处理顾客投诉的基本要求

客服部门培训教案
处理顾客投诉的基本原则
即使是最完善的服务场所也难免有疏漏和不周之处，最细心的服务员也有需完善的地方，所以服务员应以平和正常的心态来对待顾客投诉，不应带逆反烦躁情绪。

一般说来，在处理客人的投诉时首先应遵循以下几个原则：
1、弄清事实
（1）在接待客人时，接待人员首先要表明自己的身份，使对方产生一种信任感、信赖感，愿意并相信你能把问题处理好；
（3）客人是公司的“上帝”，不管客人态度如何都要保持“冷静、倾听、了解”的态度去接待处理客人投诉；
（4）迅速通过有关渠道，了解客人投诉事件的来龙去脉，做到心中有数。

2、诚恳道歉
在弄清事件真相后，及时地诚恳地向他们道歉，满足他们的自尊要求，为圆满处理铺平道路。

3、维护公司应有的利益，作出恰当处理
（1）明显属于服务工作中的过错，应马上道歉，在征得客人同意后，作出补偿处理；
（2）对一些复杂问题，在真相不明之前切忌急于表态和当面贬低公司及其他部门、员工。

除非客人物品、财产因公司原因遭致遗失或损失外，应先平息客人的情绪，然后与有关部门共同处理；
（3）对于不合理的投诉，要做到有礼、有理、有节，讲清道理，说服客人，不失客人面子，作出恰如其分的处理；
（4）对一时处理不了的投诉，要让客人知道事情的进展。

4、投诉事项中，若涉及本人的记录不得涂改、撕毁，更不得假造。

5、投诉经调查属实可作为处罚的依据。

6、态度友好，本着为客人服务的原则，真诚地为客人解决问题。

客人对服务投诉，应认识到是自己的工作和服务中存在着一定的问题，因此，员工应理解客人的反映，同情客人的遭遇，尽心尽力地帮助客人，满足他们的要求。

只有这样，才能赢得客人的好感与信任，为整个部门树立一个良好的形象。

7、克制、有耐心，不与客人争辩
客人一般是遇到了麻烦、不顺之后才来投诉的，往往心里是有气的，难免会表现在言语行为之中。

对待怒气冲冲的客人，员工首要的做法就是理解、克制，应该心平气和地听客人把自己的遭遇讲完，对客人表示歉意。

如果客人情绪很激动，前厅服务人员就更应该注意礼貌，绝不能与客人发生争执，一旦争执，就会给客人留下糟糕的印象，进而影响到客人对服务部门的印象，或许下次就再也不会光临。

因此，员工一定要努力克制自己，设法平息客人的怒气，必要时将管理人员请出来接待客人，解决问题。

8、维护整体的利益
前厅部员工在处理客人投诉时，一方面要注意平息客人的情绪，帮客人解决问题；另一方面，也要注意维护整体的利益，即要懂得一些处理问题的技巧。

比如在对客人所投诉的问题进行解答时，不能简单地把一切责任都推卸给其他部门，随意贬低其他部门，以此来暂时平息事件。

这种做法虽然能消去客人的心头之气，但却损害了整体的利益，是不可取的。

此外，简单地退款或是减少收费也不是解决问题的最有效办法，一般来说，服务员可以通过面对面的额外服务，以及对客人的关心、照顾来得到解决。

对客人投诉的认识
“智者千虑，必有一失”，无论哪位服务员，在对客服务上花费了多少心力，也难免会出现一些问题，于是，客人投诉的现象就难以避免。

因此，服务员应充分认识到：客人对服务进行投诉是正常现象。

从某种意义上讲，投诉也是沟通管理者和顾客的桥梁，是坏事，也是好事，它可能会使被投诉的部门或人员受到相应惩罚，甚至会使所有服务员感到难堪；但同时投诉又是一个信号，告诉其服务和管理中存在着问题。

形象地说，投诉的客人就像是给服务部门治病的医生，是在为其提供诊断，如果浴所接受，并对症下药，就能使自己的服务及设施得到改进与提高，从而吸引更多的客人前来光顾。

具体来讲，客人的投诉具有以下几个方面的意义：
1、可以使管理者认识到服务与管理中的不足
有些问题虽然存在，但并不是自己能发现得了的。

一方面是因为有些问题是潜在的，不容易发现；另一方面，则是因为“居芷兰之室，久而不闻其香；入鲍鱼之肆，久而不闻其臭”的道理，部门的管理者及员工长期在自己的岗位上工作，一切已习以为常，往往发现不了自身存在的问题。

而客人则大不相同，他们支付了一定的金钱，就是希望物有所值，能得到相应的服务，他们对服务有一定的预期。

因此，他们对设备及服务方面所存在的问题是非常敏感的，往往能一眼看穿，及时发现。

另一方面，虽然对服务员进行了严格的培训，提出了相应的要求，但并非所有员工都能做到，他们可能是在领导在场的情况下约束自己，做得比较好，一旦领导离开，他们就会放松对自己的要求，行为上出现一些不到之处，而这些行为，管理者也是发现不了的，只有客人作为服务的直接消费者，才能够及时地发现和指出。

