会议要素培训教材

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时间记录分析法
记录: 详细记录自己每周、每月或每季一个区段时间的使用情况
,再加以分析综合,作出判断,从而了解哪些时间内的工 作是必要的、有用的,哪些是不必要的、无用的、浪费的 ,加以改进,就可以提高时间的管理和使用效率。 分析 (1)哪些工作是自己根本不必要做的,结果浪费了多少时 间 (2)哪些工作应当由其他领导者或管理人员去做,或者由 他们去做更合适,而由于自己未能授权浪费了多少时间 (3)哪些工作由于安排不合适,而浪费了其他领导者和管 理者多少时间 (4)哪些工作在过去的记录中就有浪费时间的现象,而这
课堂练习:该会议时间可以做何优化
聘请兼职教授典礼程序: 2:45参加典礼的人员入场 3:00校领导、处领导、名誉教授及顾问入场;介绍到会各级领导 3:05宣布大会开始 1.X院长讲话6分钟 2.X校长向各位名誉教授颁发名誉教授证书、证牌(逐位拍照) 3.X书记向各位顾问赠送狮头印章(逐位拍照) 4.名誉教授代表XX集团董事长XX讲话5分钟 5.第一届顾问委员会轮值主席XX教授讲话5分钟 6.X校长致词3分钟 7.与XX房地产公司签订办学基地协议书5分钟 8.XX房地产公司总经理讲话5分钟 9.宣布大会结束,请顾问退席到贵宾厅召开第一次全体会议

科 学 , 你 是 国力的 灵魂; 同时又 是社会 发展的 标志。 下午4时 17分3 5秒下午 4时17 分16:1 7:3520 .11.19

每 天 都 是 美 好的一 天,新 的一天 开启。 20.11. 1920.1 1.1916 :1716: 17:351 6:17:3 5Nov-2 0

安 全 在 于 心 细,事 故出在 麻痹。 20.11. 1920.1 1.1916 :17:35 16:17: 35Nove mber 1 9 , 2 02 0

加 强 自 身 建 设,增 强个人 的休养 。2020 年11月 19日下 午4时1 7分20. 11.192 0.11.1 9

扩 展 市 场 , 开发未 来,实 现现在 。2020 年11月 19日星 期四下 午4时1 7分35秒 16:17 :3520. 11.19
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会议时间有三种含义 A 一是指会议召开的时间; B 二是指整个会议所需要的时间、天数; C 三是指每次会议的时间限度。
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❖以下几个会议在什么时间召开比较合适:
❖工作周例会 ❖职工代表大会 ❖农业生产大会
周五下午 年初 根据生产的季节性召开
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确定开会时间的依据 ❖ 1.需要 ❖ 2.适宜 ❖ 3.议题的时效
❖ 事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送
审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处
一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式时进行,于是把
此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人
定稿时,又把该项圈了回来。会务组的同志,凭印象只知道已
经删掉了奏国际歌这项程序,而对后来又被圈了回来一事,未
1.宣布议程 2.说明有关人员缺席情况 3.宣读并通过上次会议的记录 4.东部地区销售情况总结 5.销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言 6.公司销售人员的招聘和重组
7.销售二部经理的人选 8.下季度销售目标
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安排会议议程的原则 ❖尽量避免安排重复的环节和重复的内容 ❖严格规定发言时间 ❖合理衔接各个环节

