SharePoint实现文档资料综合管理平台系统方案

文档资料综合管理平台系统方案

1.平台简介

文档资料综合管理平台包含3个功能模块，分别为文档管理模块、沟通平台模块与用户管理模块。系统主界面如下图1.1所示：

图1.1文档资料综合管理平台主界面

2.模块功能介绍

2.1用户管理模块

用户管理模块主要包含对用户的添加、删除、修改、组织变更等。

本平台中组织结构分为：一般用工、综合用户、领导用户，如下图2.1所示：

图2.1平台组织结构

其中一般员工只具有查阅文件、查阅文件版本、下载各版本文件、outlook

客户端实时更新文件的权限；

综合用户除具有一般员工权限外，还具有上传文件、编辑文件属性、编辑文件、管理文件版本、签入签出文件、删除文件的权限；

领导用户具有查阅文件、查阅文件版本、下载各版本文件、outlook客户端实时更新文件的权限。

2.2文档管理模块

文档管理模块主要实现文件资料的分类存储、共享、文件版本控制、outlook 客户端自动更新文件、outlook客户端查找文件等功能。

2.2.1单文件/多文件上载

该平台提供两种文件上载的方式，分别是单个文件的上载和多个文件的上载，并均具有签入与保持签出功能，如下图2.2、2.3所示：

图2.2单文件上载

图2.3多文件上载

多个文件上载完成后，综合用户可以对是否共享该文件进行管理，当需要与其他员工共享是，只需将其签入即可。多文件上载时，未签入文件，其他用户无法查看，对于已在文件库中文件，将文件签出，能保证其他综合用户无法对其进行编辑，从而保证文件版本的统一。

2.2.3文件资料分类存储

该平台提供大类文件分库存储、细类存储在某大类中分文件夹存储，便于管理。如下图2.4所示：

大类分库存

细类分文件夹或直接存

图2.4文件分类存储模式

2.2.4文件版本控制

平台具有对每一个文件的每个版本进行单独管理的功能，当一个文件升级版后，低版本的文件依然存放于系统中，便于用户比较使用，如下图2.5、2.6所示：

图2.5查看文件版本历史记录

图2.6文件版本管理

2.2.5 Outlook客户端文件自动更新

该平台提供在outlook客户端中查看下载文件的功能，并可以主动选择查看哪些文件。当文件库中的文件有更新时，平台将自动更新到outlook客户端中。具体功能如下图2.7所示：

图2.7outlook客户端自动更新文件库文件

文件自动更新进入outlook客户端后，用户将可以方便地下载搜索文件，如下图2.8所示：

图2.8 Outlook客户端搜索查看文件

注：该平台还提供了基于文件内容审批的功能，简单来说就是当一个具有上载权限的用户把文件上载至平台后，需要经过具有文件内容审批权限的用户批准后才能与其他员工共享。内容审批较为复杂，暂不详细介绍，如需要可以做专题汇报。

2.3沟通平台模块

该平台提供了便于员工交流的沟通平台，具有一定权限的用户可以新建讨论主题、答复讨论主题、查看其他员工回复内容、在outlook客户端中查看讨论主题并直接“投递答复”到该平台中。

2.3.1新建讨论主题

当具有权限员工需要发起一个讨论时，即可以新建一个主题，用户可以插入表格、插入图片、调整文字的各种格式等，如下图2.9所示：

图2.9新建讨论主题

2.3.2在平台上答复讨论主题

具有讨论权限的用户可以在文件资料综合管理平台中答复该讨论，发表自己的见解，对讨论进行评价等，如下图2.10所示：

图2.10平台上答复讨论主题

2.3.3 Outlook客户端查看并答复讨论主题

用户也可以将讨论平台连接到Outlook客户端，这样可以直接在Outlook中查看讨论主题与相关答复，如下图2.11所示：

图2.11Outlook客户端查看讨论主题

当用户想要答复该讨论主题时也可以直接在Outlook中进行操作，如下图2.12所示：

文档资料综合管理平台系统方案V1.0

点击公告按钮，该答复将自动同步到文档资料综合管理平台中，如图2.13所示：

自动同步的内容

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