文件资料管理的系统控制程序
文件资料控制程序
文件资料控制程序在当今的工作环境中，文件资料的有效管理和控制对于任何组织的高效运作都至关重要。
文件资料控制程序的建立旨在确保文件的准确性、完整性、可用性和安全性，以支持组织的决策制定、业务流程的顺利进行以及满足法规和合规性要求。
一、文件资料的分类首先，我们需要对文件资料进行明确的分类。
这可以根据文件的性质、用途、产生部门等因素来划分。
常见的分类包括管理类文件，如规章制度、工作流程等；技术类文件，如产品规格、设计图纸等；合同类文件，包含与供应商、客户等签订的各类合同；以及记录类文件，例如会议纪要、工作日报等。
二、文件的编制与审批在文件的编制过程中，应明确责任人和编制要求。
编制人员应具备相关的专业知识和经验，以确保文件内容的准确性和实用性。
文件编制完成后，必须经过严格的审批流程。
审批人员应根据其职责和权限，对文件的内容、格式、合规性等方面进行审查。
对于重要的文件，可能需要多个部门或层级的审批，以确保其符合组织的整体战略和利益。
三、文件的标识与编码为了便于文件的识别、检索和管理，需要对文件进行标识和编码。
标识可以包括文件的名称、版本号、生效日期等信息。
编码则可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、文件类型、流水号等进行组合编码。
这样可以确保每个文件都有唯一的标识符，避免混淆和重复。
四、文件的发放与回收文件经过审批和编码后，需要按照规定的范围进行发放。
发放应确保接收人员能够及时获得有效的文件，并做好发放记录，包括接收部门、接收人员、发放日期等。
当文件需要更新或废止时，应及时回收旧版本的文件，以防止误用。
五、文件的存储与保管文件的存储应选择合适的介质和环境，以保证文件的安全和完整性。
对于纸质文件，应存放在干燥、通风、防火的文件柜中，并按照分类和编码进行有序排列。
对于电子文件，应建立专门的服务器或存储设备，并定期进行备份，防止数据丢失。
同时，要设定访问权限，确保只有授权人员能够查阅和修改文件。
六、文件的使用与查阅员工在使用文件时，应严格按照文件的规定执行。
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
管理体系文件控制程序
管理体系文件控制程序1目的确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。
2适用范围适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。
3权责3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。
3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。
3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理工作。
3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。
技术性文件由总工程师负责管理。
3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。
4工作程序4.1 工作流程图4.2 文件编制的申请与决定4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性；4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；2）向管理部提出申请，并得到同意。
4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。
A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。
B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。
C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。
4.4 文件编号4.4.1 管理文件编号方法A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。
0为版序号。
为修订序号。
B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”为文件类别号与文件三位数序号。
C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。
文件与资料控制程序心得
文件与资料控制程序心得文件与资料控制程序心得一、前言在现代企业中，文件与资料的管理是非常重要的一项工作。
良好的文件与资料控制程序可以有效地提高企业的生产效率和管理水平，减少不必要的损失和浪费。
本文将从以下几个方面对文件与资料控制程序进行探讨。
二、文件与资料控制程序的定义文件与资料控制程序是指为了确保企业内部各种文件和资料能够被及时、正确地处理和使用而采取的一系列管理活动。
三、文件与资料控制程序的重要性1. 提高工作效率：良好的文件与资料控制程序可以帮助员工及时获取所需信息，从而提高工作效率。
