进一步加强公文处理和档案管理工作

进一步加强公文处理和档案管理工作

的调研报告

随着机关各项业务工作的开展，形成的各种门类、各种载体的档案资源日趋丰富，这些是机关职能活动记录、工作查考依据、组织机构沿革的第一手材料现就如何做好机关的公文处理和档案管理工作，提出如下几点粗浅意见。

一、公文处理中存在的问题及原因

（一）存在的问题：

1、公文质量有待提高。尽管有相关规定制度，但目前有些公文的格式不够规范，导致公文种类混用的现象偶有发生；有些公文文字表述不准确、用词不规范；有些公文文字校对不细心而造成的错字别字、掉字漏字、多出无用字的现象，使公文表达的意思不准确、不清楚甚至截然相反，影响了公文的质量。

2、人为形成的紧急公文过多。有时因缺乏计划性和前瞻性，公文撰写准备工作不充分，或未征求有关部门意见，文件上报后，还需从基础工作入手，进行大量征求意见和调研工作，导致人为形成的紧急公文过多。

3、公文处理不够及时。在收文处理中，有的不能按规定时限处理文件，有的拟办意见不到位，致使文件运转程序出现问题，有的没有照准政策依据或者没有根据实际情况提出办理

意见，出现了误事误时现象。在发文处理中，因办理不及时，导致上级机关研究决策或下级机关贯彻执行的时间太少，影响了公文的效用。

（二）原因分析：

1、工作能力和业务水平有待提高。平时缺乏加强对基本科学文化知识、公文处理知识的学习，个人综合素质不强，业务水平不高，导致了公文处理工作中出现问题。

2、工作责任心不够强。个别公文办理人员没有树立起高标准、严要求、准确办理每一件文件的意识，以至于在公文处理工作中不够细致、严谨。

3、对工作程序的了解不够深入。没有认真学习和掌握有关公文处理的工作规则和操办程序，导致办文无头绪，办事无章法，工作显得很忙乱，质量和效率打了折扣。

二、加强公文处理工作的建议和具体措施

（一）提高认识，转变观念，为做好公文处理工作提供有力的思想保障。公文处理工作人员要具备一定的文字理论水平、责任心强、业务水平高，并不断加强业务培训，不断丰富其理论知识，从而不断提高机关公文处理工作水平，确保机关各项工作的正常开展。

（二）建章立制，规范程序，为做好公文处理工作提供制度保障。要重点完善三项制度：一是领导把关制度；二是工作运行制度；三是责任追究制度，全方位实行公文处理工作目标

责任制，将公文质量作为衡量工作实绩及年度评先树优的主要依据，凡不按规定程序向外报送公文，或公文格式不规范、公文质量问题突出的，要予以通报批评、予以撤销、废止，并追究有关人员责任，从而不断增强公文办理人员的工作责任感和压力感。

（三）认真校核，从严把关，为提高公文处理质量提供工作保证。一是发文校核。从工作需要出发，坚持从严把关，少发文，克服“文山”现象的发生。二是格式校核。通过严格校核，使文件格式方面能够遵循正确的行文关系，准确恰当的选择文种，使用完整的文件格式，严防漏项、错项或多项现象的发生。三是内容校核。在公文审核时，依据党的路线、方针、政策及国家法律法规结合国家、省、市要求，进行认真核对，严防出现原则性失误和错误。四是文字校核。在保持公文原意的前提下，进行文字核对与处理，使公文的观点明确、思路清晰、结构严谨、语言简练，字词标点使用恰当，人名、地名、时间等数字准确无误。

（四）全面加强队伍建设，为做好公文处理工作提供组织保证。一是加强思想政治建设。通过不断学习，引导办文人员运用马列主义的立场、观点和方法分析问题，保证公文处理工作始终沿着正确的政治方向运行。二是加强业务建设。不断强化公文办理人员公文处理工作的规范化、法制化意识。此外，要认真抓好公文办理人员的业务培训工作，要采取多种方式，

不断提高公文办理人员的思想政治素质、业务知识和文字工作能力。

三、做好文件材料的归档工作

文件材料是档案的前身，档案是文件材料的归宿。文件材料经过合理、规范的整理才能转化为具有保存价值的档案。文件材料的归档以各股室为主，档案室要理顺管理职能，加强与各股室的业务联系、指导和监督。

(一)抓好公文处理工作，严格按照规定。规范机关公文处理流程；

(二)抓好业务部门文件资料的收集、保管；

（三）抓好各部门业务文件材料的归档工作，保证业务档案质量；

（四）抓好文件材料的销毁工作，规范销毁文件的登记造册、销毁报告、审批监销程序。

四、做好档案工作的开发利用

开发利用档案资料是档案管理的最终目的，是实现档案自身价值的根本途径。第一，要做好一年一度的立卷归档工作，按照本单位制定的分类方案，建立多元化的档案管理模式，提高文件材料的归档率和齐全完整率，丰富各种门类、各种载体的档案资源，为档案资源开发利用创造条件；第二，要结合自身档案管理的特点，加快档案信息微机化管理的步伐，提高查阅档案的效率；第三，档案室对库藏档案资料进行研究，编撰

多种编研材料，提高档案综合利用水平，为机关各项工作做好服务。

档案工作是机关基础工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，因此，要增强档案意识，把档案工作纳入重要议事日程，提高档案人员的素质，加强法制建设，做好档案管理的开发利用等工作，切实抓紧、抓好、抓出成效。