管理体系文件管理程序(DOC)
质量管理体系程序文件文件管理程序
有限公司A0 文件管理程序* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *制 定： 闫鹏松 日 期： 2022-8-25审 核： 日 期：核 准： 日 期：修订记录及内容摘要文件格式及相关内容文件发行单位总经理 副总经理 总务部 品保部 生产部 业务部 计划部 技术部 财务部V V V V V V V V文 件 管 理 程 序文件编号 版 本 页 数制订日期2022-8-25制定单位文 控制 定 闫鹏松版 本共 9 页 第1页-QP-1．目 的本程序规定了与产品和服务及质量管理体系有关的文件和资料的控制内容和方 法，使品质管理系统所有使用文件与质量记录数据正确流通, 为质量改进提供数据 分析及产品的可追溯性提供原始依据，并确保各相关部门能适时获得适当且有效之 最新版本文件。
2．范 围合用于本公司所生产之产品服务及质量管理体系, 自原物料采购、生产、检验、储运、至交货等各阶段作业中相关的文件和资料控制和质量相关记录，不论本公司内部 或者外部提供之相关文件与数据均合用之。
3．权责3．1 文控负责监督与体系有关的所有文件发放的归档管理,并保留原稿;相关单位配合文控负责实施本程序， 对本公司发布的管理体系文件进行登记、保管、 借阅、收 回及销毁等管理 。
3．2 技术部 (研发工程) 负责技术文件、 图纸的管理。
3.3 各部门责任人负责本部门的文件及数据管制作业要求的执行。
3.4 各部门责任人负责本部门相关文件的起草制订、修改、 审查,并组织文件的会审和呈上级核准。
3.5 各部门责任人负责接收、识别相关外来文件,并决定是否需转为内部文件。
4. 定义4.1 一阶文件:质量手册。
4.2 二阶文件:程叙文件。
4.3 三阶文件:作业技术指导书、检验规范、规章制度类。
4.4 四阶文件:窗体表单、记录类。
4.5 外部文件数据:有关国际、国家标准,环保法律法规,协力厂商材料规格及客户图面 之发行资料等。
管理体系文件管理流程及说明
管理体系文件管理流程及说明一、引言管理体系文件是组织建立和实施管理体系的基础，对于组织的正常运转至关重要。
本文旨在介绍管理体系文件的管理流程以及相关说明，确保文件管理的高效性和可靠性。
二、定义1. 管理体系文件：指组织在运营管理过程中所制定、发布、更新、分发并控制的各类文件，包括政策、程序、指南、手册、规程等。
三、管理体系文件管理流程管理体系文件的管理流程主要包括文件编制、审核、批准、发放、控制和更新。
下面将详细介绍每个阶段的具体步骤。
1. 文件编制文件编制是管理体系文件管理的初始阶段，具体步骤如下：（1）明确编制文件的目的和内容，并进行初步的文档规划。
（2）收集相关信息，包括法规要求、技术标准、管理需求等。
（3）整理和归类信息，确保文件的逻辑性和一致性。
（4）编写文件内容，包括文件的标题、引言、正文以及相关附件。
（5）对编写的文件进行内部审核，确保内容准确、完整且符合组织的要求。
2. 文件审核文件审核是为了确保管理体系文件的质量和有效性，具体步骤如下：（1）组织文件编制人员和相关专家进行审核。
（2）审核内容包括文件的准确性、适用性、合规性等方面。
（3）根据审核结果，提出修改意见和改进建议。
（4）修订文件内容，消除审核中发现的问题和不足。
3. 文件批准文件批准是确认管理体系文件的最终版本和生效时间，具体步骤如下：（1）组织领导层或相关授权人员对文件进行批准。
（2）对批准的文件进行签署，并记录批准日期。
（3）将批准的文件归档，并给予唯一标识，如文件编码或版本号。
4. 文件发放文件发放是将批准的管理体系文件传递给相关人员并确保其有效使用，具体步骤如下：（1）明确文件的发放对象和范围。
（2）将文件以适当的方式提供给相关人员，如印制纸质文件、电子邮件发送等。
（3）记录文件的发放情况，包括发放日期、接收人员等。
5. 文件控制文件控制是为了确保管理体系文件得到正确的使用和保密，具体步骤如下：（1）建立文件控制清单，记录所有管理体系文件的相关信息，如名称、版本、生效日期等。
管理体系文件控制程序
管理体系文件控制程序1目的确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。
2适用范围适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。
3权责3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。
3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。
3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理工作。
3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。
技术性文件由总工程师负责管理。
