项目沟通文件管理
项目沟通管理方案
项目沟通管理方案1. 引言项目沟通是项目成功的关键因素之一，有效的沟通能够减少误解、提高合作效率，并确保项目团队成员对项目目标和进展的共同理解。
本文档旨在制定一份项目沟通管理方案，以确保项目各方之间的沟通顺畅有效。
2. 目标本项目沟通管理方案的目标如下：- 确保项目团队成员之间的沟通畅通无阻。
- 提供清晰的沟通渠道和工具，方便项目成员进行沟通。
- 确保项目相关信息的及时传达和共享。
- 有效管理项目沟通，以解决沟通问题和促进项目进展。
3. 沟通渠道和工具项目沟通将通过以下渠道和工具进行：- 定期项目会议：每周举行一次项目会议，包括项目团队的所有成员。
会议用于共享项目进展、解决问题和协调工作。
- 电子邮件：用于项目组成员之间的日常沟通和信息共享。
- 即时通讯工具：如企业微信、Slack等，用于快速沟通和紧急事务处理。
- 共享文档和文件夹：使用云存储服务（如Google Drive、OneDrive等）建立共享文档和文件夹，方便成员之间的文件共享和协作编辑。
4. 沟通流程为确保项目沟通的高效性，制定如下沟通流程：1. 每日沟通：项目团队成员每天开展沟通，回顾前一天的工作进展，分享遇到的问题和需求，以及安排当天的任务。
2. 周例会：每周举行一次项目会议，由项目负责人主持，确保项目目标的理解和团队协作。
会议议程应提前发布，并记录会议要点和决策结果，以便后续参考。
3. 问题解决：对于项目中遇到的问题，团队成员可以通过即时通讯工具进行快速交流，寻求解决方案。
如果问题不能立即解决，可以将其记录在一个共享的问题追踪工具中，并定期进行跟进和处理。
4. 进展报告：项目成员应每周提交一次工作进展报告，内容包括已完成的工作、遇到的问题和下一步的计划。
这些报告将通过电子邮件发送给项目负责人，并在周例会上进行讨论和反馈。
5. 沟通管理项目负责人将负责项目沟通的管理和协调，并担任沟通渠道的维护者和信息传达者。
为了确保沟通的顺利进行，项目负责人应具备以下能力和责任：- 确保项目相关信息的及时传达和共享。
项目沟通管理模板
项目沟通管理模板以下是一个项目沟通管理模板，其中包括了项目沟通计划、会议纪要、报告和记录等相关内容。
一、项目沟通计划1.确定项目沟通目标：明确项目沟通的目的和目标，包括传递信息、解决问题、协调资源等。
2.确定沟通对象：确定需要沟通的人员或团队，包括项目团队成员、干系人、上级领导等。
3.确定沟通方式：根据沟通对象和沟通内容，选择合适的沟通方式，包括会议、面谈、电话、邮件等。
4.制定沟通计划：根据项目进度和干系人需求，制定合理的沟通计划，包括沟通时间、地点、参与人员、沟通内容等。
二、会议纪要1.会议记录：在会议开始前，指定一名记录员负责记录会议内容。
2.会议纪要：会议结束后，整理会议记录并形成会议纪要，包括会议时间、地点、参与人员、主要内容等。
3.发送会议纪要：将会议纪要以邮件或其他方式发送给与会人员，确保相关人员了解会议内容。
三、报告和记录1.项目进展报告：定期编写项目进展报告，汇总项目进度、质量、成本等方面的信息，上报给上级领导和干系人。
2.重要事件记录：对项目中的重要事件进行记录，包括问题处理、风险应对、变更请求等，以便于后期查阅和总结。
3.沟通记录：对项目中的沟通过程进行记录，包括会议记录、电话记录、邮件往来等，以便于跟踪和追溯。
四、其他注意事项1.遵守公司或组织的规定：在沟通过程中遵守公司或组织的相关规定，如保密要求、工作纪律等。
2.保持及时性：及时传递信息、反馈问题和调整资源，确保项目顺利进行。
3.保持开放性：鼓励团队成员积极发表意见和建议，促进信息共享和知识交流。
4.做好存档工作：对项目沟通过程中产生的文件和记录进行存档，以便于后期查阅和审计。
建筑工程项目沟通管理办法
建筑工程项目沟通管理办法一、背景建筑工程项目是一个复杂的过程，需要各个参与方之间的良好沟通和协调。
为了确保项目的顺利进行，提高沟通的效率和质量，制定本办法。
二、沟通目标1. 确保参与方之间的信息传递畅通，避免信息断链或传递错误。
2. 促进各参与方的理解和合作，确保项目目标的实现。
3. 解决沟通中的问题和冲突，维护项目的稳定和和谐。
三、沟通方式1. 定期会议：各参与方按照项目计划和需要，定期召开沟通会议。
会议形式可以是线上或线下，确保参与方能够参加并进行有效的交流和讨论。
2. 文件传递：重要文件和信息应以书面形式传达，并保留相应的记录。
对于一些重要决策，应通过正式的文件或邮件方式进行。
3. 现场沟通：对于一些特定问题或需要现场解决的情况，可以进行现场沟通。
确保参与方能够及时交流和解决问题。
四、沟通管理1. 沟通计划：在项目开始前制定沟通计划，明确所有参与方的沟通需求和方式。
并根据项目进展进行调整和更新。
2. 沟通协调人员：指定专门的人员负责沟通协调工作，协调各参与方的沟通需求，解决沟通中的问题。
3. 沟通工具：使用适当的沟通工具，如邮件、会议软件、项目管理工具等，提高沟通的效率和质量。
4. 沟通反馈：定期收集各参与方的意见和建议，对沟通过程进行评估和改进。
五、沟通准则1. 尊重和理解：各参与方应尊重和理解彼此的观点和立场，保持互信和合作。
2. 清晰和准确：沟通内容应该清晰和准确，避免歧义和误解。
3. 及时和有效：沟通应及时进行，并确保信息的及时传递和反馈。
4. 公开和透明：在沟通过程中应保持公开和透明，避免信息的私下传递和隐瞒。
六、责任与监督1. 各参与方应按照本办法履行沟通的责任和义务。
2. 项目负责人应对沟通工作进行监督和评估，确保沟通的有效进行。
七、附则本办法自发布之日起生效，如有需要进行修订，应经各参与方协商一致，并在项目中进行试行。
以上是建筑工程项目沟通管理办法。
项目沟通管理制度三篇
项目沟通管理制度三篇篇一：项目沟通管理制度XX市XX计算机科技有限公司一、一般规定1、组织建立项目沟通管理体系，健全管理制度，采用适当的方法和手段与相关各方进行有效沟通与协调。
2、项目部应充分利用现代信息与通信技术，以计算机、网络通信、数据库作为技术支撑，对项目全过程所产生的各种信息，及时、准确、高效地进行管理。
3、项目沟通与协调的对象应是项目所涉及的内部和外部有关组织及个人，包括建设单位和勘察设计、施工、监理、咨询服务、分包等单位以及其他相关组织。
