事业单位数字化档案管理系统的设计与实现

事业单位数字化档案管理系统的设计与实现

作者：杨芳

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第6期

一、引言

随着信息技术的发展，其在现代社会档案管理中的应用效果不断突显，对于事业单位而言，档案管理有着重要的意义，数字化技术与档案管理的深度融合，顺应了时代要求，是推动事业

单位档案管理工作向现代化、信息化与网络化发展的重要途径。然而，就目前的情况来看，事

业单位数字化档案管理系统的建设仍然存在很多问题，所以，必须从多个方面入手，不断推动

事业单位数字化档案管理系统的设计与实现。

二、事业单位数字化档案管理系统设计与实现中存在的问题

（一）信息孤岛现象。这一问题主要表现为管理软件缺乏通用性。随着数字技术的飞速发展，为了实现数字技术与事业单位档案管理的有效融合，必须加强相应的管理软件的设计与开发。但是目前我国大多数是事业单位中的数字化档案管理系统中，系统软件只能满足档案信息

处理的基本要求，无法满足事业单位档案管理与电子政务系统以及办公自动化系统一体化的发

展需求。

（二）供求鸿沟现象。这一问题主要表现为档案管理人员的素质问题。数字化档案管理系

统虽然在很多事业单位中被建立，但是参与档案管理的人员素质无法满足数字化系统的实际要求，致使事业单位档案管理工作比较混乱，进而对事业单位数字化档案管理系统的建设造成很

大的负面影响。

（三）内热外冷现象。这一问题主要表现为标准化程度低。就事业单位档案管理工作而言，其前提是基础工作的标准化和规范化。但是，就目前的情况来看，事业单位数字化档案管理并

未在这一前提下进行，主要表现为不同的地区或单位所建立的档案数字化系统以及相关的网络

设施存在很大的差异，这使得管理工作规范性、服务性、开发性以及共享性相对较差，无法适

应信息时代下事业单位档案信息资源共享的要求。

三、事业单位数字化档案系统设计与实现的建议

（一）加强档案数据库建设。在数字化档案管理系统中，事业单位档案主要以数据信息的

方式而储存，所以，在事业单位档案系统建设中，为了实现对事业单位档案信息的高效处理，

必须建立一个相对完善的数据库。在数据库系统建设过程中，应该重点做好以下两方面工作：

第一，信息获取。在信息获取过程中，要求事业单位通过互联网络建立起相应的事业单位档案

信息资源共享机制。为了使所建立的数据库更好地为事业单位档案管理服务，必须确保数据库

系统的完善性。第二，事业单位档案信息分类。事业单位档案信息分类过程中，要求对事业单

位档案信息作进一步细分并进行编目，这样可以帮助数据库系统访问者进行高效检索和存储，

在信息分类过程中，可以建立资源目录索引。

（二）云服务技术的应用。在事业单位数字化档案系统建设中，为了充分发挥云服务技术

的作用，则应该重点加强“云”档案馆的建设。当系统访问用户要获取事业单位档案信息或者

寻求其他档案服务时，“云”档案馆可以为用户及时提供在线服务，帮助解决访问者各类难题，也可以利用“云”档案馆虚拟接待员与访问用户进行交互，针对用户需求，提供多种可行方案。

而且，可以借助网络服务系统，为事业单位中一些特殊的访问者开设个人数字档案馆，并且利

用网络系统建立起“云”档案馆与用户个人数字档案馆之间的联系，及时为相关人员提供事业

单位档案信息服务。利用云服务技术，可以实现对事业单位档案信息的自动化处理，通过这种

方式，可以实现档案信息的快速准确处理。而且，利用云服务技术，可以实现事业单位档案信

息的远程传输。

（三）建立健全档案信息安全保障体系。在事业单位的各类信息资源当中，事业单位档案

资源无疑是最为重要的一部分。为了实现对系统的安全防护，首先，可以使用加密技术。在网

络环境下，为了确保事业单位档案信息的安全性，对信息进行加密处理是最常见的手法之一，

这样可以有效防止事业单位内部档案信息泄露。其次，在信息化环境下，为了实现事业单位档

案信息的安全管理，有必要进行认证技术的运用，具体而言，包括两种方式：第一，数字摘要。数字摘要主要是运用特殊的编程方式所建立的编码，这一编码的形成，还需经过特殊的变换运算，从而确保系统的安全性。第二，数字信封。利用这一技术，可以对事业单位档案信息进行

加密，只有特别的档案信息访问者才能真正看到信息的内容。

四、总结

综上所述，对于事业单位而言，数字化档案管理系统设计与实现中仍然存在很多问题，所以，事业单位必须顺应时代发展方向，从多个方面入手不断完善其数字化档案管理系统，具体

包括加强档案数据库建设、云服务技术的应用、建立健全档案信息安全保障体系、加强专业人

才的培养等。