办公邮件使用礼仪规范

办公邮件使用礼仪规范

电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式，如何规范地使用邮件，了解邮件使用的礼仪，对有效沟通、提高工作效率、营造文明的办公环境，有着重要的作用。

1. 决定邮件的目的和内容

发邮件前，需要考虑内容是否适宜用邮件发送。

1.1 邮件适用范围：

（1）正式工作报告；

（2）部门之间事务往来；

（3）通知；

（4）知识推荐和信息传递；

（5）没有见面交流条件的其他交流内容；

（6）难以简单用口头表达说明清楚的其他事项。

1.2 不适用内容：

（1）要求立即回应的紧急事务；

（2）有不同观点的人需要参与讨论的内容；

（3）不方便使用邮件呈现的其他内容，如：动画、音频、视频等。

2. 邮件写作

2.1 收件对象

（1）收件人/TO：要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应；

（2）抄送人/CC：只是需要知道邮件所说明事情，没有义务予以响应，有建

议时可回复；

（3）密送人/BCC：收信人不知道的收件对象。

2.1.1收件对象排列顺序

收信人的排列需遵循一定的顺序规则：

（1）按部门排列；

（2）按职等职级从高到低排列。

2.1.2注意事项

只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源。

2.2 标题/主题

（1）引起收件人的注意；

（2）告知邮件的主要内容；

（3）让收件对象知其所以然。

2.2.1 注意事项

（1）空白标题是最失礼的，如果在未写明标题的情况下误发邮件，请追加一封邮件表示歉意；

（2）标题宜短不宜长；

（3）对外邮件标题应写明出处，例如：“来自丰诚公司XXX的邮件”；

（4）标题要能真实反映邮件的内容和重要性；

（5）一封邮件尽可能只针对一个主题；

（6）可适当使用大写字母、字符（如“！”）来突出标题，引起收件对象的注意；

（7）不可出现错别字和语句不通顺的地方。

2.3 称呼和问候

邮件开头要称呼收件人，开头结尾最好有问候语。

2.3.1称呼

（1）称呼是顶格第一行书写；

（2）同级、下级用亲切的称呼，昵称等均可；

（3）多人、群体用统称，如各位、大家、Dear All等均可；

（4）上级用尊称（头衔、性别），如X总、Y经理、Z女士等均可。

2.3.2问候语

（1）开头问候语，换行空两格书写；

（2）非常正式的邮件，可用问候语“您好！”、“大家好！”等。

2.4 正文

（1）一般使用默认字体；

（2）若收件对象不认识您，应先表明身份。可以是代表的企业名或您的姓名，具体身份根据邮件的目的而采用；

（3）正文应简明扼要，多用简单词汇和短句；

（4）清晰列出观点或事项：1，2，3……；

（5）合理提示重要信息，可以是加粗或者标红色，但尽量保证页面简洁，不影响查阅；

（6）如有附件，应在正文中提示。如附件是特殊格式，应说明打开方式。

2.5 结尾

（1）明确表明发件人的身份；

（2）有些正式邮件（如信件、感谢函、邀请函）需落款：包括企业名（以个人名义发送时可省略）、发件人职位姓名（代表企业身份时可省略）、时间；

（3）如无需落款，我司统一采用个人签名档。

2.6 签名档

（1）请使用市场部提供的统一版本；

（2）对内邮件需添加签名档；

（3）对外邮件已有落款时，无需添加签名档，否则一律使用统一的签名档。

2.7 附件

（1）附件命名应能概括附件内容；

（2）附件数目不宜超过4个，超过4个应打包压缩；

（3）如附件过大，可压缩或转成PDF格式，或发送稍小的图表或图片。

3. 邮件的发送

3.1 发送前的检查

（1）检查主题栏是否书写，有无错别字，标题能否概括邮件内容；

（2）收件人邮箱是否正确，收件人有无遗漏，收件人的顺序是否正确；

（3）检查正文，是否有错别字或语句不通顺；

（4）检查是否附上正确的附件。

3.2 发送时间

较紧急的邮件请勿在临下班前或者休息时间发送。若必须发送，可致电提醒收件人查收。

4. 邮件的回复

（1）回复邮件时,可根据回复内容适当修改标题，请勿“RE：RE：RE……”一大串；

（2）回复邮件时，应删除附件，避免占用太多资源；

（3）避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替；

（4）对发件人提出的问题不清楚、或有不同意见，建议与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论。