出生医学证明档案与信息管理(精)

3、各市、县签发机构主管人员和签发人员名单也应上 级主管部门和省妇幼保健与优生优育协会备案。
二、档案与信息管理目的与意义

提高出生医学证明管理水平； 规范高效有序管好人生第一证； 为保健服务与科学决策提供依据。
出发点：规范有序 关键点：法定严肃 落脚点：方便高效
三、档案与信息管理的内容
出生医学证明档案与信息管理
内容提要

档案与信息管理依据
档案与信息管理目的与意义 档案与信息管理的内容 档案与信息管理的方法



一、档案与信息管理依据

《湖南省出生医学证明管理相关规定》共九章六十二条。

第十六条 签发机构对在出生医学证明签发过程中所形成的 档案资料应依照档案管理的有关规定妥善保管，便于查询， 永久保存。
正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 原件在前，复印件在后 转发文在前，被转发文在后 复文在前，来文在后 传阅单在前，收文在后
件与件之间的排列顺序： 在最底一级类目内，按时间顺序排列 文件材料较多时，也可结合事件、 阶段、名称、地域等特征排列

（六）编制页码 不空号，不漏号

（七）装订
用不锈钢订或线 单“件”装订 较厚归档文件采用三点一线方法进行装订。 成册的文件材料，如印章登记本、空白证件等，可保 持原貌。
档案资料收集的主要内容

签发机构的归档内容和要求：

《出生医学证明》存根及其相关资料按首次签发（医疗 保健机构内出生的首次签发）、（医疗保健机构外出生 的首次签发）、换发、补发统一归档、废证登记及统计 上报资料等
文件、规范、制度、培训资料等

首次签发归档资料

首次签发登记表、首次签发登记本
（八）编号 档案章格式：全宗号---年度---保管期限---件号。 全宗号：各单位代号； 年度：即文件形成年度； 保管期限：可以写永久、长期、短期、30年、10 年，也可以只写代号：Y、C、D、30、10； 件号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从1 排起。

档号章格式：



（九）编目 以件为单位逐件编目 归档文件目录包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和 备注等 年度：指归档文件文件的形成年度（如 2012，2013），要求写全。 件号：文件的流水号，为三位数，不足三位，前用0补齐，如001、 089。 录入的内容尽可能详细、准确

第四版
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
2004年12月启用，在存根联出生证编号的号码上 加用检测板识别的电子水印防伪条码。
档案资料收集的主要内容

管理机构的归档内容和要求

出入库登记本 出生医学证明废证销毁登记本 出生医学证明管理使用情况年度统计表 年度母婴保健法律证件申领计划表 年度母婴保健法律证件追加申领表 不同版本的空白出生医学证明 出生医学证明管理机构、委托管理机构及其管理人员名单 出生医学证明专用章、出生医学证明补发专用章（印模） 文件、规范、制度、培训资料 各类各种样表等
第一版样证
第二版
2000年1月启用，为了增加该证的防伪功能，又在“中国妇幼卫生”圆形 标志右上方增加了一颗在紫外灯照射下的无色荧光“五角星”防伪标志。 对第一版《出生医学证明》的个别文字进行了修改，将《出生医学证明》下 方“出生编号”改为“出生证编号”，相应地将其英文翻译由“Birth No.”改为 “Birth certificate No.”； 《出生医学证明》右方英文版说明“china”中的小写“c”改为大写“C”，父 母身份证编码留“□”，由原来的16格增加至18格，以适应全国身份证改革的需


统计上报资料的归档
出生医学证明管理使用情况年报表 年度母婴保健法律证件申领计划表

年度母婴保健法律证件追加申领表。
归档数量
（1）归档文件材料一般为一份，一般归档文件只保存1份，利用频 繁或非常重要的可以保存两份。如有其它需要，保存份数较多，应
在备注中注明
（2）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件，应制成一套相
服务性
为机构与服务对象各项工作服务。
法定性
档案资料具有法律效力
机密性
档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。
档案整理几个概念
档案整理定义
是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案， 进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、 建立全宗等，组成有序体系的过程。
基本要求
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料 之间的有机联系； 区分文件材料的价值，确定档案的保管期限； 便于保管和查询利用。