4、项目部应根据项目规模与特点配备项目信息管理人员。
5、项目信息可以数据、表格、文字、图纸、音像、电子文件等载体方式表示，保证项目信息能及时地收集、整理、共享，并具有可追溯性。
二、项目沟通程序和内容1、自签订合同阶段，针对预见性的可能产生疑问的条款双方协商沟通，明确在合同文件中，项目成立后应根据项目的实际需要，针对现场实际情况预见可能出现的矛盾和问题，制定沟通与协调计划，明确原则、内容、对象、方式、途径、手段和所要达到的目标。
2、组织应针对不同阶段出现的矛盾和问题，调整沟通计划。
3、组织应运用计算机信息处理技术，进行项目信息收集、汇总、处理、传输与应用，进行信息沟通与协调，形成档案资料。
过程文件的收集作为沟通途经的重要组成部门；为沟通提供真实的依据；三、项目沟通计划1、项目沟通计划应由项目经理组织编制。
2、编制项目沟通计划应依据下列资料：（1）合同文件及招投标文件。
（2）项目各相关组织的信息需求。
（3）项目的实际情况。
（4）项目的组织结构。
（5）沟通方案的约束条件、假设，以及适用的沟通技术。
3、项目沟通计划应与项目管理的其他各类计划相协调，沟通主体重点放在质量、安全、进度实施过程遇到障碍的矛盾点上；四、项目沟通依据与方式1、项目内部沟通应包括项目经理部与组织管理层、项目经理部内部的各部门和相关成员之间的沟通与协调。
内部沟通应依据项目沟通计划、规章制度、项目管理目标责任书、控制目标等进行。
浅谈什么是项目的沟通管理
浅谈什么是项目的沟通管理项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目团队内部的信息畅通。
团队内部信息的沟通直接关系到团队的目标、功能和组织结构，对于项目的成功有着重要的意义。
实施的黑龙江省 XXX 灌区系统集成项目中客户在检查项目阶段成果时，指出曾经要求的某个产品特性没有包含在其中，并且抱怨说早就以口头的方式反映给了项目组的成员，糟糕的作为项目经理却一无所知，而那位成员解释说把这点忘什么是项目的沟通管理记了上面的问题到底出在哪儿呢 ? 其实很简单，就两个字 - 沟通。
沟通途径不对导致信息没有到达目的地。
心有灵犀一点通可能只是一种文学描绘出的美妙境界。
实际生活中，文化背景、工作背景、技术背景可以造成人们对同一事件理解方式偏差很大。
项目中，沟通是不可忽视。
项目经理最重要的工作之一就是沟通，通常花在这方面的时间应该占到全部工作的75%或90%良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在问题、控制好项目的各个方面。
一、项目沟通管理的定义及特征项目沟通管理，就是为了确保项目信息合理收集和传输，以及最终处理所需实施的一系列过程。
项目沟通管理具有以下特征：l 复杂：每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政府机构等密切相关。
另外，大部分项目都是由特意为其建立的项目团队进行实施的具有临时性。
因此，项目沟通管理必须协调各部门以及部门与部门之间的关系，以确保项目顺利实施。
2 系统：项目是开放的复杂系统。
项目的确立将或全部或局部的涉及到社会政治、经济、文化等诸多方面，对生态环境、能源将产生或大或小的影响，这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效的管理。
二、项目沟通管理的重要性对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。
没有良好的信息沟通，对项目的发展和人际关系的改善，都会存在着制约作用。
具体来说，主要有以下几方面的作用：l 决策和计划的基础。
项目沟通管理制度
项目沟通管理制度项目沟通管理制度一、一般规定1.组织建立项目沟通管理体系，健全管理制度，采用适当的方法和手段与相关各方进行有效沟通与协调。
2.项目部应充分利用现代信息与通信技术，以计算机、网络通信、数据库作为技术支撑，对项目全过程所产生的各种信息，及时、准确、高效地进行管理。
3.项目沟通与协调的对象应是项目所涉及的内部和外部有关组织及个人，包括建设单位和勘察设计、施工、监理、咨询服务、分包等单位以及其他相关组织。
4.项目部应根据项目规模与特点配备项目信息管理人员。
5.项目信息可以数据、表格、文字、图纸、音像、电子文件等载体方式表示，保证项目信息能及时地收集、整理、共享，并具有可追溯性。
二、项目沟通程序和内容1.自签订合同阶段，针对预见性的可能产生疑问的条款双方协商沟通，明确在合同文件中。
项目成立后应根据项目的实际需要，针对现场实际情况预见可能出现的矛盾和问题，制定沟通与协调计划，明确原则、内容、对象、方式、途径、手段和所要达到的目标。
2.组织应针对不同阶段出现的矛盾和问题，调整沟通计划。
3.组织应运用计算机信息处理技术，进行项目信息收集、汇总、处理、传输与应用，进行信息沟通与协调，形成档案资料。
过程文件的收集作为沟通途经的重要组成部门；为沟通提供真实的依据。
三、项目沟通计划1.项目沟通计划应由项目经理组织编制。
2.编制项目沟通计划应依据合同文件及招投标文件、项目各相关组织的信息需求、项目的实际情况、项目的组织结构、沟通方案的约束条件、假设，以及适用的沟通技术。
3.项目沟通计划应与项目管理的其他各类计划相协调，沟通主体重点放在质量、安全、进度实施过程遇到障碍的矛盾点上。
四、项目沟通依据与方式1.项目内部沟通应包括项目经理部与组织管理层、项目经理部内部的各部门和相关成员之间的沟通与协调。
内部沟通应依据项目沟通计划、规章制度、项目管理目标责任书、控制目标等进行。
2.内部沟通可采用授权、会议、文件、培训、检查、项目进展报告、思想教育、考核与激励及电子媒体等方式。
项目沟通管理制度
项目沟通管理制度一、前言项目管理中的沟通是确保项目成功的关键因素之一。
为了有效地进行项目沟通，必须建立一个明确的项目沟通管理制度。
本文将介绍项目沟通管理制度的相关要点。
二、背景和目的项目沟通管理制度的背景和目的是为了解决项目中存在的沟通障碍，确保项目信息的有效传递和沟通的高效性。
通过制定明确的沟通规则和流程，项目团队可以更好地配合工作，提高项目绩效。
三、适用范围该项目沟通管理制度适用于所有项目成员，包括项目经理、项目团队成员和利益相关方。
