人事档案操作指引(全新经典版)
员工离职操作指引(全新经典版)
员工离职操作指引第一章总则第一条目的为规范公司的离职管理流程，保证公司各项工作的正常运行，使员工离职而给公司带来的风险及损失最小化，同时在离职面谈的过程中挽留优秀员工，了解离职员工的真实想法，以助改善公司的经营管理，特制订本指引。
第二条使用范围（一）适用范围：公司全体员工。
第三条职责分工（一）各级管理人员：负责本部门所属员工的离职面谈、离职审核和离职交接工作。
（二）xx公司人事负责所属范围内员工的离职面谈、离职审批流程跟踪、离职交接手续的指导办理和离职分析等工作。
第二章作业内容第四条离职审批（一）员工主动离职1、员工提出离职：员工如有离职意向，应至少提前30日向其部门负责人提出书面辞职申请（试用期员工提前3天），并通过EHR系统发起离职申请。
2、部门领导进行离职面谈：部门负责人应在接到员工辞职的当天（特殊情况下3个工作日内）与提出辞职的员工充分沟通，对优秀员工努力挽留。
在挽留无效的情况下，部门负责人需在离职审批流程中填写所在部门的意见。
3、行政人事部门负责与离职员工面谈，在挽留无果的情况下，由行政人事负责人在离职审批流程中填写用人单位的意见。
4、员工离职流程审批通过后，行政人事部门督促员工及时发起工作移交流程，并按照规定给员工办理离职交接手续。
（二）员工被动离职审批1、违纪辞退解除劳动合同的：由员工所在部门负责人直接向所在单位行政人事部门提交书面申请,同时用人部门将员工违纪证据提交给行政人事部，经授权领导审批后，由相应行政人事部门下发《解除劳动合同通知书》。
公司不需向员工支付任何经济补偿金。
（需要同时提供符合《劳动合同法》规定的违纪证据）。
2、公司单方（或者公司主动提出、双方协商一致）解除劳动合同的：由员工所在部门负责人直接向所在单位行政人事部门提交书面申请,经授权领导审批后，按正常离职程序审批流转。
公司按国家有关规定决定是否向员工支付解除劳动合同经济补偿金及具体支付额度。
（所有离职补偿均需要xx行政人事部审核，EKP 首页-人力资源-流程中心-离职补偿金申请。
人事档案转移怎么办理档案调动流程
人事档案转移怎么办理档案调动流程一、人事档案转移怎么办理人事档案转移怎么办理档案转移的办理流程：1、转入：(1)档案在机关、事业单位或在其他省市单位的，由单位开具商调函，本人办理调档手续；(2)档案在企业或其他人才服务机构的，①本人持《市、县内企业职工流动登记表》、到市人力资源和社会保障局办理终止、解除劳动合同手续，②本人持单位开具的商调函办理档案转移手续。
③档案封口自带交予单位审核。
④审核合格后发回执，档案入库。
不合格，本人将档案交予原单位(机构)补充。
2、转出：①持接收单位商调函、本人与单位签订的《代管人事关系和人事档案合同书》办理档案转出手续。
②本人持《市、县内企业职工流动登记表》、到市人力资源和社会保障局办理终止、解除劳动合同手续。
③将《市、县内企业职工流动登记表》交回单位，办理档案转出手续。
档案要求人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。
事业单位，人事档案相当重要。
提供保管档案的服务的机构各地人才市场、各区、县人才市场及街道办等。
按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规，毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息，个人不得截留和销毁。
档案丢失需进行补档，也就是说，持有者需回到小学、初中、高中、大学及原工作单位，补齐相关证明材料，因为档案未归档会影响到入D、升学等，影响自己评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理，也会影响到自己出国留学。
如果有考公务员的意向，档案须保管好。
二、调档案需要什么手续如何走流程一、调档案需要什么手续，如何走流程（一）市内（人才市场）档案调动：1、《市内职工流动就业登记表》流入单位盖章，流出单位盖章，流出单位主管部门盖章，流入单位主管部门盖章。
档案整理操作指南(3篇)
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。
为了提高档案整理工作的效率和质量，特制定本操作指南，供相关人员参考。
二、档案整理的原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。
2. 系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3. 可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5. 简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1. 收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
（3）对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
