作的规律
秘书的协调从对象，可分为对事与对人。 秘书机构所处的位置和作用，决定了秘书要同各方面人员正式或非正 式的关系。
《秘书学概论》复习思考题参考问题详解
《秘书学概论》复习思考题参考答案以下按照教材章节的顺序及各章复习思考题的顺序，根据教材内容给出问题的参考答案要点。
这些问题理论性较强，不要求学生死记硬背，而是应该融会理解，逐渐加深对秘书职业、秘书工作的认识。
第1章绪论1．要点：（1）服务领导直接化（2）业务知识专门化（3）工作效益间接化（4）秘书工作职业化（5）资格认定制度化（6）秘书人员女性化（7）从业人数扩大化2．要点：（1）对秘书学基本理论的研究（2）对秘书人员的研究（3）对秘书具体业务的研究（4）对秘书专业技术的研究（5）对中外秘书史的研究（6）研究秘书学与相邻学科的关系的研究3．（1）领导科学是以领导活动为研究对象，探讨领导活动的特点和领导活动产生、变化、发展规律的科学。
它主要是研究领导与被领导之间的关系变化规律，领导如何决策的规律，领导机构的设置、运转、科学化和用人规律，科学的领导方法和领导作风等。
秘书工作历来在领导工作中占有重要地位，虽然领导与秘书的关系是领导与被领导的关系，但秘书的基本职责是领导的参谋与助手，处在一种辅助领导工作的特殊位置上，秘书工作的好坏会直接影响到领导活动的效果。
领导科学与秘书学在研究对象上既不能相互替代，但却又有着许多不可分割的联系。
也就是说，秘书工作不能离开领导工作而独立存在，与领导科学的结合无疑能够更好地促进秘书学研究的发展。
（2）文书学是研究文书的形成与运行规律的科学。
档案学是研究档案的形成与运行规律的科学。
文书学与档案学是两个关系极为密切的学科，文书是档案的前身，档案是文书的归宿，二者的研究对象是同一事物的不同阶段，最后在文书立卷过程中达到有机结合。
而通过文书处理和档案管理来为领导服务正是秘书工作的重要内容，同文书与档案打交道也是秘书人员的基本技能。
因此研究秘书学也同样离不开文书学、档案学。
秘书学可以借鉴文书学、档案学中关于文书的立卷存档、鉴定保护、整理利用等一整套的理论和方法来研究秘书资料的收集和整理；反过来秘书工作中文书处理质量的提高，又会给文书档案工作带来很大方如便利。
秘书职业概论-第六章
第六章情景模拟1.礼貌用语的对答模拟例1见面时可主动向主考人打招呼，点头并说“Goodmorning,Sir.MynameisWangLin.”（早上好，先生。
我是王林。
）这时没有必要握手，若主考人表示“Verynicetoseeyou”（很高兴见到你）”等时，应视情况回答“Thankyouforgivingmethisopportunity（谢谢你给我这个机会）”例2当听到对方说“Pleasesitdown（请坐）”或“Pleasetakeaseat等时，马上说“Thankyou（谢谢）”然后再坐下。
谈话时不要东张西望，说到要点时应注视对方眼神侃侃而谈。
例3若主考人讲的话你没听清，千万不要乱猜，应该有礼貌的说：“Ibegyourpardon（请再说一遍）。
”2．回答问题方式的模拟例4对于对方的询问，不要只是简单的回答“Yes(是)”、“No(不)”等，要设法更深入的谈，将自己的特长和优势很自然的表现出来。
此外，切忌作完全否定的回答，更积极的答复才是正确的态度。
例如，当你被问及“Canyouoperateawordprocessor?(你会操作文字处理机吗？)”即使你完全不会，也绝不可只回答“No（不）”，而要表现出更高的积极性：“No,butIamveryinterestedinlearninghowtooperateawordprocessor.Ihavebeentrainedinop eratinganaccountiongmachineandtelex,andIamsureIcanlearnitquickly.”(不会，但是我对学习如何操作文字处理机非常有兴趣，我在收银机及电传打字方面受过训练，我相信我能很快学会文字处理机的操作。
.3．关键问题的对答模拟例5“你到底是谁？”当主考人说：“谈谈你的情况吧。
”他（她）想要知道的就是这个问题。
主考人已注意到你是否按时赴试，穿戴是否得体。
这个时候你的头几句话是很重要的，要力争让对方对你有个良好的印象。
秘书学概论思考题答案-第六章
