第10章政府流程的设计与优化

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第10章政府流程的设计与优化
10.3.3 政府流程设计的程序 1. 明确目的、任务，制订计划 2. 认真调查研究 3. 分析评价既有流程 4. 规划新流程 5. 实验评价审批新流程方案 6. 正式确定新流程
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10.4 政府流程优化的方法技巧
第10章政府流程的设计 与优化
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2020/11/25
第10章政府流程的设计与优化
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政府流程与电子政务的密切关联 政府流程设计的基本规则 政府流程优化的方法技巧 流程图的绘制方法
第10章政府流程的设计与优化
10.1 政府流程
10.1.1 政府流程及其特性 如果我们一定要概括出政府流程的定义，可以尝试着作出这
基本上属于职能管理模式，它的基本特征是： 1. 以职能为建立组织的依据。 2. 主要以职能目标为管理目标。 3. 组织主要按职能实行纵向和横向的分解，从而划分出不
同层级和各个不同层级的职能部门，各个层级的组织、 各个层级的部门实际分割了整个组织的职能。
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4. 以控制、协调为主要职能形式，实行层级节制，管 理体系基本上是上一级节制下一级的控制命令体系 。
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政府流程具有一系列特殊的属性，政府流程最为重 要的属性是：
1. 约束性 2. 确定性 3. 稳定性 4. 可操作性
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10.1.2 政府流程的功能
现代世界各国的政府无不注重管理程序的建设。 一方面，这是依法治国特别是依法行政所必需的。 另一方面，则在于流程，特别是确定化的流程对保 证政府管理自身的效率和质量都具有不可替代的重 要作用。
2. 各种流程图的流程方向应在页面上呈现由高至低、由左 至右的一致性。
3. 使用在一定范围内通用、统一的符号标记，图形尽可能 简单，图形中的文字务必简要、明确。一般情况下，一 个处理框应当是一件独立的工作或者事件。
4. 流程图的结构应完整，除表格图形外，还应完整、准确 地标明：标题(即图名)、作者、日期、文字说明、页数、 编号等。
6. 尽量避免出现交叉的流动线路。
7. 以连接线等形式减少线路的数量。
8. 尽最大可能使流程图便于读者阅读。
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E. 确认目标——明确流程设计或优化的具体目标。
F. 确认部门——识别流程所涉及的全部部门（或岗位）， 把步骤安排在这些部门（岗位）之下。
G. 确认起止点——寻找流程的起始点与终结点。
H. 确认输入输出——确定各个节点上信息资料的输入输出 ，即需要引入什么文件资料，需要形成什么文件资料。
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政府流程优化是指对既有流程的分析与改进。 流程优化既是流程设计的重要组成部分，又是对 流程设计的发展。
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进行流程分析改进需要掌握如下具体方法要点： 1. 政府流程优化前的准备工作 2. 政府流程优化中认识改进必要性的方法技巧 3. 政府流程优化中观察分析问题的方法技巧 4. 政府流程优化中解决问题的基本方法
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10.5 政府管理常用流程图的绘制
流程图是进行流程测试、分析、设计与优化的重要 工具之一。
它能以简单直观的图解表示流程工作任务和流程要 素构成及固有顺序，既可用于帮助我们了解和分析 既有流程的实际面貌，更可以帮助我们改进既有流 程和实施新流程。
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2. 注重过程效率 3. 注重过程控制
5. 建立新型内部关系
4. 突出管理的服务本质 6. 强调明确管理目标
7. 强调信息工具的重要性
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10.2.2.2 流程管理模式在电子政务环境中的应用
1. 在管理目标方面 2. 在管理思想方面 3. 在部门间的关系模式方面 4. 在管理机制方面 5. 在管理的重心方面
图10—1串联型政府管理流程
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图10—2并联型政府管理流程
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图10—3复合型政府管理流程
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10.2 政府流程与电子政务
10.2.1 传统职能管理模式难以适应现代政府管理发展的需求 迄今为止，绝大多数社会组织，特别是政府组织的管理模式
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10.2.3 电子政务对政府流程有着特殊的依赖性
电子政务需要以确定化的流程作为自己存在和健康发展的前 提条件之一。
1. 正是由于确定化流程的存在，才有了信息技术的应用空 间
2. 有确定化流程的存在，电子政务才能产生真正的效益
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程三种
4. 依照其精细的程度，可分为一般流程、作业流程、动作流 程三种
5. 依照工作内容性质，可分为文件流程、档案流程、会议流 程、信访流程、基建管理流程、物材采购供应流程、服务 流程等
6. 依照各步骤运行的路线形式，可分为串联型、并联型、复 合型三种流程
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10.1.3 政府流程的种类 依照不同的标准，政府流程可以被划分为若干种类，其中比
较有实际应用价值的划分包括如下几种：
1. 依照其法定的效用，可分为强制性与选择性两种 2. 依照其效力范围，可分为内部流程与外部流程两种 3. 依照工作行为的性质，可分为立法性、执法性、司法性流
它可以记录分析、设计的结果，为管理者之间以及管理者与 专家之间的沟通联系提供一种共同理解的简便“语言”，同 时还可以为有效监督控制流程提供必要条件。
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10.5.1 流程图的功能与种类
1. 流程图的级别与种类
按其内容、制法、具体功能的不同，流程图可分为四个级别，每个 级别又各自划分出不同的种类。
