用友操作步骤

【操作步骤】
1、用鼠标单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，屏幕显示凭证画面。

2、用鼠标单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别上。

3、凭证类别：输入凭证类别字，也可以用鼠标单击或按[F2]键，参照选择一个凭证类别，确定后按[Enter]键，系统将自动生成凭证编号，并将光标定位在制单日期上。

4、凭证编号: 一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始，对于网络用户，如果是几个人同时制单时，在凭证的右上角，系统提示了一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出，如果只有一个人制单或使用单用户版制单时凭证右上角的凭证号即是正在填制的凭证的编号。

系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五笔分录，当某号凭证不只一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一，如：收-0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。

如果在启用账套时或在“账簿选项”中，设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。

5、制单日期：系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或按参照输入。

6、附单据数：在“附单据数”处输入原始单据张数，输完后按[Enter]键。

7、凭证自定义项：凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。

用户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。

输入方法为：用鼠标单击凭证右上角的输入框后进行输入即可。

8、凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录。

每笔分录由摘要、科目、发生金额组成：
⑴摘要：输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。

如何定义常用摘要？
⑵科目：科目必须输入末级科目。

科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。

如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。

输入科目时可在科目区中用鼠标单击或按[F2]键参照录入。

⑶辅助信息：根据科目属性输入相应的辅助信息。

如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。

在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示，如下图：
当您需要对所录入的辅助项进行修改时，可用鼠标双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。

①如果科目有客户往来的属性，则屏幕提示用户输入“客户”、“业务员”及“票号”等信息。

“客户”可输入代码或客户简称，也可通过参照功能输入。

参照方法：在“客户”处按按钮或按[F2]键，系统显示所有客户目录。

也可以输入几个字，按[F2]可参照到以这几个字开头的客户简称。

如输入“北”字，再按按钮或[F2]键，可参照出第一个字为“北”的客户简称。

“业务员”可输入该笔业务的销售或采购人员，“票号”可输入往来业务的单据号。

②如果科目有供应商往来的属性，则屏幕提示用户输入“供应商”、“业务员”及“票号”等信息。

“供应商”可输入代码或供应商简称，也可通过参照功能输入，参照方法同上。

“业务员”可输入该笔业务的销售或采购人员，“票号”可输入往来业务的单据号。

③若科目为部门核算科目，则屏幕提示用户输入“部门”信息，可输入代码或部门名称，也可按按钮或[F2]键参照输入。

④若科目为个人往来核算科目，则屏幕提示用户输入“部门”、“个人”等信息，可输入代码或名称，也可按按钮或[F2]键参照输入。

⑤若科目为项目核算科目，则屏幕提示用户输入“项目”信息，可输入代码或名称，也可按
按钮或[F2]键参照输入。

⑥若科目定义了自定义项，则屏幕提示用户输入各“科目自定义项”的信息。

如商品销售收入科目定义了“销售类型”的科目自定义项，当在凭证中录入商品销售收入科目时，系统提示用户录入“销售类型”，此时可输入“现销”、“赊销”等辅助信息，并可在查明细账、序时账时按“销售类型”条件进行查询。

又如：工程项目科目可设置料、工、费等自定义项核算该科目每一笔业务的全部信息。

⑦如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。

系统根据数量×单价自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可按空格键调整金额方向。

⑧如果该科目要进行外币核算，系统自动将凭证格式改为外币式，如果系统有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。

n 外币：用户可修改、填入外币值，若该科目也核算数量，则系统自动根据数量×单价计算外币。

n 汇率：系统将自动显示在“外币及汇率”所录的汇率，若在“账簿选项”中将“汇率方式”选项设为固定汇率，则显示当月的月初汇率，若“汇率方式”选项设为浮动汇率，则显示当日的浮动汇率，若当日未录入当日汇率，则显示已录入汇率的日子中最近一日的汇率。