2. 分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。
（3）对分类后的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
3. 立卷（1）将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。
（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。
（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。
4. 归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。
（2）对归档的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。
5. 档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。
2. 在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。
3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4. 定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。
5. 加强与相关部门的沟通，确保档案整理工作的顺利进行。
档案整理工作操作指引
档案整理工作操作指引档案整理工作是一个重要且繁琐的任务，它涉及到对组织或个人的文档资料进行分类、整理、储存和检索的过程。
在日常工作中，档案整理的高效与否直接影响到信息的管理和利用效果。
为了帮助大家更好地完成档案整理工作，本文将提供一份档案整理工作操作指引。
一、前期准备在开始进行档案整理工作之前，务必要进行充分的前期准备工作。
首先，要明确整理的目标和范围，了解需要整理的档案种类和数量。
其次，准备必要的工具和设备，例如文件夹、文件盒、标签纸、扫描仪等。
最后，制定一份详细的工作计划，明确整理的时间安排和步骤。
二、分类与标注在开始整理档案之前，首先需要对档案进行分类。
根据档案的性质、用途或需要，可以将档案分为不同的类别，例如合同文件、财务记录、人事档案等。
然后，在每个类别中进一步细分，比如按照时间、项目或部门等因素进行分类。
在分类的基础上，要为每个档案添加标签。
可以使用标签纸或打印标签，标注档案的名称、日期、归属部门等关键信息。
标签的规范化使用可以提高档案的可查找性和可管理性，为日后的检索工作节约时间和精力。
三、整理与储存在完成分类和标注后，接下来是进行档案的整理和储存工作。
对于纸质档案，可以按照一定的顺序将其放入文件夹或文件盒中。
尽量保持文件夹内的文件有序并且不过于拥挤，这样可以方便后续的查找和维护。
对于电子档案，可以通过创建文件夹和子文件夹的方式进行整理。
根据档案的类别和细分进行文件夹的设置，例如创建“合同文件夹”，在该文件夹下创建“销售合同”、“采购合同”等子文件夹。
此外，要确保档案的命名规范和统一，避免使用含糊不清或不符合规定的文件名。
四、数字化处理随着信息技术的发展，数字化处理已经成为档案整理中的重要环节。
对于大量的纸质档案，可以考虑使用扫描仪将其转换成电子格式，便于管理和存储。
在扫描过程中，要注意保证扫描的清晰度和准确性，以免影响后续的查找和使用。
数字化处理还包括对电子档案的备份和存储。
为了防止档案的丢失或损坏，建议将电子档案备份至云存储或外部存储设备中。
人事档案操作指引
人事档案操作指引一、档案管理的背景和意义随着现代社会的不断发展和进步，人事档案管理的重要性也日益凸显。
人事档案是组织机构对其人力资源管理的重要工具，它记录了组织内员工的基本情况、工作经历、绩效评定、奖惩记录等信息。
科学的人事档案管理可以帮助企业更好地管理和利用人力资源，提升员工的工作积极性和工作满意度，从而促进组织的可持续发展。
二、档案管理的基本原则1.规范性原则：人事档案管理需遵循法律法规和组织制度，确保档案的完整性、真实性和准确性。
2.保密性原则：人事档案涉及到个人隐私，必须严格保密。
3.安全性原则：人事档案需要进行备份和存储，以防止丢失、损坏或无法访问。
4.有效性原则：人事档案要具备查询和利用的价值，能为组织的人力资源决策提供参考依据。
三、档案管理的流程1.档案获取：人事档案获取的途径包括面试、入职手续、职工的学历、考勤、绩效考评等。
2.档案整理：每份档案都应有独立编号，并按照分类、归档日期等进行整理。
3.档案存储：档案室是存放档案的专门地方，需要具备防潮、防火、防尘等基础条件，并根据档案的重要性进行分类存放。
4.档案借阅：档案室设定档案借阅规则，确保人事档案能以最快速度满足借阅需求，但同时又不能妨碍档案的安全和保密。
5.档案销毁：根据法律法规的要求，有些档案需要在一定时限后进行销毁。
四、档案管理的具体操作步骤1.建立档案管理制度：制定人事档案管理的规章制度，包括档案的获取、整理、存储、借阅和销毁等环节的具体规定。
