大学生时间管理
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是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。
——记录时间；
——分析时间； ——管理时间。
如何做？
Complete it at the end of each hour 每个小时结束时填写表格 Do it 5 days…then stop! 连做5天不要停！ Keep it private…and be honest with yourself. 不要给别人看，对自己要诚实
注意：你需要不断更新你的安排
锯用久了会变钝，锯齿不再能 锯断木头。 人也需要不断从生理、心智、 心灵、社交\情感四个方面提 高自己并平衡发展，才能更 好地加强所有习惯的有效性， 以百倍的信心迎接工作和生 活的挑战。
不断更新的4方面
不断更新的4方面
生理(身体)更新:
我们通过适当的营养、运动、休息及压力管理来强化身体，包括：
任 务
B ห้องสมุดไป่ตู้ D E
一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月
Ⅲ.带有分项目和分项目网络的甘特图
A 1
3
2
任 务
B
C
D 6
4
5
E
7
8
9
一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月
甘特图
NO 任务名称 1 测量阶段 九月 十月 十一月 持续 时间 10 20 30 10 20 30 10 20 30 40天 担当人员
个人目标金字塔
人生终极目标
2至5个目标
长期目标 中期目标 短期目标 每日目标
10年以上
5至10年
1至5 年
每天
设立你的目标
•目标要符合自己的价值观。 •了解你目前的状况。
•设定具体的目标。 Specific: Measurable: Achievable: Realistic: Time-bound: 具体的 可 衡 量的 可达到的 现实的 有时间限制的
王刚等
小组成员
4
a b
控制阶段 操作程序标 准化 统计过程控 制
长期
3天 长期
李林
生产线 人员
2、工作计划表
列出一张工作计划表，应该包括以下各类：
确立工作目标；
注明工作目标的排序；
描述完成目标的各种途径； 选定最佳人选；
将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；
编排月/周/日的工作次序并加以执行；
A task is…一项任务是
IMPORTANT if doing it has a high benefit and value for
achieving the goals of your job. 重要---如果做它能为达到工作目标增加很大的 好处及价值
URGENT if failure to complete it now, or as soon as possible, will
时间管理的原则：80/20原则
将一天要做的事情全部列出
上课 做英语作业 例会 吃饭 睡觉 休闲娱乐 运动
准备社团工作总结 阅读专业资料 处理应急事项 接听电话并处理 老师召见 聊天等沟通关系
时间管理的原则：80/20原则
事情价值分类
价值80%的事情 价值20%的事情
C
做计划，长远规划 B 提升自己的能力问题之调查 运动锻炼 人际关系的建立 • 远景，长远规划 • 生活工作平衡 准备工作 • 自律 预防措施 • 控制性强 抓住新机会 • 很少出现危机 有些交际应酬 有些文件之处理 D 自我干扰 个人嗜好的沉迷 闲聊天 找东西 等人 • 完全无责任心 忙碌琐碎的事 • 失去工作
上课
准备工作总结并汇报 撰写计划，预算费用报告 处理重要及紧急事项 阅读专业材料
例会
接听和打出不太重要的电话 聊天 玩游戏 四处溜达
……
等
时间管理的原则：80/20原则
时间和精力分配
价值80%的事情 上课 18:00-20:00 准备计划和预算报 告 价值20%的事情 例会如无必要可以取消 使用短信不用接听
运用回馈协助行为改变。
6、名片整理法
分成工作、公司等几个项目来整理名片。
整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片
簿中，这样较容易翻阅找寻。
立刻在收到的名片上写“当事人”的资料。 与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳 名。
名片上除“个人资料外”，另记录其他资料以加深印 象。
20:00-22:00准备工作总结
阅读材料30分钟
减少闲聊时间
休闲娱乐时间控制
留1小时处理重要及紧急事项
没事别四处溜达
等
任何有效的时间管理系统都包含 以下四个步骤：
1 确定你的目标 2 对你的目标按优先级排序 3 明确你的任务 4 对任务按优先级排序
我们试试看： 下周5天怎样做？
时间管理工具
第四讲 大学生时间管理
主要内容
时间的重要性： 生命倒计时 时间管理理论： 杜拉克时间管理模式 紧急/重要 20/80原则 时间管理方法
让我们做一项残酷的活动： 生命倒计时！！！
人生70古来稀（您计划活____岁？）
我的生命已用去 我的生命只剩下 签名： 年 天 天 月 日
We all have the same time... 时间面前人人平等
时间管理理论
It’s not enough to be busy, the question is … What you are busy doing?