《秘书学概论》第六章思考题参考答案本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第六章的思考题参考答案。
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（CQ资料）1．如何理解秘书工作的一般规律？服务领导公务活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的基本规律。
（1）从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律秘书工作的实质是为领导服务；秘书活动随领导活动的产生而产生；哪里有领导活动，哪里就有秘书的工作；秘书服务要领导公务需要；秘书工作的质量影响领导效果。
（2）从辅助领导管理看秘书工作的一般规律辅助领导管理是秘书工作的中心任务；辅助领导管理的基本内容；秘书工作者必须努力提高辅助水平；秘书对领导的辅助是综合辅助；秘书工作有一定的权威性；辅助性决定了领导工作与秘书工作之间的关系。
（3）从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律全面领会领导意图；取得领导的信赖；研究领导工作特点；秘书必须适应领导的观念和行为。
2．如何正确运用秘书工作的一般规律？服务领导活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的一般规律。
这些规律适用于古今中外的秘书工作，都是秘书工作中的固有的、本质的联系。
秘书工作和秘书人员本身，就是领导需要的产物，服务领导公务活动是领导对秘书工作的基本要求。
辅助领导管理的有效程度，是衡量秘书工作的重要标准。
适应领导的观念与行为，有利于秘书职能作用的有效开展为领导服务是秘书这一职业的宗旨，这是不能由秘书个人的意愿所改变的。
这就是这一总规律的理论基础。
认识这条规律，有助于推动秘书工作健康发展；遵循这一规律，既有利于提高秘书工作的质量和效率，又有利于对领导工作的辅助和优化。
违背了它，就决不可能做好秘书工作，秘书也就失去了存在的价值。
3．简述ABC重点管理法的应用。
ABC重点管理法,又称巴雷托分析法、主次因素分析法、ABC分析法、分类管理法。
《秘书学概论(第二版)》素养训练提示
《秘书学概论（第二版）》素养训练提示说明: 本书中的素养训练在设计上改变了传统的简单问答形式, 更多地强调学生自主性学习、悟性厉练和职业素养的习得, 哪怕学生暂时对某些问题的认识还不全面、不完全正确, 但要引导学生积极思考。
所以绝大部分训练题都没必要给出传统意义上的“死”答案, 而是要引导学生通过训练加深对秘书职业、秘书工作的体认, 在此基础上获得相应的职业素养, 这是编者在编写中的立足点, 希望教师在教学中予以充分注意。
编者不希望教师对训练题给学生以非常“标准”的答案。
下面只是简单的提示, 并非答案, 关键是训练过程及过程带来的启发意义, 如果给出所谓的“标准”答案就失去了训练的意义。
第1章秘书职业概说项目一认知秘书的涵义训练1这些说法或描述是对秘书职业的不正确的认识, 甚至歪曲了秘书的职业形象。
训练2请进行自我测试。
项目二认知秘书职业化训练1请大家畅所欲言吧。
不要给出死记硬背的所谓答案, 即使暂时理解的不全面也没关系。
训练2今天的秘书工作较之传统意义上的秘书工作已经发生了很大的变化, 而这种变化会随着社会的发展而同步进行。
比如, 秘书专业的同学毕业后主要是进入企业而不是政府机关, 而中小企业又是其中的主要阵地；比如, 在国外秘书的称呼更多地被行政管理者这样的称呼所取代, 反映了秘书职能的变化与拓展；比如, 今日的秘书工作在本质上其实都是沟通, 沟通素养是今日秘书的必备资质；等等。
训练3比如, 给客人倒水, 有人可能拿纸杯, 有人可能倒得满满的, 但经过职业化训练的秘书就不会用纸杯, 而且倒水只倒七分满。
其实这就是标准。
训练4略。
不求全面深刻, 但求有自己的理解。
第2章秘书职业角色项目一认知秘书的角色定位训练1每个人都有多种角色, 而且要在不同的情境下扮演好相应的角色, 否则就不能进行良好的沟通。
训练2请大家畅所欲言吧。
