外来文件管理程序(含表格)

5.3.1 对通用型的外来文件(如法律、法规、行业标准），资料中心在收到相
5.3.2 如外来文件使用部门需要外来文件使用时，需提出申请并填写《文件 申请单》，经部门一级主管审核批准后到资料中心领取。 5.3.3 外来文件发行时，需要由资料中心加盖“外来文件发行”红色印章。 5.3.4 资料中心在发行/回收外来文件时,需在《文件发行回收签收记录表》 中记录文件编号、名称、页数、版本（次）等内容。各单位申请新 版外来文件时，需将旧版外来文件完整交还资料中心予以报废。 5.3.5 回收的旧版外来文件由资料中心盖上蓝色“作废”章予以报废。 5.3.6 资料中心在收到新版外来文件时将旧版外来文件加盖蓝色“作废” 章予以报废。 5.3.7 各单位使用外来文件时需设专人管理并负责对作业现场所使用的外来 文件的管理，确保外来文件的清晰、完整。
方面的资料,分别登录于对应的表单.
5.2.4 在收到各部门收集的外来文件后,依照5.4外来文件编号原则对外来 文件进行编号,按类别登录于《外来文件登记总表》，并归档管理。 5.2.5 所有已登录签收的外来文件需由资料中心加盖"外来文件"蓝色印章作 识别.
5.3
外来文件的公布、发放、使用
关外来文件后以联络单或E-MAIL形式公布知会相关部门。
文件编号
外来文件管理程序
1. 目的:
1.1 2.1
页次 版本（次） 生效日期
为确保外来文件在本公司有效管理、使用、特制定本规范。
2. 适用范围:
适用于对所有外来文件的管理。
3. 权责：
3.1 资料中心: 负责整理各部门收集的外来文件并编号归档管理。 3.2 各相关部门：负责收集（具体职责见5.2.1),实施、使用外来文件。 3.3 各部门主管权责： 所有外来文件由收集部门一级主管审核。 4. 名词解释： 4.1 外来文件: 指对本公司生产经营管理活动有指导意义的法律、法规、行业
文件编号
外来文件管理程序
页次 版本（次） 生效日期
5.1 作业流程
流 程 责任单位 协办单位 参考文件与记录表单
开 始 外来文件签收表
外来文件
具体见5.2.1 资料中心
有害物质测试报告明细
客户管控物质明细
外来文件审核
外来文件登记总表 外来文件编号， 归档 资料中心 相关部门 有害物质测试报告明细 客户管控物质明细 文件申请单 外来文件公布、 发行 资料中心 外来文件 需求部门 文件发行回收签收记录表
外来文件使用
外来文件使 用部门
资料中心
文件申请单 外来文件管理程序
外来文件签收表
外来文件更新
有害物质测试报告明细
具体见5.2.1 结 束
资料中心
客户管控物质明细
文件编号
外来文件管理程序
5.2 作业内容 5.2.1 外来文件收集职责表
外来文 部门 工程部 业务部 采购部 品保部
页次 版本（次） 生效日期
标准，顾客提供文件和供方提供文件。
5. 作业内容:
5.1 作业流程: 如页次3 。 5.2 作业内容: 如页次4-6 。
6. 参考文件： 6.1 《系统文件管制程序》 7. 记录表单：
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6
《外来文件签收表》 《外来文件登记总表》 《文件申请单》 《文件发行回收签收记录表》 《有害物质测试报告明细》 《客户管控物质明细》
文件编号
外来文件管理程序
5.4 外来文件编号原则
页次 版本（次） 生效日期
5Leabharlann Baidu4.1
外来文件以类别（一个英文字母）+流水号（3位数）+版本号（英文字母） 来表示，如下图：
③版本号（一个英文字母） ②顺序号（一组3位数字）
①类别代码(一个英文字母) 5.4.1.1:类别代码 S：法律法规类 G：行业标准类 C：顾客文件类 V：供方文件类 O：其它类 5.4.1.2 顺序码 一组三位数字,从001-999. 5.4.1.3 版本号 一个英文字母,从A-Z.
管理部
人事部
维护部
经济法类
√
√
√
劳动法类
√
合同法类 安全、环保、 卫生类 行业标准类 顾客外来文件
（含HSF相关要求）
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
供方外来文件
√
√
√
文件编号
外来文件管理程序
页次 版本（次） 生效日期
5.2.2 相关部门依据外来文件收集职责表适时收集对本公司经营管理活动有指 导意义的法律、法规行业标准，顾客提供文件和供方提供文件。 5.2.3 各部门收集的外来文件需经本部门一级主管审核，对适合本公司使用的 外来文件交资料中心签收,并填写《外来文件签收表》，其中有关HSF