整合营销系列课程 事件策划与执行培训
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华丽想法
判断四： 不做无法改变事实的努力
前期准备－确立目标的程序
定位准确 定义清楚 确定资源
与客户共同陈述项目的目的 与客户反复讨论达成一致
尽快让项目组成员参与讨论 如何衡量项目效果?
怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准 列出所需资源 检查已有资源 寻求可调用资源
前期准备－预算
先确定预算， 再确定计划是
• 预定的检查时间通报:
– 向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐 – 使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? – 应付意外情况、赢得补救机会
项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标
所有子目标的完成将自然导致总目标的完成 与所有成员逐个讨论总目标
明确每个成员的工作及在总体任务中的位置 为每个成员限定目标要求及资源
事件策划与执行培训
说在前面的话 前期准备
团队组成和时间表
核
活动场地
心
内
车辆安排
容
来宾接待（记者）
现场布置
后勤工作
媒体接待基础文件
目的和程序 预算 构思
团队组成 项目推进表 工作说明书
选择要求 场地情况 停车场 接待用车 特殊嘉宾
说在前面的话
① 3个前提：
产品同质化 ➢ 传播策划
媒体资源有限化 ➢ 议题策划
Leabharlann Baidu
车辆安排－活动班车
• 来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？ • 以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确
定每班班车的间隔时间、发车辆数 • 班车品牌？新旧程度？ • 司机素质如何？会否迷路？联系方式？ • 班车途经路线是否有拥堵可能？ • 预留至少一辆机动车辆
车辆安排－特殊来宾接待
• 特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？ 是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？
场地选择－询问
• 是否有档期？ • 是否有足够的布展时间？ • 场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ • 场地清扫需要特别安排吗？ • 场地可容纳多少人？ • 使用该场地是否需要办理特别手续？ • 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ • 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ • 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ • 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ • 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ • 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？ • 场地是否有存放杂物或资料的地方？
• 项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3 ）
– 项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 – 物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 – 人员分工：列出每个子项目负责人
• 必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？
– 场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 – 重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 – 其他不可控因素
– 新闻稿 – 主持人台本 – 领导讲话稿 – 重要领导的现场文件夹内容资料
• 通讯录
工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素/相互关系及检查点
• 明确活动基本要素利于活动掌控 – 参与人员的工作指导，提升工作效率 – 新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）
• 相互关系的确认 – 部门之间的配合和各自负责人； – 哪些事情可以同时进行； – 完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找 到最好的方法；
车辆安排－停车场
• 停车场在哪里？ • 从停车场到活动场地步行需要多长时间？ • 通过哪些线路？ • 停车场的开放和关闭时间？ • 停车场需要什么凭证？ • 是否可以专辟停车场？ • 是否有VIP专用停车场？ • 是否有“停车已满”标志牌？ • 停车场是否有保安管理？ • 工作用车停在哪里？是否需付费？
使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利
运用子目标来限定责任和要求
可能出错的就一定会出错！
团队构成和时间表－工作说明书
• 活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） • 活动物料汇总 • 部门工作（接待）流程和要求 • 活动现场具体分工（人员位置和要求） • 文案准备
• 在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ • 在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？
团队构成和时间表－团队
确定你的工作团队
▪ 项目负责人 ▪ 参与部门 ▪ 项目所必须的人员配备
确定你的供应商 ▪ 供应商列表和对应联系人：
▪ 场地
▪ 搭建 ▪ 租车/礼仪 ▪ 摄影摄像 ▪ 其他
团队构成和时间表－项目推进表
• 检查点可为我们提供补救的机会 – 定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目 进展，并对意外情况作出补救。
场地选择－列出要求
• 需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 • 来宾人数：测算最小面积要求 • 活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？
是否有顶高要求？是否有破坏可能？ • 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 • 气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 • 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
稳妥的方法
确定必须成本 ➢ 来宾交通及接待 ➢ 场地施工和装饰 ➢ 工作人员费用
纳入非必须成本 ➢ 表演和娱乐 ➢ 主持人等
其他
前期准备－构思
• 摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程， 这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细 地说给你的团队，以便获得补充：
– 每个环节可能出现问题的地方 – 每个环节所需用到的物料 – 每个环节是否可以再优化 – 每个环节是否给人惊喜
传播手段重复化 ➢ 主题策划
③ 1个目的
满足客户要求
公关策划
321 法则
② 2个关键点
符合定位 ➢ 支持品牌/产品定位
结果导向 ➢ 方案的可行性 ➢ 符合客户要求
前期准备－目的
判断一： 采取何种方式
判断二： 在活动中体现什么内容
确定你的目标--意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路
判断三： 抛弃一切非目标必须的
• 特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？ • 特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动
前是否观看场地并参加彩排？ • 由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？） • 特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒
来宾接待
判断四： 不做无法改变事实的努力
前期准备－确立目标的程序
定位准确 定义清楚 确定资源
与客户共同陈述项目的目的 与客户反复讨论达成一致
尽快让项目组成员参与讨论 如何衡量项目效果?
怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准 列出所需资源 检查已有资源 寻求可调用资源
前期准备－预算
先确定预算， 再确定计划是
• 预定的检查时间通报:
– 向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐 – 使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? – 应付意外情况、赢得补救机会
项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标
所有子目标的完成将自然导致总目标的完成 与所有成员逐个讨论总目标
明确每个成员的工作及在总体任务中的位置 为每个成员限定目标要求及资源
事件策划与执行培训
说在前面的话 前期准备
团队组成和时间表
核
活动场地
心
内
车辆安排
容
来宾接待（记者）
现场布置
后勤工作
媒体接待基础文件
目的和程序 预算 构思
团队组成 项目推进表 工作说明书
选择要求 场地情况 停车场 接待用车 特殊嘉宾
说在前面的话
① 3个前提：
产品同质化 ➢ 传播策划
媒体资源有限化 ➢ 议题策划
Leabharlann Baidu
车辆安排－活动班车
• 来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？ • 以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确
定每班班车的间隔时间、发车辆数 • 班车品牌？新旧程度？ • 司机素质如何？会否迷路？联系方式？ • 班车途经路线是否有拥堵可能？ • 预留至少一辆机动车辆
车辆安排－特殊来宾接待
• 特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？ 是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？
场地选择－询问
• 是否有档期？ • 是否有足够的布展时间？ • 场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ • 场地清扫需要特别安排吗？ • 场地可容纳多少人？ • 使用该场地是否需要办理特别手续？ • 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ • 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ • 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ • 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ • 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ • 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？ • 场地是否有存放杂物或资料的地方？
• 项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3 ）
– 项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 – 物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 – 人员分工：列出每个子项目负责人
• 必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？
– 场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 – 重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 – 其他不可控因素
– 新闻稿 – 主持人台本 – 领导讲话稿 – 重要领导的现场文件夹内容资料
• 通讯录
工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素/相互关系及检查点
• 明确活动基本要素利于活动掌控 – 参与人员的工作指导，提升工作效率 – 新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）
• 相互关系的确认 – 部门之间的配合和各自负责人； – 哪些事情可以同时进行； – 完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找 到最好的方法；
车辆安排－停车场
• 停车场在哪里？ • 从停车场到活动场地步行需要多长时间？ • 通过哪些线路？ • 停车场的开放和关闭时间？ • 停车场需要什么凭证？ • 是否可以专辟停车场？ • 是否有VIP专用停车场？ • 是否有“停车已满”标志牌？ • 停车场是否有保安管理？ • 工作用车停在哪里？是否需付费？
使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利
运用子目标来限定责任和要求
可能出错的就一定会出错！
团队构成和时间表－工作说明书
• 活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） • 活动物料汇总 • 部门工作（接待）流程和要求 • 活动现场具体分工（人员位置和要求） • 文案准备
• 在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ • 在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？
团队构成和时间表－团队
确定你的工作团队
▪ 项目负责人 ▪ 参与部门 ▪ 项目所必须的人员配备
确定你的供应商 ▪ 供应商列表和对应联系人：
▪ 场地
▪ 搭建 ▪ 租车/礼仪 ▪ 摄影摄像 ▪ 其他
团队构成和时间表－项目推进表
• 检查点可为我们提供补救的机会 – 定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目 进展，并对意外情况作出补救。
场地选择－列出要求
• 需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 • 来宾人数：测算最小面积要求 • 活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？
是否有顶高要求？是否有破坏可能？ • 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 • 气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 • 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
稳妥的方法
确定必须成本 ➢ 来宾交通及接待 ➢ 场地施工和装饰 ➢ 工作人员费用
纳入非必须成本 ➢ 表演和娱乐 ➢ 主持人等
其他
前期准备－构思
• 摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程， 这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细 地说给你的团队，以便获得补充：
– 每个环节可能出现问题的地方 – 每个环节所需用到的物料 – 每个环节是否可以再优化 – 每个环节是否给人惊喜
传播手段重复化 ➢ 主题策划
③ 1个目的
满足客户要求
公关策划
321 法则
② 2个关键点
符合定位 ➢ 支持品牌/产品定位
结果导向 ➢ 方案的可行性 ➢ 符合客户要求
前期准备－目的
判断一： 采取何种方式
判断二： 在活动中体现什么内容
确定你的目标--意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路
判断三： 抛弃一切非目标必须的
• 特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？ • 特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动
前是否观看场地并参加彩排？ • 由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？） • 特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒
来宾接待