不要给出死记硬背的所谓答案, 即使暂时理解的不全面也没关系。
项目二认知秘书的角色条件训练1一些招聘单位在招聘秘书中存在误区, 如“低龄化”要求, 往往是多少岁以下, 同时又要求工作经验, 往往自相矛盾；还有学历要求, 往往是全日制本科以上。
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《秘书学概论》第六章
思考题参考答案
本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第六章的思考题参考答案。
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（CQ资料）
1．如何理解秘书工作的一般规律？
服务领导公务活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的基本规律。
（1）从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律
秘书工作的实质是为领导服务；秘书活动随领导活动的产生而产生；哪里有领导活动，哪里就有秘书的工作；秘书服务要领导公务需要；秘书工作的质量影响领导效果。
（2）从辅助领导管理看秘书工作的一般规律
辅助领导管理是秘书工作的中心任务；辅助领导管理的基本内容；秘书工作者必须努力提高辅助水平；秘书对领导的辅助是综合辅助；秘书工作有一定的权威性；辅助性决定了领导工作与秘书工作之间的关系。
（3）从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律
全面领会领导意图；取得领导的信赖；研究领导工作特点；秘书必须适应领导的观念和行为。
2．如何正确运用秘书工作的一般规律？
服务领导活动，辅助领导管理，适应领导的观念与行为，是秘书工作的一般规律。
这些规律适用于古今中外的秘书工作，都是秘书工作中的固有的、本质的联系。
秘书工作和秘书人员本身，就是领导需要的产物，服务领导公务活动是领导对秘书工作的基本要求。
辅助领导管理的有效程度，是衡量秘书工作的重要标准。
适应领导的观念与行为，有利于秘书职能作用的有效开展为领导服务是秘书这一职业的宗旨，这是不能由秘书个人的意愿所改变的。
这就是这一总规律的理论基础。
认识这条规律，有助于推动秘书工作健康发展；遵循这一规律，既有利于提高秘书工作的质量和效率，又有利于对领导工作的辅助和优化。
违背了它，就决不可能做好秘书工作，秘书也就失去了存在的价值。
3．简述ABC重点管理法的应用。
ABC重点管理法,又称巴雷托分析法、主次因素分析法、ABC分析法、分类管理法。
是根据事物的经济、技术等方面的主要特征，运用数理
统计方法，进行统计、排列和分析，抓住主要矛盾，分清重点与一般，从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法。
借鉴这种管理方法的内涵是在被动接受任务后，主动安排办理顺序。
即按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事急事列为A类，要高度注意，优先处理慎重处理。
舍得时间，优先解决重要的紧急的少数问题。
将重要但不急办的事项列为B类，较慎重处理，确保各项工作按质按量在规定的时限内完成。
将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，采取合并同类项的方法有计划地进行一般处理，也可留到时间比较充裕时办理。
比如，在处理文件时可暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领导，这样既节省了来回送文的时间，又可避免因琐事而频繁地出现。
4．简述秘书协调方法的类型。
（1）会议协调是一种正式协调方法，是秘书协调工作中最常见、最基本方法。
协调会议围绕特定的主题，面对面地反复进行沟通，开拓思维视野，具有集思广益的功能。
协调会议吸收与工作有关的组织和人员共同参加，顾及方方面面的权益，防止独断专行。
（2）走访调研协调法对不宜召集会议形式的协调事项, 可直接与被了解的人接触, 就反映的问题或某些工作,耐心听取对方的意见看法。
通过讨论获得统一或部分统一的结