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5. 关注流程起始点与终结点。应当警惕起始点过早出现， 因为这种情况的发生会使流程中的非关键步骤过细、过 多，人为造成流程的不必要复杂性，妨碍人们对关键步 骤的关注和正确认识。还应当注意避免终结点的过早或 者过晚出现，因为终结点过早出现意味着丢掉了关键步 骤，过晚出现则意味着流程中出现冗余的活动，这两种 情况都是有害的。
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10.5.1 流程图的功能与种类
流程图是一种表示业务顺序和信息流程的图解，它以统一的 符号来表示原理或概念，用连接线表示其相互间的关系，为 此，它能把比较复杂的联系与过程用简单直观的形式表示出 来，帮助人们认识并解决问题。在流程设计与优化过程中， 流程图可用于对各种流程的分析、规划与改进。
正式定稿
加入说明 修改核实 形成草图
不符合要求
确认输入输出
图10—5工作活动流程图示例
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10.5.2 流程图绘制步骤
流程图的绘制工作一般由三个阶段，总计12个步骤组成。
第一阶段：准备阶段
这个阶段包括选择绘制对象、组织准备、数据采集、分列步骤四 个具体步骤。
A. 选择绘制对象——确定绘制哪个流程的流程图，什么类型的流 程图。
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10.3.2 政府流程设计的主要任务 政府流程设计的主要任务就是为特定的工作过程或工作环节
规划和建立工作步骤集合，其主要内容包括：
1. 明确具体对象，明确具体目标。
2. 明确有关过程与环节（流程对象）的目标与任务 。
3. 确定有效完成任务所需要的工作步骤的内容与数 量。
说明。 L. 正式定稿——经反复征求各方面意见反映，特别是经有关
责任者批准后，流程图正式定稿。
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10.5.3 流程图绘制要点 1. 作为新流程设计成果的流程图应从系统流程图的绘制开
始，并首先从主要子系统（流程中的主要步骤）入手规 划，这些主要子系统或主要步骤即指必然出现的，起关 键性作用的组成部分。
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上述四个级别的流程图，从第四级到第一级，一个级别比另一个 级别对客观对象描述得更详细，在政府管理实践中各有一定的具 体功用。
系统流程图是总体规划、概要设计的产物，
规划流程图则是对工作流程、信息流程详细设计的结果，
计算机程序流程图、代码图则是以计算机技术等现代信息手段的 运用为特征的自动化系统研制工作的成果和技术前提。
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需提 要供 方方
社会 需求
服务 提要
研究 开发
规划 设计
基础 建设
质量 改进
管 理 规 范
管理 制度
实施 自我评定
提需 供要 方方
服务 结果
对象评定
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图10—4系统流程图示例
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选择对象 组织准备 数据采集 分裂步骤 确认目标 确认部门 确认起止点
10.3 政府流程设计的原则与方法步骤
10.3.1 政府流程设计的基本原则
政府流程的设计，实际上就是对政府流程的筹划和 确定化处置。 由于政府流程的设计是一项有着特定内容、特定功 能、特定规律性的活动，因此，需要遵行特定的规 则，其中最为重要的方面包括： 1合法 2合理 3适应 4协调 5简便 6有效
B. 组织准备——组成专门小组，对小组成员进行流程图相关基本 知识与技能的培训。
C. 数据采集——收集所有相关的资料和信息。
D. 分列步骤——列举流程所涉及的工作内容。
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第二阶段：识别阶段
这个阶段包括确认目标、确认部门、确认起止点、确认输入 输出四个具体步骤。
样的结论：政府流程是指政府在实施管理时，为达成特 定目标所经历的、体现工作规律的稳定的活动步骤的集 合。这样一个概念可以告诉我们如下信息： 1. 政府流程是工作活动的集合。 2. 工作单元间有时间顺序的规定性。 3. 要针对每个单元指明具体的工作方法和途径(为与不为的 标准、具体操作的方式手段等)。
4. 确定各工作步骤间合理的最佳次序。 PPT文档演模板
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10.3.2 政府流程设计的主要任务
5. 确定每个工作步骤应采用的方式、方法、技术手 段；明确每个工作步骤所处的时间、空间条件； 规定从事这些活动的工作人员应具备的素质和资 格方面的条件。
6. 以文字、图表等形式准确地表述上述分析规划的 结果，形成流程说明、程序手册、流程图、决策 表等文件。
各等级流程图的具体种类有很多，比较常见的有： 程序流程图(表)、工作活动流程图、文件流程图、信息流程图 、计算机程序图(表)、计算机编码图(表)等。
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10.5.1 流程图的功能与种类
1. 政府管理常用流程图 在政府管理实践中，经常使用的流程图，主要是几种对工 作流程分析与设计以及业务工作规划更有价值的图表， 如系统流程图、工作活动流程图、程序流程图、事务分 析流程图、情报资料或文件流程图等。
第一级流程图为代码图，其功用在于表明信息系统中计算机程序的 指示顺序。
第二级流程图为计算机程序流程图(又称详细程序流程图)，它主要用 来表示信息系统中计算机系统的逻辑性。
第三级流程图为规划流程图，它可以用来规划、描述信息的流程和 业务顺序、工作程序。
第四级流程图为系统流程图，它可以把组成一个过程的各个部分合 并连接起来，着重说明其系统的结构以及各个组成部分的地位作 用，描述它们之间的相互关系。
5. 信息沟通以逐级传递为主。
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10.wenku.baidu.com.2 流程管理模式及其在电子政务环境中的应用
10.2.2.1 流程管理模式
近些年来，一部分有识之士开始尝试实行一种流程管理模式
。这种管理模式就是基于流程进行管理。与职能管理模式 相比，这种管理模式具有如下特点：
1. 组织结构优化
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第三阶段：绘制阶段 这个阶段包括：形成草图、修改核实、加入说明、正式定稿
四个具体步骤。 I. 形成草图——动笔绘制图形，填写相应文字标记等。 J. 修改核实——反复征求方方面面的意见和反映，反复修改
、补充和完善，消除一切可能的错漏。 K. 加入说明——形成有助于正确阅读理解流程图图示的文字