第十七条 各级卫生行政部门、委托管理机构和签发机构应
明确人员负责出生医学证明信息管理工作，充分利用信息化 手段监控出生医学证明签发信息，提高签发质量。

第十八条 各级卫生行政部门、委托管理机构和签发机构及
其工作人员对因管理、签发出生医学证明而知晓的新生儿父 母和监护人个人信息，应予以保密，未经当事人书面同意，
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档案管理
档案的来源：国家机构、社会组织和个人；社会活动。 档案的用途：按一定规律保存备查的历史文件。 档案的作用：
档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。 档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。 档案积累和传播知识重要载体。
档案管理的性质
专业性
档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、 工作规范。
应的纸质文件一并归档

（二）归档判断

依据归档范围，慎重决定文件去留 永久


（三）确定保管期限

出生医学证明签发过程中所形成的档案资料应依照档 案管理的有关规定妥善保管，便于查询，永久保存


长期为16-50年 短期为15年以下

因签发机构打印或填写失误造成出生医学证明作废的、 因运输、储存中造成出生医学证明潮湿、损毁的保存 1年
档案整理流程
收集
编制页码
归档判断
排序 编号 编目
确定保管期限 分类 装盒排架 打印目录
装订
编制检索工具
（一）收集

收集应归档的文件材料 收集要求：齐全、完整、准确 齐全：是指文件材料不同的版本、稿次要全 完整：是指反映同一问题或方面的文件材料 收集要全面 准确 ：是指文件材料是实际的真实反映，图 物相符，文事一致。
管理、真伪鉴定、保密、信息统计等），规范签发流程，开展宣传
告知工作，及时为新生儿签发《出生医学证明》，做好《出生医学 证明》的相关工作，并接受上级管理机构的监督检查。
管理人员逐级备案
1、各级卫生行政部门应明确主管领导并设专（兼）职 工作人员加强《出生医学证明》日常管理监督，将负 责证件管理的人员名单报上一级卫生行政部门备案 2、对于委托相关机构负责本行政区域《出生医学证明》 的日常事务管理工作的，应以书面形式委托，并明确 双方责任和义务，将委托函及负责管理证件的人员名 单及时在上一级证件管理部门备案 。
要。副页印有与正页相一致的“出生证编号”。
为区别印制年度防止编号重复，又在出生编号号码前，加印大写英文字母。 从2000年开始，按英文字母顺序，每年如2000年加印A，2001年加印B。
第三版

2003年1月启用，在原防伪印制技术基础上，水印 图形“齿轮”中央加五角星。 中华人民共和国卫生部印章采用防伪油墨。 为加强对签发《出生医学证明》单位的管理与监督, 自2003年起,《出生医学证明》由两联增加为三联, 增加的第三联为接生单位存根。
出生医学证明档案管理责任主体

各级管理机构 各级签发机构应对本机构负责的《出生医学证明》 相关资料进行档案管理。
档案与信息管理定义

档案的定义
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中 直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种 方式和载体的历史记录。


信息管理
工作开展中对的信息进行登记、收集、整理、存 储、分析、利用并提供信息服务的过程。实现对工作的 干预、设计、组织、指导等。

换发归档资料

换发申请表、换发登记本、相关证明材料
相关身份证等复印件。 换发材料与原签发的出生医学证明一起归档保存
废证的归档资料

《出生医学证明》废证登记本


《出生医学证明》销毁登记本
因签发机构打印或填写失误造成出生医学证明作 废的、因运输、储存中造成出生医学证明潮湿、 损毁的于每年年底逐级上交至设区的市、自治州 卫生行政部门或其委托管理组织机构统一销毁。
（四）档案分类

档案分类指的是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容 和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并组成具有 一定从属关系和平行关系的库藏体系。
主要类型： 1、按年度分类

