合同档案如何整理

合同档案如何整理如何有效管理合同档案摘要：合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而,由于管理不善,有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用；结合多年工作经验，就合同档案管理的相关问题进行分析。

以供参考。

关键词：合同档案管理前言合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。

规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。

围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。

一、合同档案的收集合同档案收集难是一个普遍现象。

这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。

从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。

受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。

按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。

”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。

可见,盖章环节是合同档案收集的关键。

如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。

档案委托协议书甲方：xx乙方：xx档案管理有限公司甲乙双方本着诚实守信、互助互惠的原则，经友好协商，并根据中华人民 __有关法律、法规规定，在平等互利的基础上签署本协议。

第一条：协议委托服务的内容、方式和期限1、甲方委托乙方为其单位的档案材料进行档案、修复、数据录入等档案信息化及相关技术的开发和服务。

2、为了安全、保密、精准规范，乙方的档案材料工作需要全过程接受市档案局的业务指导监管。

3、服务工作从签订之日起在三个月内完成工作。

第二条：甲方的权利和义务1、甲方根据实际工作提出合理的明确的工作要求，乙方在操作时应按其要求进行工作。

2、乙方在档案材料时，若发现某些部分缺少或不完整，需要甲方予以确认。

第三条：乙方的权利和义务1、乙方对接收的需要的档案资料需认真清点和核对，无误后应严格按照中华人民 __档案法的要求和在市档案局的监督和指导下，严肃、认真、专业地开展档案服务工作。

确保所的档案能顺利地通过市档案局的规范验收。

2、乙方必须诚实守信，按时完成服务工作。

严格遵守协议期限要求，按时保质完成甲方委托的工作。

第四条：收费标准、依据和方式1、本协议中的收费款项都严格按照xx省档案局、xx省物价局核定的相关收费标准执行，绝不准乱收费、多收费。

相关文件详见附件。

2、3、本协议中的收费款项条目清晰、规范，详见附件。

本协议中，标准预算收费总款为xx元，考虑到和xx长期友好的开展业务合作关系，现对本次预算予以最大优惠xx元，实收xx元。

此协议签定后，乙方应在3个工作日内将xx元（￥xx）汇入甲方指定帐户第五条：其它1、此协议中未尽事宜双方协商解决，协商不成提交当地相关部门解决，如需变动或补充，经双方同意可另行条款作为附件，此附件作为本协议的组成部分，据有同等法律效力。

2、甲方单位（签章）：乙方单位（签章）：负责人: 负责人：电话：电话：年月日年月日本协议一式二份，甲乙双方各执一份。

自甲乙双方签字盖章后生效。

档案服务协议委托方（甲方）：受托方（乙方）：甲方拟委托乙方为其进行档案归档服务工作，双方经友好协商，在平等条件下就档案服务工作达成如下协议。

第一条、概况（一）类别_合同档案如何。

年- 年，共计年的文书、专业、声像、照片、科技、实物、资料等档案。

（二）内容对档案进行、归档、数据录入、上架、编研、打印检索目录等工作。

（三）时间第二条、价款（一）档案、数据录入、编研、大事记、打印检索目录等（详见清单）人工费用合计元。

（完工单附清单）（二）材料费用由乙方代为购买，按预算元一次性包干。

（三）档案管理软件由乙方自行开发的档案软件，根据业务实际需要增加相应的功能模块，同时提供终身的咨询和维护。

第三条、质量（一）以甲方单位档案三合一制度为依据，按照省一级标准规定执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。

（二）甲方如有特殊项目或特殊质量要求，应在档案前告知乙方。

乙方因遵循甲方要求之方式档案而实际上造成档案质量不合档案局要求的，乙方不承担责任。

同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充协议另行约定。

第四条、甲方责任（一）负责向乙方介绍、解释内容，一次性收集齐乙方所需的全部档案资料和照片档案的文字说明。

添置档案工作升级达标所需的各类硬件设备（见清单2）。

（二）为乙方提供必要的工作场所。

（三）负责按照本协议第六条的付款方式向乙方支付费用。

第五条、乙方责任（一）在约定期限内为甲方提供档案服务工作，按照省一级标准的规定对档案进行专业、规范的，并对质量负责。

（二）负责对档案人员进行保密教育，承担对档案期间出现的档案内容泄密责任。

（三）必须在甲方指定的场所档案，不得将档案自行带出和丢失，重复或无归档价值文件需告知甲方处理，并统一堆放在指定地点，乙方不得擅自处置。

第六条、付款方式甲方在合同签订后5日内支付项目总价（含人工和材料）的15%款项，以便乙方尽快安排人手和购买材料；余款分3个月按项目进度每月支付总价的25%，完毕后预留10%的质量保证金，待市档案局验收合格后5日内一次性付清。

第七条、协议变更和终止_合同档案如何。

协议生效后，甲乙双方需严格履行。

任何一方需要变更服务协议内容的，应与另一方协商，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本协议的变更。

任何一方不得擅自变更协议内容，否则视同违约。

第八条、违约责任在协议履行期间，任何一方不得无故违反本协议，否则视为违约。

违约方应按照协议总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。

第九条、争议解决因履行本协议双方发生争议的，应友好协商解决。

解决不了的，向宜昌市仲裁委员会申请仲裁。

第十条、其他本协议未尽事宜，双方应补充约定。

补充协议是本协议不可分割部分，具同等效力。

补充协议与本协议冲突的，视同本协议变更，以补充协议为准。

本协议一式两份，甲乙双方各执一份。

本协议经双方签字或盖章后生效。

甲方：年月日乙方：年月日文件合同甲方：（以下简称甲方）乙方：（以下简称乙方）甲方聘请乙方甲方文书档案。

经双方友好协商签定本协议。

1、劳务时间：根据甲方工作量而定，工作时间从xx年10月开始，至此项目工作完成后并结算完毕，自动解聘。

2、劳务报酬：乙方的劳务报酬计件支付。

甲方按每件（按录入档案局GD2000软件所显示的件数）肆元给乙方作为报酬支付，按当月完成的工作量到次月8日前支付，计算方法：肆元/件×乙方当月完成的实际档案件数支付给乙方。

3、档案质量按《壮族自治区档案管理条例》及《归档文件实施细则》有关规定和要求。

4、乙方甲方档案，应严格遵守保密制度，任何时候不得泄露档案内容和有关情况，违者按有关规定追究法律责任。

5、档案过程中甲方应为乙方工作场所、工具、办公用品等。

6、甲方提供的场所应能确保档案及工作人员的安全。

7、如停电或特殊情况暂不能工作的请甲方提前通知乙方。

8、本协议一式二份，甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力，自签字之日起生效。

甲方：乙方： __： __：_合同档案如何。

xx年 10 月 12 日 xx年 10 月 12 日建议准备以下办公用具为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。

1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。

各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动好提交公司档案室存档，以便备查，事记等。

2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。

存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。

3、档案的查阅：(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。

每次最长时间不得超过五天。

(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。

其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。

如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。

4、档案的保护：(1)查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。

如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。

(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。

否则，对责任人每次罚款200元。

(4)任何档案严禁带出公司大门。

如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。

否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。

如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。

未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。

5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。

6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。

专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。

否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。

合同档案管理是合同管理工作的组成部分，为加强公司的合同档案管理工作，提高合同管理水平，依法维护公司权益，制定本办法。

一、本办法所指的档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本及相关资料。

二、合同档案管理原则1.审计与风险管理部是公司的合同主管部门，集中统一管理合同档案，并确保档案的完整性和有效利用性。

2.审计与风险管理部负责统筹、协调、组织、、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各承办部门的合同管理工作。