2. 降低成本：通过合理安排存储空间和建立合适的档案系统，可以避免因为过多或过少储存空间而造成不必要的成本支出。
3. 保护机密信息：合理使用密码保护等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露。
4. 遵守法律法规：良好的文件与资料控制程序可以确保企业在遵守相关法律法规方面不出现问题。
四、建立文件与资料控制程序的步骤1. 制定文件与资料控制政策：企业应该根据自身情况制定适合自己的文件与资料控制政策，明确管理目标和管理要求。
2. 设立档案室：档案室是文件与资料控制程序的重要组成部分，应该根据实际需要设立合适大小的档案室。
3. 建立档案系统：建立合适的档案系统可以帮助员工快速准确地找到所需文件和资料。
4. 建立安全保障机制：采取密码保护、备份等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露或丢失。
5. 建立使用规范：建立使用规范可以规范员工对于文件和资料的使用，避免不必要的损失和浪费。
五、文件与资料控制程序的实施1. 文件分类归档：按照一定标准将各种文件进行分类，并且在归档时进行编号、标识等操作，以便于后续查找和管理。
2. 文件检索服务：提供针对各类文献资源的检索服务，让用户能够快速获取所需信息。
3. 文件传输服务：为用户提供文件传输服务，让用户能够在不同的终端设备上进行文件传输和使用。
4. 文件备份服务：对于重要的机密信息，需要进行定期的备份操作，以便于防止信息丢失或泄露。
IATF16949文件与资料管理程序
文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。
2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。
3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。
5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。
5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。
5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。
5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。
5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序是指用于管理计算机中存储的文件的软件程序。
它能够对文件进行创建、读取、写入、删除等操作，并能够确保文件在进行这些操作时的安全性和可靠性。
本文将介绍文件控制程序的基本概念、功能和应用。
文件控制程序的基本概念文件控制程序是计算机操作系统中非常重要的组成部分，它负责管理计算机系统中存储的所有文件。
文件控制程序能够跟踪文件的位置和状态，并处理所有与文件有关的操作。
文件控制程序还能够掌握文件如何储存、读取和写入数据的方法。
文件控制程序的主要功能文件控制程序的主要功能包括以下几个方面：文件的创建和删除文件控制程序能够创建新的文件并为其分配储存空间。
在创建文件时，用户需要指定文件的名称和类型，并为文件定义相关属性，如创建日期、修改日期等。
当需要删除文件时，文件控制程序会清除该文件的所有数据，并释放该文件的储存空间。
文件的打开和关闭文件控制程序能够打开已存在的文件，并为用户提供读写文件的接口。
当文件不再使用时，文件控制程序能够正常关闭该文件，以保存对文件的所有更改。
文件的读取和写入文件控制程序能够读取文件中的数据，并将其返回给用户程序。
用户程序能够使用这些数据来完成各种操作，如打印、展示和处理数据等。
文件控制程序也可以将用户提供的数据写入文件中。
文件的共享和保护文件控制程序能够控制不同用户对同一个文件的读写权限，以确保文件安全性和保护用户的数据。
用户需要获得文件控制程序的许可才能进行读取或写入操作。
文件的备份和恢复文件控制程序能够维护文件系统的完整性，并能够备份和恢复数据。
在意外事件发生时，文件控制程序能够恢复文件系统和储存数据。
文件控制程序的应用文件控制程序广泛应用于各种计算机系统中，例如个人电脑、服务器和移动设备。
文件控制程序使得用户可以方便地管理和使用其所有储存的数据和文件。
在企业和组织中，文件控制程序可以协助员工进行工作任务，管理数据和共享文件。
在学校中，文件控制程序能够协助学生管理学习资料，完成作业和报告。
文件资料控制管理系统程序
1.目的对质量体系有关的文件，进行控制管理，确保有关场所使用的文件，均为有效版本。
2.范围适用于本公司与质量体系有关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
3.相关文件无4.职责4.1总经理负责质量手册的批准和发布。
4.2管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布。
4.3各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核。
