关于提交专利申请文件和缴纳专利费用的几点要求

关于提交专利申请文件和缴纳专利费用的几点要求

各市知识产权局、各专利代理机构、专利申请人及有关单位：

2003年，济南专利代办处受理专利申请16264件，比去年增长了23.10%。收取专利费用1454.3888万元，比去年增长了12%左右。这些任务的完成与各市专利管理部门、专利代理机构以及专利申请人的大力支持与配合是分不开的。为了进一步做好专利申请受理和专利收费工作，加快受理和审查速度，减少差错，现结合工作实际提出以下几点要求：

1、对提交的专利申请文件要进行编号。

目前，受理的专利申请文件中，缺页、错页、重页造成实际文件页数与请求书记载的页数不一致的现象屡有发生，对以后的审查程序带来很大的被动。有些代理机构已经对提交的申请文件进行了编号，而且比较好地避免了上述问题的发生。为全面提高申请文件的质量，请统一对提交的每一份专利申请文件按照规定的顺序用钢笔或圆珠笔进行编号，通过编号对申请文件进行校对。

首先，将准备提交的两份申请文件按下列顺序排放：

⑴发明和实用新型专利申请：一般按照第1和第2两份请求书（两份放在一起）、说明书摘要、摘要附图、权利要求书、说明书、说明书附图、费用减缓请求书、费减证明、提前公开声明、实审请求书、实审参考资料、代理人委托书、第2份文件的说明书摘要、摘要附图、权利要求书、说明书、说明书附图的顺序排放。

⑵外观设计专利申请：一般按照第1和第2两份请求书（两份放在一起）、外观设计图片或照片、简要说明、费用减缓请求书、费减证明、代理人委托书；第2份文件的外观设计图或照片、简要说明的顺序排放。

然后，对第一份申请文件按照实际页数的顺序在右上角用阿拉伯数字进行编号。编号的方法为：从两份请求书的第2份（正本）开始编号（放在上面的第一份请求书为代办处校对用，不编号），请求书一般为2页，分别编1、2页（申请人数量比较多，启用请求书附页的，则请求书需编1、2、3页），说明书摘要为3，摘要附图为4，权利要求书为2页分别编为5、6，说明书有3页分别编为7、8、9，费用减缓请求书为10，费减证明为11，提前公开声明12，实审请求书为13，实审参考资料为14（实审参考资料不论有几页，均在第一页上并按一页进行编号），最后一页为代理人委托书15。编好以后，一定要与请求书中的"申请文件清单"和"附加文件清单"进行认真核对，两部分的页数相加之和就是应该编号的总数。

二、申请文件的格式要规范、统一。

专利申请的请求书全部采用新式表格，并使用2页分开的A4纸张（便于扫描）。请求书的内容要清晰，文字不得涂改。费用减缓请求书的文字要打印，费用减缓证明文件全部采用标准规格的A4纸张并打印。

装在信封内准备邮寄的专利申请文件，要用曲别针别起来，或用透明塑料袋分装，但是不能用订书机装订，更不能将几份申请文件互相混排、混装。

向济南专利代办处传送专利申请文件尽可能不用"快递"方式。因为，这种"快递"方式传送的专利申请文件，是以实际送达代办处的日期为专利申请日，而且传递的速度并不快，一旦出现文件丢失现象就很难查找。

三、请求书的申请人地址必须写清楚所属的市、县、区。

济南专利代办处对受理的山东省各市的专利申请要进行统计，而且要统计到各县（区）。这种统计是通过对县（区）名称采用编码的方式进行的。因此，在请求书的申请人地址中务必将省、市、县（区）的内容全部写全。现在有些单位的专利申请量统计不够准确，主要原

因是请求书中?quot;申请人地址"一栏没有写明具体的市、县（区），使代办处在数据采集时无法将其分在哪个县（区）。如：山东省济南市天桥区无影山路15号，写成"山东省济南市无影山路15号"。这样写通信地址，虽然不影响信件的投递，但是这份专利申请就有可能统计不到济南市天桥区了。又如，山东省济南市章丘市白云路车站街127号，写成"山东省章丘市白云路车站街127号"。这份专利申请虽然济南专利代办处能够统计上，但是国家局对济南市的专利申请就统计不上了。同时，在国家局的网站上以"地址"检索济南市的专利文献时同样检索不到。

四、收到济南专利代办处发出的"专利申请受理通知书"和"费用减缓审批通知书" 以及专利收费票据以后要进行认真检查核对。

随着工作量的增加，我们代办处在受理、数据采集、文件与费用校对、信件发送等工作环节中，很难保证不出一点差错。为了最大限度地减少因工作差错造成的损失，请各代理机构和申请人，在接到由济南专利代办处发出的"专利申请受理通知书"和"费用减缓审批通知书"，以及专利收费票据以后，一定要及时地进行检查校对，发现问题尽快通过电话通知代办处处长，并用传真、意见陈述书等方式将错误的通知书、票据传给济南专利代办处，以便使专利申请数据和缴纳的费用在没有进入中央数据库之前改过来。

五、通过银行向济南专利代办处汇付专利费用时，应该与费用缴纳的期限之间留有足够的时间。

《审查指南》规定，"费用通过邮局或者银行汇付的，自汇单上注明的汇出日到专利局收到日超过15日的，以专利局收到日为缴费日，但是当事人能够证明的除外。"目前，济南专利代办处的开户行为工行，有些单位通过其他银行向代办处汇付专利费用时，有时因跨行结算，费用自汇出日到代办处收到日，往往超过了15日的规定。这种情况代办处只能按照实际收到日（银行送达汇票上所记载的发报日期）作为缴费日，这样操作很可能耽误费用缴纳的最后期限。出现这种情况虽然缴费人可以通过向国家局提出意见陈述并提供有关证据来解决问题，但是给申请人、专利权人却增加了不必要的麻烦。为此，通过银行向济南专利代办处汇付专利费用时，按照费用缴纳的期限尽可能留有足够的时间。或者，通过邮局汇付。