2.档案的编制和归档：为每位员工建立档案，包括基本信息、入职手续、工作经历、绩效考评等内容，并按照相关原则进行归档。
3.档案的存储和备份：确保档案的安全性和完整性，档案室应具备防潮、防火、防尘的条件，并采取定期备份和存储的方式。
4.档案的查询和利用：制定档案查询和利用的规定，确保人事部门和相关部门能及时查阅和利用档案信息，为招聘、培训、绩效考评等工作提供支持。
5.档案的借阅和归还：设立档案借阅登记簿，规定借阅的人员、时间和目的，并及时归还借阅的档案。
人事档案转递流程及资料
人事档案转递流程及资料
《人事档案转递流程及资料》
哎呀呀，咱今天就来讲讲这人事档案转递的事儿哈。
你知道吗，我有一次就亲自经历了这个过程呢。
那时候我从一个公司离职了，要把档案转到新的地方去。
我就感觉像是要送一个宝贝去一个新的家一样。
首先呢，得准备好各种资料呀，就像给宝贝准备行李一样。
身份证那肯定是不能少的啦，这就好比是宝贝的身份证呀，没有它可不行。
然后呢，还有离职证明，这就像是宝贝的出门许可证一样，证明它可以合法地离开原来的地方啦。
准备好了这些资料，接下来就是正式的转递流程啦。
就好像送宝贝上了一辆专门的车，这辆车会把它安全地送到目的地。
档案管理人员会仔细地核对每一样资料，就像检查宝贝的行李有没有带齐一样认真。
然后呢，他们会小心翼翼地把档案包装好，贴上标签，写上目的地，就像是给宝贝的行李贴上目的地的标签一样。
接着呢，档案就踏上了它的旅程啦。
一路上呀，我还真有点担心呢，就怕它出啥岔子。
不过好在最后它顺利地到达了新的地方，就像宝贝安全到达了新家一样让人开心。
总之呀，这人事档案转递流程虽然看起来有点麻烦，但只要咱认真准备资料，一步一步来，就一定能顺利完成哒！就像送宝贝去新家一样，虽然有点操心，但最后看到一切顺利就会特别欣慰呀！哈哈！
以上作文仅供参考，你可以根据实际情况进行调整和修改。
希望对你有帮助呀！。
档案管理系统用户操作手册doc
档案管理系统用户操作手册doc一、概述本操作手册旨在为档案管理系统的用户提供使用说明和指导，以确保用户能够正确地使用系统进行档案管理工作。
本手册将涵盖系统的基本功能、使用方法、常见问题及解决方案，以及安全和隐私方面的注意事项。
二、系统简介档案管理系统是一款专门设计的软件，用于帮助用户高效地管理、存储、检索和共享档案信息。
系统支持多种档案类型，包括文档、图片、视频等，并提供了强大的搜索功能，方便用户快速查找所需档案。
系统还具备安全和隐私保护功能，确保用户数据的安全性。
三、安装与登录1、下载与安装：请从官方网站或授权渠道下载本系统的安装包，按照提示进行安装。
请确保您的计算机满足系统要求。
2、登录：打开系统后，输入您在注册时所使用的用户名和密码，点击“登录”按钮即可。
如果您忘记了密码，可以通过找回密码的方式找回。
四、功能介绍1、添加档案：点击左侧的“添加档案”按钮，选择档案类型，填写档案标题、描述等信息，上传所需文件，点击“保存”按钮即可。
2、搜索档案：在搜索框中输入关键词或短语，点击“搜索”按钮，系统将显示匹配的档案列表。
您还可以通过筛选条件对结果进行进一步筛选。
3、编辑档案：在档案列表中选中所需编辑的档案，点击“编辑”按钮，对档案信息进行修改。
修改完成后，点击“保存”按钮即可。
4、删除档案：在档案列表中选中所需删除的档案，点击“删除”按钮，系统将提示您是否确认删除操作。
确认后，档案将被永久删除。
5、导出档案：点击左侧的“导出”按钮，选择导出的文件类型和格式，系统将生成包含所选档案的导出文件。
您可以将导出文件保存到本地或共享给其他用户。
五、常见问题及解决方案1、问题：无法登录系统怎么办？解决方案：请检查您的用户名和密码是否正确。
如果密码忘记或被锁定，可以通过找回密码或管理员的方式解决。
2、问题：无法添加或编辑档案怎么办？解决方案：请确认您是否具有足够的权限执行该操作。
如果您是管理员，可以检查系统设置中的权限设置；如果您是普通用户，请管理员赋予您相应的权限。
职员档案的操作流程
职员档案的操作流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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2.0档案实务操作指引
档案实务操作指引一、档案编号1、类目：是档案分类的基本单位，构成档案分类表的主要成分，用以表示某类档案。
每个一级类目下设若干二级类目，个别二级类目下设若干三级类目。
一级类目全集团统一执行。
商业集团档案一级类目为：行政类档案、人事类档案、财务档案、营运档案、商户档案、工程档案、物业档案、荣誉档案。
2、档号是：一级类目+二级类目+年度+流水号，档号的编写方法如下：X ·X —XXXX—X X X流水号年度二级类目一级类目（1）一级类目：用阿拉伯数字表示。
（2）二级类目：用阿拉伯数字表示，详细可参见档案总索引。
如1.1代表行政类档案中的收文，1.5代表行政类档案中的车辆管理。
如假设5.1代表商户档案中的ZOcoffee商户，5.2代表商户档案中的星巴克商户。
（3）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2017。