用户也可直接将光标移到汇率处进行输入或修改。

按按钮，可参照或输入各日的汇率。

n 金额系统根据折算公式自动折算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。

n 折算公式在“外币及汇率”中定义，一般企业使用外币×汇率=本币的公式折算本币金额，也有些企业采用外币÷汇率=本币的公式折算本币金额。

n 若您的外币、汇率或金额输入有误，您可以将光标移到错误数据处，直接在上面修改即可。

⑨若科目为银行科目，那么，屏幕提示用户输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。

其中，“结算方式”输入银行往来结算方式，“票号”应输入结算号或支票号，“票据日期”应输入该笔业务发生的日期，“票据日期”主要用于银行对账。

对于要使用“支票登记簿”功能的用户，若希望在制单时也可进行支票登记，则应在“账簿选项”中设置“支标控制”选项，那么在制单时，如果所输的结算方式应使用支票登记簿，在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票，并将报销日期填上制单日期，所以在支票领用时，最好在支票登记簿中予以登记，以便系统能自动勾销未报的支票。

若支票登记簿中未登记该支票，系统将显示支票录入窗供用户将该支票内容登记到支票登记簿中，同时填上报销日期。

⑷金额: 即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。

如果方向不符，可按空格键调整金额方向。

按下快捷键[Ctrl+L]可显示/隐藏数据位线（除千分线外）
若指定为现金流量科目，那么系统在您录完本条分录后，要求指定这条件分录的现金流量项目，可将一条件分录指定为多个现金流量项目，但总金额必须与分录的金额保持一致。

8、当凭证全部录入完毕后，按〖保存〗按钮或[F6]键保存这张凭证，按〖放弃〗按钮放弃当前增加的凭证。

也可用鼠标单击〖增加〗则可继续填制下一张凭证。

9、若想放弃当前未完成的分录的输入，可按〖删行〗按钮或[Ctrl+D]键删除当前分录即可
10、对于未指定为现金流量的科目，如需指定现金流量项目，可在录入一条分录的金额后，点击〖流量〗按钮，则会弹出现金流量项目指定的窗口，要求您输入此条件分录对应的现金流量项目。

11、当一批凭证填完后，用鼠标单击〖退出〗或通过菜单【文件】下的【退出】制单功能。

l 本系统默认应按时间顺序填制凭证，即每月内的凭证日期不能倒流，如：6月20日某类凭证已填到第200号凭证，则填制该类200号以后的凭证时，日期不能为6月1日至6月19日的日期，而只能是6月20至月底的日期。

但用户也可解除这种限制，即在【账簿选项】中，将其中的账套参数“制单序时”取消。

l 如果您在【账簿选项】中，设置了“制单权限控制到科目”选项，那么您在制单时不能使用无权限的科目进行制单。

制单科目权限可在【明细权限】中进行设置。

l 如果您使用应收系统来管理所有客户往来业务，那么，在制单中，您不能使用纯客户往来（只核算客户往来）的科目，而是到应收系统中生成相应的凭证。

若使用部门客户或客户项目的科目，则只能录入部门或项目的发生数。

如果您使用应付系统来管理所有供应商往来业务，那么，在制单中，您不能使用纯供应商往来（只核算供应商往来）的科目，而是到应付系统中生成相应的凭证。

若使用部门供应商或供应商项目的科目，则只能录入部门或项目的发生数。

l 对于同一个往来单位来说，名称要前后一致，比如不能有时用“用友公司”，有时又用“用友集团公司”，象这样名称前后不一致，系统则将其当成两个单位。

l 在填制凭证中只能输入末级部门。

l 项目核算的科目必须先在项目定义中设置相应的项目大类，才能在制单中使用。

l 科目所属项目大类中必须已定义了项目，且此处只能输入项目，不能输入项目分类。

l 一个科目最多可设置10个自定义项，其中6个文本型，2个数字型，2个日期型。

如销售收入科目可定义“销售类型”（文本型）、“付款方式”（文本型）、“税率”（数字型）等等，可根据用户的需要自由定义。

在填制凭证时，可录入也可不录入。

l 若科目既核算外币又核算数量，则单价为外币单价，外币=数量×单价。

l 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号将不能再修改。

要决：
l 若用户不希望在凭证金额栏中显示数据位线（除千分位线外），可按< Ctrl + L >键取消显示，若希望显示，也可按< Ctrl + L >键恢复显示。

l 对于一些常用的摘要，如“提现金”、“报差旅费”等，可在主菜单【凭证】中的【常用摘要】里预先定义好这些常用摘要，再在【填制凭证】中的摘要处调用，以便加快录入速度。

