文件管理控制程序
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件管理控制程序文件(2024)
引言：文件管理控制程序文件是计算机操作系统中的重要组成部分，用于管理和控制计算机系统中的各类文件。
它起着连接用户和计算机硬件设备的桥梁作用，通过对文件的创建、删除、修改、查询等操作，提供了高效、有序的文件管理手段。
本文将从文件概述、文件管理原则、文件的创建与删除、文件的修改与查询、文件的共享与保护等五个大点详细阐述文件管理控制程序文件的相关内容。
概述：文件是计算机系统中存储数据的一个逻辑单元，它能够持久地保存用户的数据。
文件管理控制程序文件是操作系统提供的一种机制，用于管理和控制计算机系统中的各种文件。
文件管理控制程序文件通过提供统一的接口，使用户可以方便地对文件进行操作，包括文件的创建、删除、修改、查询等功能。
同时，它还具备文件的共享与保护等特性，保障了文件在多用户、多任务环境下的安全性和可靠性。
正文：一、文件管理原则1.透明性原则：用户对文件进行操作时不需要了解文件的具体存储细节，只需通过简单的接口完成操作，降低了用户的认知难度。
2.完整性原则：文件管理控制程序文件应保证文件的完整性，即文件存储的内容应与用户的期望一致，不发生数据丢失或损坏的情况。
3.可靠性原则：文件管理控制程序文件应具备较高的可靠性，能够在面对各类异常情况时保持稳定运行，不因发生错误而导致系统崩溃。
4.效率性原则：文件管理控制程序文件应具备高效的文件操作能力，能够迅速响应用户的操作请求，提供快速的文件访问速度。
5.安全性原则：文件管理控制程序文件应具备一定的安全机制，保障文件的共享与保护，防止未经授权的访问和意外修改。
二、文件的创建与删除1.文件的创建：a.指定文件名和文件类型：用户需要为新文件指定一个唯一的文件名，并确定文件类型，如文本文件、图像文件等。
b.确定文件存储位置：用户可以指定文件存储的路径和目录结构，也可以由系统自动分配一个合适的位置。
c.建立文件控制块：系统会为每个创建的文件分配一个文件控制块（FCB），用于记录文件的相关属性和位置信息。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件文件管理控制程序文件是一种用于管理和控制计算机系统中文件的软件程序。
它提供了一种组织、存储和访问文件的方法，以确保数据的安全性和有效性。
文件管理控制程序文件的标准格式通常包括以下几个方面：1. 文件结构：文件管理控制程序文件通常由多个文件组成，每个文件都有其特定的结构和格式。
文件结构可以是顺序结构、索引结构、链式结构等。
不同的文件结构适用于不同的文件管理需求。
2. 文件命名规则：文件管理控制程序文件的命名规则是确保文件能够被准确识别和查找的重要因素。
命名规则可以包括文件名长度限制、文件名字符限制、文件名后缀等。
合理的文件命名规则可以提高文件管理的效率和可靠性。
3. 文件存储和组织：文件管理控制程序文件需要提供一种有效的文件存储和组织方式，以便快速定位和访问文件。
常见的文件存储和组织方式包括目录结构、文件夹结构、文件索引等。
这些方式可以根据文件的属性、类型、大小等进行分类和组织。
4. 文件访问权限控制：文件管理控制程序文件需要提供一种权限控制机制，以确保只有经过授权的用户可以访问和修改文件。
权限控制可以通过用户身份验证、访问控制列表、访问权限设置等方式实现。
这样可以保护文件的机密性和完整性。
5. 文件备份和恢复：文件管理控制程序文件应该提供文件备份和恢复功能，以确保文件数据的安全性和可靠性。
文件备份可以通过定期备份文件到备份介质，如硬盘、磁带等，来避免数据丢失。
文件恢复可以通过从备份介质中还原文件来恢复数据。
6. 文件共享和协作：文件管理控制程序文件应该提供文件共享和协作功能，以便多个用户可以同时访问和编辑同一个文件。
文件共享可以通过网络共享、云存储等方式实现。
文件协作可以通过版本控制、冲突解决等机制保证多人同时编辑文件的一致性。
7. 文件查询和检索：文件管理控制程序文件应该提供文件查询和检索功能，以便用户可以根据文件的属性、内容等进行快速查找和定位。
文件查询和检索可以通过关键字搜索、元数据过滤等方式实现。
文件管理控制程序
文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用文件管理控制程序1.目的确保公司质量、食品安全及其他管理文件和外来文件得到有效控制。
规范管理体系的编制、审批、编目、发放、存档、借阅、复制、管理、销毁工作，同时确保生产现场或相关现场使用现行文件的有效版本。
2.适用范围本程序适用于公司管理体系及适当范围的外来文件的控制。
3.术语3.1受控文件3.1. 1加盖红色“受控文件”字样的识别印章且有相关保持要求的文件，此类文件禁止私自复印，保证不丢失或非预期使用。
具有制定、修订及发放的可追溯性记录。
修订后须重新发放并记录。
文件失效或废止时，应交至体系专员处回收、销毁。
文件具有唯一的标志，并随时保持最新版本状态。
3.2非受控文件未盖任何识别印章的文件。
