外来文件管理程序

由公司外制作并提供的与产品相关的法律法规、规格性能、或与本公司其他环境/质量管理活动相关的各类格式（打印、复印、电子等）文件，如产品图纸、实验标准、政府批文等。
2
政府批文或通知
上级或有关部门批复的文字或文件，各职能行政部门颁发的文件或通知。
本程序使用以下公司内部术语，定义如下：
4．职责
4.1 文控中心负责对除政府批文或通知类文件之外的外来文件的受控、发放、回收、标识及报废管理；
5.4.4 文件使用部门应对适用的外来文件条款及因条款进行修订的内部文件，组织内部人员进行培训并对培训的效果进行评估，以确保所有人员对适用性条款的准确理解。
5.5 外来文件ห้องสมุดไป่ตู้标识、保管和保存
5.5.1文控中心应建立《外来文件管理清单》，对外来文件的原版进行标识、管理和保存；使用部门需对外来文件的纸质发行版进行标识、管理和保存；
5.9外来文件的编号规则
5.9.1除政府批文或通知类的其它外来文件的编号由工作指引简称、外来文件简称、文件类型代码、文件序号、版本号五部分组成。示例：某产品第二版图纸编号为YG-WL-0001-V0，含义如下：
YG - WL–0001-VO
5.9.2各类外来文件代码如下：
文件类型
代码
文件类型
代码
图纸
2
质量协议、客户对供应商管理的通用要求
品管部
品管部
3
法律法规及行业标准
行政部
行政部、标准使用部门
4
供应商提交MSDS
采购部
项目部/工程部
5
政府批文或通知
行政部
行政部、批文或通知执行部门
5．程序内容
外来文件（除政府批文或通知外）管理流程
5.1接收/收集
5.1.1 项目部负责接收新产品开发过程中顾客发放的图纸、技术规范，试验标准及品质要求等，识别产品标准及相关要求的最新版本和状态，组织进行评审并保存评审的记录；
5.7 外来文件的失效处置
外来文件失效后由文控中心统一按照《文件管理控制程序》相关规定执行，并在《外来文件销毁记录表》中登记，产品图档类外来文件回收后不得作为回收纸使用以防发生不可预期的泄密。
5.8外来文件的信息内容在内部传达的时效
自接收到外来标准日期算起，外来文件接收、评审、受控、发放、培训、回收旧版本、旧版本保存等全过程需在一个工作周内完成。
5.1.2 工程部负责接收量产及售后件阶段顾客发放的图纸、技术规范，试验标准及品质要求等，识别产品标准及相关要求的最新版本和状态，组织进行评审并保存评审的记录；
5.1.3 品管部接收质量协议、客户对供应商管理的通用要求等。品管部应密切关注客户各类标准及要求更新的信息，维护和保持有效的客户官网登陆信息或联络窗口等信息，当客户标准或要求有更新而客户又未通知时，品管部应登陆客户网站或联络对应的窗口确认或收集；
5.4 外来文件的评审、转化、培训
5.4.1 文件使用部门接收到文控中心发行的外来文件后，应组织适当的评审；
5.4.2 对供应商提交的MSDS，相关部门应对化学品特性、危害程度及防范、处理措施进行评审，
作成操作指引或反映到相关的作业文件中；
5.4.3 对国家的法律法规，由行政部应对条款进行转化吸收；对于行业标准（如质量管理体系标准等）应由标准的使用部门进行适用性评价，必要时对公司内部文件进行修订，确保公司程序文件的符合性。
5.2.2 文控中心按照章节7 外来文件的编号规则要求对外来文件进行编号管理；
5.2.3 文控中心在文件空白处盖【外来文件章】、【受控文件章】【受控日期】印章，盖章不应遮盖文件主题内容，以免影响文件正常使用；
5.3 外来文件的发放与回收
签批完成的文件由文控中心统一发行，并在《外来文件分发回收记录表》中登记，发行新文件的同时，文控中心负责回收旧版文件，并在上述表单中记录回收详细信息。
4.2行政部负责对政府批文或通知类外来文件的受控、发放、传阅、回收、标识及报废管理；
4.3 公司各部门负责相关外来文件的接收、评审、培训等工作，并执行文件要求；
4.4各类外来文件的接收、评审和审批权限如下：
序号
外来文件分类
收集/接收部门
评审部门
1
图纸、技术规范、试验标准及品质要求
项目部/工程部
项目部/工程部
5.1.4采购部负责要求供应商提交最新的有效的化学品安全技术说明等报告；
5.1.5行政部通过与相关部门接洽、网上搜索等方式收集最新的法律法规信息及行业标准。
5.2 外来文件的受控
5.2.1接收部门对外来文件进行初步的适用性、妥当性和有效性确认后，来文件的空白处填写接收时间、产品名称、产品编号、提交部门、分发部门等基本信息后交部门主管签批，并提交文控中心；
文件履历表
序号
版本
号
内容
制定、修改
确认、废止
日期
制定
1
V0
首版发行
制定
2020-10-19
杨帆
1．目的
为规范公司外来文件的接收、评审、受控、发放、培训、更改、保存、回收及废弃过程，确保外来文件控制符合公司管理体系要求。
2．适用范围
本程序适用于公司的所有外来文件的管理。
3．术语及定义
序号
术语
定义
1
外来文件
永久保存
法律法规及行业标准
按政府规定或客户要求年限
供应商提交MSDS
至少每3年要求供应商重新更新一次或客户要求年限
5.6 外来文件的更改
5.6.1 外来文件需要进行更改时，由文件接收部门向文控中心提交《文件更改/取消/补发申请表》，明确更改原因及更改内容后，申请受控；
5.6.2 更改后的文件应由责任部门按照章节6.4外来文件的评审、转化要求重新进行评审。
5.5.2 各部门应建立《外来文件清单》，并按《文件管理控制程序》
相关规定对本部门使用的外来文件进行管理；
5.5.3 各类外来文件的保存期限均应按照法律法规或顾客要求执行，如无上述要求时，则按下表执行：
外来文件分类
保存年限
图纸、技术规范、试验标准及品质要求
产品停产后+15个日历年或客户要求年限
质量协议、客户对供应商管理的通用要求
WL
技术规范、试验标准
WL
顾客质量要求
WL
法律法规、行业标准
E
化学品安全技术说明
MSDS
5.10政府批文或通知类外来文件管理流程
5.10.1行政部通过与政府行政机关接洽，收集上级颁发的批文、通知或要求。
5.10.2行政部对收集到的政府批文或通知进行识别，不需要填写申请表向文控中心申请受控，但应填写《外来文件清单》登记保存，并按文件重要程度及关联性呈报给总经理或管理者代表。