（4）流水号：文件号，归档文件的排列顺序号，按文件排列从“1”开始标注；每年须从1编起，不能跨年度连续编号。
例：行政管理类中的行政事务类合同的编号即为1·4-2018-001二、编目1、索引目录档案管理须编制总索引目录，用于查询使用，索引目录每年1月打印一份存档，每半年度将电子版备案到集团行政人事中心。
2、卷内目录1、卷内目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型（长×宽为 297mm×210mm）；2、卷内目录如只有一页可粘贴在文档内侧。
三、装盒1、档案盒建议固定长期存档使用牛皮纸档案盒，临时存档或环境较潮湿使用55mm蓝色硬塑档案盒；可设置目录档案盒用于存档总索引表及档案移交表；2、装盒原则（1）归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。
档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中；（2）不同年度的归档文件不应放入同一档案盒。
3、档案盒标识（1）商户档案盒盒脊a) 盒脊标签内容为：公司、业态、品牌名称、铺位号、租赁/合同年限、档案盒号（5·1-2018-1/2代表2018年签约的商户1，一共有2个档案盒中的第1个）。
人事档案管理流程
人事档案管理流程人事档案管理是组织对员工的基本信息、工作经历、绩效评估、培训记录等进行存储、管理和维护的一项重要工作。
它对于组织的人力资源管理起到了至关重要的作用。
本文将详细介绍人事档案管理的流程，包括档案的采集、整理、存储、使用和归档等环节。
一、档案采集档案采集是人事档案管理工作的第一步。
它包括以下几个环节：2.入职手续：组织需要为新员工办理入职手续，包括签订劳动合同、办理社保和公积金等。
这些手续需要记录并存入员工的档案中。
3.健康检查：为了保证员工的健康和安全，组织应当进行员工的健康检查，包括体检、职业病检查等。
相关检查结果也需要存入员工档案中。
二、档案整理档案整理是将采集到的信息按照一定的规则和标准进行整理和分类的过程。
它包括以下几个环节：1.档案编号：为了方便管理和查询，组织需要给每个员工的档案编号。
一般采用数字或字母的组合形式，确保档案的唯一性。
2.档案分类：按照档案内容和用途的不同，将档案进行分类，如个人基本信息、考核评价、培训记录等。
3.档案装订：将整理好的档案进行装订，可以使用文件夹、箱子等，以确保档案的完整性和安全性。
三、档案存储档案存储是将整理好的档案按照一定的规则和标准进行妥善保存和管理的过程。
它包括以下几个环节：1.存放位置：组织应当设置专门的档案室或档案柜，将档案放置在其中。
档案室应当干燥、通风和安全，以确保档案的质量和安全。
2.存储方式：根据档案的特点和用途，采取合适的存储方式，如按时间顺序存储、按分类存储等。
3.存储期限：不同类型的档案有不同的存储期限，例如，个人基本信息一般需要长期保存，而已离职员工的档案可以进行归档或销毁。
4.访问权限：对于档案的查阅和使用，应当设定相应的权限管理措施，确保档案的安全和保密。
四、档案使用档案使用是指根据需要对档案进行查询、调阅和使用的过程。
它包括以下几个环节：1.档案查询：职工本人或相关管理人员需要查找档案信息时，可以向人事部门提出申请，按照规定的流程进行查询。
《人事档案管理系统》使用说明书
《人事档案管理系统》使用说明书一、系统概述人事档案管理系统是一款专门用于企业或组织人事档案管理的软件工具。
它旨在帮助用户更高效、准确地管理员工的各类信息，包括个人基本信息、工作经历、培训记录、考核情况等，实现人事档案的数字化、规范化和自动化管理。
二、系统运行环境1、硬件要求处理器：＿____及以上内存：＿____及以上硬盘空间：＿____以上显示器分辨率：＿____及以上2、软件要求操作系统：＿____（如 Windows 7/8/10 等）数据库：＿____（如 MySQL、SQL Server 等）浏览器：＿____（如 Chrome、IE 等）三、系统登录与退出1、登录打开系统登录页面，输入用户名和密码。
点击“登录”按钮，若用户名和密码正确，即可进入系统主界面。
2、退出点击系统主界面右上角的“退出”按钮。
确认退出操作，系统将关闭当前用户的会话。
四、主界面介绍1、菜单栏包含“档案管理”“查询统计”“系统设置”等主要功能模块。
2、快捷工具栏提供常用操作的快捷按钮，如“新增档案”“批量导入”等。
3、数据展示区以列表形式展示人事档案的相关信息。
五、档案管理1、新增档案点击“新增档案”按钮，进入档案信息录入页面。
依次填写员工的个人基本信息、教育背景、工作经历等各项内容。
点击“保存”按钮，完成新增操作。
2、编辑档案在数据展示区选中需要编辑的档案记录，点击“编辑”按钮。
对档案信息进行修改，修改完成后点击“保存”。
3、删除档案选中要删除的档案记录，点击“删除”按钮。
系统会弹出确认删除提示框，确认后即可删除档案。
4、批量导入点击“批量导入”按钮，选择要导入的 Excel 文件。
系统会自动解析文件内容，并将数据导入到系统中。