四、沟通原则1. 及时性：及时传递项目相关信息，避免延误项目进度。
2. 准确性：确保信息的准确性，避免误导和不必要的困惑。
3. 全面性：沟通应包括项目的所有方面，确保信息的完整性。
4. 目标导向性：沟通内容应与项目目标和利益相关方需求相一致。
5. 双向性：鼓励双向沟通，主动倾听各方的意见和建议。
五、沟通渠道1. 会议：定期召开项目会议，以沟通项目的进展、问题和解决方案。
2. 邮件和即时通讯工具：通过邮件和即时通讯工具传递项目相关信息。
3. 项目管理软件：利用项目管理软件共享项目进度、文档和其他信息。
4. 文件共享平台：建立一个统一的文件共享平台，确保项目成员之间的文件共享和访问。
5. 社交媒体：在有效和必要的情况下，利用社交媒体平台进行项目信息的传播和交流。
六、沟通流程1. 发起者：负责发起需要沟通的事项，并确定沟通方式和对象。
2. 沟通内容：明确沟通的内容和目的。
3. 沟通对象：确定需要参与沟通的人员。
七、沟通频率1. 定期沟通：召开定期会议，保证项目团队之间的信息共享和沟通。
2. 即时沟通：针对紧急情况或需要快速解决的问题，进行及时的沟通和协调。
八、沟通记录1. 会议记录：对项目会议进行书面记录，包括会议议程、决议和责任分配。
2. 邮件和即时通讯记录：保存项目相关的邮件和即时通讯记录，以备查阅。
3. 文件管理：统一管理项目相关的文档和文件，确保易于查找和共享。
关于规范项目文件往来管理的通知
关于规范项目文件往来管理的通知
XX号
各部门：
为进一步规范项目文件管理，提高项目沟通执行效率，降低沟通往来风险，兹对项目文件往来作出如下规定：
一、文件存放
1.小文件：100M以下的文件存放至XX平台对应项目文件夹下，可在填写工作日志时直接作为交付件上传，也可到项目文件夹下上传后再关联工作任务；
2.大文件：100M以上的文件或数据类文件，存放在XX服务器对应项目文件夹下，XX平台关联存放地址；
3.代码类：代码统一存放在SVN服务器上。
二、文件管理
1.XX平台及XX服务器上的文件由资料员统一管理；
2.SVN服务器上的文件由XX统一管理。
三、文件往来
1.项目组在文件外发或收到外来文件时需将最新版文件提供至资料员处登记备案；
2.资料员收到文件后，对相关材料进行归类、归档，并将相关信息在《项目收发文件登记表》上登记备案；
3.项目办资料员登记完成后，需外发的文件提交至项目管理办公室负责人处，确认版本、内容等无误后提供给XX，由其统一对接，做好文件往来、工作衔接。
特此通知，请各部门遵照执行！
附件：项目收发文件登记表。
项目沟通管理方案
项目沟通管理方案项目沟通管理方案一、引言项目沟通管理是确保项目各方有效沟通和与项目相关信息的获取、、分发、存储和管理的过程。
本旨在制定一套完整的项目沟通管理方案，以确保项目在沟通环节上的高效、准确和及时。
二、项目沟通管理的目标1.确保项目各方能够理解项目的目标、范围、进度和风险，提高项目的整体绩效。
2.促进项目各方之间的沟通和合作，增加项目团队的凝聚力和协同效率。
3.及时传递项目相关信息，确保各方得到最新的项目状态和决策结果。
4.有效管理项目沟通过程中产生的、会议纪要等信息，方便后续查阅和追踪。
三、项目沟通管理的主要内容1.沟通计划沟通计划是项目沟通管理的基础，其中包括沟通目标、沟通内容、沟通方式、沟通频率以及沟通责任人等信息。
沟通计划需要与项目的范围、进度和风险等计划相互配合，确保一致性和协同。
2.沟通渠道和工具根据项目的特点和需求，确定合适的沟通渠道和工具。
常见的沟通渠道包括会议、、电.化、即时通讯等，工具可以选择项目管理软件、在线协作平台等。
在选择沟通渠道和工具时，需考虑各方的习惯和技能水平，以及沟通效果和成本等因素。
3.沟通内容管理项目沟通涉及的内容包括项目进展、决策结果、风险预警、问题解决等。
为确保沟通内容的准确和及时，需要建立一套内容管理机制，包括内容、内容审批、内容分发和内容存储等环节。
同时，应明确沟通内容的权限和保密要求，以确保信息的安全性。
4.沟通效果评估项目沟通的目的是为了实现项目的目标和利益，因此需要对沟通效果进行评估。
评估的指标包括沟通的及时性、准确性、有效性以及各方的满意度等。
评估结果可以作为改进项目沟通管理的依据，提高项目的整体绩效。
四、项目沟通管理的流程1.确定沟通需求和目标：根据项目的需求和目标，确定沟通的内容、范围和目标。
2.制定沟通计划：根据沟通需求和目标，制定一份详细的沟通计划，包括沟通方式、频率、责任人等信息。
3.执行沟通计划：按照沟通计划的要求，进行沟通活动，确保信息的准确和及时传递。
项目沟通管理办法
项目沟通管理办法第一章总则1. 本文档旨在规范项目沟通管理工作，确保团队成员之间的信息交流畅通、高效。
2. 本文档适用于所有项目团队成员及相关人员。
第二章沟通计划1. 项目负责人应制定沟通计划，明确各成员之间的信息沟通渠道和流程。
2. 沟通计划应当包括沟通目的、对象、内容、方式、频率等方面，确保各个环节的沟通顺畅、高效。
第三章沟通工具1. 团队成员可以使用电话、微信、邮件、视频会议等方式进行沟通。
2. 团队成员需要根据具体情况选择最适合的沟通工具，确保信息传递准确、及时。
第四章沟通记录1. 团队成员应当妥善保存沟通记录，以备查阅和核查。
2. 沟通记录应包括沟通时间、沟通内容、沟通方式、沟通结果等要素。
3. 团队成员需要确保沟通记录的真实性、可靠性和保密性。
第五章沟通考核1. 项目负责人应当定期对团队成员的沟通质量进行考核，发现问题及时予以解决。
2. 考核结果应当被记录下来，并反馈给相应的团队成员，以便在沟通过程中有所改进。
第六章沟通纠纷处理1. 如出现沟通纠纷，双方应当通过协商方式尽快解决。
2. 如果无法通过协商解决，则应当向项目负责人汇报，并由项目负责人组织相应的调解或处理工作。
第七章记录管理1. 沟通记录的保存应当符合相关法律法规和公司制度要求。
2. 沟通记录的保密性应得到保障，未经授权不得向任何外部人员披露或泄露。
简要注释如下：1. 本文档旨在规范项目沟通管理工作，共分为七章，包括总则、沟通计划、沟通工具、沟通记录、沟通考核、沟通纠纷处理和记录管理等方面，详细说明了如何建立沟通计划、选择沟通工具、保存沟通记录、处理沟通纠纷等方面的内容，确保团队成员之间的信息交流畅通、高效。