常用摘要的调用方法为:
?直接在摘要区输入常用摘要的代码，则可自动调入常用摘要。

?在摘要区用鼠标单击可显示所有的常用摘要供选用。

l 在录入个人信息时，若不输“部门”只输“个人”，系统将根据所输个人自动输入其所属的部门。

l 在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。

例如：填制某张凭证时，前两笔分为借100，借200，在录入第三笔分录的金额时，将光标移到贷方，按下“=”键，系统自动填写300。

l 若数量、单价有一方未录入，系统将根据金额或外币自动计算出数量、单价。

提高录入效率和准确度。

l 在录入凭证时，若不录入外币，只录入汇率和金额，系统可反算出外币数；若不录入汇率，只录入外币和金额，系统可反算出汇率，提高录入效率和准确度。

l 如果您的修改影响了原来外币、汇率、金额三方的平衡关系，也就是说，外币折算误差（即外币、汇率按折算公式计算出的本币金额与实际上输入的本币金额之间的误差）超过您在“外币及汇率”中定义的折算误差，系统将会提示您，如果您希望重新计算，那么您在要重算的地方按[F11]键，系统将按折算公式重新计算。

例如：某单位采用固定汇率方式计算本币金额，折算公式为外币×汇率=本币，折算误差为
0.01，在填凭证时，输入外币数100美元，再输入本月固定汇率8.3，回车后，系统自动在金额处填上下830(100×8.3=830)，若此时发现外币数输入有误，应为1000美元，则将100美元改为1000，然后将光标移到金额处，系统提示误差(1000×8.3-830>0.01)，按[F11]，系统将金额重新填上下8300(1000×8.3)。