4.4各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计。
并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录。
4.5行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
5.工作程序5.1行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施。
5.2文件控制的流程。
5.3文件的分类5.3.1质量手册---是本公司质量体系描述的纲领性文件。
5.3.2程序文件---是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法。
5.3.3其他管理性和技术性文件（第三层次文件）---如管理性的有：规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有：产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等。
5.3.4外来文件等---国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
5.4文件的编写导则5.4.1本公司的各类文件都必须有：标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效。
文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单。
外来文件被采用必须要有提供部门领导的认可签名。
14页5.4.2质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
程序文件由相关部门经理审核、管理者代表批准。
5.4.3研发部门负责编写技术文件，包括产品标准、技术图样、工艺文件、采购、规范、检验和试验规范、工序控制大纲、工序操作规范、设备维护和操作规范等。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
文件控制程序
文件控制程序1目的对质量管理体系所要求的文件（包括资料数据及需要控制的外来文件及标准）进行控制与维护，以确保本机构及有关场所使用的文件和资料为最新有效版本。
2范围适用于本机构质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制与维护。
3职责3.1管理室：为该要素的主控部门，负责管理体系文件的控制和维护，包括外来的标准、规范、规程及本机构的质量手册、程序文件、质量记录、作业指导书等。
3.2各相关室：负责本室专用文件的编制、保管。
3.3质量负责人：负责体系文件的审核。
3.4最高管理者：负责质量手册、程序文件的批准。
4控制要点4.1文件的编制a.质量手册、程序文件的编制应符合《检验检测机构资质评审准则》和相关法律法规要求；b.其他文件的编制应与质量手册相协调，不得与质量手册的要求相抵触。
4.2文件的编号a.文件应统一分类、编号，具体执行《文件控制程序》。
b.本机构质量体系文件标识包括：发布日期和（或）修订标识、页码、总页数或表示文件结束的标记和发布机构。
4.33文件的审批a.质量手册、程序文件由质量负责人审核，最高管理者批准；b.作业指导书、技术记录由各室负责人审核，技术负责人批准；C.质量记录格式由相关室审核，质量负责人批准。
4.4文件的发放a.对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所，要及时获得现行有效文件；b.文件发放应有发放记录，并注明受控状态。
4.5文件的保管a.文件使用部门及使用人员要妥善保管质量管理体系文件，不得遗失。
未经领导同意，不得将文件转借给中心以外人员。
b.本机构的各类文件由管理室专人管理，并执行《文件控制程序》。
4.66文件的修改a.遇下列情况之一时，文件应予以修改：1）文件不适应体系运行；2）文件与国家法律法规不相应；3）本机构的组织机构或职能发生变化；4）其他需修改的情况。
b.文件修改的申请、编制、审核和批准与文件原编制、审核、批准程序和部门相同；c.文件修改后，应将修改通知按规定发放范围发放；由作废文件要及时从所有使用场所收回，因特殊需要而保留的任何已作废文件，必须有“作废”和“仅作参考”的标识。
01、文件和资料控制程序
6.5文件保存：
6.5.1文件应建立并实行档案管理,以便查阅版次变更之文件。文控中心统一回收并于《文件发放申请表》的备注中填写回收记录，按实际而定保留一份旧版之文件，加盖“作废”章，保管于文控中心，以便作下次更新资料之参考作用，废止之文件保存期为一年。
DY QWI
作业指导书：从001-999（流水号）
英文Working Instruction缩写
公司代码
例：DYQWI001
第一个文件（流水号）
作业文件代码
公司代码
4．品质记录
4．1程序文件后产生的记录表格
DYQR或QEQR
记录号：从01-99（流水号）
对应的程序文件编号
程序文件表格代码
公司代码