2. 文档中应指定沟通计划、明确各成员之间的信息沟通渠道和流程、妥善保存沟通记录、定期考核和处理沟通纠纷等细节，以便明确双方的权利与义务。
同时，文档中应强调沟通记录的真实性、可靠性和保密性。
3. 如发现一方违反合同约定，将会承担相应的违约责任，同时，有权单方解除合同。
项目沟通管理制度
项目沟通管理制度1. 引言项目沟通是项目管理中至关重要的一环，它涉及到项目团队成员之间的信息交流、沟通渠道的建立、沟通内容的传递和沟通效果的评估等方面。
一个良好的沟通管理制度可以帮助项目团队成员充分理解项目目标、明确各自的责任和角色，并确保项目进度的顺利推进。
本文档旨在制定项目沟通管理制度，为项目团队成员提供统一的沟通标准和流程，确保项目沟通高效、准确、及时。
2. 沟通渠道为了保证项目沟通的高效性和便捷性，项目团队应当使用多种沟通渠道进行信息传递和交流。
以下列举了几种常用的沟通渠道：•会议：项目团队定期召开会议，讨论项目的进展、问题和计划，以及采取相应的行动。
•电子邮件：项目团队成员可以通过电子邮件进行日常的信息交流、任务分配和进度汇报。
•即时通讯工具：项目团队可以使用即时通讯工具（如 Slack、微信群）进行实时的沟通和讨论。
•项目管理工具：项目团队可以使用项目管理工具（如 Jira、Asana）来跟踪任务、记录问题和进行协作。
•项目文档：项目团队可以通过共享文档（如Google Docs、Microsoft Teams）来共享文件和共同编辑文档。
3. 沟通准则为了保证项目沟通的准确性和高效性，项目团队成员应遵守以下沟通准则：•明确和具体：沟通内容应明确、具体，避免使用模糊和含糊不清的语言，以确保信息的准确传递。
•简洁和精炼：沟通内容应简洁明了，避免冗长和啰嗦的表达，以节省时间和提高理解效果。
•及时回复：项目团队成员应及时回复他人的沟通信息，避免延误项目进展和造成不必要的误解。
•尊重和礼貌：项目团队成员之间应保持尊重和礼貌，避免使用侮辱性的语言和态度，以保持良好的工作氛围。
4. 沟通流程项目沟通需要有明确的流程和步骤，以确保信息的传递和沟通效果的评估。
以下是一个典型的项目沟通流程：1.信息发起：项目成员根据需要，发起沟通信息，包括问题、任务、计划等。
2.信息传递：发起者通过适当的沟通渠道传递信息给相关的项目成员。
项目沟通管理制度范本
编号：FS-QG-69036项目沟通管理制度范文
Project communication management system model
说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
项目的沟通管理制度
1进场知会
对于每一家进场作业的承建商、供应商，各主管工程师应在相关工作全面开始前，以书面形式签发《进场知会》，明确:工程部的联系人、联系电话，与公司的对口工作部门，文件收发制度，会议制度，工作流程与表格格式等。
2周例会
项目监理周例会定于每周2下午，由工程部副经理主持;工程部周例会定于每周5上午，由工程部副经理主持。
3工程月报
工程部每月末编制工程月报，对本月工程进度、质量、存在问题、合作单位评价、工程款支付情况进行全面整理，并报送公司管理层。
4里程碑形象进度
工程基础(打桩)开工、主体封顶、外架拆除、单体验收、样板楼展示、销售开盘为项目工程里程碑，各标段工程里程碑形象进度完成后2天内应编制《里程碑形象进度》，通报天津公司。
5文件的收发、传阅
文件的收发由专职资料员统一管理，并在工程部内形成传阅制度。
6文件的归档
请输入您公司的名字
Foonshion Design Co., Ltd。
项目文件管理制度模板
项目文件管理制度模板一、目的为了规范项目文件的管理，确保文件的完整性、准确性和可追溯性，提高项目管理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有参与项目的员工以及与项目相关的文件管理工作。
三、文件分类项目文件分为以下几类：1. 项目计划文件2. 项目执行文件3. 项目监控文件4. 项目收尾文件5. 项目沟通文件四、文件编号规则1. 文件编号应具有唯一性，格式为：项目代号-文件类型-年份-序列号。
2. 项目代号由项目管理团队统一制定。
3. 文件类型按照上述分类进行编码。
五、文件编制与审批1. 文件编制应由项目团队中指定的人员负责。
2. 文件编制完成后，需提交给项目负责人或其授权的人员进行审批。
3. 审批通过的文件方可正式发布。
六、文件存档1. 所有项目文件应定期存档，确保文件的安全和完整性。
2. 存档的文件应按照分类进行整理，并建立索引，便于检索。
七、文件更新与版本控制1. 项目文件在更新时，应遵循版本控制规则，确保不同版本的文件可以追溯。
2. 更新后的文件应重新编号，并注明更新日期和更新人。
八、文件保密与分发1. 项目文件应根据其保密等级进行管理，限制文件的分发范围。
2. 文件分发应有记录，包括分发日期、接收人和分发目的。
九、文件借阅与归还1. 项目文件的借阅应有记录，包括借阅人、借阅日期和预计归还日期。
2. 借阅人应确保文件的安全，不得擅自复制或泄露文件内容。
十、文件销毁1. 对于不再需要的项目文件，应按照文件销毁流程进行处理。
2. 文件销毁应有记录，并由项目负责人或其授权的人员批准。
十一、监督与检查1. 项目管理团队应定期对文件管理制度的执行情况进行监督和检查。
2. 对于违反文件管理制度的行为，应根据公司规定进行处理。
十二、附则1. 本制度自发布之日起生效，由项目管理团队负责解释。
2. 对本制度的修改和补充应经过项目负责人或其授权的人员批准。
请根据项目实际情况和公司具体要求，对上述模板进行适当的调整和补充。
项目沟通管理办法
项目沟通管理办法引言在当今竞争激烈的商业环境中，成功的项目实施离不开良好的沟通。
项目沟通管理是项目管理中至关重要的一环，它涉及到团队成员之间的信息交流、决策沟通和利益相关方之间的有效沟通。
本文将介绍一种有效的项目沟通管理办法，以确保项目的顺利进行。
一、沟通计划制定沟通计划是项目沟通管理的第一步。
项目经理应该与团队成员和利益相关方共同制定沟通计划，确定沟通的对象、内容、方式和频率。
沟通计划应包括以下几个方面：1. 沟通目标：明确项目沟通的目的，确保沟通与项目目标一致。