发放时为最新版本，修订后无需做发放记录，且不需回收和销毁旧版本的文件。
3.3管理体系指用来表现公司管理体系的文件，它是管理体系存在的基础和证据，是规范全体人员行为，达到管理目标的依据。
管理体系包括但不限于：3.3.1 一阶文件：食品安全及质量管理手册。
1编制：审核：批准：执行日期：年月日文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用3.3.2 二阶文件：程序文件（前提方案、HACCP计划书、操作性前提方案）。
三阶文件：产品质量标准、检测技术规范、管理性文件等作业文件。
四阶文件：相关记录。
3.4外来文件指公司内使用的各类国家/国际标准、相关法律法规、客户标准文件以及与公司产品质量、食品安全相关的非公司内部制定的文件。
4.职责4.1文件审核批准权限食品安全及质量管理手册、程序文件由质量部汇编,质量部经理、生产总经理审核，管理者代表批准生效。
三级文件（作业指导类文件）由各部门编制，体系专员核对编号、版本及格式，质量部审核，编制部门主管批准生效。
岗位说明书由各部门自行审批，部门主管的由分管总经理审批。
外来文件由导入部门的主管审核，报体系专员处备案。
文件管理控制程序培训
重要性 提高工作效率，降低工作成本； 为组织决策提供可靠依据。
文件管理的目标与原则
目标 确保文件的完整性、准确性、可用性和安全性； 促进文件的有效利用和共享；
文件管理的目标与原则
• 降低文件管理成本，提高管理效率。
文件管理的目标与原则
系统性原则
对文件进行全面、系统的管理；
文件控制程序的操作流程
01
02
03
文件创建
用户根据实际需求创建新 文件，并填写文件的基本 信息和内容。
文件修改
用户对已存在的文件进行 编辑和修改，并提交修改 申请。
文件审核
指定人员对修改后的文件 进行审核，确保文件内容 符合相关要求和标准。
文件控制程序的操作流程
将批准后的文件发布到指定位置 ，供相关人员查阅和使用。
科学性原则
采用科学的方法和手段进行文件管理；
文件管理的目标与原则
规范性原则
制定和执行统一的文件管理规范 ；
保密性原则
确保文件的保密性，防止信息泄 露。
文件管理的历史与发展
古代
文件管理主要依赖手工记录和纸质文 档；
近代
随着计算机技术的发展，电子文档逐 渐取代纸质文档；
文件管理的历史与发展
• 现代：云计算、大数据等技术的出现，推动 文件管理向智能化、自动化方向发展。
移动化文件管理
移动设备的普及将推动文件管理向移动化发展，员工可随时随地访问 和管理文件。
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执行修改
根据评估结果，对文件进行相 应的修改，包括内容的增删改 、格式的调整等。
提交修改结果
将修改后的文件提交给相关人 员或部门，供其审查和使用。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
什么是文件管理控制程序？
文件控制程序1 目的确保管理体系有关文件的充分性和适宜性，确保各相关场所使用的文件为现行文件的有效版本。
2 范围本程序适用于与本公司管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理负责批准发布公司的方针、目标和指标，管理手册。
3.2管理者代表负责组织相关部门进行手册的编写与修改；负责管理手册的审核；负责程序文件、主要管理文件的批准。
3.3企管科负责体系文件的归口管理。
3.4各部门负责本部门相关文件的管理。
4 程序4.1文件的分类及控制4.1.1管理体系文件分为三层：第一层：管理手册（包括公司的方针、目标、指标）；第二层：程序文件；第三层：包括各部门为使管理体系正常运转所制定的部门管理制度、应急预案、工作标准、岗位职责、操作规程、各种记录、表格、报告、清单、方案、计划等与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件。
4.1.2体系文件由企管科归口管理，各部门建立本部门的受控文件清单。
4.1.3外来与管理体系有关的文件统一由相关导入部门审核，管理者代表批准，由企管科编目、存档、发布实施；相关导入部门负责文件的跟踪，当文件换版时，确保使用的文件是有效版本。
4.2文件的编号4.2.1管理手册编号编号规则：公司代号-管理手册代号-年号版本号/修改次数；公司代号：AAAA；管理手册代号： SC；年号：2008；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改（见4.4.1）。
例如： AAAA-SC-2008 A/0 表示AAAA有限公司管理手册2008年第A版，第0次修改。
4.2.2程序文件编号编号规则：公司代号-程序文件代号-序号版本/修改次数公司代号： AAAA；程序文件代号：CX；序号：该要素的第几个程序文件；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改。