例:DY- QR - 16 - 01
非公司人员不得查阅,除非部门主管允许外
技术资料/客户资料/报价资料
非本公司人员不得查阅,除总经理特许外
6.6.2已核准文件如因损坏、遗失、涂改相关工作需要更换或特别申请时，填写《文件修改申请表》交部门经理审核，管理者代表核准后，即可交到文控中心领取。
6.6.3若其它部门需调阅某部门的文件资料时，必须由该部门确认批准后方可调阅。
2.0范围:
适用于(QMS)品质系统及(EMS)环境管理系统中所有受控文件。
3.0参考文件:(无)
4.0定义:
4.1受控文件:即需要受到控制的文件,是一份带有本公司品质系统及环境系统之文件编号、发行时期、修订日期、版本版次的标识及相关授权人员的审核、签字确认之文件。发行列入受控时，经盖有红色“受控文件”印章后发放。
6.7外来文件管制:
6.7.1客户提供图纸依合约评审相关要求由业务部与客户合约配套保存管制。
文件与记录控制程序
文件修订履历1 目的1.1 建立一套统一的文件与记录管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程进行有效控制，也为保证对质量记录进行有效控制为质量改进提供参考和为质量管理体系动作提供证据，从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。
2 适用范围2.1 适用于本公司质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、资料等。
及质量管理体系运作中产生的各种质量记录的管理3 定义3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。
3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。
3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所制订的指引文件。
3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。
3.5 外来文件:是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、外来标准（如ISO9000标准等）、法律法规。
3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。
3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。
4 4．职责和权限4.1 《质量手册》4.1.1 由管理者代表制订。
4.1.2 总经理负责审核、批准。
4.2 程序文件4.2.1 由各部门主管制订。
4.2.2 管理者代表审核。
4.2.3 总经理负责批准。
4.3 作业指导书4.3.1 由各部门主管制订。
4.3.2 由管理者代表审核、批准。
4.3.3 有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。
4.4 质量记录由相关部门填写,相关部门负责管理.4.5 其他内部文件4.5.1 相关工作人员负责制订。
4.5.2 各部门主管审核。
4.6 文控负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及公司规定的正本的保管，并负责本公司的文件总览表、文件发放与回收记录、文件更改发放与回收记录、文件和资料的保管、更新。
4.7 各部门负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更改。
文件与资料控制程序
1.0 目的确立文件管理系统，使文件规范化，保证适当的文件发放至相关的部门和使用者，使质量管理体系得以有效运作。
2.0 合用范围与质量相关的所有内外部文件。
3.0 相关文件无4.0 定义内部文件：质量管理手册、程叙文件、作业指导书、工艺卡、表格等。
外部文件：国家标准及客户发放的所有影响产品质量的文件。
QM：质量管理手册，是质量管理体系的第一级文件，是阐述公司的质量文件，并描述质量管理体系的文件。
CP：程叙文件，是质量管理体系的第二级文件，是描述一个部门或者多个部门需共同配合完成某项工作时应遵循的规则性文件。
WI:作业指导书，是质量管理体系的第三级文件，是描述一项工作或者一个工位由何人在何地方采取何方法以达到何效果的指导性文件。
QP：质量计划，是质量体系的第三级文件，是针对特定的产品，项目或者合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。
DCR:文件更改申请。
5.0 职责5.1 体系部负责人编制 QM，管理者代表审核，总经理批准；5.2 各部门负责人编制 COP，体系部负责人审核，管理者代表批准；5.3 质量计划由品质部/项目负责人编制，副总经理审核，总经理批准；5.4 检验类文件由品质部编制、研发部审核，品质部负责人批准；5.5 生产类作业指导书由研发部编制、生产部审核、研发负责人批准；5.6 部门内部管理类作业指导书由各部门编制，行政部审核，由副总经理批准；5.7 跨部门管理类文件由本部门编制、行政审核，由管理者代表批准；版权所有© 2022XXXX 有限公司，未经许可不得复制，传播5.8 BOM 表是由品质部编制，研发部负责人审核，副总经理批准；5.9 工艺控制流程(QC 工程图)，由品质部编制，研发部审核，品质部负责人批准。
