关于加强机关档案信息化建设的意见

关于加强机关档案信息化建设的意见

各县、区档案局，市直各单位：

为进一步加强全市各机关档案信息化建设，提高机关档案管理现代化水平，根据省档案局《关于加强机关档案信息化建设的意见》（皖档发…2008‟14号）、《蚌埠市档案事业发展“十一五”规划》的要求，结合我市机关档案工作实际，提出以下意见。

一、统一思想，提高对机关档案信息化建设重要性的认识

档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划

和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。机关档案信息化是机关信息化建设的重要组成部分，是电子政务建设的重要内容。加强机关档案信息化建设是机关适应时代和社会发展的需求，是提高档案管理和服务水平的必然趋势。

各机关应高度重视本单位档案信息化建设工作，充分认识档案信息化建设在促进机关档案工作发展中的重要作用，统一思想，提高认识，全面坚持以档案信息资源建设为核心，以电子文件管理为重点，以档案信息资源开发利用为目标的指导思想，坚持信息技术与管理并重、档案信息化与机关信息化同步、确保档案信息安全的原则，进一步增强工作的计划性和主动性，采取有效措施，统筹规划，加大投入，全面推动机关档案管理现代化。

二、明确目标，全面落实机关档案信息化建设任务

各机关应结合实际，制定档案信息化建设规划，并纳入本机关信息化总体规划，有计划有步骤地全面落实机关档案信息化建设任务。

（一）加强档案信息化基础设施建设

各机关应根据档案信息化建设的实际需要，以高性能计算机为核心，配备相应的扫描仪、数码相机、数码摄像机等相应的设施设备。机关集中管理电子文件的部门，应当按照《电子文件归档与管理规范》中的相关要求，具备电子文件储存、检索、迁移、备份的设施和条件。

（二）加强档案管理应用系统建设

各单位要使用符合市档案主管部门要求的档案管理软件。目前，各机关使用的档案管理软件参差不齐，有的软件所使用的文件格式不能进行数据交换，影响目录数据库移交档案馆后的管理与利用。软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，为档案信息采集、交换、资源共享创造条件。到“十一五”末，机关计算机管理档案软件的普及率要达到100%。

（三）加强机关档案信息资源建设

1、规范电子文件的归档与管理

各机关档案部门要根据《电子文件归档与管理规范》的要求，做好电子文件收集、归档和管理工作。已产生电子公文的各级机关要尽快建立和完善电子公文归档制度，并按照《电子公文归档管理暂行办法》的要求逐步实现电子公文实时归档。各机关档案部门对所产生的电子文件归档工作要及时进行指导，提供必要的咨询和帮助，保证本单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。

2、加快室藏档案的数字化进程

各机关要重视室藏档案的数字化工作，要根据室藏档案的种类、数量和内容，有计划地加快档案数字化。要大力加强室藏档案的目录数据库建设，每年在文件归档时必须进行档案数据的采集和录入，对目前室藏档案尚未进行数据采集和录入的，要有计划、有步骤地进行补录。各机关在向国家综合档案馆移交纸质文件级目录的同时，必须移交符合规范标准的机读目录。

有条件的单位在加强文件级目录数据库建设的同时，还应重视纸质档案全文数据库建设，逐步实现档案的全文信息查询。要针对本单位在重要活动中所形成的声像档案，按照档案数字化规范的要求，逐步建立起本单位档案多媒体数据库。

3、深化档案信息资源开发利用

各机关档案部门要以政务信息公开作为切入点，科学整合现有室藏各类档案资源。要不断推进服务机制的创新，提高档案信息资源开发利用水平和公共服务能力，有意识地依

托政府信息公开平台、机关信息网站为社会公众提供本单位已公开档案信息、已公开现行文件以及其他政府公开信息服务，最大限度地满足人民群众对档案信息的需求。

三、规范管理，进一步保障机关档案信息化建设的开展

（一）加强对机关档案信息化建设的领导与监督

各机关要加强对档案信息化建设的领导，统一规划，稳步推进档案信息化建设的发展。各机关档案部门应加强对本机关及下属单位电子文件的形成、办理、收集和归档工作的有效监督，进一步完善监督机制和保障手段，促进档案信息化建设的顺利发展。

（二）明确机关电子文件归档与管理工作职责

严格按照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》的要求，明确本机关电子文件处理程序和相关部门及人员的岗位职责，做到专项工作有专人负责，专项设备有专人保管与维护。机关档案部门负责电子文件的接收、管理与开发利用；机关文件管理部门和文书人员应当规范电子文件的形成、办理、交换的操作程序；机关信息系统管理人员应当对电子文件管理系统的安全、运转负责；机关业务人员应当确保其活动中形成的电子文件的完整和准确。

（三）建立机关档案信息安全保障制度

各机关要不断深入贯彻国家关于加强信息安全保障工作的方针政策，进一步完善信息安全制度建设，提高档案信息安全保障能力。要建立健全档案数字化、网站运行、数据库管理等工作规章制度。加强计算机网络软硬件系统的管理，机关档案信息系统必须与公共网络实行物理隔离；加强数据库管理，应对数据进行异地脱机备份；电子文件、目录与纸质文件、目录同时保存、归档；加强网站管理，所有发布的信息都应按规定程序和要求进行审查，强化网上利用时的身份认证和密钥管理，确保档案信息在网络传输和利用过程中的安全。

（四）规范对机关档案信息化的标准化管理

各机关在进行档案信息化建设的过程中，应严格执行相关业务规章和技术规范，按照国家档案局制定发布的各项技术标准开展档案数字化、电子文件归档、数据库建设和档案

网站管理工作，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。

（五）加大专门人才培养力度

要充分利用多种教育培训途径，加强对档案人员的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、高新技术知识、现代管理技术知识的培训，提高档案人员的理论和业务素质；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案人员信息化知识水平，培养既精通信息技术又熟悉档案业务的复合型人才，促进机关档案信息化建设健康发展。

蚌埠市档案局

2008年8月20日