例如： AAAA-CX-01 A/0：表示AAAA有限公司管理体系的第1个程序文件，第A 版,第0次修改。
4.2.3第三层文件编号规则：部门简称—年号-序号版本/修改次数部门简称：表示由该部门组织编制，具体见4.2.6；年号：表示该文件下发年号；序号：表示该部门的第几个文件；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
文件管理控制程序
XXX食品集团有限公司管理文件控制程序文件编号：1 目的和适用范围1.1 目的：确保与一体化管理体系相关的各单位、部门和人员得到和使用的文件清晰、有效，易于识别，并控制其分发，防止使用作废的文件。
1.2 适用范围：一体化管理体系所要求的管理类文件，包括：质量、环境、职业健康安全管理文件，法律、法规文件等。
2 相关文件《一体化管理手册》Q/21YJ01《产品实现的策划程序》Q/21YJ02-10《工作环境控制程序》Q/21YJ02-09《职工健康管理程序》Q/21YJ02-403 职责本程序实行两级控制：即公司和项目经理部、分公司3.1 公司办公室3.1.1 控制以公司和本室名义印发的管理文件的全部工作程序；3.1.2 归口管理公司适用的法律、法规，搜集与本室业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发；3.1.3 评审以上文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单"和“作废文件通知单”；3.1.4 作为本程序和文件的主管部门，负责本系统以及各配合部门的工作检查和指导。
3.2 项目经理部、分公司3.2.1 控制本部名义印发的管理文件的全部工作程序；3.2.2 搜集施工所在地政府部门的法令、法规、规章等外部文件；3.2.3 控制承包项目的建设单位、监理、质监站制发的管理类文件；注；属于工作技术类的通知、函件等由技术研发部控制3.2.4 评审上述文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。
3.3 各配合部门3.3.1 控制需以本部门名义印发的管理类文件的全部工作程序；3.3.2 搜集与部门业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发；3.3.3 适时对上述文件进行评审，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。
4 工作程序4.1 文件的审核、批准和界定文件拟稿后应加附“文件印发审批单”（附录A），由拟稿部门首先审稿并送相关部门或有关领导会签，再交办公室由负责人或指定的人员核稿和界定是否受控。
文件控制程序管理制度
文件控制程序管理制度一、制度目的为了保证组织内部文件的管理、存储、备份、恢复等方面工作的顺利开展，提高信息安全与保密能力，建立文件控制程序管理制度。
二、适用范围本制度适用于组织内部的所有员工。
三、文件管理职责1.文件管理员：负责文件的管理、存储、备份、恢复等工作。
2.文件使用人员：按照规定的程序使用文件，并确保保密、完整性不受损害。
3.文件管理委员会：负责制定、监督本管理制度的实施。
四、程序要求1.文件的存储：–所有文件应存储在指定的存储位置中，并且应具备足够的存储空间。
–同一文件应存储在同一位置，以便管理管理员快速找到。
–不同性质或等级的文件应存放在相应的安全区域、设施中，以保证信息安全与保密性。
–文件的访问权限应进行合理授权，以避免未经授权的人员访问。
2.文件备份：–文档的安全备份是必不可少的措施，应按照定期执行文件备份计划。
–备份数据应定期测试，以保证备份数据的完整性和可用性。
–文件备份计划应记录在文件备份日志中，以备查。
3.文件的归档和销毁：–文件归档应按照固定规律进行，以便日后查阅。
–文件销毁应严格执行规定程序。
–归档、销毁决策应记录在文件管理日志中，以便追踪和查阅。
4.文件的恢复：–文件恢复是必要的程序，在对文件进行恢复时，应使用已经测试过的备份数据。
–在文件恢复的过程中，应根据安全等级和敏感性进行合理授权，以避免未经授权的人员访问。
5.文件传输：–文件传输应使用统一的加密传输手段，以保证文件传输的安全性和保密性。
–传输的文件应记录在传输日志中，以便查看。
五、文件控制程序执行1.文件的管理：–按照文件控制程序的要求，文件管理员应统一处理文件的存储、备份、归档、销毁和恢复等。
–涉密文件的执行应按照安全等级进行管理，文件的阅读应有明确授权，避免未经授权的人员泄露。
2.文件备份：–根据设定的备份计划执行备份，备份数据的可用性应经过测试，确保备份数据可以正确地恢复文件。
3.文件的归档和销毁：–文件管理员应定期对文件进行归档与销毁处理，确保文件归档和销毁的及时正确性。
文件控制程序(含记录)
引言概述：正文内容：一、文件访问控制1. 身份验证：文件控制程序可以使用各种身份验证方法，如用户名和密码、数字签名等，以确保只有授权的用户可以访问文件。
2. 访问权限管理：文件控制程序允许管理员指定用户对文件的访问权限，包括读、写和执行权限。