5.10 岗位说明书由各部门编制，行政部负责人审核，直属上级批准；5.11 文件发放/更改体系部负责人审核，管理者代表批准；5.12 各相关部门：负责本部门各种文件的拟定，并监督其切实执行；5.13 文控中心：负责全厂所有受控文件的发放、保管、回收、销毁等工作，使各部门能及时得到有效文件的支持。
文件与资料控制程序心得总结
文件与资料控制程序心得总结文件与资料控制程序心得总结引言：文件与资料控制程序是组织中非常重要的一部分，它可以确保文件和资料的安全性、可用性和有效性。
本文将深入探讨文件与资料控制程序的多个方面并总结各个方面的心得体会。
一、文件与资料控制程序的重要性及背景介绍（100字）文件与资料控制程序在现代组织中扮演着至关重要的角色。
它们有助于确保组织中的文件和资料的完整性、准确性和安全性，并提供及时访问以支持决策和业务运营。
通过合理的控制程序，组织可以降低错误和遗漏的风险，促进知识共享和合作，提高工作效率。
二、文件与资料控制程序的要素（200字）在实施文件与资料控制程序时，以下要素至关重要：1. 文件分类与标识：确保文件有适当的标签和分类，方便存储和查找；2. 存储与保护：选择适当的存储介质和设备，确保文件安全、可靠地存档，并进行定期备份；3. 文件访问权限：为不同角色和职位的员工分配适当的文件访问权限，以保护敏感信息；4. 文件检索与归档：确保文件可以轻松检索和归档，提高工作效率和文件利用率；5. 文件销毁与清理：定期检查过期和无用的文件，并进行安全销毁或清理，以避免信息泄露。
三、文件与资料控制程序实施的挑战（200字）在实施文件与资料控制程序时，组织可能面临以下挑战：1. 技术挑战：选择适当的技术解决方案，并确保其与组织的信息系统和流程相集成；2. 组织文化挑战：改变组织成员的习惯和行为，并建立起正确的文件管理文化；3. 法律合规挑战：遵守相关的法律法规，例如个人隐私保护和数据保护法；4. 知识管理挑战：将文件与资料整合到知识管理系统中，实现知识的共享与传承。
四、文件与资料控制程序的影响与好处（200字）实施有效的文件与资料控制程序会带来以下好处：1. 提高工作效率：文件的分类、存储和检索变得更加高效，减少了浪费时间寻找文件的情况；2. 降低错误和遗漏：通过严格的控制程序，避免了因错误或遗漏造成的风险和损失；3. 促进知识共享与合作：文件的规范化和共享，有助于跨部门之间的知识共享和合作；4. 提升组织形象：建立良好的文件和资料控制程序，可以提升组织形象，增强客户和合作伙伴的信任感。
文件化信息控制程序
文件编号XX-XX-XX-XX 版本号00 页版号 A 章节名称文件化信息控制程序共 12 页；第 1 页1目的对与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件化信息（包括管理体系文件、技术文件、行政档案文件、运行记录）进行控制，以确保管理体系运行范围内所有的文件化信息得到有效管理。
2适用范围公司管理体系范围内质量、环境和职业健康安全管理体系文件化信息的控制（如管理手册另有规定的除外），外部文件的控制。
3职责3.1管理运营中心负责对管理体系相关文件和记录的控制。
3.2行政财务中心负责对公司行政性文件、公司档案文件及记录的控制。
3.3技术部负责对产品技术文件、技术标准及记录的控制。
3.4各分公司负责各自公司内部产品生产和管理相关文件及记录的控制。
3.5其他部门负责各自部门内部管理文件的控制，制定与本部门管理要求相关的程序文件、作业指导文件，对部门文件进行管理和控制，对本部门体系运行的记录或成文信息控制。
4文件控制流程4.1文件控制流程支持者输入活动输出负责备注高层管理、相关部门相关部门相关部门相关部门各项管理要求、各项技术要求文件更改申请单质量体系文件、技术文件、行政文件、其它文件经审核文件开始文件编制文件更改文件审核文件审核YANNb质量体系文件、技术文件、行政文件、其它文件更改文件职能负责人审核信息批准信息各职能部门各职能部门职能负责人文件批准人章节名称文件化信息控制程序共 12 页；第 2 页支持者输入活动输出负责备注文控人员相关部门文控人员各部门文件收发人员文件使用部门文件使用部门批准后文件外来文件质量体系文件、技术文件、行政文件、其它文件原稿质量体系文件、技术文件、行政文件、其它文件质量体系文件、技术文件、行政文件、其它文件质量体系文件、技术文件、行政文件、其它文件A bY文件发放A外来文件处理文件保存A文件接收现场使用Y文件更改申请N结束文件发放清单更新记录文件处理记录保存资料部门有效文件清单使用及管理文件更改申请单各部门文件收发人员部门文控人员工程/行政文控人员文件使用部门文件使用部门文件使用部门章节名称文件化信息控制程序共 12 页；第 3 页4.2记录控制流程支持者输入活动输出负责备注体系管理及相关部门体系管理及相关部门体系管理及相关部门记录保管部门记录保存部门质量管理体系要求质量体系过程运行质量记录、保存、检索要求各种质量记录过期记录开始记录策划记录填写记录保存记录利用过期处理结束记录清单及要求记录表单体系运行记录质量记录合理存放质量体系审核、追溯要求作废/销毁记录，记录销毁申请记录体系管理及相关部门各过程相关部门各职能部门质量部、各使用部门记录保存部门5要求5.1文件化信息分类a) 管理手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；b)形成文件的程序；c)相关制度；d) 记录表单；e) 为确保其过程有效运行和控制所需的文件，如产品图样和技术文件、工艺文件、作业规程、标准等。