六、查询统计1、条件查询在查询页面输入查询条件，如员工姓名、工号、部门等。
点击“查询”按钮，系统将显示符合条件的档案记录。
2、统计报表选择统计报表类型，如员工年龄分布、学历分布等。
系统会生成相应的统计报表，并支持导出为 Excel 格式。
人资行政-人事档案管理流程
人资行政-人事档案管理流程人资行政人事档案管理流程人事档案管理是人力资源管理中一项重要且细致的工作，它对于企业的发展和员工的管理具有重要意义。
有效的人事档案管理不仅能够帮助企业了解员工的基本情况、工作经历和能力素质，还能为企业的决策提供有力的支持。
下面将详细介绍人事档案管理的流程。
一、档案建立（一）收集信息新员工入职时，人力资源部门应向其发放《员工信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、教育背景、工作经历、培训经历、家庭成员等相关内容。
同时，收集员工的身份证、学历证书、资格证书、离职证明等相关证件的复印件。
（二）审核信息对员工填写的信息和提供的证件进行审核，确保信息的真实性和完整性。
如有疑问，应及时与员工沟通核实。
（三）建立档案将审核通过的员工信息和证件复印件整理归档，建立员工人事档案。
档案应按照一定的编号规则进行编号，便于查找和管理。
（一）存放环境人事档案应存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。
（二）分类存放根据员工的部门、职位等因素，对档案进行分类存放。
可以采用文件夹、档案盒等方式进行分类，同时在档案上标注清晰的分类标识。
（三）定期检查定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况。
如发现问题，应及时采取措施进行处理。
三、档案更新（一）信息变更员工在工作期间，个人信息如有变更，如联系方式、婚姻状况、家庭住址等，应及时向人力资源部门报备，并提供相关证明材料。
（二）工作变动员工的职位变动、薪资调整、培训经历、奖惩情况等工作相关信息，人力资源部门应及时更新到人事档案中。
（三）定期更新定期对员工的档案进行全面更新，确保档案中的信息准确、完整。
（一）申请查阅因工作需要查阅员工人事档案时，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅人等信息，并经部门负责人和人力资源部门负责人审批同意。
（二）查阅登记查阅人事档案时，应在《人事档案查阅登记薄》上进行登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。
档案管理操作指导手册
目录档案管理2 17.1档案管理初始化317.1.1档案馆信息维护317.1.2定义ABS码417.1.3列表框参数定义717.1.4报表设置817.2档案库及文件整理917.2.1新增档案库917.2.2档案库管理1117.2.3文件分类1417.2.4文件信息管理1617.2.5文件的查询2017.3辅助立卷和档案管理2217.3.1辅助立卷232317.3.2档案管理2517.4资料移交3317.5案卷借阅3817.5.1创建案卷借阅3817.5.2案卷借阅详情39档案管理PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。
为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。
同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。
在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。
档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。
前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。
在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。
首先跳出的是档案库的选择窗口。
图17-1 档案库选择窗口17.1 档案管理初始化17.1.1 档案馆信息维护用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。
用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。
用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。
系统将当前档案馆设置为默认档案馆。
图17-1-1 档案馆信息17.1.2 定义ABS码标准档案分类码在系统中简称ABS码。
不同行业均有自己的行业标准档案分类码。
所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。
流动人员人事档案相关业务操作流程