3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。
4工作程序4.1 工作流程图4.2 文件编制的申请与决定4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性；4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；2）向管理部提出申请，并得到同意。
4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。
A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。
B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。
C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。
4.4 文件编号4.4.1 管理文件编号方法A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。
0为版序号。
为修订序号。
B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”为文件类别号与文件三位数序号。
C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。
管理体系程序文件
程序文件发布令1-1程序文件发布令全体员工：公司依据GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001标准，结合实际编制了《程序文件》，于2007年9月1日颁布实施。
本程序文件对公司的质量、环境和职业健康安全管理体系要求做了详细的描述，经过各部门正式会签，符合标准和实际的要求,是公司进行质量、环境和职业健康安全管理的法规性文件和行为准则。
现予以正式发布，望全体员工遵照执行。
总经理:2007年9月1日1.目的对公司内所有与管理体系有关的文件进行控制，确保文件的充分性、适宜性，确保在文件的各相关场所得到适用文件的有效版本。
2.范围适用于公司管理体系有关文件的控制。
3.职责3.1办公室负责本程序的制定、实施和监督，对现有管理体系文件评审和定期发布受控文件目录；3.2总经理负责批准发布管理体系手册、管理体系的方针、目标和指标；3.3管理者代表负责批准程序文件；3.4办公室负责管理手册、程序文件及行政管理性文件、部分外来管理性文件的控制和管理；3.5工程部负责施工资料的控制；3.6经营预算部负责合同的管理；3.7设计部负责设计图纸、设计文件及法律法规、国家地方标准的控制和管理；3.8各部门负责本部门受控文件的编制、使用、收集、保管、整理及归档，负责向办公室报送本部门受控文件目录。
4.程序4.1文件的分类第一类：国家、地方法律、法规；第二类：国家、地方规范、标准、要求；第三类：管理体系相关的其他外来文件；第四类：公司管理手册和程序文件；第五类：公司及各部门编写的有关文件，包括管理标准、工作标准、技术标准等；第六类：针对特定顾客而单独编制的文件、合同、设计方案及图纸文件等。
4.2文件的整理、编写、审核（批准）和发放4.2.1第一类和第二类文件清单由设计部整理，信息来源包括：报纸、互联网、上级单位和行业协会的通知、主管部门的通知、内部沟通和通报，形成《法律、法规及其他要求清单》。
设计部根据收到的信息，及时调整总清单，经管理者代表审批后发放至公司各部门。
物业公司质量体系文件管理工作程序
物业公司质量体系文件管理工作程序物业公司质量体系文件管理工作程序一、目的根据物业公司质量管理体系的要求，建立和规范质量体系文件管理工作程序，以确保文件的合理性、准确性和及时性。
二、适用范围本程序适用于物业公司的所有部门和员工。
三、定义1. 质量体系文件：指规定了物业公司的质量管理体系要求、政策和目标，以及相关管理程序、工作指引和相应记录的文件。
2. 文件控制：指在文件的创建、发布、修订、变更、废止等过程中的管理控制。
四、程序1. 文件的编制（1）质量体系文件应由相关部门或岗位的责任人负责编制。
（2）编制质量体系文件前，应进行必要的调研和资料收集，确保文件内容合理和准确。
（3）编制质量体系文件应根据公司的实际情况和质量管理要求，结合行业最佳实践和相关法规进行编写。
2. 文件的审查和批准（1）编制完成的质量体系文件应提交给质量管理部门进行审查。
（2）审查内容应包括文件的准确性、逻辑性、一致性和可操作性等方面。
（3）审查完成后，质量管理部门应及时反馈审查意见，并要求文件责任人进行修订。
（4）修订后的质量体系文件应重新提交给质量管理部门进行批准。
3. 文件的发布和使用（1）质量体系文件的发布应由文件责任人负责，确保在相关部门和人员中得到充分的传达和理解。
（2）文件的使用应严格按照文件内容和要求进行操作，不得随意变更或超越文件要求。