HSF文件资料控制程序
部门代码
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7.3.8 产品图纸 编码方式 ：
DXC - DRP -
7.3.9 模具图纸 编码方式 ：
DRM -
年月日 年月日
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7.3.10 第一、二、三阶文件版本以“版本/次”方式表示：A/0、A/1…A/5、B/0、B/1 ……(依 次类推)
7.3.11 第四阶表单：编号及版本一律标识于表单右下方（如 FM-010100 表示第一版本之文件 /资料发放回收记录表）。
7.3.1.8“WL”：外来文件
7.3.1.9“DRM”：模具图纸
7.3.1.10“DRP”：产品图纸
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7.3.2 第一阶文件编码方式： QM-GM/GP-01（Quality Manual） 7.3.3 第二阶文件编码方式：
7.3 文件之编号：
7.3.1 类别代号：
7.3.1.1“DXC”:公司简称
7.3.1.2“QM-GM/GP”：质量/环境有害物质管理手册
7.3.1.3“QP”：程序文件
7.3.1.4“WI”：作业办法、作业标准、检验标准
7.3.1.5“FM”：表单、记录
7.3.1.6“SIP”：检查基准书
7.3.1.7“SOP”：作业标准书
7.2.5 文控中心将修订之后的文件再送至相关权责人员审核、批准。正本文件由文控中心统一 保存。
7.2.6 对于作废文件，文控中心依签核后的《文件修订/作废申请单》，通知相关部门将作废文 件送至文控中心统一加盖蓝色“作废”印章后作废（四阶文件自行作废）。如文控中心保留 有参考价值的作废文件时，并在文控中心分类单独存放。
文件控制和维护程序
标题：文件控制和维护程序版号：第B版，页码1/41.目的对质量体系文件和检测工作有关的技术性文件、资料和外来法规性文件进行控制，保证实验室现场和各相关责任科室使用有效文件。
2.适用范围适用于某某单位（以下简称“本站”）质量体系文件及有关检测工作的法规性文件、技术文件及技术标准、技术规范、技术资料的控制。
3.职责3.1站长负责质量手册、程序文件等的批准。
3.2技术负责人负责非标准检验方法、检验方法细则的审批。
3.3 质量负责人负责组织质量体系文件的编写、审核、修订。
3.4 检验科负责人负责组织有关作业指导书的编制、审核及仪器操作规程等部分作业指导书的审批。
3.5办公室负责对受控文件统一编号、登记、发放及归档.3.6 质量管理科负责质量手册、程序文件、标准及法规性文件的跟踪更新。
4.工作程序4.1文件资料分类4.1.1文件资料按其性质分为三类。
a.质量体系文件，包括：质量手册、程序文件、作业指导书等。
b.有关检测工作的技术性文件，包括：本站制定的技术性文件（如非标准检测方法）和正式出版的或上级下发的技术标准（国家标准、行业标准、企业标准等）、技术规范、技术资料等。
c.外来有关检测工作的法规性文件，具体为与本站业务工作相关的法律、法规、规章。
4.1.2文件资料按其管理方式分为受控和非受控类。
受控文件、资料加盖“受控”章和分发号（需要时），非受控文件无此要求。
本站质量体系文件和技术文件是受控文件。
外来技术文件和法规性文件是否受控，由质量管理科确认。
4.2质量体系文件的编写4.2.1 质量负责人组织编写《质量手册》和程序文件等。
标题：文件控制和维护程序版号：第B版，页码2/44.2.2检验科负责人负责组织编写与本专业相关的技术文件，包括仪器设备维护和操作规程、非强制检定仪器设备的校验规程、非标准检验方法等作业指导书。
4.3质量体系文件的审批4.3.1质量手册和程序文件等由质量负责人审核，站长批准发布。
4.3.2仪器操作规程等部分作业指导书由检验科负责人审批。
1 文件控制程序BRC 程序 指导书
一、目的保证在质量体系运行的各个部门使用文件的有效性。
二、范围适用于本公司质量体系的质量手册、支持性文件、工作文件、外来文件及资料。
三、定义:如没有特别说明，程序文件中的内容涵盖电子文件和纸质文件的控制。
.四、职责4.1总经理：负责质量方针、质量手册、支持性文件和工作文件的审批；4.2总经理或总经理的委托人：负责组织质量体系文件的编写、修改、处理和质量手册、支持性文件的审核；4.3各部门：负责相关工作文件的编写、修改；4.4行政部：负责文件的分发、标识、保管五、工作程序5.1文件控制：受控文件封面或首页盖有“受控文件”章，没有的或虽然有但又加盖“作废”章的为非受控文件。
文件应有文件编写人、审核人、批准人的签署。
