文件化信息管理程序

文件化信息管理程序
1.0 目的
通过制定本程序，规范公司文件及记录的创建、分发、访问、检索、使用、保存、变更、保留及处置的行为，来实现文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性的目的。

2.0 适用范围
适用于与公司管理体系相关的文件、资料和记录（含电子档）以及外来文件的管理。

3.0 职责
3.1最高管理者：负责批准管理手册、程序文件及作业准则。

3.2管理者代表：负责审核管理手册、程序文件及作业准则。

组织策划各部门对体系文件的编写。

对体系文件及记录表单的修订/废止做审批，组织对外来文件的使用评审，组织相关人员形成文件评审委员会。

3.3总经办（文控中心）：负责体系文件及记录的编号、登记、发放、回收、保存、归档、作废、
销毁等管理工作。

3.4各部门：负责本部门管辖范围内体系文件及记录信息的编写，并对本部门的文件及记录进行
管理。

3.4文件评审委员会：负责对体系文件的评审。

4.0 定义
4.1一级文件信息：管理手册。

4.2二级文件信息：程序文件。

4.3三级文件信息：作业准则、作业指导书、操作规范、检验标准规范等。

4.4四级文件信息：表单、记录。

4.5外部文件：凡与质量环境管理体系或产品相关的国际、国家、行业标准，顾客、外部提供方
的文件信息（如图样或检验标准）均属之。

4.6文件信息媒介：文件信息的载体，可以是纸质的、电子的等其他方式。

5.0文件的控制
5.1策划
5.1.1总经理任命管理者代表，管理者代表负责组织管理体系文件的编制、发行和更改的控制，
组织相关人员组成文件评审委员会，对体系文件的编制、修订、废止做评审工作。

有关对外部门负责外来文件接收，各部门负责各类内部文件的制定、审核和更改控制。

文控中心负责管理体系文件、记录的编号、发行、回收及作废控制。

5.1.2对于电子媒体文件的管理具体参见《信息化系统管理作业准则》执行。

5.1.3对于技术类文件及外来文件的管理具体参见《文件管理作业准则》执行。

5.1.4对于文件编写人员应有进行相应的培训，熟知文件的编写的要求、方法等。

5.1.5对于公司的体系文件、记录表单、及外来文件等均要进行识别，可作为公司的知识，具体
参见《知识管理程序》执行。

5.2文件化信息建立策划
5.2.1管理手册、程序文件的建立由管理者代表进行策划。

作业准则的建立由各部门负责人或管
理者代表进行策划。

技术文件的建立由各部门负责人进行策划。

5.2.1文件化信息建立策划时应考虑：参考来源、基本格式、文件信息载体、编写要求等。

5.3文件编制
5.3.1 体系文件的编制如下：
管理手册—由管理者代表指派专人编制。

程序文件—由管理者代表依据各职能部门工作性质与体系标准的对应关系，指定相关职能部门负责编制；
作业准则—由各职能部门视工作业务需要或管理者代表指派任务要求，由相关部门指定专人编制。

技术文件—由各职能部门视工作业务需要，由相关部门指定专人编制。

技术文件包括产品技术文件（图纸、产品规格书等）、生产技术文件（作业指导书、工艺参数表等）、质量技术文件（检验规范、检验标准书等）等，具体管理参见《文件管理作业准则》执行。

5.3.2各类体系文件的标准格式均在文件编写前由文控中心统一组织策划，经管理者代表审批后予以实施，各部门在编写文件时不可随意改动格式。

其内容基本上应包含标题、版本、编号、制订部门、生效日期、修订记录、编制、审核、批准栏（也可根据实际情况适当增删）。

管理手册：文件架构基本上应包含概述、职责、内容、结构、发放和使用原则、修改、参考资
料等。

程序文件、作业准则：文件架构基本上应包含目的、适用范围、职责、定义、内容、相关文件、
记录表单、附件等项。

技术类文件：文件架构由各编制单位自行订立。

5.3.3各部门在制定新的体系文件时，应填写《文件制订、修订、废止申请单》，提交文控中心，经管理者代表审批后予以实施。

5.3.4各类体系文件的在编写前由文控中心统一组织策划其编码原则。

具体如下：
管理手册：
流水号（01,02,03…）
手册类文件
公司代号
程序文件：
流水号（01,02,03…）
程序类文件
公司代号
作业准则
流水号（01,02,03…）
（该编码
准则类文件
各部门代号
公司代号
注：总经办（含最高管理者、管理者代表）—A、财务中心—B、营销中心（含管辖部门）—C、制造中心—D、人力资源部—E、出口部—F、采购部—G、研发部门（含各部）—H、品质部—I、工程部—J、生产部—K、PMC部—L
技术类文件：其编码原则由各编制单位自行订立，具体参见《文件管理作业准则》执行。