2、有利于改进服务员的服务，提高服务水平
通过客人的投诉，服务员发现了自身所存在的问题，如果能及时针对这些问题进行认真的整改，必然会使服务质量不断得到提高。

3、提供了与客人修补关系、缓和矛盾的契机，从而有利于开拓市场，获得客户
客人投诉的一般原因
客人投诉，表示他们对服务有了不满，如果没有投诉程序的存在，客人可能就怀着种种不满离开了，下次再也不光临浴所，于是他们与客人的关系就可能彻底破裂；但正因为投诉过程能起作用，客人能通过这一渠道发泄自己的怒气与不满，服务员更是可以在了解到客人的不满之后对自己的过失加以弥补，于是二者之间就有了修复关系的可能。

于是就留住了人心，重又赢得了客人、赢得了市场。

客人的投诉可以归纳为下列四类：
1、对设备的投诉
客人对浴所设备的投诉主要包括：空调、照明、供水、供电、家具、电梯等等。

即使浴所建立了一个各种设备的检查、维修、保养制度，也只能减少此类问题的发生，而不能保证消除所有设备潜在的问题。

前厅服务人员受理客人有关设备的投诉时，最好的方法是立即去实地观察，然后根据情况，采取措施。

事后，前厅服务人员应再次与客人电话联系，以确认客人的要求已得到了满足。

2、对服务态度的投诉
客人对服务人员服务态度的投诉主要包括：粗鲁的语言、不负责任的答复或行为，冷冰冰的态度、若无其事、爱理不理的接待方式、过分的热情等等。

由于服务人员与客人都由不同特点的人组成，所以在任何时候，此类投诉都很容易发生。

顾客对服务态度的投诉归纳为十一种表现，分别是：
待客人不主动、不热情；不注意语言修养，冲撞客人；挖苦、辱骂客人；未经客人同意闯入客人房间；不尊重客人的风俗习惯；拿物品给客人不是“递”而是“扔”或“丢”给客人；无根据地乱怀疑客人取走浴所的物品，或者由于开错手牌误认为他们没有算清账目就离开等；工作不主动；忘记或搞错了客人交代办理的事情；损坏、遗失客人的物品；浴区温度不适；房间床铺不干净，不换床单，卫生间地板有积水，马桶有黄迹，浴帘有肥皂、脏物痕迹，浴缸有头发丝或污垢等。

3、对服务质量的投诉
如服务人员没有按照原则提供服务，搓澡敲背未按标准完成，按摩技术未达到要求，洗涤服装不干净，取错浴客鞋子，叫醒服务不准时等等，都属于对浴所服务的投诉。

此类投诉，在浴所接待任务繁忙时，尤其容易发生。

减少客人对服务态度与服务质量投诉的最好方法是加强对服务人员的培训。

大多数服务人员不是有意对客人无礼，有些职工甚至是好心办坏事，他们往往事先未曾预料到自己的接待服务方式会使客人不满。

因此，对他们进行有关对客人服务的态度、知识、技能的培训是非常重要的。

4、对异常事件的投诉
无法买到机票、车票，突然停水、停电，因客满没有更衣柜接待浴客等都属于异常事件的投诉。

企业很难控制此类问题，但客人希望浴所能够帮助解决。

前厅服务人员应尽量在力所能及的范围予以帮助解决。

如实在无能无力，应尽早告诉客人。

只要服务人员的态度通情达理，大部分客人是能谅解的。

客人投诉心理分析
1、求发泄的心理
客人再碰到了令他们烦恼、恼怒的事情之后，或者被讽刺挖苦甚至被无理对待辱骂之后，心中充满怨气、怒火，要利用投诉的机会发泄出来，以维持他们的心理平衡。

2、求尊重的心理
客人希望他的投诉是对的，应得到同情、尊重，希望有关人员和部门重视他的意见，向他们表示歉意，并立即采取行动。

3、求补偿的心理
客人在蒙受了一定的损失向有关部门投诉时，希望能补偿他们的损失，这是变通的心理，如食物不洁要更换、衣物弄脏应免费洗干净等。

处理投诉的一般要求
1.接到投诉，应保持镇静。

如果是在公共场合，客人情绪激动，首先要使起其
平静下来，并带离公共场合，以免其他客人和其他服务人员围观。

2.重视并认真倾听客人的投诉，作好记录，了解整个时间的过程，同时向有关
人员了解事情的细节，分析产生投宿的原因。

3.虚心听取客人的意见。

如果他的投诉是正确的，应立即道歉，并采取措施，
妥善处理。

如果是客人误会，应向客人解释清楚。

4.如一时解决不了，应留下客人的姓氏、联系电话，待事情解决后给客人一个
回音；如解决不了，也要给一个答复，说明原因，询问客人是否需要其他帮助。

5.相信客人的投诉石碓酒店抱希望才提出的，要以积极的态度对待，使其转化
为对服务工作的有利促进。

即使个别客人极尽挑剔，也应尽力满足其要求。

6.在处理整个投诉的过程中都应保持礼貌、友善和谅解的态度，事后采取有力
措施防止类似问题发生。

7.处理投诉是千万不可与客人发生争吵。