5.2审批和发布5.2.1质量手册：由质量小组编写，总经理审批后发布。
行政部根据总经理提供的《体系文件发放名单》统一发放并作登记。
5.2.2支持性文件：由各部门主管或总经理指定人员组织编写，文件管理员汇集整理后由管理者代表审批。
文件管理员根据《体系文件发放名单》统一发放并作登记。
5.2.3作业文件：由各部门主管组织编写，管理者代表批准。
要求文件有良好的可操作性，应明确由谁做，何时做，做什么以及如何做。
由文件管理员统一编号，加盖“受控文件”章，根据《体系文件发放名单》登记，下发各部门。
5.2.4外来文件：对质量保证体系有效运行有重要作用的外来文件，由管理者代表审核后，经行政部受控登记。
其它部门如需查阅，可到行政部借阅，借阅期限不超过15天。
5.2.5文件和资料的保管5.2.5.1文件和资料放在专用柜中，不得随便放置。
5.2.5.2档案资料必须放在干燥通风处，以防虫蛀、鼠咬、发霉和非人为损坏。
5.2.5.3如发现档案资料损坏或遗失，应立即向总经理报告，并追究管理员的责任。
5.2.5.4文件管理员应严守档案资料秘密，不得向外透露任何影响公司或个人的信息。
5.3文件的更改5.3.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请表》，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。
文件与资料控制管理制度（3篇）
文件与资料控制管理制度根据《金属非金属矿山安全标准化规范》要求，为了保证标准化文件系统效力与效率、标准化系统文件控制系统效力、记录控制效力以及标准化系统文件质量，制定本制度。
一、建立文件控制的管理制度1、制定文件与资料的识别与控制制度，确保企业安全规章制度产生，使用、评审、修订和控制的效力与效率。
2、企业应定期代号不定期对安全规章制度进行了评审，必要时予以修订或废除。
3、标准化系统文件制定、评审与修订过程应有员工参与。
4、标准化系统文件应分发到相应的员工。
5、标准化文件要求：①标准化文件系统应做到文件需求响应及时，文件产生的流程畅通、用户界面良好，文件分发充分，确保文件系统效力与效率；②标准化系统文件控制系统包括主索引表、分配的适用性、制定时间、版本、解释权、准批、变化、废止、存储媒介、保存期限、外部文件、法律法规与其他要求、可获取性，确保系统文件控制效力；③记录控制系统包括识别与检索、可追踪性、存储有效、可读性、保持期限、维护效果、可攻取性等，以确保记录控制系统效力；④保证标准化系统文件质量。
二、根据安全生产管理需求制定标准化系统文主要安全生产规章制度包括：1、安全生产检查制度2、安全教育培训制度3、重大危险源监控制度4、重大隐患整改制度5、危险物品和物料管理制度6、职业危害预防制度7、特种作业管理与审批制度8、特殊工种管理制度9、事故与事件管理制度10、设备和设施安全管理制度11、安全生产档案管理制度12、安全生产奖惩制度三、有效保留安全生产记录安全生产记录包括：1、管理评审报告2、事故、事件记录3、风险评价信息4、培训记录5、标准化系统评价报告6、事故调查报告7、检查记录8、职业卫生检查与健康监护记录9、安全生产会议记录10、安全活动记录11、法定检测记录12、任务观察记录13、许可文件14、应急演习信息15、纠正与预防行动记录16、承包商和供应商信息17、维护和校验记录18、技术资料、图纸文件与资料控制管理制度（2）旨在规范和管理组织内部的文件和资料的创建、使用、传递、存储和销毁等全过程，确保文件与资料的安全、完整、可信和可用。
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XXXX
文件管理控制程序
文件修订履历
目录
1目的 (4)
2适用范围 (4)
3职责 (4)
4术语和定义 (4)
4.1文件编写 (5)
4.2文件审批 (5)
4.3文件发放 (5)
4.4文件检查 (6)
4.5文件更改 (6)
4.6文件作废 (6)
5内容 (7)
5.1文件编码 (7)
5.2文件版本 (7)
5.3文件格式 (8)
6附则 (8)
7附录 (9)
附录 1 ISMS 文件清单 (9)
附录 2 文件更改记录 (12)
附录 3 文件签阅表 (14)
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文件管理控制程序
1目的
对信息安全管理体系文件的编制、审批、发放、检查、更改、废除等过程实施控制，保持体系运行各环节相关文件的有效性。
2适用范围
适用于XXXX的文件的编写、审批、颁发、版本升级以及失效文件的回收、留用和报废处理过程。
3职责
1、所有信息安全管理体系文件由信息安全管理委员会负责控制。
2、程序文件和记录文件由使用部门进行调用。
3、各部门负责管理本部门体系运行相关文件。
4术语和定义
1、单位内部文件：由单位内部（包括单位级、各部门和各项目组）编写、审批、颁发、版本更新和做失效处理的文件。
2、外来文件：来自于单位外部的文件，包括：
国家或行业的法令、法规；
从客户处正式收到的需求文件、设计书、开发规范和行业标准等；
设计所需的手册、技术资料或由合作伙伴提供的与单位业务相关的文件等。