流动人员人事档案相关业务操作流程目录1使用说明................................................................................................... 错误!未定义书签。
2个人注册................................................................................................... 错误!未定义书签。
3档案管理功能........................................................................................... 错误!未定义书签。
3.1个人登录................................................................................... 错误!未定义书签。
3.1.1功能说明........................................................................... 错误!未定义书签。
3.1.2功能截图........................................................................... 错误!未定义书签。
3.1.3操作说明........................................................................... 错误!未定义书签。
3.1.4问题说明........................................................................... 错误!未定义书签。
人事档案管理系统使用说明书
《人事档案管理系统》使用说明书一、系统简介该人事档案管理系统旨在对企业人事档案进行信息化日常管理，业务包括：（1）员工个人信息的查询及维护。
员工可以查询自己的各项档案信息，包括基本信息、培训信息、考勤信息、考核信息和奖惩信息；员工可以修改自己的联系方式和生日（对其他信息的修改需要管理员或具有相应权限的用户进行操作）。
（2）员工管理具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改员工信息。
对员工信息的查询支持多条件组合查询。
（3）考勤管理具有该权限的用户可以查看按月统计的员工考勤记录（普通员工只能在个人信息查询模块查看自己的按天列出的历史考勤记录）。
（4）培训管理具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改培训项目，以及将员工添加到培训中或从培训中移除。
（5）考核管理具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改员工考核成绩（业务流程还未实现）。
（6）奖惩管理具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改员工的奖励和惩罚记录（业务流程还未实现）。
（7）权限管理具有该权限的用户可以查询权限的授权情况，将员工（系统用户）添加到现有角色以及从所属角色中移除。
（8）角色管理具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改角色权限。
（9）账户设置用户可以修改登录密码。
（10）工资管理入职时间每满两年工资上涨浮动10%。
（触发器来实现）二、系统登录及当前可用的系统用户系统登录界面如下图所示：系统使用用户ID（即员工ID）和密码登录。
由于不同用户具有的权限不同，登陆后显示出的模块不同。
本说明书中使用用户ID“1”和密码“123”登录系统，作为使用说明。
登录系统后，显示的导航界面如下：当前可用的用户ID（系统中已录入的员工）及密码保存在数据库中的Users表中。
可使用Windows身份验证（具有管理员权限）或SQL Server 身份验证下的登录名sa（即数据库管理员，密码在安装数据库时已指定）和登录名Suna（本系统使用的数据库用户，密码为suna2013，只有有限的权限）登录数据库EmployeeManage，即可查看到该表。
员工入职操作指引(全新经典版)
员工入职操作指引第一条目的为实现基础人事工作的有效开展，确保各项流程环节的有序对接，进一步规范员工入职手续的办理，为公司新员工提供开展工作的明确依据，特制订本指引。
第二条范围公司新入职人员。
第三条职责分工1.行政人事部为员工入职的统管部门，负责在员工入职时办理入职手续、提供基础办公条件等，并组织相关部门完成办公账号开通、发薪账号开通等工作。
2.各用人单位应按照要求进行部门人员引见、基础工作内容沟通等。
3.行政人事部负责项目人员入职手续办理、入职培训及引导。
第四条操作流程与要求（一）入职前的准备1.招聘人员在员工录用审批完成后三个工作日内与被录用员工沟通入职报到相关事宜，主要沟通岗位、薪酬、主要福利、工作地点、报道地点、时间及注意事项，并发送录用通知书。