安 全 象 只 弓 ,不拉 它就松 ,要想 保安全 ,常把 弓弦绷 。20.1 1.1916 :17:35 16:17N ov-201 9-Nov- 20

得 道 多 助 失 道寡助 ,掌控 人心方 位上。 16:17: 3516:1 7:3516 :17Thu rsday, N ovem ber 1 9 , 2 020
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❖美国某一公司的董事长赖福林在科学管理时间资源上 ,称得上是一位成功的榜样。他每天清晨6点之前准 时来到办公室,先是默读15分钟经营管理哲学的书 籍,然后便全神贯注地开始思考本年度内不同阶段中 必须完成的五六件重要工作以及所需采取的措施和必 要的制度。接着就是重点考虑一周的工作。他把本周 内所要做的几件事情一一列在黑板上。大约在8点钟 左右,他在餐厅与秘书共进咖啡时,就把这些考虑好 的事情,小至职工的孩子入托问题,大到公司的大政 方针和计划,几乎他认为重要的事情都要一起商量一 番,然后作出决定,由秘书具体操办。赖福林的时间 管理法,极大地提高了公司工作效率,引起了美国各 公司的高度重视和赞扬。31
❖ (1)统一领导,加强信息交流,上下协调行为。如会务组的同 志会前能主动掌握大会程序的最后定稿,就可避免工作疏漏。
❖ (2)会务工作,在会前应按会议议程、程序逐项做好准备。其 中有的项目还要有两手准备,如会场的音响设备,应有现用的 和备用的两套,万一现用的出了故障,备用的即可接上,确保 工作正常进行。上面所提到的奏国际歌的问题是属会场音响的 一部分,如能在会前准备好这首歌的唱片或录音带等,急需时 就能保证不会失误。
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会议议程—样式1
中国展览会组织者业务交流会议程表
会议主席:陈峰 中国展览组织者专业委员会 秘书长
参加人员:中外展览会组织者
研讨议题: 1.异地办展的注意事项 2.国产品牌展览会的国际化战略 3.参展商参展知识培训的必要性与操作
难点 4.专业观众组13织与数据库保密问题
会议议程—样式2
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会议日程
5W1H原则
时间 议题 与会者
目标
会址
为了实现 会议目标 进行的会 议保障相 关工作
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第二章 会议要素
开会时间
开会时间
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❖时间的步伐有三种:未来姗姗来迟,现在像箭一般 飞逝,过去永远静立不动。
❖“一个人可以学会更有效地使用多种管理工具,以 便在同样多的时间里使自己更加富有成效。”
❖“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。”
加注意,因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做
准备,当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时,无法奏出,一
时形成了冷场。幸好会务组长急中生智,立即上台挥拍领唱,
这样才圆了场。会后领导同志说,这一事故该予以批评,吸取
教训。但在关键时刻能得到及时补救,这是好的,这一点值得
表扬。
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❖ 每次会议,会前都应充分做好准备工作,以保证会议能顺利进 行。上面提到的例子,事前如能做好以下几点,是可以避免事 故发生的。
❖ (3)组织会务的同志,会前、会中都应加强对各项准备工作的 督促检查,发现疏漏及时补救。
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❖ 把问题放进停车场——确保会议按时开始结束
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提高会议时间管理的有效措施 ❖ 1.采取时间记录分析法 ❖ 2.会议成本分析制度 ❖ 3.不要把会议场所布置得过于舒适 ❖ 4.试一下站着开会 ❖ 5.让与会者面对大门
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3.考虑不确定性
❖第一是为每件计划都留有多余的预备时间。 ❖第二是努力使自己在不留余地,又饱受干扰的情况
下,完成预计的工作。这并非不可能,事实上,工 作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。 ❖第三是另准备一套应变计划。
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为意外事件预留充足时间
❖ 波扬公司准备在本市的黎明大酒店召开大型的新产品 定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让 秘书部门负责安排,会上要放映资料电影,进行产品 操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交 给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上 午十点整,而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐 打电话给租聘公司,要求租聘公司在9日上午九点四 十五分必须准时把放映机送到黎明大酒店的会议厅。
❖ ❖ 会议日程:是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用
简短文字或表格形式,将会议时间分别固定在每天上午、 下午、晚上三个单元里,使人一目了然,如有说明可附于 表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议 程逐日作出的具体安排,它以天为单位,包括会议全程的 各项活动,它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表 的制定 要明确具体,准确无误。
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每 一 次 的 加 油,每 一次的 努力都 是为了 下一次 更好的 自己。 20.11. 1920.1 1.19Th ursday , N ove mber 1 9 , 2 02 0

