合同档案如何整理

合同档案如何整理

如何有效管理合同档案

摘要：合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而,由于管理不善,有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用；结合多年工作经验，就合同档案管理的相关问题进行分析。以供参考。

关键词：合同档案管理

前言

合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。

一、合同档案的收集

合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同

送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。

档案委托协议书

甲方：xx

乙方：xx档案管理有限公司

甲乙双方本着诚实守信、互助互惠的原则，经友好协商，并根据中华人民 __有关法律、法规规定，在平等互利的基础上签署本协议。

第一条：协议委托服务的内容、方式和期限

1、甲方委托乙方为其单位的档案材料进行档案、修复、数据录入等档案信息化及相关技术的开发和服务。

2、为了安全、保密、精准规范，乙方的档案材料工作需要全过程接受市档案局的业务指导监管。

3、服务工作从签订之日起在三个月内完成工作。

第二条：甲方的权利和义务

1、甲方根据实际工作提出合理的明确的工作要求，乙方在操作时应按其要求进行工作。

2、乙方在档案材料时，若发现某些部分缺少或不完整，需要甲方予以确认。

第三条：乙方的权利和义务

1、乙方对接收的需要的档案资料需认真清点和核对，无误后应严格按照中华人民 __档案法的要求和在市档案局的监督和指导下，严肃、认真、专业地开展档案服务工作。确保所的档案能顺利地通过市档案局的规范验收。

2、乙方必须诚实守信，按时完成服务工作。严格遵守协议期限要求，按时

保质完成甲方委托的工作。

第四条：收费标准、依据和方式

1、本协议中的收费款项都严格按照xx省档案局、xx省物价局核定的相关收费标准执行，绝不准乱收费、多收费。相关文件详见附件。

2、

3、本协议中的收费款项条目清晰、规范，详见附件。本协议中，标准预算收费总款为xx元，考虑到和xx长期友好的开展业务合作关系，现对本次预算予以最大优惠xx元，实收xx元。此协议签定后，乙方应在3个工作日内将xx元（￥xx）汇入甲方指定帐户

第五条：其它

1、此协议中未尽事宜双方协商解决，协商不成提交当地相关部门解决，如需变动或补充，经双方同意可另行条款作为附件，此附件作为本协议的组成部分，据有同等法律效力。

2、

甲方单位（签章）：乙方单位（签章）：

负责人: 负责人：

电话：电话：

年月日年月日本协议一式二份，甲乙双方各执一份。自甲乙双方签字盖章后生效。

档案服务协议

委托方（甲方）：

受托方（乙方）：

甲方拟委托乙方为其进行档案归档服务工作，双方经友好协商，在平等条件下就档案服务工作达成如下协议。

第一条、概况

（一）类别_合同档案如何。

年- 年，共计年的文书、专业、声像、照片、科技、实物、资料等档案。

（二）内容

对档案进行、归档、数据录入、上架、编研、打印检索目录等工作。

（三）时间

第二条、价款

（一）档案、数据录入、编研、大事记、打印检索目录等（详见清单）人工费用合计元。（完工单附清单）

（二）材料费用由乙方代为购买，按预算元一次性包干。

（三）档案管理软件由乙方自行开发的档案软件，根据业务实际需要增加相应的功能模块，同时提供终身的咨询和维护。

第三条、质量

（一）以甲方单位档案三合一制度为依据，按照省一级标准规定执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。

（二）甲方如有特殊项目或特殊质量要求，应在档案前告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式档案而实际上造成档案质量不合档案局要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充协议另行约定。

第四条、甲方责任

（一）负责向乙方介绍、解释内容，一次性收集齐乙方所需的全部档案资料和照片档案的文字说明。添置档案工作升级达标所需的各类硬件设备（见清单2）。

（二）为乙方提供必要的工作场所。

（三）负责按照本协议第六条的付款方式向乙方支付费用。

第五条、乙方责任

（一）在约定期限内为甲方提供档案服务工作，按照省一级标准的规定对档案进行专业、规范的，并对质量负责。

（二）负责对档案人员进行保密教育，承担对档案期间出现的档案内容泄密责任。

（三）必须在甲方指定的场所档案，不得将档案自行带出和丢失，重复或无归档价值文件需告知甲方处理，并统一堆放在指定地点，乙方不得擅自处置。

第六条、付款方式

甲方在合同签订后5日内支付项目总价（含人工和材料）的