2.新员工入职报到须提供资料：A.录用通知书；B.体检报告【区/县级及以上二甲医院常规工作体检】，在正常体检的基础上还必须包括胸透、肝功能、心电图、B超四项，体检不合格者公司将不予以录用；C.经原所在单位加盖公章的《离职证明》原件；D.身份证原件及复印件3张；E.一寸两寸免冠照片各2张，电子档证件照1张，电子档生活照片1张；F.学历、学位证书，职称证书，技术等级证书等相关证书的原件或复印件；G.报到证、户口迁移证、党组织关系转移介绍信、英语等级证书、计算机等级证书和其它证书等复印件及原件（针对签订三方协议的应届毕业生）；H.公司规定的其他入职资料。
3.招聘人员提前一周通知行政人员准备办公用品、座位、门禁卡、住宿安排等；通知入职管理人员准备入职培训材料，沟通培训带教人，安排相关培训事宜。
4.入职管理人员提前一到三个工作日准备好《员工登记表》、《新员工入职须知》、《劳动合同》、《员工入职承诺书》与《xx公司员工职务行为管理准则承诺书》，并告知用人单位负责人新员工入职时间。
5.入职管理人员需在新员工入职当日与其本人确认其基本资料和电子档案的准确性和完整性。
档案管理操作指导手册
档案管理操作指导手册概述本文档旨在提供档案管理操作指导，帮助用户有效管理档案，确保档案的安全性和可追溯性。
本指导手册将介绍档案管理的基本原则、操作流程和常用工具，以及档案检索、备份和销毁的方法。
档案管理基本原则1.分类和归档：对于不同类型的档案，需按照一定的分类标准进行归档，确保每个档案都能够快速、准确地定位和获取。
2.标识和编目：为每个档案标识唯一的编号和描述信息，并建立相应的档案目录或数据库，以便随时查询和管理档案。
3.安全存储：档案应存放于安全、环境稳定的地方，避免受到物理性和环境性的损害。
同时，也需要采取措施防止未经授权的人员访问。
4.备份和恢复：定期对档案进行备份，并确保备份数据的完整性。
在出现数据丢失或损坏的情况下，能够及时、有效地进行恢复。
档案管理操作流程档案管理涉及多个环节和步骤，下面是通用的档案管理操作流程：1.收集和整理：收集相关的档案材料，并按照既定的分类标准进行整理和归档。
2.标识和编目：为每个档案标识唯一的编号和描述信息，并记录到档案目录或数据库中。
3.存储和保管：选择合适的存储介质和设备，将档案存放于安全、稳定的环境中。
档案应该避免直接接触到光线、湿气和高温等有害因素。
4.备份和恢复：定期进行档案的备份，确保备份数据的完整性，并制定应对数据丢失或损坏的恢复方案。
5.检索和利用：当需要查找或利用档案时，通过档案目录或数据库可以快速定位档案，并在授权范围内进行查阅和使用。
6.更新和审查：定期对档案进行更新和审查，确保档案信息的准确性和完整性。
常用档案管理工具为了更好地管理档案，提高工作效率，以下是一些常用的档案管理工具：1.电子文档管理系统：通过电子文档管理系统，可以将档案电子化，并提供全文检索、权限管理和版本控制等功能，方便档案的存储、检索和利用。
2.档案管理软件：一些专业的档案管理软件可以帮助用户进行档案的分类、编目、存储和检索等操作，并提供数据备份和恢复功能。
3.物理储存设备：如档案箱、文件夹和标签等，用于将纸质档案进行分类、归档和保管。
退休人员人事档案操作规程
退休人员人事档案操作规程
一、办理出入库登记
退休人员人事档案出入库需办理出入库登记，需在档案管理系统中生成《人事档案出入库登记表》，对人事档案出入库时间、数量等核实无误后开展档案出入库工作。
二、负责退休人员社会化管理人事档案移交前整理的人员应根据《有关简化国有企业退休人员档案转移接收工作的指引材料》及本规程的相关要求进行整理工作。
1.在档案管理系统中填写基本信息，将基本信息著录齐全，主要著录项为档案盒数、特殊情况说明、违法违纪情况说明等；
2.审核9种档案要件材料是否齐全，材料齐备的注明份数/页数，材料缺少的或确无相关材料的在档案管理系统移交要件栏备注说明；
3.缺少档案要件材料的在档案管理系统中导出详细信息，提交人力资源部开具证明，将证明材料放入人事档案中，并修改相应备注说明为已开具证明材料；
4.在档案管理系统零散材料栏登记人事档案散材料明细信息；
5.审核、核补证明材料及登记完成后可在档案管理系统中打印《国有企业存档人员基本信息表》，将表格放入个人人事档案中。
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人事档案操作指引
第一条目的
为实现基础人事工作的有效开展，确保各项流程环节的有序对接，进一步规范员工人事档案的管理，为商业管理事业部各级单位提供开展工作的基础依据，特制订本规定。
第二条范围
1. 适用范围：xx公司。
2. 发布范围：xx公司。
第三条职责
1. xx公司行政人事部应为每位员工建立人事档案，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。
2. 员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。
3. 档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论人事档案内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布人事档案内容。