这样可以有效控制文件的访问范围，确保不被未经授权的人员访问。
二、文件备份与恢复1. 备份策略：文件控制程序可以制定备份策略，包括备份频率、备份媒介以及备份存储位置等。
这些策略可根据不同文件的重要性和敏感性来制定，确保文件在遭受损坏或丢失时能够及时恢复。
2. 数据恢复：文件控制程序提供了恢复文件的功能，可以从备份中将文件恢复到原始状态。
此外，它还可以实时监测文件的变动，以便在发生问题时快速恢复文件。
三、文件版本管理1. 版本控制：文件控制程序可以跟踪文件的不同版本，保留文件的历史记录。
这对于多人协作时的文件修改非常有用，可以避免对文件的同时修改造成冲突。
2. 版本比较和合并：文件控制程序可以比较不同版本之间的差异，并将其合并到最新版本中。
这样可以方便用户查看文件的变化，并防止文件更新时的数据丢失。
四、文件变更控制1. 变更请求：文件控制程序允许用户提交文件的变更请求，包括修改、删除和新增。
这些请求必须经过审批后才能执行，以确保文件的变更是经过授权和合理的。
2. 变更追踪：文件控制程序可以追踪文件的变更，并记录下每次变更的详细信息，包括变更的时间、内容以及执行人等。
这有助于跟踪文件的变更历史和责任追究。
五、文件追踪与审计1. 文件追踪：文件控制程序可以追踪文件的使用情况，包括访问时间、访问者等信息。
这对于监控文件的使用情况和发现潜在的安全问题非常有用。
2. 审计功能：文件控制程序可以生成审计报告，记录所有对文件进行的操作，包括访问、修改、删除等。
这对于合规性和安全性检查非常重要。
总结：文件控制程序(含记录)是一种重要的文件管理工具，它可以确保文件的安全性、可靠性和可访问性。
管理性文件控制程序
管理性文件控制程序管理性文件控制程序是组织在机构或企业中用于管理和控制文件的一套规范和程序。
它涵盖了文件的创建、保存、修改、审批、发布、参阅、存档和销毁等各个环节，以确保文件的顺利流转和管理。
本文将详细介绍管理性文件控制程序的要素和实施步骤，以帮助机构或企业建立一个高效、规范的文件管理体系。
一、文件控制程序的要素1. 文件创建与命名：文件的创建与命名是文件管理的起点，应当遵循规范的格式和命名规则。
例如，可以采用统一的标准格式，包括文件名、文件类型、版本号、创建人和日期等信息，以方便文件的识别和查找。
2. 文件保存与分类：文件保存时需指定合适的存储位置和保存方式，确保文件的完整性和安全性。
同时，应根据文件的内容和属性进行分类和归档，使文件管理更加有序和高效。
3. 文件修改与审批：文件的修改应进行审批流程，确保修改的合理性和准确性。
审批程序可根据文件重要性和内容复杂性进行不同层级的审批，以保证文件的质量和安全。
4. 文件发布与参阅：发布文件时，需明确合适的发布渠道和方式，确保文件能够准确传达给相关人员。
同时，应为员工提供参阅文件的途径和权限，以方便他们获取所需的信息。
5. 文件存档与销毁：文件存档是为了长期保存和备份，对于一些重要的文件，应进行多备份和安全存放。
而对于一些已经过时或无效的文件，应按照规定的销毁程序进行安全销毁，以避免信息泄露和滥用。
二、管理性文件控制程序实施步骤1. 确定文件管理责任：机构或企业应明确文件管理的责任人或部门，并制定相应的管理制度和流程，包括各个环节的职责和权限，确保文件管理的连续性和高效性。
2. 建立文件分类和命名规则：根据机构或企业的具体情况，建立适合的文件分类和命名规则，为文件的创建、保存和查询提供统一的标准。
3. 制定文件审批和发布制度：建立文件审批和发布的流程和规范，明确文件的审批人员和审核标准，以确保文件的质量和正确性。
4. 设定文件存储和归档策略：确定合适的文件存储位置和方式，建立文件归档的规则和周期，并确保文件的备份和安全性。
文件管理控制程序
编号：C/EOP-01
版本：A0
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5.3.4记录的编号规则
OPD—C/EQR—X—001—A0版本号
流水号
部门代码
质量记录用CQR，环境记录用EQR，共用文件C/EQR
东莞市欧朋达科技有限公司缩写
5.3.4.1文件版本/状态号升级规则：版本号采用英文字母A，B，C，……等表示第一版，第二版，第三版，……；修改状态号用阿拉伯数字0、1、2、…，表示未经修改、第一次修改、第二次修改、…，版本号与修改状态号之间的关系为：每一版本文件最多可以允许修改5次，即修改状态号最高为5。
并记录于《图纸分发回收表》上。
5.4.9文件保存期限：
文件的签字原版由文控中心负责统一存档保存。一、二、三级文件在作废前
永久保存，作废后原件由文控中心至少保存一年，客户如有要求则以客户要求为准。四级表单记录保存期限至少为五年、对于环境物质管理体系所有记录至少保存十年，客户如有要求则以客户要求为准。
6.相关文件
5.4.3.3 订单生产完成后，图纸由各部门统一装订、保存，便于查找和检索。
5.4.4文件的更改和修订
5.4.4.1《质量环境管理手册》与《程序文件》需要更改、修订时，由体系工程师提出《文件新建/更改申请单》，交管理者代表审核、总经理批准，文控中心进行更改或换页，并做好记录。