2. 沟通对象：确定项目中需要进行沟通的各个利益相关方，包括团队成员、项目管理层、业务部门等。
3. 沟通内容：明确需要传达的信息，确保信息准确、清晰。
4. 沟通方式：根据沟通对象的特点和偏好，选择合适的沟通方式，如会议、邮件、电话等。
5. 沟通频率：确定沟通的频率，保证信息的及时传递和反馈。
二、团队沟通项目团队成员之间的良好沟通是项目成功的关键因素之一。
以下是几种有效的团队沟通管理方法：1. 定期团队会议：定期召开团队会议，讨论项目进展、遇到的问题和解决方案。
会议应有议程，并确保每个成员有机会发表意见和提供建议。
2. 沟通工具：利用项目管理软件和在线协作工具，实时共享信息、文件和进度。
这些工具可以提供一个集中的沟通平台，方便团队成员之间的沟通和协作。
3. 有效的沟通技巧：项目经理应该具备良好的沟通技巧，包括倾听、理解、表达、反馈等。
同时，积极回应团队成员的问题和需求，确保信息的及时传递和解决沟通障碍。
三、利益相关方沟通项目的利益相关方包括项目管理层、业务部门、客户等。
以下是一些有效的利益相关方沟通管理方法：1. 制定利益相关方沟通计划：根据利益相关方的特点和需求，制定相应的沟通计划。
对于高层管理层，可以每月提供项目进展报告；对于业务部门，可以每周举行进展汇报会议等。
2. 监控利益相关方的满意度：定期进行利益相关方满意度调研，采集他们的意见和建议，及时做出调整和改进。
做好项目沟通管理制度
做好项目沟通管理制度一、建立沟通管理规范在开始一个项目之前，首先要建立起明确的沟通管理规范，明确项目团队成员之间的沟通方式、频率以及信息传递的途径。
例如，确定项目团队成员之间的沟通渠道，可以通过会议、电话、邮件等方式进行沟通，同时明确每个成员的职责和权限，以便及时传达信息和决策。
二、制定沟通计划制定一个详细的沟通计划是项目沟通管理的第一步。
在项目启动阶段，应该明确沟通的目的、对象和内容，制定一个详细的沟通时间表，确保项目团队成员及时了解项目的进展和需求。
同时，应该确定谁来负责沟通，以及如何评估沟通效果。
三、确保信息流畅在项目管理过程中，信息的传递非常重要。
项目团队成员之间应该积极地分享信息，避免信息的滞留和失误。
同时，应该建立起一个信息管理系统，确保信息的准确性和可靠性。
信息管理系统可以包括文件库、项目管理工具等，帮助项目团队成员快速查找和共享信息。
四、开展定期沟通会议定期的沟通会议是项目团队之间交流的重要方式。
在会议上，项目团队成员可以及时了解项目的进展和问题，共同商讨解决方案。
会议可以定期举行，如每周一次或每月一次，也可以根据项目的需要灵活调整。
在会议上，应该明确议程、记录决定和行动项，确保会议的效果。
五、促进团队合作一个成功的项目需要团队成员之间的密切合作。
因此，项目管理人员应该积极促进团队成员之间的沟通和协作。
可以组织团队建设活动、培训课程等，帮助团队成员更好地理解彼此，建立起信任和互相支持的关系。
同时，项目管理人员应该提供必要的资源和支持，确保团队成员能够充分发挥自己的能力。
六、及时处理沟通问题在项目管理过程中，难免会出现沟通问题。
项目管理人员应该及时处理这些问题，避免影响项目的进展。
可以通过沟通培训、沟通技巧指导等方式，帮助团队成员提升沟通能力。
同时，应该建立起一个沟通问题处理机制，确保沟通问题能够及时得到解决。
七、持续改进沟通管理制度一个好的沟通管理制度是持续改进的过程。
项目管理人员应该不断总结经验，找出问题所在，及时调整沟通管理策略。
项目沟通管理办法
项目沟通管理办法.项目沟通管理办法一、背景与目的项目沟通管理是确保项目各方能够有效沟通、协作以实现项目目标的关键环节。
本旨在制定一套详细的项目沟通管理办法，以提高项目团队成员之间的沟通效率和准确性，确保项目发展顺利。
二、沟通计划1. 项目沟通目标- 明确项目沟通的目的和目标。
- 确定沟通内容、形式和频率。
- 制定沟通计划，包括参预人员、时间表和沟通方式。
2. 沟通角色和职责- 项目经理：负责整体沟通策略和计划，协调各方沟通活动。
- 项目团队成员：负责按照项目计划执行沟通，及时向相关人员报告工作发展。
3. 沟通方式- 会议：包括项目启动会议、发展会议、问题解决会议等。
确定会议议程和参会人员。
- 电子：使用方式进行沟通，保留沟通记录。
- 电.化/视频会议：远程沟通工具，适合于需要实时交流的情况。
- 文件共享：使用在线共享平台，确保所有人能够访问和编辑项目文件。
4. 沟通频率- 根据项目需要和阶段性目标设定沟通频率。
- 跟踪项目发展情况，及时更新并调整沟通计划。
三、沟通流程1. 沟通准备- 了解目标受众，定制沟通内容和风格。
- 编制沟通要点和重点，以便清晰地传达信息。
- 预先采集和整理项目相关数据、发展等资料，以备沟通使用。
2. 沟通执行- 按照沟通计划执行相应沟通。
- 各方参预者应及时准备好相关资料和材料。
- 在会议中保持关注，做好记录并及时跟进。
3. 沟通反馈- 鼓励团队成员及时提供沟通反馈，确保信息传达的准确性。
- 采集和整理相关反馈意见，及时做出相应调整。
四、沟通技巧1. 监听技巧- 善于倾听：尊重他人意见，不打断对方发言。
- 注意非语言沟通：通过观察对方的肢体语言和表情了解对方真实意图。
2. 整合沟通- 避免信息冗余和重复，精简沟通内容。
- 提供明确简炼的信息，确保对方能够快速理解。
3. 技巧- 具体问题，避免含糊问题。
- 鼓励开放性问题，激发对方思量和发言。
4. 反馈与讨论- 鼓励正面反馈，及时表扬团队成员的优秀表现。
项目中的沟通管理
项目沟通管理[摘要]沟通是人类社会生活的重要内容和基本方式,而做好沟通管理是项目成功的关键因素。
本文从项目沟通管理的定义出发,揭示了项目沟通的重要性,详细分析了项目沟通管理的技巧及方式,阐述了沟通管理的“五项基本原则”,希望能给大家一点借鉴和帮助。
[关键词]项目沟通管理方式项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一。
项目沟通管理把成功所必须的因素——人、想法和信息之间提供了一个关键连接。
所有的项目参与者,包括项目的开发投资者、管理者、设计单位、监理单位、施工单位等,都希望能以各自的沟通能力、技巧来完成必要的沟通,以使项目建设顺利地进行。
由此可见,在项目中沟通管理是必不可少,同时也是不可忽视的。
