大型会议培训资料(PPT 41页)
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• 根据对方要求可以适当调整。
⑻确定会议所需的物品
• 必备用品是指各类会议都需要的用品 和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩 音设备、照明设备、空调设备、投影 和音像设备等。
• 特殊用品是指一些特殊类型的会议， 例如谈判会议、庆典会议、展览会议 等所需的特殊用品和设备。
是什么?
⑼制发会议通知
• 名单确定，即可向与会人员发布会议通知。 通知一般用书面形式。内容包括：会议名称、 开会的目的、内容、与会人应准备什么、携 带什么、开会日程、期限、地点、报到的日 期、地点、路线等。
一、会前筹备
⑴ 筹备机构
1、秘书组，负责会议的日程和人员安排、 文件、简报、档案等文字性工作。
２、总务组，负责会场、接待、食宿、 交通、卫生、文娱和其他后勤工作。 ３、保卫组，负责大会的安全保卫工作。 根据会议规模的大小、性质的不同还可 以增设其他必要的小组。
⑵确定会议的规模和规格
• 本着精简效能的原则 • 会议规模有大型、中型、小型 • 会议规格有高档、中档、低档
• 主席团 ：要明确自己的责任，以身作则。 • 发言人 ：要尊重听众、尊重主持人，遵守会场纪律。 • 会议嘉宾：守时、礼貌、客随主便，听从主人的安
排。 • 会议代表：遵守纪律，讲究礼仪。
三、会后落实
⑴会议善后工作 ①送别与会人员：
合影留念及互赠礼物 做好票务工作 结清会议经费 安排车辆送站 安排暂留人员
wenku.baidu.com
主席台
群
群
群群群
众
众
众众众
席
席
席席席
①
②
③④⑤
②会场布置
• 主席台的装饰 徽标会徽 • 会场背景的装饰 • 色调的选择 • 音响设备的布置
⒀接待和接站
①接待
了解基本情况，确定接待规格
草拟接待计划
接待规格 日程安排 经费预算 工作人员
高规格接待 对等接待 低规格接待
与相关部门沟通，报请上司批准。
②接站和迎接
弄清接站的时间和地点、来人的姓名等。 迎接人员的安排
二、会中服务
⑴会议的签到 方式：簿式签到、卡式签到、电子签到
机等。
⑵文字性工作
• 做好会议记录 • 编写会议简报
⑶服务和保卫工作
• 音响装置要反复调试，音量、音质调到最佳位置 。 • 做好茶水供应。 • 主席台座位要放置小毛巾、铅笔、纸张。 • 会议内外要安排好安全保卫工作 。 • 组织活动，如座谈会、茶话会、酒会、宴会、接见、
②清退会议文件
③整理会场 整理自带物品 归还租借物品
⑵会议文件整理
• 编发会议纪要 会议纪要中要包括会议的基本情况概 述，会议精神；确定会议纪要的印发 范围和接受者。
• 整理会议文件 收集、立卷、归档。
⑶会务工作总结评估
传达 ①决定事项的落实 催办
反馈 ②会议经费结算 ③会务工作总结 内容：会议目标的实现情况
• 要有备选方案；一定要实地确认。
⑸会议的出席范围
• 会议的出席范围就是确认与会人员。出席会 议和列席会议的有关人员。 该到会的，一定要通知到；不应当到会的， 就不应当参加。这里出现了差错，后果是很 严重的。
⑹会议的经费预算
包括资料费、邮电通讯费、宴请费用、食宿 费用、交通费等等；会议经费的审核。付费 方式。
留影、祝词、参观、晚会、舞会等。
⑷接待新闻媒体
• 媒体人员登记 • 为媒体人员提供简单的会议材料 • 安排拍照和新闻发布会 • 妥善处理新闻媒体的负面报道
⑸会议值班
• 工作内容：值班电话记录；值班接待 记录；值班日记；信息传递。
• 意义：沟通上下，联系内外，协调左 右。保证会议正常进行。
⑹处理突发事件
多排座的中型轿车。无论由何人驾驶，均以前 排为上，后排为下；右高左低。
轻型越野车，简称吉普车。不管由谁驾驶，其 座次尊卑依次为：副驾驶座，后排右座，后排 左座。
乘车礼仪（3）
女士的上下车
乘车礼仪(1)
程序：
• 为客人打开车门请客人先上车 • 接待者坐在客人旁边或司机旁 • 主动与客人交谈，介绍当地的风土人情沿途景观 • 到达后，接待者应先下车为客人打开车门，请客人
下车
乘车礼仪（2）
双排、三排座的小型轿车。如果由主人亲自驾驶，一 般前排为上，后排为下。
如果由专职司机驾驶，通常后排为上，前排为 下；以右、中为“尊”，以左为“卑” 。
各个小组的分工执行情况 员工的自我总结和集体总结相结合 奖惩相关人员，并妥善解决会议遗留问题。 方法：座谈会、表彰会、书面总结。
④会议效率评估
• 会议所取得的效果和会议成本的比值。 • 标准：目标是否达成；会议时间是否
合理；与会人员的状态和满意程度及 提出的改进意见；会议服务评估；会 议时间支出、会议成本评估。 • 方法：填写会议评估表。