光忙是不够的，关键是你在忙着 干什麽？
Keeps a time log 做时间记录
杜拉克时间管理法
现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不
1. 2. 3. 4. 5. 6.
甘特图 工作计划表 “不处理”清单 索引卡／即时贴法
盘点法
名片整理法
1、甘特图
20世纪提出的图表系统法,后以他的名字来命名的 管理图表,它被认为是管理工作上的一次革命,社会历史 学家视为－－－－ 20世纪最重要的社会发明 表明:
工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系
掌握自己的健康现状 例行的运动 持续适合自己的运动 一以蔬菜、水果、谷类等饮食为主（健康食品） 用正向方法来舒缓压力 得到好的睡眠和休息 良好的生活习惯对健康有长期的贡献
一天1,440 分钟
一周10,080分钟 一年525,600 分钟
假设一个人寿命为72岁
20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0
睡觉 工作 文体 打扮 旅行 吃饭 聊天 等人 生病 20 18 8 5 5 6 4 3 3
三维柱形图 1
现在是周一晚上，你要计划未来5天的日程，这五天要做的事情有：
• 事事依赖别人 • 事事需要指示
做好时间管理
通常我们的时间分配：
A. 45% B 5% D 15% 35%
C.
做好时间管理
明智的时间分配：
A
• • • •
B
重要的事情著重在计划 计划著重在做 做著重在检查 检查著重在调整行为
Plan Your Work, Work Your Plan 计划你的工作，工作你的计划
Failure to plan，is the plan for failure! 计划失败了，就是计划着失败！
给重要的工作留大块儿的时间 直截了当处理紧急事务 控制花在不重要事务上的时间， 即使它们很紧急
做好时间管理
时间管理原则： 80/20原则
80%的价值来自20%的因子; 其余20%的价值来自80%的因子。
５０／３０／２０方程式
“被动”性的工作（５０％）
是指沿用旧的方法去处理的工作﹕每天的例行任务。 是指针对旧的工作﹑任务﹐使用改变了的做法﹐谋 求更佳成绩。 包括任何惯性工作之外的职业行为。
“主动”性的工作（３０％）
“突破”性的工作（２０％）
我们应做这样几件事情
1． 计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一 样，清点自己的财富； 2． 了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时 间支出； 3． 保护我们的时间，找出生活中的时间小偷， 把它们拒之门外； 4． 投资我们的时间，找出可以令时间增值的 机会。
?
做好时间管理
紧迫的事 不紧迫的事
复习考试 限期完成的工作 • 压力 紧急状况 重要的事 • 自我爆炸 迫切的问题 • 危机 计划好的会议
A
• 救火
干扰、某些电话 有些不速之客到访 某些会议 •短期行为重点 有些无谓的请托 •可能出现危机 不重要的事 有些临时的邀约 •看不到长远目标 某些信件、报告 •觉得是牺牲者， 迫在眉睫的事 失控 符合别人期望的事 •人际关系淡漠或 崩溃
1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡 3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4．下个星期二，你要参加一次业务考试 5．明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的学习有密切关系 6．明晚有一场演唱会 7．你在图书馆借的书明天到期 8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9．你要在星期五交活动策划书之前把它复印一份 10．明天下午2 点到4 点有一个例会 11．你欠某人200 元钱--他明天也将参加那个例会 12．你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 13．你的老师给你电话，要你尽快与他见面 14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 15．你想好好洗个澡 16．你负责的部门将在明天下午6点钟开会，预计1小时 17．你身上只有5 块钱，需要取钱 18．大家明天晚上聚餐 19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 21．你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22．周日早上要参加演讲比赛，准备时间要15个小时，且只能用业余时间
甘特的思想
把总的计划目标看成
——人们能够了解和执行的, 具有相互关系的一系列计划 或各项事件。
甘特的贡献
体现一个既简单又基本的控制原理
——从计划中选取关键内容并予以密切注视。
Ⅰ甘特图
A
任 务
B C D E
一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月
Ⅱ.带有分项目的甘特图
A 1
3 4 6 7 8 9 5 2
意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多 （又称巴莱多定律）
此原则决定事情的重要程度
80/20 举 例 说 明
80%的结果来自投入的20%的时间
80%的价值集中在20%的项目上
80%的财富集中在20%人手中
80%的工作失误来自20%的管理不当
80%的看报时间都花在20%的版面
80%的病假来自20%的同学
强调:
时间和成本在计划和控制中的重要性
甘特图简介
甘特图(Gantt chart)
是本世纪初由亨利•甘特开发的,内在思 想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表 示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际 的活动完成情况.它直观地表明任务计划在什么时 候进行,及实际进展与计划要求的对比. 管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还 剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后, 亦或正常进行.是一种理想的控制工具.