项目管理者最重要的工作之一就是沟通,通常花在这方面的时间应该占到全部工作的75%～90%。
只有通过良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面。
一、项目沟通管理1.项目沟通管理的定义项目沟通管理,就是为了确保项目信息及时适当地产生、收集、传播、保存和最终处置所需实施的一系列过程。
2.项目沟通的重要性对于项目来说,要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。
没有良好的信息沟通,对项目的发展和人际关系的改善,都存在着制约作用。
进行项目沟通的重要性,具体来说,主要表现在以下几个方面:(1)决策和计划的基础。
项目班子要想做出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息作为基础。
(2)组织和控制管理过程的依据和手段。
只有通过信息沟通,掌握项目班子内部的各方面情况,才能为科学管理提供依据,提高项目班子的组织效能。
(3)建立和改善人际关系是必不可少的条件。
信息沟通,意见交流,将许多独立的个人、团体、组织贯通起来,成为一个整体,减少人与人的冲突,改善人与人,人与班子之间的关系。
(4)沟通有助于决策。
任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。
每当遇到这些急需解决的问题时,管理者就需要从广泛沟通中获取大量的信息情报,然后进行决策,或建议有关人员做出决策,以便迅速解决问题。
项目沟通管理计划
项目沟通管理计划一、引言项目沟通管理计划是为确保项目团队成员之间、项目团队与关键利益相关方之间进行高效、全面的沟通而制定的重要文件。
本文旨在详细介绍项目沟通管理计划的内容和要点，以确保项目信息的传递、共享与理解顺畅，进而提升项目的成功率。
二、沟通目标1.项目成员沟通目标：- 确保项目团队成员之间的信息共享和沟通畅通；- 确保项目团队成员对项目目标、任务分工和进展有全面、准确的了解；- 促进项目成员之间的合作和协作，提高团队的凝聚力和协同效能。
2.项目团队与关键利益相关方沟通目标：- 向关键利益相关方传达项目的目标、范围、计划和进展情况，确保其理解和支持项目；- 及时回应关键利益相关方的关注和需求，建立有效的沟通渠道和反馈机制；- 促进关键利益相关方的积极参与和参与感，提高项目的成功度和可持续性。
三、沟通方式1.内部沟通方式：- 项目团队会议：定期召开项目团队会议，讨论项目目标、任务分工、问题解决方案等重要事项。
- 内部沟通平台：搭建内部沟通平台，如项目管理软件、在线聊天工具等，以便项目成员随时分享信息、交流想法。
- 内部报告与更新：定期向项目团队成员发送项目报告和更新，包括项目进展、风险管理、里程碑达成等。
2.外部沟通方式：- 会议与磋商：与关键利益相关方定期召开会议、磋商，传达项目目标、计划和进展，收集反馈和建议。
- 邮件与文件：通过邮件、传真等方式向关键利益相关方传达重要信息，确保信息准确及时到达。
- 社交媒体：结合项目特点和关键利益相关方的使用习惯，适当利用社交媒体平台发布项目动态和信息更新。
四、沟通频率1.内部沟通频率：- 项目启动阶段：每周一次项目团队会议，及时沟通项目目标与计划。
- 项目执行阶段：每日例会，每周一次工作总结与计划会议，确保成员相互了解。
- 项目收尾阶段：每周一次项目回顾与总结会议，反思经验教训，提出改进措施。
2.外部沟通频率：- 重要节点和阶段：在项目重要节点和阶段结束时，与关键利益相关方召开会议进行项目进展和结果的说明。
项目管理-项目沟通及文件记录
如何成为积极的倾听者？
团队沟通
培养协作精神
有一个共同的目标 体认他人的价值 学会在相互配合中工作 自觉地维护团队的团结
学会在团队内沟通
步骤一 事前准备 步骤二 确认需求 步骤三 阐述观点 步骤四 处理异议 步骤五 达成协议 步骤六 共同实施
4.有效信息沟通的途径
沟通前先澄清概念 只沟通必要的信息 明确沟通的目的 考虑沟通时的一切环境 计划沟通时尽可能听取他人意见 使用精确的表达 进行信息的追踪与反馈 言行一致的沟通 利用多种沟通方式 要着眼于未来 应该是一位好听众
沟通计划
沟通计划包括决定项目涉及人的信息和沟通需求： 谁需要什么信息；什么时候需要；怎么获得。虽 然所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求 和传播方式差别很大。确认涉及人的信息需求和 决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要 因素。 对于大多数项目，沟通计划的大部分工作作为项 目前期阶段的一部分来完成。然而本过程的结果 在项目进行中应时常被复查和修订（如有需要） 以确保持续的应用性。 沟通计划常常与组织计划紧密联系在一起，因为 项目的组织结构对项目沟通要求有重大影响。
· 媒体选择(choice of media)--什么时候采用书面沟通和什么 时候采用口头沟通。什么时候使用非正式的备忘录和什么时候使用正 式的报告。
· 书写文体（writing style）--主动语态和被动语态，句子结 构，词汇选择等。
· 陈述技巧(presentation techniques)--肢体语言(body language)，视觉辅助工具的设计（design of visual ads）等。
项目文档管理
项目文档管理在项目管理中，文档管理是一个至关重要的环节。
有效的文档管理可以帮助项目团队组织、存储和共享项目相关的信息和文件，提高沟通效率、减少重复工作并确保项目的顺利进行。
本文将介绍项目文档管理的重要性及其实施方法。
一、项目文档管理的重要性项目文档是项目执行和控制的重要依据，对于项目的进展、控制和交付具有至关重要的作用。
以下是项目文档管理的几个重要方面：1. 信息整合和存储：在项目执行过程中，涉及到大量的信息和文件，如计划、报告、设计图纸等。
通过良好的文档管理，可以将这些信息整合和存储在同一个平台上，便于团队成员快速查找和访问。
2. 沟通和协作：项目文档是项目团队成员之间进行沟通和协作的重要工具。
通过统一的文档管理平台，可以方便地共享文档、留下评论和反馈意见，从而提高团队的工作效率和协作能力。