天 生 我 材 必 有用, 千金散 尽还复 来。16 :17:35 16:17: 3516:1 711/19 /2020 4 : 17:3 5 P M
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开学典礼——开学一周之内召开 ❖
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教师节座谈会——9月10日之前1-3天内
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会议时间管理 ❖ 1.做好会议议程、日程的计划管理 ❖ 2.时间管理“四象限”法 ❖ 3.考虑不确定性
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1.做好会议议程、日程的计划管理
❖ 会议议程:是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的 概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成 议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的 大致安排,会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议 程是秘书人员的任务,通常由秘书拟写议程草稿,交上司 批准后,在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议 内容的概略安排,它通过会议日程具体地显示出来。
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课堂练习: 天地酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00 在公司总部的三号会议室举行。主要讨论以下问题: 销售二部经理的人选、东部地区销售活动的总结、上 次会议记录、销售一部关于内部沟通问题的发言、下 季度销售目标、酒店销售人员的招聘和重组。请编制 以上会议的会议议程
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天地酒店销售团队会议议程表 酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00
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❖ 重要 21
2.时间管理“四象限”法
❖有关时间管理的技巧,大约可以分为高、中、低三 个层次。
❖低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录,在忙碌 中自行调配时间和精力。
❖中层次的管理技巧强调行事历与日程表,反映时间 管理已注意到规划的重要性。
❖高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理,按轻重 缓急进行优先解决。
谢谢大家!

做 专 业 的 企 业,做 专业的 事情, 让自己 专业起 来。20 20年11 月下午 4时17分 20.11 .1916: 17Nove mber 1 9 , 2 02 0

时 间 是 人 类 发展的 空间。 2020年 11月19 日星期 四4时1 7分35秒 16:17 :3519 N o vemb er 2 02 0
在酒店三号会议室举行。 1.销售二部经理的人选 2.东部地区销售活动的总结 3.上次会议记录 4.销售一部关于内部沟通问题的发言 5.下季度销售目标 6.酒店销售人员的招聘和重组
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天地酒店销售团队会议议程表
会议名称:酒店销售团队会议
会议时间:2014年5月25日星期一上午9点
会议地点:酒店三楼会议室举行 会议议程:
❖9日上午,会议开幕前,波扬公司的秘书们正在紧张 到做着最后的准备工作。刘小姐一看表,呀,已经九 点五十分了,放映机还没有送到。刘小姐马上打电话 去问,对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续 进厂,刘小姐心急如焚``24````
被遗忘的国歌——做两手准备
❖ 一次某地党代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人 宣布的程序播放国际歌,虽然得到补救,但终是一件憾事,并 受到批评。
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日本太阳工业公司会议成本分析制度
❖即每次开会时,总是把一个醒目的会议成本分析表 贴在黑板上,会议成本的算法是:会议成本=每小 时平均工资×3×2×开会人数×开会时间(小时) 。公式中,平均工资之所以乘以3,是因为劳动价 值高于平均工资;乘以2是因为参加会议要中断经 常性工作,损失要以2倍来计算。因此,参加会议 的人越多,成本就越高。有了成本分析制度,该公 司开会极为慎重,会议效果也比较好。

人 生 不 是 自 发的自 我发展 ,而是 一长串 机缘。 事件和 决定, 这些机 缘、事 件和决 定在它 们实现 的当时 是取决 于我们 的意志 的。20 20年11 月19日 星期四 4时17分 35秒T hursda y, N ov ember 1 9 , 2 0 20
❖源自文库
感 情 上 的 亲 密,发 展友谊 ;钱财 上的亲 密,破 坏友谊 。20.1 1.1920 20年11 月19日 星期四 4时17分 35秒2 0.11.1 9
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