l 科目、往来客户、供应商、往来个人、部门、项目可在制单时随时通过参照界面中的〖编辑〗按钮进行增加及修改。

如何快速制作红字冲销凭证？
用户通过菜单【编辑】下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。

先输入制单月份，然后回答将冲销哪个月的哪类多少号凭证，则系统自动制作一张红字冲销凭证，本功能用于自动冲
销某张已记账的凭证。

如何调用常用凭证
如果在“常用凭证”中已定义了与目前将要填制的凭证相类似或完全相同的凭证，调用此常用凭证会加快凭证的录入速度。

调用方法为:
1、在制单时通过菜单【编辑】下的【调用常用凭证】。

2、按屏幕提示输入常用凭证代号，并用鼠标单击〖确定〗按钮。

3、其它操作同修改或填制凭证。

反记账
恢复记账前状态
当系统在记账时，万一发生记账被中断，系统将自动进本功能恢复中断状态，然后让您重新记账。

另外由于某种原因，事后发现本月记账有错误，利用本功能则可将本月已记账的凭证全部重新变成未记账凭证，进行修改，然后再记账。

【操作步骤】
1、用鼠标单击系统主菜单“凭证”下的“恢复记账前状态”，屏幕显示恢复记账前状态窗口。

2、进入本功能后，用户根据需要选择是恢复最近一次还是恢复到本月月初状态。

n 最近一次: 即将最近一次记账的凭证恢复成未记账凭证，以便重新修改，再记账。

n 本月月初: 即将本月全部己记账的凭证恢复成未记账状态，以便重新修改，再记账。

3、选择完成后，用鼠标点击〖确认〗按钮，系统开始进行恢复工作。

l 已结账的月份，不能恢复记账前状态。

l 只有财务主管才能恢复到月初的记账前状态。

如何使用菜单
在系统操作过程中，用户也可以通过键盘操作菜单完成一些主要功能。

操作方式为按ALT 键，系统弹出一个下拉菜单，将光标移到要操作的功能上，按ENTER键即可执行该功能。

如何使用右键
为了便于用户进行快捷操作，系统还提供了丰富的右键快捷操作功能。

只要用户点击鼠标右键，系统就会弹出与当前位置有关的快捷菜单。

如何使用命令快捷键
用户在熟练使用系统之后，可不用打开菜单，而直接在键盘上按下列命令快捷键就可完成相应的操作。

功能快捷键
──────────────
参照F2
增加单据或目录F5
保存单据F6
在单据中增加或插入一条记录Ctrl+I
在单据中删除一条分录Ctrl+D
查询Ctrl+K
打印Ctrl+P
退出Alt+F4
复制Ctrl+C
粘贴Ctrl+V
删除数据Del
帮助键F1
会计日历F7
代码与名称转换F8
计算器F9
功能键作用
────────────
<Alt>+菜单字母用来选择菜单，激活菜单上的指定菜单项。

<Tab> 在对话框中各个选项之间或在录入的数据项间正向转换。

<Shift+Tab> 在对话框中各个选项之间或在录入的数据项间逆向转换。

<Esc> 输入时，放弃已输入内容；在对话框时，等同于取消按钮。

<PageUp> 数据处理时，到上一屏。

<PageDown> 数据处理时，到下一屏。

<Home> 数据处理时，到本行的开始。

<End> 数据处理时，到本行的末尾。

<←Backspace> 删除当前光标前一个字符。

<Del> 输入时，删除当前光标所在字符。

如果输入项被全部选中则删除输入项全部内容
Enter 对话框的确认键，数据录入的回车键
注意：
l 对帮助键F1来说，在没有进入任何功能时，按F1键弹出“帮助主题”窗口；在操作某功能时，按F1键则弹出与当前操作相关的帮助内容。

仓库权限设置
在此可以设置操作员仓库权限。

操作员仓库权限是以后录入各种出入库单据时检查仓库合法性的基础，也是对操作员进行权限控制的依据。

操作员录入出入库单时，只能录入其所管辖
的仓库，不能录入其他仓库的单据。

【操作方法】
1.在仓库档案界面，用鼠标单击〖权限〗按钮，进入仓库权限设置界面。

2.单击〖编辑〗按钮，进入权限配置窗口，可以点击操作员，增加仓库代码，也可以点击仓库，增加操作员代码，仓库权限表中增加“是否显示金额”选项，如果设置操作员权限表中“是否显示金额”为是，则单据卡片及列表中显示出单价、金额，否则，不显示。

权限设置完成后，退出权限配置窗口，可单击〖刷新〗按钮，界面将显示最新仓库权限设置信息。

3、查询各种账表时，将此操作员所管辖的仓库作为过滤条件，此操作员只能查询他所管辖的仓库的单据。

提示：
l 仓库权限设置中没有设置的操作员，系统认为该操作员具有所有仓库的权限，即可录入所有仓库的出入库单据。

如何快速制作红字冲销凭证
用户通过菜单【编辑】下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。

先输入制单月份，然后回答将冲销哪个月的哪类多少号凭证，则系统自动制作一张红字冲销凭证，本功能用于自动冲销某张已记账的凭证。

出纳签字
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。

出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。

【操作步骤】
1、进入【出纳签字】，屏幕出纳凭证选择凭证条件窗。

2、输入出纳凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表。

3、在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证，如果此凭证不是要进行签字的凭证，可用鼠标单击〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮查找输入条件查找。

4、当屏幕显示待签字凭证时，用户可进行签字，通过菜单【查看】下的【科目转换】可切换显示科目编码和科目名称，用↑或↓键在分录中移动时，凭证下将显示当前分录的辅助信息。

若想查看其他凭证信息，见填制凭证中的如何查看其他凭证信息。

5、出纳人员在确认该张凭证正确后，用鼠标单击〖签字〗将在出纳处自动签上出纳人姓名。

6、若想对已签字的凭证取消签字，可用鼠标单击〖取消〗取消签字。

l 企业可根据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，若不需要此功能，可在“账簿选项”中取消“出纳凭证必须经由出纳签字”的设置。

l 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除。

l 取消签字只能由出纳人自己进行。

如何对一批凭证进行签字或取消凭证？
如何使用计算器
计算器中主要功能键说明如下：
功能键及其意义热键
（MC）清除存储值CRTL+L
（MS）保存当前值CRTL+M
（MR）取出存储值CRTL+R
（M+）当前显示值与存储值相加并保存CRTL+P
（0-9）按钮分别为输入数字0-9 0-9字符键或小键盘数字键
（。