3. 项目知识管理：项目文档也是项目知识的重要组成部分。
通过规范的文档管理，可以将项目经验和知识进行总结和归档，为今后的项目提供有价值的参考和借鉴。
二、项目文档管理的实施方法项目文档管理的实施方法可以根据项目的具体需求来进行调整和优化，但一般包括以下几个基本步骤：1. 确定文档管理需求：在项目启动阶段，需要与项目相关的各方共同讨论并确定文档管理的需求，包括文档的种类、格式、命名规则等。
2. 设计文档管理结构：根据项目的需求和复杂程度，设计合理的文档管理结构，包括文件夹层次、权限设置等，以便于后续的文档整理和查找。
3. 选择文档管理工具：根据项目团队的实际情况，选择合适的文档管理工具。
常用的工具包括云存储服务、项目管理软件等，可以根据团队的实际情况选择最适合的工具。
4. 建立文档管理规范：在项目团队内部，建立文档管理规范，明确文档的编写、存储、共享和归档等流程和要求，确保团队成员按照规范进行文档管理。
5. 培训和使用：对项目团队成员进行培训，教授文档管理工具的使用方法和规范，确保团队成员能够正确地使用文档管理系统。
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学会聆听
大家在项目实施中，也许会有过这样的体会，在一个技术 讨论会上或者在与客户交流会上，很多应该决策的时候没 有结果或者不欢而散，且容易使团队成员之间互相抱怨， 造成宝贵的时间浪费掉，从而延误工期，破坏团队的团结。 在项目管理中，有一项重要的技术：就是学会“倾听”。 无论在任何时候，如果你想让别人了解你，你首先了解别 人，在别人发表言论时，要静静听下去，让他人畅所欲言。 这有这样你才能充分了解别人的意图。才能发现别人谈话 的本质或者说是他人要表达的观点。特别是在一个团队中， 项目经理或者是一个小组的组长，应该具备这项能力。 在了解了别人的时候，发表自己的观点。也许更容易使别 人接受你的观点。 促进待解决事情朝着项目目标的方向 进行。
两条关键原则
在项目中，很多人也知道去沟通，可效果却不明显，似乎总是 不到位，由此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效的沟通 有很多要点和原则需要掌握，尽早沟通、主动沟通就是其中的 两个原则，实践证明它们非常关键。曾经碰到一个项目经理， 检查团队成员的工作时松时紧，工期快到了和大家一沟通才发 现进度比想象慢得多，以后的工作自然很被动。尽早沟通要求 项目经理要有前瞻性，定期和项目成员建立沟通，不仅容易发 现当前存在的问题，很多潜在问题也能暴露出来。在项目中出 现问题并不可怕，可怕的是问题没被发现。沟通得越晚，暴露 得越迟，带来的损失越大。 沟通是人与人之间交流的方式。主动沟通说到底是对沟通 的一种态度。在项目中，我们极力提倡主动沟通，尤其是当已 经明确了必须要去沟通的时候。当沟通是项目经理面对用户或 上级、团队成员面对项目经理时，主动沟通不仅能建立紧密的 联系，更能表明你对项目的重视和参与，会使沟通的另一方满 意度大大提高，对整个项目非常有利。
保持畅通的沟通渠道
沟通看似简单，实际很复杂。这种复杂性表现在很多方面， 比如说，当沟通的人数增加时，沟通渠道急剧增加，给相 互沟通带来困难。典型的问题是“过滤”，也就是信息丢 失。产生过滤的原因很多，比如语言、文化、语义、知识、 信息内容、道德规范、名誉、权利、组织状态等等，经常 碰到由于工作背景不同而在沟通过程中对某一问题的理解 产生差异。如果深层次剖析沟通，其实可以用一个模型来 表示：从沟通模型中可以看出，如果要想最大程度保障沟 通顺畅，当信息在媒介中传播时要尽力避免各种各样的干 扰，使得信息在传递中保持原始状态。信息发送出去并接 收到之后，双方必须对理解情况做检查和反馈，确保沟通 的正确性。如果结合项目，那么项目经理在沟通管理计划 中应该根据项目的实际明确双方认可的沟通渠道，比如与 用户之间通过正式的报告沟通，与项目成员之间通过电子 邮件沟通；建立沟通反馈机制，任何沟通都要保证到位， 没有偏差，并且定期检查项目沟通情况，不断加以调整。 这样顺畅、有效的沟通就不再是一个难题。
沟通计划
沟通计划包括决定项目涉及人的信息和沟通需求： 谁需要什么信息；什么时候需要；怎么获得。虽 然所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求 和传播方式差别很大。确认涉及人的信息需求和 决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要 因素。 对于大多数项目，沟通计划的大部分工作作为项 目前期阶段的一部分来完成。然而本过程的结果 在项目进行中应时常被复查和修订（如有需要） 以确保持续的应用性。 沟通计划常常与组织计划紧密联系在一起，因为 项目的组织结构对项目沟通要求有重大影响。
沟通需求确认
3.项目沟通主要方式
项目计划书 项目会 议
上墙图 表
沟通方式
项目报 告
函件
面对面
沟通技巧
在项目的基本单位之间来回传递信息，所能使用的技术和方法可能差异很大： 从简短的谈话到长期的会议；从简单的书面文件到即时查询的在线的进度表 和数据库。可能影响项目沟通的技术因素有： · 信息需求的即时性--项目的成功是取决于即时通知频繁更新的信息， 还是通过定期发行的报告已足够？ · 技术的有效性（the availability of technology）--已到位的系统 运行良好吗？还是系统要作一些变动? · 预期的项目人员配置--计划中的沟通系统是否同项目参与方的经验和 知识相兼容？还是需要大量的培训和学习？ · 项目工期的长短(the length of project)--现有技术在项目结束前 是否已经变化以至于必须采用更新的技术？ · 制约因素。制约因素是限制项目管理小组作出选择的因素。例如，如 果需要大量地采购项目资源，那么处理合同的信息就需要更多考虑。当项目 按照合同执行时，特定的合同条款也会影响沟通计划。 · 假设因素。对计划中的目的来说，假设因素是被认为真实的确定的因 素。假设通常包含一定程度的风险。他们可在本处确定，或者他们也可是风 险识别过程的输出
聆听
据研究,人际沟通有: 10%靠语言表达
30%取决于语调和声音
60%靠肢体语言
聆听的类型
1. 听而不闻: 根本没有真正在听.
