为行政办公搭建一个信息化管理平台

为行政办公搭建一个信息化管理平台
随着时代发展，新科技不断进步，应用先进的计算机和通信技术手段，建设一个安全、可靠、高效的信息网络和电子化办公管理系统，实现办公事务处理、信息管理、档案管理、日常业务工作的规范化、标准化、智能化的信息办公平台势在必行。

（一）建立统一的工作事项记录、办公资料信息收集平台。

在实际工作中，每件事、每个人、每时刻都在不断地接收信息、加工信息和利用信息。

内容繁多，包括正式的公文、内外单位传送的文件资料、电话传真、电子邮件等，形式多样，有纸质文件、电子文档，图片、录音、录像等；一件工作事项涉及多部门、多人员。

事前、事中、事后会形成各种形式资料，纸质材料应按卷宗方式进行保管，同样电子信息材料也需要以卷宗形式存储。

目前由于工作中存储材料、记录事项一般是按时间流水性的存放在电脑中，随意性大，造成信息的不连续性，零散资料不能相互关联，很难将一件工作的材料捆绑在一起存放，这样既不能阅览整体事件的全貌，也不能反映前后形成历程。

如果为行政办公搭建一个信息化管理平台。

每个人在处理一项工作时，随时就可以将产生的文件信息采集到平台中，实现平时收集整理，标准统一，集中存储的服务器上永久保管。

做到工作信息资料的连续、
完整、规范。

（二）建立一个办公事项自动流转、信息共享的交流平台。

工作中除了标准公文处理以外，还存在大量的日常的事务处理。

涉及横向或纵向的部门之间、上下级之间和人员之间的事务，平时靠上门递交、传真、电话等方式进行。

文档信息的存储本身是电子格式，却使用手工方式传送，还需要做打印、复印工作，不仅浪费纸张和时间，也增加了劳动强度，有时人员之间还相互干扰工作。

除此之外，人员都在各自的部门办公，信息却不能实时沟通和使用；作为领导无法及时的掌握一线的一手信息，信息了解不够全面、及时，也不利于决策工作。

在实际工作事项处理过程中，客观上需要部门之间、上下级之间和人员之间的事务转接和信息交流，通过平台实现信息共享、实时通信、在线提醒、动态流转，解决人工流转周期长、遗漏、滞后等现象。

（三）建立一个将全部工作资料电子化，形成完整电子化档案平台。

传统的档案资料管理模式，是将纸质档案按分类的方式收集保管。

但是随着信息化社会的发展，纸质文件档案管理是必要的，但除了纸质文件外，还存在大量的多种电子资料。

当今，迫切需要一套电子化档案管理系统，即可以把工作事项的全部资料捆绑式的归集起来形成电子档案，也可以把纸质档案扫描转化为电子文件，并且与档案编号对应，做到纸质与电子两种形式相互对应统一。

既解决了纸质
资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，又解决了平时不注意资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。

也解决了以往纸质档案资料管理中的标准不统一、整理的规格不统一等问题。

做到了“一次采集，反复利用”，保证了资料档案的原始性、完整性、准确性。

（四）建立一个利于自我监督、领导监控、辅助决策扁平化工作平台。

工作中上级领导需要及时了解下级的工作状态，以及每项工作的进展情况。

目前只能靠下级汇报的方式被动的接收工作信息，做不到自主实时的获得全方位信息，因此不能及时掌握每个人工作状态，每件事的进展程度，不能全面反映一个单位、一个处室的整体工作，不利于自我监督和领导监控，不利于一件事的督办完成，不利于领导决策提供全面的信息。

平台通过记录每个人、每件事的工作材料，及时掌握每个人工作状态，每件事的进展程度，全面反映一个单位、一个处室的整体工作，形成自我监督和领导监控，为领导决策提供全面的信息。

（五）建立一个信息快速检索，电子化档案查阅平台。

纸质资料不易翻阅，即便是电脑中的电子文件，也是依靠人工记忆去查找，不能快速定位，常常发生应用时确不能找到的尴尬现象。

以手工方式采集、传递、接收、归档资料信息，容易造成内容残缺不全，影响了资料信息的完整性、真实性和连续性。

往往是“拿出来一摊，翻起来一片，查起来没法”，
根本不能适应信息化发展的要求。

尤其是工作档案资料信息量度大，时间跨度长，如果档案资料及文档信息收集不齐全、存放不统一，不能实时共享，直接造成检索难，查阅不方便。

通过平台记录全部工作事项，以及每件事事前、事中、事后相关材料进行采集，形成一套电子化档案，电子档案具有更好的优越性，记录内容齐全，长期保管方便，具备共享和快速检索的功能。

如果需要查找某一事件，即刻就能搜索到，展现相关联的材料信息，还原事件的历史全貌。

另外，还能够展现一个单位、一个部门、一位工作人员全部的工作事件档案。

总体来说，要建设办公自动化一个信息平台、领导决策的一个信息中心、对内信息沟通的一个桥梁，成为行政办公综合性管理的支撑平台。