）钮用来输入小数点。

（+/-）钮用来转换当前值的正负F9
Sqrt求平方根@
%求百分比%
1/X求X分之一R或者r
BACK提供退格键功能退格键
CE按钮初始化并清除屏幕F4
C按钮清除刚才的输入DELETE键
确认按钮确认计算结果并退出CTRL+ENTER
放弃按钮放弃计算结果并退出ESC
系统的计算器工具除提供标准的计算器功能外，还根据系统的特点另外提供两种功能：
n 预设计算初值:用户在调用计算器工具时，系统则自动将目前光标所指向的数字型数据自动写入计算器的显示区内。

n 返回计算结果敿扑阃瓯希 没У慊鳌叭啡稀奔 低晨梢越 玫慕峁 远 慈氪耸惫獗晁 赶虻睦改壳 颉?
注意：
l 系统设定计算器的最大有效位数是13位。

自定义项设置
在本系统中，为各类原始单据和常用基础信息设置了自定义项和自由项，这样可以让您方便的设置一些特殊信息。

【各栏目说明】
n 分类：包括单据、客户、供应商和存货。

u 单据指本系统中的各类原始单据，例如发票、凭证、出入库单等。

本系统为原始单据提供了10个自定义项字段，您可以在此为每个自定义项字段定义名称，然后在单据设计中为每类原始单据选择其所需要的自定义项。

例如，您需要在发票中增加关于合同号的信息，则可以将单据的一个自定义项的名称定义为“合同号”，然后在发票的设计中增加该自定义项，则以后在发票上就有合同号的信息了。

u 客户指客户档案中的客户。

系统在客户档案中提供了3个自定义项字段，您可以在此输入这些字段的名称，以定义一些在客户档案中没有为您提供、但您又特殊需要的信息。

例如，您需要记录每个客户的规模，则可以将客户的一个自定义项定义为“规模”，这样在客户档案中录入客户信息时，您就可以录入每个客户的规模信息了。

u 供应商指供应商档案中的供应商。

系统在供应商档案中提供了3个自定义项字段，您可以在此输入这些字段的名称，以定义一些在供应商档案中没有为您提供、但您又特殊需要的信息。

例如，您需要记录每个供应商的规模，则可以将供应商的一个自定义项定义为“规模”，这样在供应商档案中录入供应商信息时，您就可以录入每个供应商的规模信息了。

u 存货指存货档案中的存货。

系统在存货档案中提供了3个自定义项字段和2个自由项字段，您可以在此输入这些字段的名称，以定义一些在存货档案中没有为您提供、但您又特殊需要的信息。

例如，您需要记录每个存货的颜色信息，则可以将存货的一个自由项的名称定义为“颜色”，这样在存货档案中录入存货信息时，您就可以录入每个存货的颜色信息了。

n 项目：包括自定义项和自由项。

u 自定义项：指单据、客户、供应商或存货的一个附加属性，一张单据或一个客户、供应商、存货的一个自定义项只能有一个值。

如上例中一张发票只能有一个合同号；一个客户只能有一种规模；一个供应商只能有一种规模。

u 自由项：也是一个属性，但一个存货可以有多个自由项。

如上例，一个存货的颜色可以是红色，可以是黄色，可以是兰色，即可以有多个值。

n 类型：包括文本型、数值型和日期型。

n 最大宽度：该项目的最大显示宽度。

n 项目名称：输入您要定义的名称。

如上例中的合同号、规模、颜色等。

n 输入宽度：设置您需要的显示出的输入宽度。

【操作步骤】
1 点击【自定义项】菜单，进入自定义项设置界面。

2 选中您要定义的栏目，在“项目名称”一栏里输入该项的名称，在“输入宽度”一栏里输入您希望显示的宽度。

注意
l 输入宽度不能大于最大宽度。