公文处理规范
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精品课件
发文第三步：签发
➢涉及全局性的重要文件，由主要领 导签发。 ➢涉及某一业务问题的文件，由相关 分管领导签发。 ➢在发文笺的签发栏写明意见，如 “发”、“印发”“急发”。
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发文第四步：编号（略）
发文第五步：复核
➢审批手续是否完备、审批意见是否明确 、附件材料是否齐全。 ➢文稿中的人名、地名、时间、数字、引 文和文字表格，印发传达范围、主题词是 否恰当准确，标点符号的用法及文种的使 用、公文格式是否符合规定等。
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文件签收单
序号 文件名 份数 来文 签收人 签收
页数 单位
日期
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收文第二步：登记
➢在收文登记簿上编号并记载文件的来 源、去向，保证文件的收受和处理。
➢如果收文数量少，可以按照收文日期 进行登记。如果数量多，就要进行归 类登记。
➢目前收文登记一般采用簿册式。
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XX分中心2011年收文登记簿
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发文第一步：拟稿
➢符合法律法规、区中心的政策制度 规范 ➢做到主题明确、观点鲜明、情况属 实、条例清楚、标点准确，篇幅力 求简短 ➢公文应当一事一文，请求性公文更 应如此。
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发文第二步：审核
①审核重点：是否符合程序、应不应 该发、内容是否符合政策、要求能否 实现、文字表达是否准确、行文关系 是否正确、公文格式是否妥当。 ②审核负责人：一般由部门或分中心 负责人负责审核。
第二讲 公文处理
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公文处理工作
• 围绕公文的撰写、印制、收发、办 理与立卷归档等一系列管理工作， 需要进行许多具体的文书工作，就 称为公文处理工作，也称为文书工 作。
• 公文处理主要包括收文处理和发文 处理两个方面。
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一、收文处理
• 区中心的指令性和指导性公文 • 下级请求性和询问性公文 • 上级机关的批复性和答复性公文 • 各部门、各分中心的调查性和陈述性公文 • 内部刊物和“简报” • 其他文书材料
②作用：备忘待查，为日后了解某一公文 的承办过程、方式、结精品果课件提供依据。
收文第九步：立卷归档或销毁
文件经承办后，收文办理程序即 告结束，文件即由文件管理员或综 合部保管，到一定时期就进入归档 或销毁的终结处理程序。
对有价值的文件进行归档，对无 价值的文件进行销毁。
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发文流程
拟稿 审核 会签或签发 编号 复核 缮印 校对 用印 分发
有句谚语这样说: “我听到的会忘掉, 我看到的能记住, 我做过的才真正明白”.
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谢 谢！
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承办
➢凡批办意见中要求由某部门或分中心 牵头处理的，该部门或分中心应当准 备好有关文件和处理意见，邀请有关 单位一起会商，并负责归纳整理意见 ，将定稿送有关部门会签后再报领导 审定。参加其他部门主持的会商或会 签工作时，也应当积极负责，共同做 好工作。
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承办
➢如果某份专业性文件在承办的同时还需 要发文，那么业务人员不但要承办这份 文件，还要参与发文办理时的“草拟” 工作，以保证文件内容的专业性。
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收文流程
பைடு நூலகம்
公文签收 登记 分送 拟办 批办 传阅 承办 注办
立卷归档或销毁
精品课件
收文第一步：签收
➢收到材料后，在对方的《公文投递单 》或者《送文登记薄》上签字，以明 确交接双方的责任。
➢签收文件要做好清点（核对文件名、 份数，如有不符，可以拒签或在签收 单上注明）、检查（是否缺页、破损 ）、签字（检查无误后签字确认）。
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收文第八步：注办
注办也称办复。是指对文件承办的情况和 结果，由经办人在文件处理笺“处理结果” 一栏简要注明。
①注办内容：一般的传阅内容，注明已送 达哪些单位进行传阅。需要办理复文的文件 ，注明“已复文”、日期、文号；用口头或 电话答复的，注明时间、接话人、主要内容 及签名；不需要复文的文件，注明“已办” 、“已阅”、“已扫描”。
编日 号期
文件名
文件 来文 处理 字号 单位 结果
编号：上(2011)9号 处理结果：已扫描存档、已发分中心等