4. 人事档案的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立《人事档案交接台帐》。
对不能亲自交接的人事档案，必须封好并于封口处签字后再邮寄至对方，不得由员工本人或他人代交。
5. 和区域公司、地方xx公司所有M级及以上人员的人事档案，由行政人事部统一保管，发生异动情况，各级单位的行政人事部门应在一个月内完成人事档案的移交、记录和入档工作。
第四条案卷内容
1. 卷内目录《员工人事档案目录》
2. 招聘资料
包括《招聘录用申请审批单》、《面试评估表》、简历、《职业背景调查报告表》。
3. 入职资料
包括《员工登记表》；一寸两寸免冠照片各两张；离职证明或个人声明；体检报告；经员工本人签字确认的《新员工入职须知》。
各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。
4. 在职资料
身份证复印件；学历、学位证书、资格证书及其他材料复印件；员工本人签字确认后的《劳动合同》、《员工入职承诺书》与《公司员工职务行为管理准则承诺书》、《安全责任承诺书》(部门负责人及以上需签订)；《转正答辩评估表》/《转正面谈表》；各种待遇审批表，批复等材料；申请文件（公司或个人）、异动审批；考核、评定工作中形成的有关材料；奖惩材料。
5. 离职资料
经员工本人签字的《离职报告》、离职申请审批流程（流程打印存档）、《员工离职证明》、工作移交流程（流程打印归档）。
6. 其他应归档的资料
第五条员工人事档案归档时间
1. 对于新入职员工的招聘资料和入职资料，行政人事部应在员工入职之日起七个工作日内，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。
2. 其它归档的资料，由行政人事部相关人员在该事项完成后的三个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事档案。
以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事档案。
3. 此外，应对员工绩效与培训材料单独建档，绩效档案内容应包括：《半年度/年度绩效沟通表》；培训档案应包括：《季度培训计划表》、《季度培训完成情况表》、《培训签到表》。
第六条归档材料的要求
1. 归档材料应做到真实完整，确保文字清楚、对象明确。
人事档案管理人员应详细审核归档资料是否完整齐全，手续是否完备。
档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。
各级单位行政人事部应做好对人事档案的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。
2. 对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的人事档案，发现所缺材料，及时登记、补充。
3. 人事档案材料的载体和字迹要求。
（1）纸张要求
应使用A4复印纸。
宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其粘贴在A4纸上；
（2）字迹要求
文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
（3）人事档案卷首页以《员工人事档案目录》为目录，应如实填写，标识人事档案号码后归档。
（4）人事档案编号统一使用EHR内员工工号。
第七条人事档案的借阅
1. 借阅规定：行政人事部须建立人事档案借阅制度，借阅人必须登记《人事档案借阅台帐》。
2．借阅手续
（1）、地方xx公司D/M级领导确因工作需要，可提出人事档案借阅申请，但须填写《借阅人事档案联络函》，注明借阅事由、借阅内容、借阅时间等详细内容，经行政人事部门授权领导审核批准后，在行政人事部登记《人事档案借阅台帐》，档案管理人员方可办理借阅手续。
（2）行政人事部依据借阅内容，提供相关资料，在借阅台帐登记后，必须由借阅人本人签收。
（3）借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅档案，经办人员
检查无误后，方可在借阅台帐上登记注销。
3. 借阅注意事项
（1）借阅人必须妥善保管所借阅资料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损借阅资料，要保持人事档案的整洁。
（2）借阅人不得将借阅资料私自转借他人，也不得将资料内容透露给他人。
（3）未经批准，借阅人不得私自摘抄、复制人事档案材料。
如确需要，必须经行政人事部授权领导批准后，由行政人事部门指派专人进行相关内容的摘抄、复制，摘抄、复制的材料由使用单位妥善保存，用毕自行销毁。
第八条注意事项
1．在归档的材料中，凡规定要同本人见面的材料（如考评结论、异动、处分决定或意见等）应有本人的签字；出具意见方同样应有盖章或授权领导签字。
2. 行政人事部对本指引拥有最终解释权。