①提前制定应急预案 ②分类：人员问题；健康与安全问题；
行为问题。 ③处理程序。 向领导报告 启动应急预案 实施应急
方案 必要是向公共应急机构请求支 援 善后工作
⑺与会人员的礼仪
①会议组织者的礼仪。 目的明确 日程清楚 地点具体 主持人、工作人员、服务人员分工明确。 注意迎候
②其他人员礼仪
• 主持人：要处处尊重听众，尊重发言人。防止语言、 表情做出不礼貌的表现。
⑶安排议题、议程和日程
• 秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定 的议题搜集整理出来，列出议程表，提交领 导确定。根据确定的议题，安排日程，以保 证会议有秩序地进行。
⑷会议地点的选择
• 会议地点选择的要求。交通便利；会场大小 与会议规模相符；场地要有良好的设备配置； 场地不受外界干扰；场地要有停车场；场地 的租借成本必须合理。
• 如有必要邀请相关媒体。
⑽制作会议证件
会议正式证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议证件
旁听证 会议工作人员证件
工作证 记者证 出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名 职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
⑾准备会议文件资料
• 主要有会议议程表和日程表、会议座 位分区表和主席台和会场座次表、主 题报告、领导讲话稿、其他发言材料、 开幕词和闭幕词、其他会议材料。
⑿会场
①会场座次 主席台 一般面对会场主入口，面对群
众席。主席台成员的桌上，要放置正 反两面的桌签。
主席团排座
• 主席台位次居中为上，以右为上，前 排为上。
• 主持人可以在前排正中，也可以在前 排最右侧。
• 发言席可以设在主席台正前方或在其 右前方。
发言席
群众席
其他人员排座
• 横排法。 • 竖排法。 • 左右排列法。
⑺会议的食宿安排
• 了解情况。客人中是否信仰伊斯兰教，饮食 方面是否有特别的忌讳，客人的身份、性别、 年龄、是否带家属等。
• 确定餐饮、住宿、用车的标准。接待规格确 定后，根据公司的规定确定餐饮、住宿、用 车标准，秘书不得擅自提高或降低接待标准。
• 预订餐厅、住宿房间。要考虑交通是否方便； 档次是否合适；环境是否安静优雅
⑻确定会议所需的物品
• 必备用品是指各类会议都需要的用品 和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩 音设备、照明设备、空调设备、投影 和音像设备等。
• 特殊用品是指一些特殊类型的会议， 例如谈判会议、庆典会议、展览会议 等所需的特殊用品和设备。
是什么?
⑼制发会议通知
• 名单确定，即可向与会人员发布会议通知。 通知一般用书面形式。内容包括：会议名称、 开会的目的、内容、与会人应准备什么、携 带什么、开会日程、期限、地点、报到的日 期、地点、路线等。
一、会前筹备
⑴ 筹备机构
1、秘书组，负责会议的日程和人员安排、 文件、简报、档案等文字性工作。
２、总务组，负责会场、接待、食宿、 交通、卫生、文娱和其他后勤工作。 ３、保卫组，负责大会的安全保卫工作。 根据会议规模的大小、性质的不同还可 以增设其他必要的小组。
⑵确定会议的规模和规格
• 本着精简效能的原则 • 会议规模有大型、中型、小型 • 会议规格有高档、中档、低档
• 主席团 ：要明确自己的责任，以身作则。 • 发言人 ：要尊重听众、尊重主持人，遵守会场纪律。 • 会议嘉宾：守时、礼貌、客随主便，听从主人的安
排。 • 会议代表：遵守纪律，讲究礼仪。
三、会后落实
⑴会议善后工作 ①送别与会人员：
合影留念及互赠礼物 做好票务工作 结清会议经费 安排车辆送站 安排暂留人员
wenku.baidu.com
主席台
群
群
群群群
众
众
众众众
席
席
席席席
①
②
③④⑤
②会场布置
• 主席台的装饰 徽标会徽 • 会场背景的装饰 • 色调的选择 • 音响设备的布置
⒀接待和接站
①接待
了解基本情况，确定接待规格
草拟接待计划
接待规格 日程安排 经费预算 工作人员
高规格接待 对等接待 低规格接待
与相关部门沟通，报请上司批准。
②接站和迎接
弄清接站的时间和地点、来人的姓名等。 迎接人员的安排
二、会中服务
⑴会议的签到 方式：簿式签到、卡式签到、电子签到
机等。
⑵文字性工作
• 做好会议记录 • 编写会议简报
⑶服务和保卫工作
• 音响装置要反复调试，音量、音质调到最佳位置 。 • 做好茶水供应。 • 主席台座位要放置小毛巾、铅笔、纸张。 • 会议内外要安排好安全保卫工作 。 • 组织活动，如座谈会、茶话会、酒会、宴会、接见、