5.4.4.2作业标准和记录更改，由文件的制定部门填写《文件新建/更改申请单》，由体系工程师审核，管理者代表批准。然后统一交给文控中心进行更改或发放。并做好记录。
5.4.4.3对于《产品图纸、产品SOP、SIP》需要更改填写《产品图纸、产品SOP、SIP》工程部更改图纸并记录于图纸的“变更栏”再交工程、品管、生产审核，后交文控受控、下发并记录。
管理文件控制程序
管理文件控制程序1目的和适用范围1.1目的为规范管理文件的制（修）订、审批、下发、执行、评审、作废以及上级公司管理文件在公司内的会签、执行等工作程序，提高管理文件处理工作的质量和效率，有效控制职能缺失或交叉、运行效率低下等风险，特制定本控制程序。
1.2适用范围本控制程序适用于公司各部门及分公司，子公司参考制定。
2引用标准1术语和缩略语管理文件是企业实现经营目标所有管理机制、管理原则、管理方法的统称，以统一的格式要求编制形成的书面载体，是实施一定管理行为的依据和规范。
本文中作为与支持文件等相对应的文件类别时，特指管理制度、管理办法和控制程序。
1.1管理文件：是基本的管理原则、管理职责、管理流程（涉及公司领导审批的流程）、体系框架等，包括管理制度和管理办法，文件名称统一冠以“制度”、“办法”或“控制程序”。
制度是与公司运营相关的基础管理原则；办法或控制程序是公司日常事项的管理要求。
1.22支持文件：是管理文件的补充和扩展，以及流程和方法上的细化，包括细则和规范，文件名称统一冠以“细则”或“规范”。
细则是工作事项的具体操作步骤和方法；规范是工作产品的标准和要求。
1.3范例：为指导和规范具体工作产品，用来参照的样例。
文件名称统一冠以“范例”。
1.4作业指导书：描述具体业务、系统、设备的操作规程和使用指南，文件名称可冠以“手册”、“预案”、“指南”、“规程”等。
4.管理职责4.11公司领导按照工作分工负责审批及签发公司管理文件，审批公司管理文件作废会签意见。
4.2科技创新部是公司管理文件总体归口管理部门，负责制（修）订本控制程序；组织管理制度、管理办法和控制程序的定期评审；负责管理文件的发布管理。
4.3各责任部门负责本部门职责范围内有关公司职能或业务的管理文件制（修）订、组织会签、送审等工作，负责管理文件的导入、培训、执行、检查、评审，根据评审结果作改版修订或作废申请等工作。
4.4各部门配合做好公司相关管理文件的会签，负责文件的接收、发放、执行及问题整改等工作。
文件管理控制程序
1. 目的：对质量/环境管理体系有关文件进行控制，确保各有关场所使用文件均为现行有效版本。
2. 适用范围：适用于质量/环境管理体系有关文件的控制。
3. 职责分配3.1品质负责质量/环境管理体系文件的发放、更改控制和管理。
3.2总经理负责《管理手册》、《程序文件汇编》的批准、发布和实施。
3.3体系负责人负责《管理手册》、《程序文件汇编》的审核，并负责三级文件中管理性文件的批准、发布和实施。
3.4各部门负责本部门职责内相应文件的编制。
4. 工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册（描述了公司质量/环境管理体系的范围）4.1.2程序文件（包含了为质量/环境管理体系所编制的通用程序文件和专用程序文件）4.1.3三级文件：技术性文件（包括作业规范、技术标准、检验规程等）、管理性文件（包括管理制度、管理方案、工作标准、考核奖惩制度等）、记录（含质量/环境记录）及公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件。
4.2文件分为“受控”文件和“非受控”文件，受控文件盖“受控”章并注分发号，非受控文件不作标记，也不受更改控制。
4.3文件编写、审核、批准、编号为确保文件是充分与适宜的，文件在发布前应严格按以下规定进行审批。
4.3.1管理手册、程序文件统一由体系负责人组织人员编写，并负责审核，总经理批准。
4.3.2技术性文件由各有关部门编写，各部门负责人审核，主管领导批准。
4.3.3管理性文件由各部门根据实际情况进行编制，部门负责人审核，体系负责人批准。
4.3.4文件编制完成后，由品质部确定文件发放范围（包括某些对环境产生影响的关键的岗位），填写“文件发放/回收登记表”，报体系负责人审批后发放。
4.3.5各类文件的编写应尽量标准化，能采用统一格式的要采用统一格式。
4.3.6文件编号：A.质量/环境管理体系文件编号1)管理手册的编号：**/QM -2022第一组字母表示本公司的代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”第二组字母表示手册代号：Q M——“管理手册”；第三组数字表示该手册产生的年份，如2022（年）写作“2022”2）程序文件的编号：**-QP -□□；标注在每个程序文件首页标题的右侧；第一组文字表示程序文件代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”；第二组字母表示手册代号： Q P——“程序文件”第三组□□表示序列号。
