13.售楼软件系统管理制度
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13.售楼软件系统管理制度
13.售楼软件系统管理制度
1目的和范围:为了科学、准确及时记录、反馈销售信息,减少因人为过失及监管漏洞而给公司带来的损失,提高公司的工作效率,规范使用售楼远程管理系统及明确使用软件的工作职责和操作程序,特制定本制度。
2职责:
2.1系统管理员(财务部)
2.1.1负责建立新项目、用户帐户及权限设置,屏蔽项目初始资料
2.1.2负责变更操作:按批件变更项目资料
2.1.3负责系统监控操作
2.1.4负责系统的维护、更新和完善
2.2经营销售部
2.2.1负责按批件进行特殊预留操作
2.2.2负责初始资料及核定产权面积的录入
2.2.3负责楼盘和预留楼盘的定购工作、定购的变更操作
2.2.4负责催收定金,并向财务部报送解除定购协议客户清单
2.2.5负责办理签约手续并提供相关优惠批件,负责未签约客户的跟
踪及反馈,办理延迟签约批准单
2.2.6负责合同审核操作,已审核合同的更改操作及审核,退房操作及
退房款的报批。
2.2.7负责合同监证、按揭收件送审并进行电脑登记。
2.2.8负责发送交房通知书并进行电脑登记,负责接楼申请及审核操
作,通知财务接楼应收相关费用,特殊接楼通知书的送审和尾款的
催收。
2.2.9负责发送办理产权通知书并进行电脑登记,通知财务办理产权应
收相关费用,并签定补充合同。
2.2.10负责会员积分申请的录入。
2.3财务计统部
2.3.1负责项目初始资料的审核
2.3.2负责恶意预留的通报,反馈未及时签约情况
2.3.3收取楼款、相关费用及相关变更款并开具相应票据
2.3.4负责合同及变更合同的复核,票据的换发工作,退款的审核及支
付
2.3.5负责确定按揭送审银行及协调、跟踪工作
2.3.6负责复核办理接楼、产权相关费用,收取接楼尾款
2.3.7负责接楼确认单复核,负责发出特殊接楼催款通知书给经营部
2.3.8负责核定面积增减款的复核、补充合同的审核,开具购房发票并
进行电脑登记
2.3.9负责会员积分兑换审核
2.3.10负责违约客户楼款的催收,将恶意违约客户清单送总经室律师处
理。
2.4总经室
2.4.1负责合同、变更合同、补充合同的审核操作,盖章
2.4.2负责恶意违约客户的法律处理
2.5各部门及人员负责正确使用软件及保密工作。
3程序
3.1初始设置管理
3.1.1新项目开盘前3天内,经营部应通知系统管理员新建一个楼盘项
目,同时提供一份经营部操作人员名单,由系统管理员建立用户账
号。
3.1.2经营部根据楼号、层次、单元、建筑面积等建立新项目楼盘详细
资料:将公司已批准的项目销售价目表、正常折扣标准等有关要素
录入售楼软件;
3.1.3经营部录入公司评审通过的商品房买卖合同套打样本。
3.1.4财务部根据批准后的销售价目表原件进行核对,核实无误后,即
由系统管理员进行屏蔽初始资料,只允许查看。
3.1.5因设计施工变更或公司销售策略变更需要调整楼盘销售资料和
销售价格时,由经营销售部填写申请单报经批准后,系统管理员根
据批准单日期调整原价目表,批准之后成交的楼盘以调整后新价目
表为准。
3.1.6权限管理
各操作员按总经理批准后的权限、工作职责范围进行操作,各操作
员权限一览表如下:
部门操作人员预
留
定
购
定
购
更
改
签
约
签
约
更
改
签约
审核
盖
章
按
揭
收
件
按揭
复核
监
证
接
楼
接
楼
复
核
产
权
产
权
复
核
收
款
对
账
复
核
票
据
总经室总经理√
副总经理√
盖章经办√
3.2.3
3.2.4留楼盘的认购工作由销售主任操作,当实际成交对象与预留登记
不符时,销售主任应先告知相关预留权限人员,征得同意后才能变
更。
3.2.5项目开盘第一周,预留统一由销售经理操作。
3.3定购管理
3.3.1录入定购协议:与客户签订定购协议时,置业顾问应将相关信息
及时录入到售楼软件中。
3.3.2交纳定金:置业顾问持定购协议文本,带客户到收款员处交纳定
金,经收款员确认后,才完成定购操作。
3.3.3对于已定购但未按协议规定交纳定金的客户,电脑在12小时内
自动取消定购,转作未售楼盘。
3.3.4根据已定购未交足定金的客户清单,置业顾问应及时调查,认为
需保留协议的应有书面说明原因并催促客户及时补足定金,需解除
协议或退房的,及时报送清单给财务部,进行取消定购\没收定金
操作。
3.3.5更名:在规定签约时限之前,客户提出更名或换房申请要求的,
由销售主任进行更名或换房操作,同时置业顾问持客户申请书、新
旧定购协议书、原楼款收据带客户到收款员处换发收据,收款员根
据电脑通知更名清单,办理客户换发收据的手续,才完成更名操作。
3.3.6定购退房申请:在规定签约时限之前,客户提出退房申请要求,
由销售主任按照协议规定允许退房的条款进行退房操作,并填写退
房款申请单上报财务总监批准,销售会计根据批准单和电脑通知退
房清单办理客户退款手续,才完成退房操作。
3.4签约管理
项目具备签约条件时,置业顾问应及时催促已交定金未签约的客户办理签约手续。
3.4.1正常签约的普通客户:置业顾问详细录入合同条款要素及客户信
息。
3.4.2优惠客户签约:属于公司关系户的,申请人应及时填写“购房优
惠批示单”,详细填写优惠折扣、优惠原因等,并按规定程序送公
司审批。置业顾问根据已批准的“购房优惠批示单”详细录入优惠
单内容、合同条款要素及客户信息。购房优惠批示单原件应送交财
务部存档。
3.4.3未及时签约的客户:销售主任根据电脑未签约清单进行调查,属
于特殊关系需延长签约时间的客户,销售部应将延迟签约(超过1
个月)客户清单报经公司总经理批准,批准单送财务部存档。
3.5合同审核管理
合同的审核由经营部销售主任及经理对签约合同及时进行审核,再由财务销售主任及总监进行复核,并完成电脑签字确认工作。
完成审核完成复核