（3）如有变更需求，应按照文件控制程序进行申请和批准。
4. 文件的修订和变更（1）质量体系文件的修订应由文件责任人负责，修订前应进行必要的调研和资料收集，确保修订内容合理和准确。
（2）修订后的质量体系文件应重新提交给质量管理部门进行审查和批准。
（3）质量体系文件的变更应按照变更控制程序进行申请和批准，变更内容应明确、具体，并及时通知相关部门和人员。
5. 文件的废除和归档（1）质量体系文件的废除应由文件责任人负责，废除时应说明废除理由和废除日期，并及时通知相关部门和人员。
（2）质量体系文件的归档应按照归档规定进行，确保文件的安全性和可检索性。
质量体系文件管理程序
质量体系文件管理程序一、前言1.1 文档目的：规范质量体系文件的编写、审查、批准、发布和控制流程，确保其有效性和及时性。
1.2 适用范围：本程序适用于组织内所有的质量体系文件。
1.3 缩略语和定义：1.3.1 缩略语：- QA：质量保证 (Quality Assurance)- QC：质量控制 (Quality Control)- QMS：质量管理体系 (Quality Management System)1.3.2 定义：- 质量体系文件：用来描述组织质量体系的文件，包括质量手册、程序文件、工作指导书、记录文件等。
二、质量体系文件编写2.1 质量体系文件编制要求：2.1.1 文件编制人员应具备相关的专业知识和质量管理经验。
2.1.2 文件编制应遵循标准化的格式和规范，包括文件编号、标题、版本、修订记录等。
2.1.3 文件内容要准确、清晰、全面、可操作，避免使用模糊、歧义的词语。
2.2 质量体系文件编制流程：2.2.1 确定文件编制需求和范围。
2.2.2 制定文件编写计划，并指定责任人、时间和资源。
2.2.3 收集和整理相关的信息和资料。
2.2.4 编写质量体系文件的草稿。
2.2.5 审查和修订质量体系文件。
2.2.6 批准质量体系文件。
2.2.7 发布质量体系文件。
三、质量体系文件审查3.1 审查目的：确保质量体系文件符合相关的法律法规和组织的要求，内容准确、完整、合理。
3.2 审查方式：包括内部审查和外部审查。
3.2.1 内部审查：由专业人员组成的审查小组对质量体系文件进行审查。
3.2.2 外部审查：组织可以委托外部专业机构或专家对质量体系文件进行审查。
3.3 审查结果处理：审查人员按照程序规定和相关要求对审查结果进行处理，并提出修改意见。
四、质量体系文件批准4.1 批准要求：经过审查合格的质量体系文件，可以进行批准。
4.2 批准程序：4.2.1 申请批准：文件编制人员提交质量体系文件批准申请并提供相关的审查记录。
质量管理体系程序文件
质量管理体系发放编号: 文件编号：Q/LR2－2009程序文件GB/T19001-2000 idt ISO9001:2008编制：审核：批准：扬州朗日新能源科技有限公司1目的本文件规定质量管理体系文件的编写及其管理，使所建立的质量管理体系文件格式化、标准化、规范化。
2 适用范围本文件适用于本公司编写质量管理体系文件时使用。
3 职责3.1 文件编写是在总经理的指示下，由办公室和各部门共同组织编写，质量手册、程序文件由总经理批准、发布，其它相关文件由管理者代表批准、发布。
3.2 质量手册是质量管理体系建立和运行中所使用的主要文件，是实施质量管理体系时应长期遵循的纲领性文件。
3.3 程序文件的编写应符合ISO9001：2008标准要求，贯彻本公司质量手册中对质量管理体系的各项要求。
3.4 质量管理体系文件的文字表达要准确、简明、通俗易懂。
3.5 程序文件的构成、内容编排、层次划分及其编号方法要符合本文件有关章节的各项规定。
3.6 体系文件需要修改换版时，品技部必须按文件分发登记，并将作废文件及时收回。
4 程序4.1 质量管理体系文件的构成：A、质量手册B、程序文件C、作业指导文件4.2 质量管理体系文件的编写4.2.1 根据本公司质量管理体系组织机构，选用ISO9001：2008为本公司的质量管理体系要求。
4.2.2 组织编写班子在管理者代表直接领导下，办公室组织各职能部门配合，组成编写小组。
Q/LR2－01－4.2.1 A/O 第2页共4页4.2.3 质量手册内容应包括封面、目录、颁布令、主题内容与适用范围、前言、质量手册的管理、修改控制页、质量方针，根据本公司的具体情况遵循ISO9001：2008标准要求。
4.2.4程序文件是为完成某项活动所规定方法的文件，它对质量管理体系的运行起着及其重要的作用，程序文件又是质量手册的支持性文件，它保证质量手册的目标得以实现，对手册中提出的要求，要编制相应的程序文件，为完成各项管理活动应规定：做什么、谁来做、什么时间做、怎样做、应用哪些资源、怎样控制和记录，以此来指导质量管理活动的具体实施。
质量管理体系文件管理工作流程
质量管理体系文件管理工作流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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体系文件管理程序