文件形成的年度进行分类
2、按保管期限分类
将文件按划定的保管期限进行分类
3、按事件分类
将文件按首次签发、补发、换发、废证等进行分类

《出生医学证明》作用
《出生医学证明》是《中华人民共和国母婴保健法》 规定的法定医学证明文书，可以起到以下作用： ⑴证明新生儿出生时的健康及自然状况；
⑵证明新生儿的血缘关系（卫妇社发〔2004〕319 号）；
⑶作为新生儿获得国籍的法定医学依据（卫妇社 发〔2004〕319号）；
《出生医学证明》作用
归档文件可以采用 “年度——事件——保管期限” 或者“保管期限——年度——事件”等方法进行 分类 注意：分类方案是进行分类工作的基本依据，应 保持相对稳定，以使分类体系具有连续性，便于 查找和利用
（五）档案排序
一般一份文件为一件 必要时也可按事件特征组件 一件的排列顺序：


⑷作为户口登记机关进行出生户口登记、取得公民 身份证号码的原始凭证（卫妇发（1995）第10号、卫妇 社发〔2004〕319号）；
⑸作为新生儿依法获得保健服务的凭证（卫妇发（1995） 第10号）； ⑹为其他必须以出生医学证明为有效证明的事项提 供依据。
签发机构的职责

签发机构包括具有助产技术服务资质的医疗保健机构、卫生行政部 门及受委托机构。

签发机构应明确出生医学证明签发科室及其工作职责，安排专人分 别负责出生医学证明签发和盖印，实现证件签发与印章使用分开。 产房、手术室等直接助产的科室及其人员一般不应明确为签发科室
和签发人员。

签发机构应建立健全《出生医学证明》管理及签发的各项制度（人 员管理、申领、出入库、保管、签发、印章管理、废证管理、档案
不得向第三方披露或泄露。
《出生医学证明》法律依据
《中华人民共和国母婴保健法》、《中华人民共 和国母婴保健法实施办法》、《湖南省实施〈母 婴保健法〉办法》及《卫生部、公安部关于统一 规范〈出生医学证明〉的通知》等法律法规规章。


《中华人民共和国母婴保健法》第二十三条规定： 医疗保健机构和从事家庭接生的人员按照国务院卫 生行政部门的规定，出具统一制发的新生儿出生医 学证明。 卫生部和公安部（卫妇发（1995）第10号）规定， 我国自1996年1月1日（边远地区3月1日）起开始启 用由卫生部统一制发的《出生医学证明》。
新生儿父母或监护人居民身份证或护照复印件
户口簿复印件 授权委托书、委托代理人居民身份证或护照复印件 《新生儿出生医学记录》 《出生医学证明首次签发申请表》


打印的出生医学证明存根
《亲子关系声明》等
补发归档资料

新生儿父母或监护人签名和加盖手指纹印的出生医学证明遗失声 明书 《出生医学证明补发申请表》、补发登记本 《新生儿出生医学记录》复印件或相应的病历资料复印件 原签发的出生医学证明存根复印件 新生儿父母或监护人居民身份证或护照、户口簿复印件 《亲子关系声明》 《亲子鉴定证明》等
责任者：即发文机关；就是文件落款处盖章单位。
责任者可以用通用简称。
主题词：按照档案主题词表进行著录，此项可以省
略。
日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯数字表示，如
20080101。 页数：此件文件的总页数，包括附件。有字的一面 就算是一页。空白页不计页数。
文件编号：文件编号即文件发文字号，填写 时应照实抄录，不能有任何省略或改动。 题名：一般情况下，照录文件题名，不得省 略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示 文件内容的归档文件，为方便检索，应根据文件 内容重新拟写或补充题名，并外加“[ ]”以示区别。
医疗保健机构外出生签发的归档资料

新生儿监护人出具的“亲子关系声明”（表）、有效 身份证件复印件和新生儿与其监护人亲子关系的旁证。 旁证为家庭接生员出具的接生情况证明（同时附家庭 接生员技术合格证书复印件），或见证人证明和新生 儿监护人户口所在地村民（居民）委员会出具的出生 事实的证明，或亲子鉴定证明。 医疗保健机构外出生的签发登记表和医疗保健机构外 出生的签发登记本。