文件管理控制程序
1 .目的对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。
2 .耀合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。
3 .权责3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。
负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作，并对各部电子文件的受控进行监督。
3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。
3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。
3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。
3.5 总经理：批准质量/环境手册。
4 .定义4.1 按性质体系文件可分为：4.1.1 质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。
4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。
4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。
4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量所境手册的支持性文件。
4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。
4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。
4.2 按储存媒介的不同可分为：4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o4.2.2 纸介文件：是指以纸张为存储媒介的文件（PaPer copy, Hard Copy）o4.3 按来源途径的不同可分为：4.3.1 外来文件：与质量/环境体系或者产品相关的国际、国家、行业标准、法律法规，客户提供的设计图纸、技术数据、工艺文件、客户要求、出货释放报告、产品检验标准，供货商提供的图样、样品检测报告、部品书等。
文件控制管理程序
文件控制管理程序1 应用范围为了保证公司文件得到有效控制，确保各个场所都能使用有效版本的文件，特制定本程序。
本程序规定了公司文件管理和控制的范围、职责和内容。
本程序适用于公司文件管理和控制。
2 术语本程序采用Q/公司1002系列标准规定的术语。
3 职责3.1 综合办公室为本程序的归口管理科室，负责文件的管理和控制。
3.2 安全环保科负责管理体系文件的管理和控制。
3.3 公司机关各科室负责本科室文件的管理和控制。
3.4 各基层单位负责本单位文件的管理和控制。
4 程序内容4.1 体系文件的编制、审核和批准4.1.1 体系文件包括管理手册、程序文件、作业文件、记录等。
4.1.2 公司管理手册由安全环保科编制，经管理者代表审核、公司（安全生产）委员会审议通过后，由最高管理者批准发布。
4.1.3 公司程序文件由归口管理科室编制，经科室负责人审核、公司（安全生产）委员会审议通过后，由管理者代表批准发布。
4.1.4 公司作业文件由各单位负责编制，经单位负责人审核、相关专业会议审议通过后，由分管领导批准发布。
4.1.5 体系文件的编制执行《体系文件编制及编码规定》（QD//-12-01）。
4.2 体系文件的标识和发放4.2.1 体系文件应按《体系文件编制及编码规定》中规定的编码进行标识，发布前由归口管理科室予以确认。
4.2.2 凡印制成册的体系文件均属于受控文件，应在封面注明分发控制号，发放时填写《文件发放记录》（OR/公司S/-12-01），不得擅自向外单位提供或以各种方式变相对外交流。
4.2.3 受控文件持有者应妥善保管文件，不得涂改、损坏和丢失。
当文件破损严重，影响使用时，文件持有者应到文件发放科室办理更换手续，交旧领新；新文件仍沿用原文件的控制号。
如文件遗失，应经文件发放科室负责人批准，并办理文件领用手续后，方可补发。
4.3 体系文件的变更4.3.1 出现下列情况时，应及时对体系文件进行变更：✧国家和地方政府法律、法规、政策和相关管理规定发生变化；✧公司的方针政策、作业范围、对象和相关管理规定等发生变化。
文件控制程序及记录控制程序
文件控制程序及记录控制程序1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个文件分配一个唯一的名称。
这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。