体系文件管理程序依据GB/T 19001-2008 idt ISO9001：2008标准建立文件编号：发放号：编制：审核：批准：批准日期：1 目的规定质管理体系文件的控制方法和要求，确保集团公司总部各层次体系文件得到有效的控制和使用。
2 适用范围本程序适用于集团公司总部质量体系内所有文件的控制。
3 职责3.1董事长（总经理）负责《质量手册》及相关体系文件的批准。
3.2管理者代表负责《质量手册》的审核，以及管理体系运转有关文件的审批。
3.3分管领导负责职责范围内有关体系文件的审核、批准。
3.4 集团办公室3.4.1是本文件主管部门，负责本文件的编制、解释、指导与监督检查。
3.4.2负责集团公司总部质量体系文件的审稿、送审、送签、发放、归档等管理控制，以及发放、变更、作废和换版工作的管理控制。
3.4.3负责外来文件的接收、传递、评审、发放控制。
3.5经营管理部负责确定体系文件编写要求，参与相关部门文件编写，对体系文件进行标审。
3.6集团公司各部室、宣教中心、信息中心、安保中心负责其管辖范围内的各类支持性文件的编写、变更、作废和换版的管理控制。
3.7信息中心档案馆负责集团公司体系文件的存档、借阅工作。
4 工作程序4.1文件控制工作流程图4.1.1收文流程- 2 -4.1.2发文流程- 3 -4.2文件基本类型：a) 管理手册，包括管理方针、承诺和目标；b) 程序文件；c) 相关支持性文件。
包括集团公司总部各类规范、规章、制度、办法等；d) 管理体系运行所形成的记录。
包括工作日志、会议记录、运行和维修记录、各类报表等；e) 外来文件。
包括国家标准、行业标准、海事公约、有关法律法规等。
4.3文件的控制类型4.3.1体系文件分为“受控文件”和“非受控文件”两种。
集团公司总部管理体系使用的以及发放给相关方要求其执行的文件属“受控文件”，其他文件属“非受控文件”。
4.3.2书面的受控文件采用分发流水号及发放接收记录进行控制，受控电子文件通过确定具体的发放范围进行控制。
质量验厂全套程序文件体系文件管理程序
质量验厂全套程序文件体系文件管理程序随着全球贸易的不断发展，质量验厂成为各行各业中至关重要的环节。
质量验厂是一个系统性的过程，需要准确、高效地管理各种程序文件。
这些文件包括质量控制计划、检测方法、验收标准、质量记录等。
为了确保质量验厂的顺利进行，建立一套完善的程序文件体系文件管理程序是非常必要的。
一、程序文件体系概述程序文件体系是质量验厂的重要组成部分，它用于规范和指导各项质量控制活动，确保产品质量符合相关标准和要求。
程序文件体系包括标准程序文件、操作程序文件和记录文件三个层级。
标准程序文件是由相关质量标准和要求制定的文件，包括质量控制手册、质量程序文件和质量作业指导书等。
它们规定了各项质量控制活动的基本要求和操作步骤。
操作程序文件是根据标准程序文件编制的具体操作规程文件，包括工艺操作程序、设备操作程序、检测操作程序等。
它们详细描述了各项质量活动的具体操作方法和要求。
记录文件用于记录各项质量活动的实施情况和结果，包括检验记录、检验报告、溯源记录等。
记录文件是质量活动过程中的重要依据，它们用于记录和证明质量活动的有效性和合规性。
二、程序文件体系文件管理要求程序文件体系的有效管理对质量验厂的顺利进行至关重要。
以下是程序文件体系文件管理的要求：（一）文件分类和编码根据程序文件体系的要求，将各类文件进行分类和编码。
分类可以按照文件类型（标准程序文件、操作程序文件和记录文件），也可以按照质量活动内容进行分类。
编码的目的是便于文件的查找和管理，可以采用数字编码或字母编码。
（二）文件编号和版本控制对于每个文件，应当给予独立的编号，并对文件的版本进行控制。
文件编号应当服从一定的规则，以确保文件的唯一性和辨识性。
版本控制是为了确保文件在修订过程中的一致性和可追溯性。
（三）文件审批和发布在文件编制完成后，应当进行审批和发布。
审批是为了验证文件的正确性和合规性，发布是为了使文件生效并为相关人员所知晓。
审批和发布的流程可以根据实际情况进行设计，确保文件的有效性和权威性。
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的对公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件适用、有效，而不被误用，并确保相关场所使用的文件都是有效版本。
2．范围适用与质量管理体系有关的文件控制，包括以纸张、计算机磁盘、光盘、或其它电子媒体为载体的文件的控制（包括外来文件的控制）。
3．职责3.1 行政部总体负责质量体系文件的管理。
3.2 行政部负责编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。
3.3 行政部组织各部门编制程序文件，部门主管评审后，经部门主管审核后报管理者代表批准。