目的：计算可节省时间、减轻压力，感觉被“释放”
4、索引卡／即时贴法
方法
将每一项工作写在一张索引卡片 上 把卡片摊在平面上 根据重要性或必要性排出顺序
好处
直观，易于调整
5、盘点法
检讨每天所做的事，获得经验教训，将
其应用于未来。
重点是评估每天活动的相对生产力。
关注结果而非价值。
a
b
进行培训
完成测量系 统分析
4天
3天
胡伟
张兵
c
收集数据
30天
李小兵等
李小兵 李小兵等 李小兵等
d 分析过程现状 3天 2 a 分析阶段 图示数据 9天 2天
b c d 3 a b
分析数据
2天
李小兵等
项目组 成员 项目组 成员
确认关键的X’s 2天 制订改进计划 3天 改善阶段 实验设计 进行试验 16天 1天 15天
目的：明确工作目标，清晰目标排序，时间期限压力。
3、“不处理”清单
列出一张“不处理”清单，应该包括以下各类：
低优先度的项目。除非你已完成所有更高优先度的事 可以合理授权给其它人的任何事 其它人所提的不适当或欠思虑的工作要求 任何即使忽略也不会有什么不良后果的差事 所有你替其他人做，但其实应该是他自己该做的事
cancel or reduce the benefit of doing it at all. 紧急---如果现在完不成，或不能尽快完成，将 完全抵消或减少做这件事的好处
做好时间管理
时间分配原则：
緊迫的事 不緊迫的事
重要的事
1 st 急
?
2 nd 重
A C
B D
?
不重要的事
3 rd 輕
?
4 th 緩
——记录时间；
——分析时间； ——管理时间。
如何做？
Complete it at the end of each hour 每个小时结束时填写表格 Do it 5 days…then stop! 连做5天不要停！ Keep it private…and be honest with yourself. 不要给别人看，对自己要诚实
注意：你需要不断更新你的安排
锯用久了会变钝，锯齿不再能 锯断木头。 人也需要不断从生理、心智、 心灵、社交\情感四个方面提 高自己并平衡发展，才能更 好地加强所有习惯的有效性， 以百倍的信心迎接工作和生 活的挑战。
不断更新的4方面
不断更新的4方面
生理(身体)更新:
我们通过适当的营养、运动、休息及压力管理来强化身体，包括：
任 务
B ห้องสมุดไป่ตู้ D E
一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月
Ⅲ.带有分项目和分项目网络的甘特图
A 1
3
2
任 务
B
C
D 6
4
5
E
7
8
9
一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月
甘特图
NO 任务名称 1 测量阶段 九月 十月 十一月 持续 时间 10 20 30 10 20 30 10 20 30 40天 担当人员
个人目标金字塔
人生终极目标
2至5个目标
长期目标 中期目标 短期目标 每日目标
10年以上
5至10年
1至5 年
每天
设立你的目标
•目标要符合自己的价值观。 •了解你目前的状况。
•设定具体的目标。 Specific: Measurable: Achievable: Realistic: Time-bound: 具体的 可 衡 量的 可达到的 现实的 有时间限制的
王刚等
小组成员
4
a b
控制阶段 操作程序标 准化 统计过程控 制
长期
3天 长期
李林
生产线 人员
2、工作计划表
列出一张工作计划表，应该包括以下各类：
确立工作目标；
注明工作目标的排序；
描述完成目标的各种途径； 选定最佳人选；
将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；
编排月/周/日的工作次序并加以执行；
A task is…一项任务是
IMPORTANT if doing it has a high benefit and value for
achieving the goals of your job. 重要---如果做它能为达到工作目标增加很大的 好处及价值
URGENT if failure to complete it now, or as soon as possible, will
时间管理的原则：80/20原则
将一天要做的事情全部列出
上课 做英语作业 例会 吃饭 睡觉 休闲娱乐 运动
准备社团工作总结 阅读专业资料 处理应急事项 接听电话并处理 老师召见 聊天等沟通关系
时间管理的原则：80/20原则
事情价值分类
价值80%的事情 价值20%的事情
C
做计划，长远规划 B 提升自己的能力问题之调查 运动锻炼 人际关系的建立 • 远景，长远规划 • 生活工作平衡 准备工作 • 自律 预防措施 • 控制性强 抓住新机会 • 很少出现危机 有些交际应酬 有些文件之处理 D 自我干扰 个人嗜好的沉迷 闲聊天 找东西 等人 • 完全无责任心 忙碌琐碎的事 • 失去工作