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收文第三步：分送
也称分办或者分发。是指在收到文件进 行登记后，按照文件的内容、性质和办理 要求，及时准确地将收文分送给有关领导 、部门和承办人员阅办。分送给领导阅批 的文件，要先填写《文件处理笺》，并列 于文件前随文运转。
文件处理笺
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收文第四步：拟办
➢在区中心一般是由业务部门部长，分中心 一般由业务员或者内勤提出。
➢对文件的办理提出初步的处理意见。 ➢意见应当写在相应栏目，并签注拟办人的
姓名与日期。紧急公文应当明确办理的时 限。
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收文第五步：批办
• 是领导对文件如何办理提出最终的批示意见和 要求。
• 我中心的公文批办工作实行合理分工、分层负 责的原则，业务性工作可由业务部门提出拟办 意见，分管领导进行批办。全局性、政策性的 公文必须由正职领导批办。
• 对于有指定对象的文件，应严格传阅。 • 文件传阅完毕必须及时交还给文件管理员
保管，不得随意存放在个人手中。
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文件传阅单
来文标题
字号：
编号：
单位：
时间：
传阅范围
阅件人签名 阅件时间 阅件人签名 阅件时间
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收文第七步：承办
➢负责承办的部门或员工收到领导批 办的文件后，要见文即办，不得积 压和拖延，凡是可以通过口头、电 话、派人联系等方式解决的问题， 都必须复文，力求精简公文数量， 但必须做好回复记录。
• 同理，分中心的业务性工作可由业务员提出拟 办意见、方案，由分中心主任进行批办。
• 批办意见要写在《文件处理笺》的有关栏目中 ，并注明批办人姓名及年、月、日。
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收文第六步：传阅
• 有关工作人员在工作职责范围内传递阅读 文件。
• 需要传阅的文件情况有两种：一是需要有 关人员掌握文件精神和批示意见；二是作 为普通抄送件，直接送相关人员阅览。
发文第六步：缮印 精品课件
发文第七步：校对
校对文字、标点符号，如有错漏、疑问或 需要斟酌的地方，不能随意改动，应作为 问题向有关人员提出，由签发人员更正； 依据定稿，检查板式、标题是否端正，页 码是否连贯，行距、字距是否匀称，版面 是否美观。
发文第八步：用印（略）
发文第九步：分发（检查是否缺页、 ） 倒页、错页。保密要求精品。课件
发文第三步：签发
➢涉及全局性的重要文件，由主要领 导签发。 ➢涉及某一业务问题的文件，由相关 分管领导签发。 ➢在发文笺的签发栏写明意见，如 “发”、“印发”“急发”。
精品课件
发文第四步：编号（略）
发文第五步：复核
➢审批手续是否完备、审批意见是否明确 、附件材料是否齐全。 ➢文稿中的人名、地名、时间、数字、引 文和文字表格，印发传达范围、主题词是 否恰当准确，标点符号的用法及文种的使 用、公文格式是否符合规定等。
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文件签收单
序号 文件名 份数 来文 签收人 签收
页数 单位
日期
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收文第二步：登记
➢在收文登记簿上编号并记载文件的来 源、去向，保证文件的收受和处理。
➢如果收文数量少，可以按照收文日期 进行登记。如果数量多，就要进行归 类登记。
➢目前收文登记一般采用簿册式。
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XX分中心2011年收文登记簿
精品课件
发文第一步：拟稿
➢符合法律法规、区中心的政策制度 规范 ➢做到主题明确、观点鲜明、情况属 实、条例清楚、标点准确，篇幅力 求简短 ➢公文应当一事一文，请求性公文更 应如此。
精品课件
发文第二步：审核
①审核重点：是否符合程序、应不应 该发、内容是否符合政策、要求能否 实现、文字表达是否准确、行文关系 是否正确、公文格式是否妥当。 ②审核负责人：一般由部门或分中心 负责人负责审核。
第二讲 公文处理
精品课件
公文处理工作
• 围绕公文的撰写、印制、收发、办 理与立卷归档等一系列管理工作， 需要进行许多具体的文书工作，就 称为公文处理工作，也称为文书工 作。
• 公文处理主要包括收文处理和发文 处理两个方面。
精品课件
一、收文处理
• 区中心的指令性和指导性公文 • 下级请求性和询问性公文 • 上级机关的批复性和答复性公文 • 各部门、各分中心的调查性和陈述性公文 • 内部刊物和“简报” • 其他文书材料
②作用：备忘待查，为日后了解某一公文 的承办过程、方式、结精品果课件提供依据。
收文第九步：立卷归档或销毁
文件经承办后，收文办理程序即 告结束，文件即由文件管理员或综 合部保管，到一定时期就进入归档 或销毁的终结处理程序。
对有价值的文件进行归档，对无 价值的文件进行销毁。
精品课件
发文流程
拟稿 审核 会签或签发 编号 复核 缮印 校对 用印 分发
有句谚语这样说: “我听到的会忘掉, 我看到的能记住, 我做过的才真正明白”.