3、受控文件：按照已批准的颁发范围颁发的文件。
这些文件需要按照文件的编写、审批、标识、颁发、版本更新等过程管理规定进行控制和管理。
4、参考文件：为了研修、市场或者商务合作的需要，发放给颁发范围以外的人的文
件。
在版本更新时，通常不会通知这些文件的使用者。
5、失效文件：文件版本更新后不再使用的旧版文件。
6、废止文件：由于单位规章、规定的变更和调整而被废弃不用的文件。
7、基线化：基线是文档的一个稳定版本。
它是进一步开发的基础。
之后执行管理体系时将按照基线化的文档规定进行，如果文档需要变动，通过评审后需要重新基线，后续执行按照新的基线进行。
8、记录：日常工作中由于业务、行政、管理产生的包含某种结果或其他输出的文档。
记录是各种活动发生过的证据，可以是纸质形式，也可以是电子形式，例如：审计报告，信息安全事件报告，会议纪要等。
4.1文件编写
所有信息安全管理体系文件由信息安全部或信息安全工作小组组织编写。
4.2文件审批
1、信息安全管理策略由信息安全管理委员会负责审批。
2、程序文件和记录文件经各部门负责人认可后，由信息安全工作小组组长进行审核，最终递交至信息安全管理委员会进行审批，并由单位行政部进行发布。
3、进行文件审批时，需填写《文件签阅表》（见附录 3）。
4.3文件发放
1、体系文件发放范围为文件适用部门。
2、所有信息安全管理体系文件由单位行政部负责发放到各部门所属人员。
3、体系文件需以书面或电子格式发放，并由接收部门负责人在《ISMS 文件清单》（见附录 1）上签字或电子方式确认。
4、如果有协议要求，可对外提供有关信息安全管理体系文件，但需先经信息安全
管理委员会批准后再发放。
5、ISMS文件均为受控文件，受控期为1年。
6、发放文件时需及时更新《ISMS文件清单》（见附录 1）。
4.4文件检查
1、每隔6个月，各部门负责人需对文件适用性进行确认，如发现不适用情况则转入文件更改程序。
2、从文件生效日算起，如1年内没做过修改，则需做文件审批。
4.5文件更改
1、由文件更改发起部门提出申请。
2、由信息安全工作小组进行审核并负责组织更改。
3、填写《文件更改记录》（见附录 2）。
4、相关文件需及时更换，更换时将原文件作废并加盖作废章，并填写《ISMS
文件清单》（见附录 1）。
4.6文件作废
1、更改后的原文件和不再适用的文件为作废文件，由各部门负责人收回并
加盖作废章，由行政部保留一份作废文件，并填写《ISMS 文件清单》见附录 1）。
2、其余同一版本文件需进行销毁，并填写《ISMS 文件清单》（见附录 1）。
4.7文件执行
1、各部门负责人负责在本部门内部落实体系文件的规定要求及操作程序。
2、需保证作业人员能得到有效文件。
3、运行期间禁止对体系文件进行随意扩散。
4、在有效时限内，需对运行期间产生的各记录文件进行妥善保管。
5内容
5.1文件编码
1、文件的编码方式如下：
XXXXX--- YYYYY ------**----------**
单位简称文件目录级别部门编号
2、体系文件包括方针策略文件、程序文件、规定或规范文件，各类文件级别码如下：
1 级文件--------------总方针政策文件
2 级文件--------------程序文件
3 级文件--------------规定、规范文件
4 级文件--------------记录表单
3、ISMS 文档编号的阿拉伯数字编号自从小到大的顺序组成。
4、文件编码实例：
XXXX-YYYY-1-ZZ
表示XXXX信息安全部发布的一级YYYY程序文件。
5.2文件版本
1、文件经过修改后需更换版本。
使用 1、
2、
3、4…表示文件的版本，用0、1、2、3…表示修改的次数。
如：1--表示第一版；2--表示第二版；3--表示第三版…
0--未经过修改；1—修改过第一次；2—修改过第二次…以此类推。
则2.1 表示第二版本修改过一次的文件。
2、文件的每次修改，以修改次数来表示，当文件的大部分需修改或修改过了许多次时则需要换文件的版本。
5.3文件格式
1、信息安全策略、程序文件、规定或规范应有首页和正文，首页包括文件名称、文件编码、文件版本号、发布日期等内容。
2、当体系文件以电子文件发放时，由信息安全工作小组建立专用目录并设置权限，只有信息安全工作小组有修改权限，其余接收部门只有只读权限而无改写权限。
6附则
1.本制度由IT中心、信息安全部负责制定、修订和解释。
2.本制度自发布之日起实施。
7附录
附录 1 ISMS 文件清单
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编号：
文件编码 文件名称 版本 生效日期 受控期 发放部门 发放日期 回收日期 销毁日期
文档发布人/联 系电话
接收确认人
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附录 2 文件更改记录编号：
管理制度文件页数
附录 3 文件签阅表
编号：
表单编号:表单版本：V01.00表单序号:
文件名称XXXX考勤与假期
10形成日期2013.01.05
签阅范围行政部、人力资源部、财务部、内控部、常务副总经理
相关说明
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