2. 假装聆听: 用适当的是和嗯表示好象 在听. 3. 选择聆听:只听到谈话的某一 部分.
聆听的类型
4. 注意聆听: 将注意力集中在谈话上.
5. 带着理解去聆听: 用耳,眼睛和心灵去听,听 取话中的感受,含义和行为.这并不意味着 你同意别人的观点,而意味着你完全理解和 重视此人的感受,意思和信仰.
第12章 项目沟通及文件记录
现代项目管理课程组 刚号
1
• 请认真阅读本课件最后一页！
2
项目沟通管理（project communication management）包括为了确保项目信息及时适当 的产生(generation)、收集(collection)、传播 (dissemination)、保存(storage)和最终配置 (ultimate disposition)所必须的过程。项目沟通管 理把成功所必须的因素--人(people)、想法(ideas) 和信息(information)之间提供了一个关键连接。涉 及项目的任何人都应准备以项目"语言"（the project language）发送和接收信息并且必须理解 他们以个人身份参与的沟通怎样影响整个项目。
如何成为积极的倾听者？
一、项目沟通管理
项目沟通管理的特点 项目管理沟通的流向 项目沟通计划内容 项目沟通方式 团队沟通
有效信息沟通的途径
沟通
定义:
是分享信息,新闻或消息的行为. 提供建议,知识或数据. 给出和接收信息 信息从一个人传达给另一个人 交换想法或意见 清楚整个事件经过
沟通圈
1.询问情况
பைடு நூலகம்5.询问并提 供支持
2.聆听员工 的想法
4.建立员工 自尊
3.提供明确 信息
1.项目沟通管理
项目沟通管理就是要保证项目信息及时、 正确地提取、收集、传播、存储以及最终 进行处置，保证项目信息畅通。
信息编码
项目信息产生，收集、传播、保存和 配置利用的过程，要有规范的信息编码来 统一沟通的标准；如作业分类码、资源费 用码、WBS编码、作业代码、文件格式标 准等，以便于信息汇总、分类与管理。
沟通管理的体系（续）
语言、文字还是项目中的沟通形式是多种多样的，通常分为书 面和口头两种形式。书面沟通一般在以下情况使用：项目团队 中使用的内部备忘录，或者对客户和非公司成员使用报告的方 式，如正式的项目报告、年报、非正式的个人记录、报事帖。 书面沟通大多用来进行通知、确认和要求等活动，一般在描述 清楚事情的前提下尽可能简洁，以免增加负担而流于形式。口 头沟通包括会议、评审、私人接触、自由讨论等。这一方式简 单有效，更容易被大多数人接受，但是不象书面形式那样“白 纸黑字”留下记录，因此不适用于类似确认这样的沟通。口头 沟通过程中应该坦白、明确，避免由于文化背景、民族差异、 用词表达等因素造成理解上的差异，这是特别需要注意的。沟 通的双方一定不能带有想当然或含糊的心态，不理解的内容一 定要表示出来，以求对方的进一步解释，直到达成共识。除了 这两种方式，还有一种作为补充的方式。回忆一下体育老师授 课，除了语言描述某个动作外，他还会用标准的姿势来教你怎 么做练习，这是典型的形体语言表达。像手势、图形演示、视 频会议都可以用来作为补充方式。它的优点是摆脱了口头表达 的枯燥，在视觉上把信息传递给接受者，更容易理解。
沟通管理的体系（续）
在编制项目沟通计划时，最重要的是理解组织结构和做好 项目干系人分析。项目经理所在的组织结构通常对沟通需 求有较大影响，比如组织要求项目经理定期向项目管理部 门做进展分析报告，那么沟通计划中就必须包含这条。项 目干系人的利益要受到项目成败的影响，因此他们的需求 必须予以考虑。最典型也最重要的项目干系人是客户，而 项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目干 系人。所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求 的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好，都是需 要细致分析的。比如有的客户希望每周提交进度报告，有 的客户除周报外还希望有电话交流，也有的客户希望定期 检查项目成果，种种情形都要考虑到，分析后的结果要在 沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求，这样建立 起来的沟通体系才会全面、有效。
• 让我们先来看一个图：
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沟通的通用管理技术技巧跟项目沟通管理有关（但并不等同）。沟通 是一个更宽广的课题，包括一些重要的知识体系，它特别适用于项目 的唯一知识体系。并不局限适用于项目的重要知识体系。例如： · 发送者-接收者模型（sender-receiver models）--反馈环， 沟通阻碍等。 · 媒体选择(choice of media)--什么时候采用书面沟通和什么 时候采用口头沟通。什么时候使用非正式的备忘录和什么时候使用正 式的报告。 · 书写文体（writing style）--主动语态和被动语态，句子结 构，词汇选择等。 · 陈述技巧(presentation techniques)--肢体语言(body language)，视觉辅助工具的设计（design of visual ads）等。 · 会议管理技巧(meeting management techniques)--准备议程 表，处理冲突。