精品课件
谢 谢！
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精品课件
承办
➢凡批办意见中要求由某部门或分中心 牵头处理的，该部门或分中心应当准 备好有关文件和处理意见，邀请有关 单位一起会商，并负责归纳整理意见 ，将定稿送有关部门会签后再报领导 审定。参加其他部门主持的会商或会 签工作时，也应当积极负责，共同做 好工作。
精品课件
承办
➢如果某份专业性文件在承办的同时还需 要发文，那么业务人员不但要承办这份 文件，还要参与发文办理时的“草拟” 工作，以保证文件内容的专业性。
精品课件
收文流程
பைடு நூலகம்
公文签收 登记 分送 拟办 批办 传阅 承办 注办
立卷归档或销毁
精品课件
收文第一步：签收
➢收到材料后，在对方的《公文投递单 》或者《送文登记薄》上签字，以明 确交接双方的责任。
➢签收文件要做好清点（核对文件名、 份数，如有不符，可以拒签或在签收 单上注明）、检查（是否缺页、破损 ）、签字（检查无误后签字确认）。
精品课件
收文第八步：注办
注办也称办复。是指对文件承办的情况和 结果，由经办人在文件处理笺“处理结果” 一栏简要注明。
①注办内容：一般的传阅内容，注明已送 达哪些单位进行传阅。需要办理复文的文件 ，注明“已复文”、日期、文号；用口头或 电话答复的，注明时间、接话人、主要内容 及签名；不需要复文的文件，注明“已办” 、“已阅”、“已扫描”。
编日 号期
文件名
文件 来文 处理 字号 单位 结果
编号：上(2011)9号 处理结果：已扫描存档、已发分中心等
精品课件
收文第三步：分送
也称分办或者分发。是指在收到文件进 行登记后，按照文件的内容、性质和办理 要求，及时准确地将收文分送给有关领导 、部门和承办人员阅办。分送给领导阅批 的文件，要先填写《文件处理笺》，并列 于文件前随文运转。
文件处理笺
精品课件
收文第四步：拟办
➢在区中心一般是由业务部门部长，分中心 一般由业务员或者内勤提出。
➢对文件的办理提出初步的处理意见。 ➢意见应当写在相应栏目，并签注拟办人的
姓名与日期。紧急公文应当明确办理的时 限。
精品课件
收文第五步：批办
• 是领导对文件如何办理提出最终的批示意见和 要求。
• 我中心的公文批办工作实行合理分工、分层负 责的原则，业务性工作可由业务部门提出拟办 意见，分管领导进行批办。全局性、政策性的 公文必须由正职领导批办。
• 对于有指定对象的文件，应严格传阅。 • 文件传阅完毕必须及时交还给文件管理员
保管，不得随意存放在个人手中。
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文件传阅单
来文标题
字号：
编号：
单位：
时间：
传阅范围
阅件人签名 阅件时间 阅件人签名 阅件时间
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收文第七步：承办
➢负责承办的部门或员工收到领导批 办的文件后，要见文即办，不得积 压和拖延，凡是可以通过口头、电 话、派人联系等方式解决的问题， 都必须复文，力求精简公文数量， 但必须做好回复记录。
• 同理，分中心的业务性工作可由业务员提出拟 办意见、方案，由分中心主任进行批办。
• 批办意见要写在《文件处理笺》的有关栏目中 ，并注明批办人姓名及年、月、日。
精品课件
收文第六步：传阅
• 有关工作人员在工作职责范围内传递阅读 文件。
• 需要传阅的文件情况有两种：一是需要有 关人员掌握文件精神和批示意见；二是作 为普通抄送件，直接送相关人员阅览。
发文第六步：缮印 精品课件
发文第七步：校对
校对文字、标点符号，如有错漏、疑问或 需要斟酌的地方，不能随意改动，应作为 问题向有关人员提出，由签发人员更正； 依据定稿，检查板式、标题是否端正，页 码是否连贯，行距、字距是否匀称，版面 是否美观。
发文第八步：用印（略）
发文第九步：分发（检查是否缺页、 ） 倒页、错页。保密要求精品。课件