上课
准备工作总结并汇报 撰写计划，预算费用报告 处理重要及紧急事项 阅读专业材料
例会
接听和打出不太重要的电话 聊天 玩游戏 四处溜达
……
等
时间管理的原则：80/20原则
时间和精力分配
价值80%的事情 上课 18:00-20:00 准备计划和预算报 告 价值20%的事情 例会如无必要可以取消 使用短信不用接听
运用回馈协助行为改变。
6、名片整理法
分成工作、公司等几个项目来整理名片。
整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片
簿中，这样较容易翻阅找寻。
立刻在收到的名片上写“当事人”的资料。 与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳 名。
名片上除“个人资料外”，另记录其他资料以加深印 象。
20:00-22:00准备工作总结
阅读材料30分钟
减少闲聊时间
休闲娱乐时间控制
留1小时处理重要及紧急事项
没事别四处溜达
等
任何有效的时间管理系统都包含 以下四个步骤：
1 确定你的目标 2 对你的目标按优先级排序 3 明确你的任务 4 对任务按优先级排序
我们试试看： 下周5天怎样做？
时间管理工具
第四讲 大学生时间管理
主要内容
时间的重要性： 生命倒计时 时间管理理论： 杜拉克时间管理模式 紧急/重要 20/80原则 时间管理方法
让我们做一项残酷的活动： 生命倒计时！！！
人生70古来稀（您计划活____岁？）
我的生命已用去 我的生命只剩下 签名： 年 天 天 月 日
We all have the same time... 时间面前人人平等
时间管理理论
It’s not enough to be busy, the question is … What you are busy doing?
光忙是不够的，关键是你在忙着 干什麽？
Keeps a time log 做时间记录
杜拉克时间管理法
现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不
1. 2. 3. 4. 5. 6.
甘特图 工作计划表 “不处理”清单 索引卡／即时贴法
盘点法
名片整理法
1、甘特图
20世纪提出的图表系统法,后以他的名字来命名的 管理图表,它被认为是管理工作上的一次革命,社会历史 学家视为－－－－ 20世纪最重要的社会发明 表明:
工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系
掌握自己的健康现状 例行的运动 持续适合自己的运动 一以蔬菜、水果、谷类等饮食为主（健康食品） 用正向方法来舒缓压力 得到好的睡眠和休息 良好的生活习惯对健康有长期的贡献
一天1,440 分钟
一周10,080分钟 一年525,600 分钟
假设一个人寿命为72岁
20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0
睡觉 工作 文体 打扮 旅行 吃饭 聊天 等人 生病 20 18 8 5 5 6 4 3 3
三维柱形图 1
现在是周一晚上，你要计划未来5天的日程，这五天要做的事情有：
• 事事依赖别人 • 事事需要指示
做好时间管理
通常我们的时间分配：
A. 45% B 5% D 15% 35%
C.
做好时间管理
明智的时间分配：
A
• • • •
B
重要的事情著重在计划 计划著重在做 做著重在检查 检查著重在调整行为
Plan Your Work, Work Your Plan 计划你的工作，工作你的计划
Failure to plan，is the plan for failure! 计划失败了，就是计划着失败！
给重要的工作留大块儿的时间 直截了当处理紧急事务 控制花在不重要事务上的时间， 即使它们很紧急
做好时间管理
时间管理原则： 80/20原则
80%的价值来自20%的因子; 其余20%的价值来自80%的因子。
５０／３０／２０方程式
“被动”性的工作（５０％）
是指沿用旧的方法去处理的工作﹕每天的例行任务。 是指针对旧的工作﹑任务﹐使用改变了的做法﹐谋 求更佳成绩。 包括任何惯性工作之外的职业行为。
“主动”性的工作（３０％）
“突破”性的工作（２０％）
我们应做这样几件事情
1． 计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一 样，清点自己的财富； 2． 了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时 间支出； 3． 保护我们的时间，找出生活中的时间小偷， 把它们拒之门外； 4． 投资我们的时间，找出可以令时间增值的 机会。
?