2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储介质上，并管理这些文件的物理结构。
它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。
3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享文件。
它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。
4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保护文件的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。
5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失或损坏。
它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。
记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。
它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。
记录控制程序通常具有以下主要功能：1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。
它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。
2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。
它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。
3.记录的访问和共享：记录控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享记录。
它可以允许用户根据其访问权限对记录进行读写操作，并控制多用户同时访问同一记录时数据的一致性。
4.记录的保护和安全性：记录控制程序通常提供了一些安全措施，以保护记录的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和加密技术来限制对一些记录的访问，以防止未经授权的用户对记录进行篡改或删除。
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文件管理控制程序 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
1目的
为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2适用范围
质量体系文件的编制、管制方法。
供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。
确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
3定义注释
受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
非受控文件：不直接影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
体系文件：。
内容。
4职责
总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。
各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回综合办。
综合办：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。
5文件格式及文字要求
公司所有体系文件必需加页眉，格式如下。
四级表单可不加页眉但必须加
文件字体：公司所有文件一律为宋体黑色字，文件名称为二号字，正文内容序号题目为粗体四号字，正文内容为四号字，表单内容可根据需要采用四号或五号字。
文件文件签批格式，在文件末页按以下方式
编制：审核：批准：
日期：日期：日期：
6作业程序
编码原则：
公司名称
文件级别
部门类别
流水号
注释：
部门类别：总经理∕管理者代表GM；行政人事部：HR；财务部FD；生产部
PM；销售部SD；品质部QC；技术部TD；采购部
PD；仓库STD。
文件级别：一级文件01；二级文件02；三级文件03；四级文件04；五级05 流水号：字母+001～999，各部门应对本部门的文件进行分类识别，对记录表单的流水码进行识别、汇总,汇编成《记录清单》
各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。
外来文件的编码以外单位编码为准。
以此类推
受控文件控制的一般要求
文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推.