②清退会议文件
③整理会场 整理自带物品 归还租借物品
⑵会议文件整理
• 编发会议纪要 会议纪要中要包括会议的基本情况概 述，会议精神；确定会议纪要的印发 范围和接受者。
• 整理会议文件 收集、立卷、归档。
⑶会务工作总结评估
传达 ①决定事项的落实 催办
反馈 ②会议经费结算 ③会务工作总结 内容：会议目标的实现情况
• 要有备选方案；一定要实地确认。
⑸会议的出席范围
• 会议的出席范围就是确认与会人员。出席会 议和列席会议的有关人员。 该到会的，一定要通知到；不应当到会的， 就不应当参加。这里出现了差错，后果是很 严重的。
⑹会议的经费预算
包括资料费、邮电通讯费、宴请费用、食宿 费用、交通费等等；会议经费的审核。付费 方式。
留影、祝词、参观、晚会、舞会等。
⑷接待新闻媒体
• 媒体人员登记 • 为媒体人员提供简单的会议材料 • 安排拍照和新闻发布会 • 妥善处理新闻媒体的负面报道
⑸会议值班
• 工作内容：值班电话记录；值班接待 记录；值班日记；信息传递。
• 意义：沟通上下，联系内外，协调左 右。保证会议正常进行。
⑹处理突发事件
多排座的中型轿车。无论由何人驾驶，均以前 排为上，后排为下；右高左低。
轻型越野车，简称吉普车。不管由谁驾驶，其 座次尊卑依次为：副驾驶座，后排右座，后排 左座。
乘车礼仪（3）
女士的上下车
乘车礼仪(1)
程序：
• 为客人打开车门请客人先上车 • 接待者坐在客人旁边或司机旁 • 主动与客人交谈，介绍当地的风土人情沿途景观 • 到达后，接待者应先下车为客人打开车门，请客人
下车
乘车礼仪（2）
双排、三排座的小型轿车。如果由主人亲自驾驶，一 般前排为上，后排为下。
如果由专职司机驾驶，通常后排为上，前排为 下；以右、中为“尊”，以左为“卑” 。
各个小组的分工执行情况 员工的自我总结和集体总结相结合 奖惩相关人员，并妥善解决会议遗留问题。 方法：座谈会、表彰会、书面总结。
④会议效率评估
• 会议所取得的效果和会议成本的比值。 • 标准：目标是否达成；会议时间是否
合理；与会人员的状态和满意程度及 提出的改进意见；会议服务评估；会 议时间支出、会议成本评估。 • 方法：填写会议评估表。
①提前制定应急预案 ②分类：人员问题；健康与安全问题；
行为问题。 ③处理程序。 向领导报告 启动应急预案 实施应急
方案 必要是向公共应急机构请求支 援 善后工作
⑺与会人员的礼仪
①会议组织者的礼仪。 目的明确 日程清楚 地点具体 主持人、工作人员、服务人员分工明确。 注意迎候
②其他人员礼仪
• 主持人：要处处尊重听众，尊重发言人。防止语言、 表情做出不礼貌的表现。
⑶安排议题、议程和日程
• 秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定 的议题搜集整理出来，列出议程表，提交领 导确定。根据确定的议题，安排日程，以保 证会议有秩序地进行。
⑷会议地点的选择
• 会议地点选择的要求。交通便利；会场大小 与会议规模相符；场地要有良好的设备配置； 场地不受外界干扰；场地要有停车场；场地 的租借成本必须合理。
• 如有必要邀请相关媒体。
⑽制作会议证件
会议正式证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议证件
旁听证 会议工作人员证件
工作证 记者证 出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名 职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
⑾准备会议文件资料
• 主要有会议议程表和日程表、会议座 位分区表和主席台和会场座次表、主 题报告、领导讲话稿、其他发言材料、 开幕词和闭幕词、其他会议材料。
⑿会场
①会场座次 主席台 一般面对会场主入口，面对群
众席。主席台成员的桌上，要放置正 反两面的桌签。
主席团排座
• 主席台位次居中为上，以右为上，前 排为上。
• 主持人可以在前排正中，也可以在前 排最右侧。
• 发言席可以设在主席台正前方或在其 右前方。
发言席
群众席
其他人员排座
• 横排法。 • 竖排法。 • 左右排列法。
⑺会议的食宿安排
• 了解情况。客人中是否信仰伊斯兰教，饮食 方面是否有特别的忌讳，客人的身份、性别、 年龄、是否带家属等。
• 确定餐饮、住宿、用车的标准。接待规格确 定后，根据公司的规定确定餐饮、住宿、用 车标准，秘书不得擅自提高或降低接待标准。
• 预订餐厅、住宿房间。要考虑交通是否方便； 档次是否合适；环境是否安静优雅