行政部门如何做好事务管理

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通过学习本课程，你将能够：

●学会做好行政事务管理工作；

●明确行政事务管理的范围和原则；

●掌握行政事务管理的方法；

●提升行政事务管理的技巧。

行政部门如何做好事务管理

一、行政事务管理的范围

行政管理工作，尤其是在事务处理方面，事无巨细，范围很广。除了行政事务处理、办公事务处理、人力资源管理三大模块外，行政管理工作还有一些具体的事务：第一，电话、复印机、传真机管理；

第二，文书资料管理；

第三，办公用品管理；

第四，车辆管理；

第五，食堂管理；

第六，员工宿舍管理；

第七，办公室布局管理等。

二、行政事务管理的原则

行政事务管理有三个基本原则：

第一，目标统一，责权一致；

第二，分工协作，指挥统一；

第三，利益原则，精干高效。

三、行政事务管理的方法

行政事务管理的方法主要包括：

1.制度先行

面对细碎庞杂的事务性工作，可以用制度统一规范。首先要有制度，制度先行，而不是出了问题再定制度。

2.流程管理

在进行事务管理时，除了用制度管理外，还可以用流程化、标准化进行管理。

3.会议管理

行政部门要定期举办例会，通过会议进行管理，可能会做得更高效。

四、行政事务管理的技巧

1.电话、复印机、传真机管理

对于电话、复印机、传真机等最基本的办公设备的管理，要注意以下方面：

第一，指定专人负责；

第二，建立台账；

第三，遵守操作规程，定期维修和维护；

第四，仅限业务使用，严禁挪作它用；

第五，重视安全保密，防止泄密和信息丢失；

第六，具有成本意识。

2.文书资料管理

文书资料管理包含四部分：公文写作与保存、档案管理、信件管理、印章管理。

档案管理

档案的种类。档案包括文书档案、技术档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。

档案的定义。档案是企业在经营和发展过程中，过去已经形成的具有保存价值的文字、图表、音像等各种形式的资料。

档案的特点。档案的特点主要有：第一，客观真实性，它是已经发生过的事实，因此客观真实；第二，原始性，档案为第一手资料，没有经过篡改；第三，知识存储性。

要点提示

档案的特点主要包括：

①客观真实性；

②原始性；

③知识存储性。

档案管理的原则。档案管理的原则主要包括：

第一，正确。正确指档案分类和存放正确，档案的分类不一样，查找效率也不一样。

第二，简明。简明除指档案存放分类正确，还指使用正确，即使分管档案者不在，其他人也可以按照分类高效使用。

第三，具有成本意识。档案分为短期档案、长期档案和永久性档案。短期档案一定时间后可以销毁，长期档案需要更多地时间保存，永久性档案则需要永久保存。无论是用档案柜还是用库房，档案保存都需要很多成本，因此要注意分类保存。一般来说，短期档案保存期限小于或等于15年，过了这个期限就可以销毁；长期档案保存期限为16年到50年，第51个年头这些资料就可以销毁；永久性档案，则永远不可以销毁。

表1 A、B类档案比较表

如表1所示，B类就是永久性档案，A类就是长期性档案。

档案管理的经验和方法。在企业管理过程中，档案管理的具体经验和办法都由行政统一进行：译稿、签发、保存、销毁。面对各种形式的档案，行政管理人员可以采用一些具体的办法、措施及经验：

第一，档案要保存“三稿”，即原稿、打印稿、复印稿；

第二，档案一般要按A4纸的尺寸进行保存，如果要保存的档案不够A4纸大小，就要粘贴在A4纸面上进行保存；

第三，进行分类管理，无论是纸制档案还是电子档案，档案分类要清晰，便于节约成本和定期维护；

第四，档案管理要具有六防意识，即防潮、防尘、防虫鼠、防霉变、防晒、防盗；

第五，档案管理要具备三个制度，即借阅管理制度、定期维护制度、销毁制度。

受天气影响，很多档案可能出现模糊不清的现象，因此应每两年进行一次档案维护。档案要根据销毁年限进行销毁，销毁过程应由这几个流程和步骤组成：首先由行政出具一个销毁册，然后由主管领导和主管上级签字认可，最后在指定地点由监销人监视，统一销毁。

信件管理

信件包含两个系统，邮政系统和电子系统。邮政系统包括各种报纸、杂志、包裹和物品；电子系统包括传真、邮件。

信件管理，尤其是邮政系统的管理方式比较简单，其管理流程为：接收，打开包装，进行登记，分类呈送。

印鉴和印章管理

印章的分类。常用印章分为法人章、财务专用章、公司公章三类。

财务专用章主要用于财务内部和外部的财务结算，在财务部进行保存和管理。

法人章由行政管理部门进行统一保存和管理。

公司公章的使用要遵循以下规则：第一，公司对外提供和发布的文件和资料，加盖公司公章；第二，公司与其他部门联合行文，对外发布的与公司相关文件和资料，加盖公司公章；第三，公司对外出具的证明和材料，加盖公司公章；第四，公司对外发布的一些财务数字和数据，加盖公司公章；第五，公司的章程和协议，加盖公司公章；第六，公司用于内部人员的任免、调动和聘用的文件，加盖公司公章。

印章的盖法。加盖印章时，要注意上不压正文，下骑年盖月。

印章的管理流程。印章的管理流程主要包括：第一，统一印制，公司公章都有统一印制的地方；第二，专人保管，如果出了问题，保管人要负全部责任；第三，统一销毁，公章需要销毁时，要上报，由主管领导签字，最后统一进行销毁。

3.办公用品管理

管理的内容

办公用品管理的内容包括：办公用品的采购、办公用品的发放和使用、办公用品的保管。

容易出现的问题

办公用品采购环节最容易出问题，因为小到低值易耗品，大到办公场地和办公大型设备的采购，都事关整个公司的成本费用。

一般来说，采购环节出现的问题主要有：

第一，事前控制政策不利；

第二，缺乏制度或不按制度执行和落实；

第三，采购过程缺乏第三方监管部门，在采购和报账过程中出现问题；

第四，采购人员长期持有公司大笔流转现金，将采购资金挪作私用；

第五，报销过程中采购价和市市场价差幅太大。

管理的方式和原则