同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。
受控文件必须有编制人、审核人、批准人签名后方可发出，且编制、审核与批准不可为同一人。
受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。
《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。
文件制定/修改/废止作业
制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后执行。
修改/废止：文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后交综合办执行，对影响技术状态的文件修改按《产品图样技术文件更改导则》执行。
质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文件修订记录表》中。
文件分发与回收
文件制定/修改后，综合办依文件编写原则对文件进行编号和制定版本号，并在《文件总览表》、《表单总览表》中登录或修改，以控
制文件的最新状态
受控文件分发要求：
(a)质量手册的发放以质量手册控制为准；
(b)《程序文件》发放至工厂各职能部门；
(c)各部门所制定的三级文件，发至本部门，其它部门若需要再申请。
外来文件由与之关联的部门人员审查后，交综合办登录于《外来文件一览表》中予以控制。
综合办按受控文件分发要求，复印所需份数加盖“受控文件”章后分发给相关部门。
在文件分发过程中，综合办还须收回原有的旧版文件，并应在《文件分发/回收记录表》中签收。
对收回的旧版文件或作废文件，须予以销毁或盖上“作废章”，对于作废文件正本，保留时应盖上“作废章”。
综合办应每季度视需要重新发出《文件总览表》，以供各使用部门核对最新版本。
文件的保存
体系文件以书面的形式出现，储存于电脑中的文件不予以执行，仅作备份。
文件的增补
任何人不得私自复印受控文件，如需更多的副本，应填写《文件/图纸/技术资料申请单》，交部门主管/管理者代表批准后，由综合办予以
补发，补发控制按正式发行执行。
文件的借阅控制
文件借阅人对所借文件负有妥善保管的责任，不得拆卷、涂改或损坏，并做到及时归还。
非工作需要借阅质量体系文件与外来文件，保存部门有权拒绝.
当工厂外界人士需调阅本厂文件与外来文件时应呈管理代表批准同意方可. 外来文件的管制
各部门需要通过相关的渠道收集与本产品或业务相关的外来文件，并对这些外来文件进行明确的标识和理解。
如：
(a)销售部获取供方与客户方面的文件，包括供货合同、产品说明书、报价表、检验报告单及客户订单，技术图纸等.
(b)品管部应获取与产品品质相关的法律、法规、行业标准等。
(c)其它相关的部门应收集与本部门业务相关的各项外来文件。
外来文件的标识与管理
(a)为方便使用与取阅应将外来文件进行明确的标识，分类摆放。
(b)所有的外来文件必须填写于“外来文件一览表”中，以便查
阅。
(c)从外部获取的外来文件，应根据其性质和变更的特点，由管理
代表督导进行定期(半年或一年/一次)向外来文件的所属单位
追询其版本状况，以便能及时更新或作废。
质量记录的控制按《质量记录控制程序》执行。
7相关文件
《质量记录控制程序》
《文件总览表》
《文件∕图纸∕技术资料申请单》
《文件分发∕回收记录表》
《文件修订记录表》
《外来文件记录表》
《文件制订∕修订∕废止申请单》
8、附件
文件印章：受控文件章、外来文件章、非受控文件章、作废文件章编制：审核：批准：
日期：日期：日期：。