3.4 各职能部门负责本部门归口条款的第三层次文件的编制，部门主管或管理者代表批准。
3.5 行政部负责文件的发放、更改、回收、销毁等工作，各部门负责控制本部门的使用文件。
3.5 外来文件（指国际、国家标准、行业标准、顾客或供方的文件等）由相关部门主管领导或管理者代表确认后，根据工作需要确定分发范围和数量。
3.6 其它各部门负责管理各自的文件和资料。
3.7 各部门制定的文件，正版统一由行政部管理。
同时，还应作好公司及其它部门文件发放的工作。
3.8 行政部负责结合内部审核，组织对现有体系文件进行评审与更新。
4．程序4.1文件分类1. 第一层：质量手册，是纲领性文件。
2. 第二层：程序文件，是指导性文件。
3. 第三层：管理类、检验类、技术类，是可操作性文件。
第三层次文件是作为部门运行质量管理体系的常用实施细则，包括：①管理标准、工作标准（质量方针、质量目标的管理规定、管理制度、岗位职责和任职要求等）；②检验标准（原材料检验规程、制程检验规程、最终产品检验规程等）；③技术标准（技术标准、作业指导书、工艺流程、操作规程等）；4. 第四层：质量记录，是体系有效运行的证据，具有可追溯性。
记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。
4.2文件的编号1.质量管理体系文件的编号规则①质量手册FSZF-QM，FSZF表示公司名称，QM表示质量手册。
质量管理体系程序文件
XXXXXX科技股份有限公司企业标准质量管理体系程序文件版本号：分发编号：受控状态：20XX-XX-XX发布20XX-XX-XX实施XXXXXXX科技股份有限公司批准《质量管理体系程序文件》发布令根据GB/T19001-2008《质量管理体系要求》、GJB9001B-2009标准和本公司《质量手册》，结合公司发展和有效增强顾客满意的需要，组织修订了《质量管理体系程序文件》。
本程序文件阐述了实施质量管理体系要求所涉及的部门和有关人员的质量职责，描述了开展质量管理活动的准则，是公司开展质量管理方面的法规性文件。
《质量管理体系程序文件》经审核现予以发布，从XXXX年XX月XX日起实施。
希望全体员工遵照执行。
管理者代表：XXXX年XX月XX日前言为使公司质量管理工作与国际标准接轨，落实规定的各项质量保证措施，实现公司的方针目标，保证长期稳定地向顾客提供满意的产品和服务，积极参与市场竞争，永保企业信誉，按GB/T19001-2008《质量管理体系要求》、GJB9001B-2009建立质量保证体系，对原《质量管理体系程序文件》进行修订，共包括23个程序文件。
《质量管理体系程序文件》是质量管理体系的重要组成部分，是《质量手册》的支持性文件，明确了做什么、由谁做、何时何地、如何做，是规范员工质量行为的法规性文件和重要的操作性文件。
《质量手册》规定的质量方针、质量目标和各项质量保证措施是借助于本《质量管理体系程序文件》的实施和依靠全体员工的努力来实现，因此要求广大员工必须认真执行，努力实施。
由于时间紧迫，编写人员水平有限，本程序文件难免存在不足之处，诚恳希望公司各级领导和全体员工在执行过程中提出宝贵意见，以便适时进行修改和完善。
公司地址：通讯地址：电话：传真：邮政编码：目录Q/WS G15.01-2011 文件控制程序 (1)Q/WS G04.01-2011 质量记录控制程序 (10)Q/WS G17.02-2011 管理评审控制程序 (15)Q/WS G01.20-2011 人员培训和资格认证控制程序 (20)Q/WS G06.01-2011 基础设施和工作环境控制程序 (23)Q/WS G02.08-2011 产品实现策划控制程序 (31)Q/WS G02.09-2011 设计和开发控制程序 (34)Q/WS G01.28-2011 合同评审控制程序 (43)Q/WS G03.11-2011 采购控制程序 (47)Q/WS G04.22-2011 外包过程控制程序 (53)Q/WS G04.01-2011 生产过程控制程序 (56)Q/WS G03.10-2011 产品的标识和可追溯性控制程序 (61)Q/WS G08.06-2011 顾客财产控制程序 (66)Q/WS G09.01-2011 产品防护和交付控制程序 (69)Q/WS G07.06-2011 监视和测量设备控制程序 (73)Q/WS G10.02-2011 顾客服务控制程序 (79)Q/WS G04.06-2011 内部质量审核控制程序 (82)Q/WS G07.07-2011 产品的检验和试验控制程序 (85)Q/WS G04.07-2011 不合格品的控制程序 (94)Q/WS G04.08-2011 质量信息控制程序 (101)Q/WS G04.10-2011 纠正措施控制程序 (105)Q/WS G04.11-2011 预防措施控制程序 (108)Q/WS G02.13-2011 新产品试制控制程序 (111)1 范围为了对公司质量管理体系的文件进行控制，确保文件编制、使用和管理符合规定的要求。
管理体系文件管理程序.