做好时间管理
紧迫的事 不紧迫的事
复习考试 限期完成的工作 • 压力 紧急状况 重要的事 • 自我爆炸 迫切的问题 • 危机 计划好的会议
A
• 救火
干扰、某些电话 有些不速之客到访 某些会议 •短期行为重点 有些无谓的请托 •可能出现危机 不重要的事 有些临时的邀约 •看不到长远目标 某些信件、报告 •觉得是牺牲者， 迫在眉睫的事 失控 符合别人期望的事 •人际关系淡漠或 崩溃
1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡 3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4．下个星期二，你要参加一次业务考试 5．明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的学习有密切关系 6．明晚有一场演唱会 7．你在图书馆借的书明天到期 8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9．你要在星期五交活动策划书之前把它复印一份 10．明天下午2 点到4 点有一个例会 11．你欠某人200 元钱--他明天也将参加那个例会 12．你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 13．你的老师给你电话，要你尽快与他见面 14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 15．你想好好洗个澡 16．你负责的部门将在明天下午6点钟开会，预计1小时 17．你身上只有5 块钱，需要取钱 18．大家明天晚上聚餐 19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 21．你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22．周日早上要参加演讲比赛，准备时间要15个小时，且只能用业余时间
甘特的思想
把总的计划目标看成
——人们能够了解和执行的, 具有相互关系的一系列计划 或各项事件。
甘特的贡献
体现一个既简单又基本的控制原理
——从计划中选取关键内容并予以密切注视。
Ⅰ甘特图
A
任 务
B C D E
一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月
Ⅱ.带有分项目的甘特图
A 1
3 4 6 7 8 9 5 2
意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多 （又称巴莱多定律）
此原则决定事情的重要程度
80/20 举 例 说 明
80%的结果来自投入的20%的时间
80%的价值集中在20%的项目上
80%的财富集中在20%人手中
80%的工作失误来自20%的管理不当
80%的看报时间都花在20%的版面
80%的病假来自20%的同学
强调:
时间和成本在计划和控制中的重要性
甘特图简介
甘特图(Gantt chart)
是本世纪初由亨利•甘特开发的,内在思 想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表 示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际 的活动完成情况.它直观地表明任务计划在什么时 候进行,及实际进展与计划要求的对比. 管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还 剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后, 亦或正常进行.是一种理想的控制工具.
目的：计算可节省时间、减轻压力，感觉被“释放”
4、索引卡／即时贴法
方法
将每一项工作写在一张索引卡片 上 把卡片摊在平面上 根据重要性或必要性排出顺序
好处
直观，易于调整
5、盘点法
检讨每天所做的事，获得经验教训，将
其应用于未来。
重点是评估每天活动的相对生产力。
关注结果而非价值。
a
b
进行培训
完成测量系 统分析
4天
3天
胡伟
张兵
c
收集数据
30天
李小兵等
李小兵 李小兵等 李小兵等
d 分析过程现状 3天 2 a 分析阶段 图示数据 9天 2天
b c d 3 a b
分析数据
2天
李小兵等
项目组 成员 项目组 成员
确认关键的X’s 2天 制订改进计划 3天 改善阶段 实验设计 进行试验 16天 1天 15天
目的：明确工作目标，清晰目标排序，时间期限压力。
3、“不处理”清单
列出一张“不处理”清单，应该包括以下各类：
低优先度的项目。除非你已完成所有更高优先度的事 可以合理授权给其它人的任何事 其它人所提的不适当或欠思虑的工作要求 任何即使忽略也不会有什么不良后果的差事 所有你替其他人做，但其实应该是他自己该做的事
cancel or reduce the benefit of doing it at all. 紧急---如果现在完不成，或不能尽快完成，将 完全抵消或减少做这件事的好处
做好时间管理
时间分配原则：
緊迫的事 不緊迫的事
重要的事
1 st 急
?
2 nd 重
A C
B D
?
不重要的事
3 rd 輕
?
4 th 緩