5.4文件评审
5.4.1管理手册、程序文件、作业准则文件编写完成后先提交文控中心核实其编号、格式是否正确，再提交给文件评审委员会进行评审，评审时应重点考虑：文件的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性等。

对于引用的关联文件或表单要做确认是否一致。

对于评审不通过，应按要求
修订完善或终止编制。

5.4.2对于产品技术、生产技术、质量技术类文件由各主管部门负责人自行评审，评审时应重点考虑：文件的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性等。

对于引用的关联文件或表单要做确认是否一致。

对于评审不通过，应按要求修订完善或终止编制。

5.5文件审批
5.5.1管理手册、程序文件、作业准则文件由管理者代表审核，总经理批准。

5.5.2对于产品技术、生产技术、质量技术类文件由各主管部门主管或指派专人审核，部门最高领导批准。

5.5.3文件审批如不通过，编制人员应了解问题，及时重新修订完善后再进行审批。

5.6文件发放前准备
5.6.1经过审批后的文件统一交到文控中心。

文控员须检查文件是否清晰、干净。

检查文件的编号、版本/修改号、生效日期，是否经过审核、审批等。

确定无误的文件，文控员将文件记录到《文件总览表》列帐管理。

5.6.2在文件发放前文控中心应与编制部门或管理者代表沟通，明确文件发放的范围，是纸质
档还是电子档发放，是否需要受控等。

并填写《文件分发一览表》，对于纸质档应复印需要发
放的份数，对于受控文件需在文件首页加盖红色文件受控章（对于技术类文件须每页加盖）。

非
受控文件发放无需加盖发行章。

5.7文件发放及回收
5.7.1文控中心依据《文件分发一览表》，将文件发放至各部门或人员。

发放时间原则上不允许超过审批时间二天。

并填写《文件发放与回收记录表》。

5.7.2文控中心对于电子档文件可以采用邮件、网络盘、OA系统等途径发放至各部门或人员处，并填写《文件发放与回收记录表》做相应备注。

5.7.3文控中心对于更新版本的文件，在发放时必须做好旧版文件回收，各部门在收到新版文件的同时及时提交旧版文件，回收时间原则上不允许超过二天时间，以防止失效文件的使用。

文控员应填写《文件发放与回收记录表》注明回收情况。

5.7.4不在发放范围内的部门或因破损而需领用文件的部门，须填写《文件领用、借用申请单》，写明申请文件名称、编号、申请原因等给文件中心，经原编制部门负责人或管理者代表批准同意方可执行补发。

必要时文控中心可调整《文件分发一览表》。

5.8文件使用
5.8.1 文件分发到各使用部门，各部门应及时组织相关人员进行学习理解。

对体系文件的学习
人力资源部应每年策划组织相关人员进行专门培训，具体培训过程参见《人力资源管理程序》。

5.8.1 文件使用部门/人员应保持文件的完整和清晰，确保文件页数、段落、文字等内容的正确，
不得擅自涂改，防止不当使用及失密。

对规定需要在现场展示或公布的文件应在现场适当的位
置进行公布或展示。

非现场使用的文件，各使用部门可指派专人自行集中管理。

使用部门/人员
不得以复印文件替代正式文件。

5.8.2 当使用中的文件有缺页、破损、字迹模糊、内容不清晰而影响使用时，使用部门应持原文件到文控中心进行更换，不可以复印方式自行处理。

5.8.3 在使用过程中，使用人若发现文件规定不合理或存在错误应及时与原编写部门/人员进行沟通，其沟通方式及流程可参见《沟通与信息管理程序》执行，同时向文控员反馈，并由文控员负责跟进原编写部门/人员进行修订。

5.8.4 必要时，对允许借用或查询的文件，有关部门应当对借用或查询的情况进行登记，并在《文件分发一览表》注明情况。

5.8.5 对有保密要求的文件，有关部门/人员应当妥善保管以防止泄密。

任何人员都不得进行未经授权的文件复制或泄密。

5.9使用评价
5.9.1所有文件通过实际使用、内外部审核、管理评审或管理者代表组织专题评审等方式，来评价其文件的符合性、有效性、适用性等，必要时应进行相应修改及完善。