Q/2A GX01-2012 1 范围本程序适用于哈飞汽车工业集团有限公司(以下简称公司管理体系文件的编写、发布、修订、维护与评价。
本程序适用于公司本部,以及各分厂、分子公司。
2 目的旨在保证公司管理体系文件的统一性、完整性、一致性和协同性。
3 术语和定义3.1 管理体系(HF-MS,Hafei-Management System文件,包括制度规范、管控(评估标准、程序文件、作业指导书、管理授权表和管理手册等。
3.1.1 制度规范:由公司各职能部门及各二级单位制定的以书面形式表达,并以一定方式发布的、非针对个别事务处理的规范总称。
包括章程、原则、规定、实施细则和决定等非流程性文件。
3.1.2 业务管控(评估标准:哈飞汽车实施业务管控的纲领性、政策性文件,主要阐述长安汽车各业务管理和控制评价的基本原则和关键条款。
3.1.3 管理地图:展现本单位业务逻辑关系,使业务架构显性化的业务框架图。
3.1.4 程序文件:描述横向跨部门、纵向跨层级协作性工作的文件。
通常是由一系列流程组成,辅之以职能职责、业务规则、记录表单等一系列标准,从而实现对业务流转关系的全面描述。
部门内部跨业务处的协作性文件也属于程序文件范畴。
3.1.5 作业指导书:描述封闭在处室内部完成的管理工作,涉及工作步骤、操作规程、经验技巧、动作要领等各种指导性内容。
3.1.6 管理授权表:管理授权是指将业务中的决策责任和资源控制权赋予下属,使下属获得决策权和行动权。
管理授权表描述管理体系文件中业务审批的授权情况。
3.1.7 管理手册:是某一范围数据、资料或文件的汇编,内容通常是某一专业或某一方面程序、规定、标准等文件的集合。
4 职责Q/2A GX01-2012 4.1 管理信息部:4.1.1 负责哈飞汽车管理体系的建立、体系文件的格式审核、体系文件的维护与评价;4.1.2 负责管理体系文件的编号管理;4.1.3 负责指导、监督、检查、考核各单位管理体系文件的执行情况。
质量管理体系文件管理制度
文件目录质量管理体系文件管理制度质量管理体系文件操作规程文件发放（回收）登记表文件销毁申请表5. 10文件的发放及回收：质量管理部负责文件的发放及回收，质量管理体系文件在发放时应填写《文件发放（回收）登记表》，对于修改及废止的文件及时回收，发放、回收记录由质量管理部负责控制和管理；5.11已废止的文件或者失效的文件除留档备查外，不得在工作现场出现，质量管理部负责文件的销毁工作，销毁文件申请人须填写《销毁文件申请表》经批准后对文件进行销毁，销毁人做好《销毁文件登记表》。
5. 12质量管理体系文件的控制规定：5. 12. 1确保文件的合法性和有效性，文件发布前应得到批准；12. 2确保符合有关法律法规及规章；5.12.3各类文件应标明其类别编码，并明确其适用范围；5. 12. 4对记录文件的控制，应确保其完整、准确、有效；应当保证各岗位获得与其工作内容相对应的必要文件，并严格按照规定开展工作。
5. 13质量管理体系文件的执行规定：5. 13. 1质量管理制度、操作规程、岗位职责下发后，质量管理部门应组织各部门负责人和相关岗位人员学习，并与文件执行日期统一执行，质量管理部门负责指导和监督。
5. 13. 2各项质量工作的记录凭证应真实、完整、规范。
XXXXX文件发放（回收）登记表编号:XXXXX 公司文件销毁申请表编号:销毁原因: 申请人：日期:文件保管部门意见：签名：日期:质量副总意见：签名：日期:总经理意见:签名: 日期:1.目的：规范质量管理体系文件的编制/审核/分发/修订，确保文件的有效性和适宜性。
2.依据：根据《药品管理法》及其实施条例、《药品经营质量管理规范》等法律法规制定本制度。
3.范围：适用于本企业质量管理体系文件的管理。
4.职责：4.1质量管理部负责文件编制计划、审核、收发、管理、保管、销毁及文件执行情况的监督；2公司各部门负责人负责本部门文件的起草及本部门文件的保管；5.内容：5.1质量管理体系文件是指一切涉及药品经营质量管理的书面标准和实施过程中的记录结果组成的、贯穿药品质量管理全过程的系列文件。
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Q/2A GX01-2012 1 范围本程序适用于哈飞汽车工业集团有限公司（以下简称公司）管理体系文件的编写、发布、修订、维护与评价。
本程序适用于公司本部，以及各分厂、分子公司。
2 目的旨在保证公司管理体系文件的统一性、完整性、一致性和协同性。
3 术语和定义3.1 管理体系（HF-MS，Hafei-Management System）文件，包括制度规范、管控（评估）标准、程序文件、作业指导书、管理授权表和管理手册等。
3.1.1 制度规范：由公司各职能部门及各二级单位制定的以书面形式表达，并以一定方式发布的、非针对个别事务处理的规范总称。
包括章程、原则、规定、实施细则和决定等非流程性文件。