论。
涉及几个部门的事项还应广泛走访分别协商达到统一。
（3）征询协调方法也叫转单协调法。
是指对于某些工作,如制定计划、修改文件、协调进度等，都可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成协调任务。
一般均由秘书传递转单文件、计划讨论稿、某些商议材料等,秘书还要整理经数个部门领导或有关部门人员阅签后的意见, 集中起来形成相对一致的意见,向领导汇报。
（4）政策法规协调方法，是以系统完备的政策法规体系为依据的协调方法。
政策法规既是各级各类组织开展各种活动的依据和标准，也是管理事务调整工作活动过程的精神成果。
（5）会稿协调法
指的是若干相关部门和个人，为处理相关问题，就所认同的内容与合作的事项等，共同撰写文稿的过程。
5．简述秘书信息沟通的具体方法。
信息沟通的方法有多种多样，可按各类标准划分为各种类型。
根据秘书信息沟通对象的不同，秘书沟通可分为纵向信息沟通和横向信息沟通；根据信息沟通所使用工具的不同，秘书沟通的方法可分为语言信息沟通、非语言信息沟通、网络信息沟通等。
秘书信息沟通的具体方法有
（1）纵向信息沟通包括
①上行沟通也称向上沟通，即秘书与领导的沟通。
这种沟通是秘书对领导的要求做出反馈、表达态度、汇报情况、使领导了解工作的进度过程；是秘书向上级提供新的信息资料，呈送材料、反馈交流信息、下情上达、服务领导工作的过程。
②下行沟通领导向秘书传达命令，下达任务，或秘书向下级部门传达领导意图的上情下达过程。
是传统的完成工作的方法。
（2）横向信息沟通也称平行沟通或秘书与职能部门的沟通，是指在同级之间，或不相隶属的各单位之间的信息传递。
（3）语言信息沟通包括
①口头信息沟通无论是横向沟通还是纵向信息沟通，都离不开口语表达。
口头沟通是信息沟通的主要形式，即以说话的方式，把信息变成言语进行传递和反馈，如交谈、会议、解释、接待、发言、演讲、打电话等。
②书面信息沟通即用文字、符号、图表、数字等书面形式进行信息传递交流，也是秘书经常采用的信息沟通方式。
这种信息沟通包括如文件、简报、报表、报告、会议记录、新闻稿件、工作计划总结，书籍和文献资料，以及各种信件、电报等。
（4）非语言信息沟通就是由个体的躯体各部位所发出的身体语言，它涉及表情、动作、手势、姿势、声音、服饰、距离等非言语手段进行的信息交流，是口头沟通的重要辅助形式，具有修饰性、替代性、散发性和暗示性等特点，能表达语言难以表达的思想情感，起到强化口头沟通的作用。
它是秘书人员在与领导者、公务人员和其他社会成员的交往中，不可缺少的一种补充信息沟通形式。
（5）网络信息沟通
利用网络,秘书可以在第一时间向领导提供最有效，最新的信息；快捷便利发布和收集相关信息；自由的选择接受信息的内容、时间和方式，比如文字方式、图片方式、视频方式等。
6．简述提高时间利用率方法。
（1）提高单位时间的利用率。
处理工作要专心致志，集中注意力，用最短的时间完成任务，在精力旺盛之时，迅速处理各种事务。
（2）建立正确的时间观念。
培养节约时间的技能，简化处理事务的程序。
例如可用电话解决的问题不开会，不写信；开会目标明确，减少开会人数，缩短时间；复函处理困难工作；通话简洁，集中回复电话，储存好常用电话号码。
（3）善于挤时间。
用头脑清醒的时间撰稿，随时备好纸和笔，做好记录备忘提示；在最紧急的时候，也要把握最后一分钟，防止返工。
（4）合理使用零碎时间。
所谓零碎时间是指不构成连续时段的某项工作与另一项工作衔接之间的空余时间。
这种空余时间，一种是不可预计的零碎时间；另一种是事前可以预计的零碎时间，如公务出差的候机候车时间，等待会谈代表来到的时间等。
（5）充分利用现代科技手段，有效利用节约时间的工具。
秘书可以改善设备与工作环境。
经常整理办公桌，备品摆放方便取用，使用适当的文具档案设备妥善保管资料，随时更正，加入最新资料。
准备大垃圾桶，把没用的东西丢掉，免去重复翻找，减少找东西的时间。
充分利用办公自动化设备，如个人备忘录、台历、通信薄、手机提示功能、计算器、电传、电话、录音笔、录像机、录音机、复印机等。
工具齐全适用，才有助于秘书提高工作效率。
在实际工作中，秘书应综合运用使用各类节约时间的工具，改进运用时间的方法，更加有效地使用时间资源，提高工作效率。