具体可参见《持续改进管理程序》执行。

5.10文件修订
5.10.1文件的修订或更改由原编制部门执行，修订完的文件的评审、审批、发放等参照本程序5.4、5.5、5.6、5.7条款执行。

文件最新更改内容需以粗斜体加底纹表示，以便于区分修改内容。

5.10.2文件修订或更改时需注明修订或更改记录、版本/修改号、生效日期等。

5.10.3对于管理手册、程序文件、作业准则的修订或更改其版本/修改号应做相应变更，具体如下：
A / 0
为修订时的记录数字码。

表示该文件已修订的次数。

由
0开始，超过5时，则整份文件由原版次改为下一版次。

对于大的修订可直接改为下一版次。

版本号，以26个字母方式依序递增（A、B、C……）。

5.10.4对于各类技术文件的修订要求，具体参见《文件管理作业准则》(/AW11-01)
5.11文件作废申请
经评价审核已不适用的文件，由原编制部门提出作废申请，填写《文件制订、修订、废止申请单》提交文控中心。

5.12作废审批
文控中心将《文件制订、修订、废止申请单》提交给管理者代表进行审批。

审批不通过则要求提出部门按审批意见执行。

通过则由文控中心执行作废处理。

5.12文件报废处理
5.12.1经审批同意作废的文件，由文控中心通知相关使用部门统一回收后销毁或直接通知使用部门自行销毁（原则上要求在接到通知后三天内销毁完毕），以防止无效文件被继续使用。

存放在文控中心的旧版次原件可加盖“过时保留”章并保存，做好标识易于查找。

销毁文件时应在《文件发放与回收记录表》注明销毁情况。

5.12.2文控中心盖有“过时保留”的文件应保存3个日历年时间，超期可进行销毁处理，如仍有保留价值的作废文件应无期限保存。

6.0记录的控制
6.1记录表单编制
6.1.1 列入体系文件中的记录表单，由原文件编制部门负责设计制作，在设计时应与使用单位沟通，充分考虑表单的合理性，方便性，适用性等。

6.1.2列入体系文件中的记录表单应进行编号管理，并可明确期版本，具体如下：
A/1,A/2,A/3…）
01、02、03…）
（该码
皆相同）
6.1.3对于未列入体系文件管控的记录表单，由各使用部门自行设计制作，无需编号。

6.2表单审批
6.2.1 列入体系文件中的记录表单随体系文件一同评审及审批，具体参见本程序5.4、5.5条款执行。

对于未列入体系文件管控的记录表单由各使用部门最高领导审批。

6.3正式表单归档文控
列入体系文件中的记录表单经审批后，文控中心应填写《记录一览表》，明确其名称、编号、编制
部门、保存期限等，并保存一份空白表单列帐管理。

对于未列入体系文件管控的记录表单由各使用部门自行归档（保存期限视实际需要决定）及管理。

6.4对外发布使用
列入体系文件中的记录表单随体系文件一同发布使用。

对于未列入体系文件管控的记录表单由各使用部门自行发布使用。

6.5填写表单数据
各部门应按记录表单内容要求认真填写记录，记录内容填写应保持规范、完整、清晰，数据是否准确、可靠，并不得使用铅笔，不得随意涂改。

记录的内容如需更改应在更改处打双横线“=”,并在被更改的原内容旁边写上更改后的内容并由更改人签名及日期。

6.6表单归档前核查
各类表单依规定填写完成后，应按相关文件中和流程要求送交领导审批。

审批时将确认记录表单内容填写是否规范、完整、清晰，数据是否准确、可靠。

如不符要求，需退还到使用部门/人员重新整理。

对于审批完成的记录表单各责任部门应通过复印或扫描分发致各使用单位，并对原稿进行归档保存。

6.7记录整理、标识归档
各部门应指派专人负责本部门记录表单的整理、归类、标识和保管。

以方便对记录表单的查找，防止损坏、丢失等。

6.8记录归档的日常管理
各部门应指派专人负责本部门归档记录表单的日常管理，存放场所应注意防潮、防尘、防损等。

不定期对归档的记录表单存放情况进行检查，以确保记录表单不被损坏、丢失。

6.9过期记录处理
列入体系文件中的记录表单依据体系文件中的保存期限进行保存，具体可见《记录一览表》（FT/QP-11-06），未到期不得销毁。

如果已到期由保管单位自行销毁。

对于某些因客户要求或其他原因需要延长记录保存时间的，保管单位应永久保存。

对于未列入体系文件管控的记录表单到期后由各保管单位自行处理。

8.0 相关文件
8.1《人力资源管理程序》
8.2《沟通与信息管理程序》
8.3《知识管理程序》
8.4《持续改进管理程序》
8.5《文件管理作业准则》
8.6《信息化系统管理作业准则》
9.0记录表单
9.1《文件制订、修订、废止申请单》
9.2《文件总览表》
9.3《文件分发一览表》
9.4《文件发放与回收记录表》
9.5《文件领用、借用申请单》
9.6《记录一览表》
10.0附件
10.1 附件1：《文件化信息管理流程图》。