3.1.2 业务管控（评估）标准：哈飞汽车实施业务管控的纲领性、政策性文件，主要阐述长安汽车各业务管理和控制评价的基本原则和关键条款。
3.1.3 管理地图：展现本单位业务逻辑关系，使业务架构显性化的业务框架图。
3.1.4 程序文件：描述横向跨部门、纵向跨层级协作性工作的文件。
通常是由一系列流程组成，辅之以职能职责、业务规则、记录表单等一系列标准，从而实现对业务流转关系的全面描述。
部门内部跨业务处的协作性文件也属于程序文件范畴。
3.1.5 作业指导书：描述封闭在处室内部完成的管理工作，涉及工作步骤、操作规程、经验技巧、动作要领等各种指导性内容。
3.1.6 管理授权表：管理授权是指将业务中的决策责任和资源控制权赋予下属，使下属获得决策权和行动权。
管理授权表描述管理体系文件中业务审批的授权情况。
3.1.7 管理手册：是某一范围数据、资料或文件的汇编，内容通常是某一专业或某一方面程序、规定、标准等文件的集合。
4 职责Q/2A GX01-2012 4.1 管理信息部：4.1.1 负责哈飞汽车管理体系的建立、体系文件的格式审核、体系文件的维护与评价；4.1.2 负责管理体系文件的编号管理；4.1.3 负责指导、监督、检查、考核各单位管理体系文件的执行情况。
4.2 各单位：负责本业务领域管理体系文件的编写、修订和完善；负责监督、检查、考核本单位编写发布的管理制度和流程文件的执行情况。
4.2.1 各单位管理提升推进员：（1）负责本单位管理体系文件的审核、维护；（2）负责组织本单位体系文件的培训工作。
4.2.2 各单位一把手：负责审核本单位管理体系文件、会签相关业务文件，签发本单位作业指导书。
4.3 质量部、制造物流部等专业部门：负责分管专业文件的会签。
4.4 公司分管领导：负责审核、签发主管业务领域的管理体系文件。
4.5 公司总经理：负责签发涉及资金方面的管理体系文件。
5 工作要求及程序5.1 工作要求5.1.1 管理体系文件的编写各单位根据业务需要，编写管理体系文件，程序文件、作业指导书、管理授权表格式见附录B.1、附录B.2、附录B.3。
5.1.2 管理体系文件的发布（1）公司业务管控（评价）标准、管理地图、管理授权表，由管理信息部统一组织各单位进行编写，集中组织评审后、报公司总经理签发后发布。
（2）针对新业务或未制定规范的已有业务，需要新增制度规范、程序文件或管理手册：①发布单位发起协同平台“管理体系文件发文流程”（发文表单见附录B.4），提出文件的发布申请。
写明新增文件的目的、业务范围和主要内容。
若在业务管理地图上没有该文件，需要修订管理地图。
Q/2A GX01-2012 ②发布单位管理提升推进员审核后，单位一把手审核，若涉及其它部门职责和工作，送相关部门会签；如不涉及其他部门职责和工作，直接送管理信息部审核。
③会签单位完成会签后，会签通过的送管理信息部审核；如会签未通过，则退回发文单位一把手。
④管理信息部首先对文件的规范性进行审核，审核通过后进行体系文件编号，并根据文件是否跨领域、是否是关注重点，及时送专业部门会签或公司办公室。
⑤公司办公室复核后，送业务主管副总经理审核、签发。
⑥公司主管业务副总经理审核签发主管业务领域的体系文件；如需公司其他领导会签或涉及资金等重要事项需总经理签发的文件，主管副总经理需批示明确意见，公司办公室根据主管副总经理批示意见送文。
⑦公司总经理签发涉及资金等重要事项的文件，以及公司主管业务副总经理批示需公司总经理签发的文件。
（3）新增作业指导书由发布单位编写完成后交本单位管理提升推进员审核，再由本单位一把手审批、报管理信息部备案后自行发布。
5.1.3 管理体系文件变更的发布根据公司业务发展需要等原因，须新增或修订管理体系文件时，发布单位发起协同平台“管理体系文件发文流程”，写明变更原因。
（1）涉及文件名称及术语变化的公司级管理体系文件的变更，经本单位管理提升推进员、一把手审核后发给管理信息部备案，管理信息部更新协同平台上的管理体系文件。
（2）涉及业务规则、流程运行、组织机构变化的公司级管理体系文件变更，经本单位管理提升推进员、一把手、管理信息部审核后，由公司分管领导签发。
（3）涉及资金等重要事项变化的管理体系文件的变更，经本单位管理提升推进员、一把手、管理信息部审核，专业部门会签、公司分管领导会签、总经理签发后发布。
（4）作业指导书发生变更，经本单位管理提升推进员审核、一把手审批后报管理信息部备案后自行发布。
5.1.4 管理体系文件的修订（1）制度规范的修订各单位根据业务发展需要及时修订制度规范。
（2）业务管控（评价）标准的修订Q/2A GX01-2012 在战略制定年、业务模式发生变化等环境下，各单位组织修订管控（评价）标准。
（3）管理地图、程序文件和作业指导书的修订各单位根据业务发展需要及时修订管理地图、程序文件和作业指导书，对程序文件、作业指导书的修订记录应填写完整。
（4）业务授权表的修订在政策环境、公司战略、业务模式发生变化时，各单位及时修订业务授权表。
（5）管理手册的修订各单位根据业务发展需要及时修订管理手册。
5.1.5 管理体系文件的维护（1）各单位管理提升推进员每年11月30日前对管理体系文件的完整性进行回顾与维护，并填写《管理体系文件维护表》（见附录B.5）发送给管理信息部。
（2）管理信息部在审核、发布后及时进行管理体系文件的维护，并更新协同平台管理体系模块，同时做好记录（见附录B.6、B.7）。
5.1.6 管理体系文件的评价管理信息部每年根据管理诊断计划对各单位管理体系文件的完整性、一致性和协同性进行评价，并视情节轻重进行通报或提出考核意见。
5.2 工作流程5.2.1 管理体系文件发布流程（1）管理体系文件发布流程图管理体系文件发布流程图见图1。
Q/2A GX01-2012NN NN NY N 时间流程名称：管理体系文件的发布流程流程拥有者：管理信息部各单位开始1.发起协同平台管理体系文件发布流程2.管理推进员审核3.一把手审核3个工作日 4.会签N 1个工作日1个工作日2个工作日会签部门管理信息部结束11. 备案5.审核与质量、制造相关的文件送质量部、制造部会签N8. 审核/签发6.会签公司分管领导专业部门公司总经理9. 签发Y2个工作日1个工作日1个工作日Y10. 封发12.下发/培训作业指导书、涉及文件名称及术语变化文件涉及资金等重要事项的文件签发主管业务领域的文件Y7.复核公司办公室图1 管理体系文件发布流程图（2）管理体系文件发布流程说明管理体系文件发布流程说明见表1。
表1 管理体系文件发布流程序号 活动名称 执行者执行时间输入物 参考文件交付品 1发起协同平台管理体系文件发布流程 发文单位 1个工作日拟发文体系文件 2发文单位管理推进员审核发文单位 1个工作日拟发文体系文件审核意见、审核后的体系文件 3 审核单位一把手审核意见、审核后的体系文件审核意见、审核后的体系文件 4 相关部门会签 会签单位 审核意见、审核后的体系文件会签意见、会签后的体系文件5 审核、编号。
作业指导书、涉及文件名称/术语变化的进入第11步管理信息部1个工作日审核意见、体系文件审核、编号后的体系文件6 会签。
与质量体系、制造体系相关的文件送相关专业管理部门会签质量部、制造工程部1个工作日审核、编号后的体系文件会签意见、会签后的体系文件7 复核公司办公室复核意见、复核后的体系文件复核意见、复核后的体系文件8.1审批主管领域、会签相关领域文件，进入第9步；签发主管领域其他文件，进入第10步公司分管领导/其他与业务相关领导复核意见、复核后的体系文件审核/会签/签发后的体系文件9 总经理签发公司总经理审核/会签后的文件签发意见、签发后的文件10 封发管理信息部签发后的文件封发后的文件11 备案管理信息部1个工作日封发后的文件12 下发并组织培训发文单位封发后的文件6 记录序号记录名称格式记录编号管理部门保存期限1 程序文件模板附录B.1 HF-GX01-R01-01 管理信息部2 作业指导书模板附录B.2 HF-GX01-R02-01 管理信息部3 管理授权表模板附录B.3 HF-GX01-R03-01 管理信息部4 《管理体系文件发文表单》附录B.4 HF-GX01-R04-01 管理信息部5 《管理体系文件维护表》附录B.5 HF-GX01-R05-01 管理信息部6 《体系文件清单》附录B.6 HF-GX01-R06-01 管理信息部7 《体系文件更新记录表》附录B.7 HF-GX01-R07-01 管理信息部7 附录附录A 参考标准附录A.1 管理体系文件编码规则1 管理地图编码规则1.1 管理地图编码的结构式：M - HF –××—××××第四层（年代码）长分隔符第三层（业务代码）短分隔符第二层（公司识别码）短分隔符第一层（管理地图代码）图11.1.1 第一层为管理地图代码用一位英文字母表示“M”。
1.1.2 第二层为管理地图公司识别码。
1.1.3 第三层为业务代码见表1。
表1 业务代码表序号业务分类代码序号业务分类代码1 战略及资源管理ZG2 市场管理SC3 财务管理CW4 审计管理SJ5 法律事务FL6 人力资源管理RL7 行政管理XZ 8 采购管理CG9 工艺技术管理GY 10 质量管理ZL 11 生产制造SZ 12 设备能源管理SN 13 物流管理WL 14 工程管理GC 15 汽车销售管理XS 16 国际贸易GM 17 管理信息GX 18 环境、职业健康安全管理HS 19 项目管理XM 20 售后备件管理BJ 21 企业文化管理WH 22 纪检监察管理JJ 23 科技管理KJ 241.1.4 第四层为年份码用四位阿拉伯数字表示，如 2011年表示为2011。
1.2 示例2012年哈飞汽车批准发布的管理信息领域管理地图的编码为：M-HF-GX—2012。
2 程序文件编码规则2.1 程序文件编码结构式：Q/2A - ××××—××××第四层（年份码）第三层（顺序码）第二层（业务分类码）分隔符第一层（公司识别码）图22.1.1 第一层为公司识别码。