员工档案管理规定

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公司员工档案存档管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料的安全、完整、准确，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第三条公司员工档案管理遵循以下原则：（一）真实性：档案资料必须真实、准确、完整，反映员工实际情况。

（二）完整性：档案资料应包括员工的基本情况、工作经历、培训记录、考核结果等。

（三）保密性：严格按照国家有关保密规定，对涉及员工隐私的档案资料进行保密。

（四）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全。

第二章档案收集第四条公司各部门应按照档案收集范围，及时收集员工档案资料。

第五条档案收集范围包括：（一）员工基本情况：身份证、户口簿、学历证书、资格证书等。

（二）工作经历：劳动合同、工作交接单、奖惩记录等。

（三）培训记录：培训证书、培训考核成绩等。

（四）考核结果：年度考核、岗位考核、专项考核等。

（五）其他：与员工相关的其他材料。

第六条档案收集要求：（一）及时性：各部门应在规定时间内收集完毕。

（二）准确性：档案资料应准确无误。

（三）完整性：档案资料应完整无缺。

第三章档案整理第七条档案整理应遵循以下原则：（一）分类整理：按照档案资料的性质、内容进行分类整理。

（二）顺序排列：同一类档案资料应按时间顺序排列。

（三）编目标识：为每份档案资料编制编号和标识。

第八条档案整理流程：（一）分类：根据档案资料的性质、内容进行分类。

（二）排序：同一类档案资料按时间顺序排列。

（三）编目：为每份档案资料编制编号和标识。

（四）装订：将整理好的档案资料装订成册。

第四章档案保管第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全性：采取有效措施，确保档案资料的安全。

（二）保密性：严格按照国家有关保密规定，对涉及员工隐私的档案资料进行保密。

（三）完整性：确保档案资料的完整无缺。

第十条档案保管要求：（一）设置档案室：配备档案柜、档案架等设施。

员工劳动档案管理规定

员工劳动档案管理规定关键信息项：1、劳动档案的定义和范围2、档案的建立和收集3、档案的保管和存储4、档案的查阅和使用5、档案的更新和维护6、档案的保密和安全7、违规处理和责任追究11 目的为了规范员工劳动档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本规定。

111 适用范围本规定适用于本公司所有员工的劳动档案管理。

112 定义员工劳动档案是指记录员工在公司工作期间的个人信息、工作经历、培训情况、绩效考核、奖惩记录等相关资料的文件集合。

21 档案的建立和收集211 新员工入职时，人力资源部门应负责收集员工的个人基本信息，包括身份证复印件、学历证书复印件、资格证书复印件、劳动合同等。

212 在员工工作期间，各部门应及时将与员工工作相关的资料，如绩效考核表、培训记录、奖惩文件等提交给人力资源部门，以便归入员工劳动档案。

31 档案的保管和存储311 员工劳动档案应由专人负责保管，保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。

312 档案应按照员工编号进行分类存放，便于查找和使用。

313 电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。

41 档案的查阅和使用411 公司内部因工作需要查阅员工劳动档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可查阅。

412 查阅档案时，应在指定地点进行，不得带出档案室。

413 外部单位因工作需要查阅员工劳动档案时，需提供相关证明材料，并经公司领导批准后，方可查阅。

51 档案的更新和维护511 人力资源部门应定期对员工劳动档案进行更新，确保档案信息的准确性和及时性。

512 员工的个人信息发生变更时，应及时通知人力资源部门进行更新。

61 档案的保密和安全611 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露员工档案中的任何信息。

612 对员工劳动档案的保管和使用应遵循相关法律法规，确保档案的安全。

71 违规处理和责任追究711 对于违反本规定，擅自查阅、泄露员工劳动档案信息的人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚。

员工档案管理制度

第一章总则第一条为了规范员工档案管理工作，确保员工档案的完整、准确、安全和保密，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工，包括在职员工、离职员工和试用期员工。

第三条员工档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：员工档案应全面、准确地反映员工的个人情况、工作经历、业绩等。

2. 真实性原则：员工档案应真实反映员工的实际情况，不得伪造、篡改。

3. 安全性原则：员工档案应采取有效措施，确保档案的物理和信息安全。

4. 保密性原则：员工档案中的个人信息应予以保密，未经本人同意，不得泄露给无关人员。

第二章档案管理职责第四条公司设立档案管理部门，负责员工档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定和实施员工档案管理制度，组织实施员工档案管理工作。

2. 负责收集、整理和保管员工档案，确保档案的完整、准确和安全。

3. 负责员工档案的查阅、复制、借阅等工作，并做好登记。

4. 负责员工档案的销毁工作，确保档案销毁的合法、合规。

5. 负责员工档案的保密工作，确保档案信息安全。

第三章档案收集与整理第六条员工档案的收集应包括以下内容：1. 员工个人基本情况：姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌等。

2. 员工工作经历：工作单位、工作时间、职务、职称、工作业绩等。

3. 员工教育经历：学历、学位、专业、毕业院校、毕业时间等。

4. 员工奖惩情况：获得的荣誉、奖励、处罚等。

5. 员工其他情况：家庭情况、健康状况、兴趣爱好等。

第七条员工档案的整理应按照以下要求进行：1. 分类整理：根据档案内容，将档案分为个人基本情况、工作经历、教育经历、奖惩情况和其他情况等类别。

2. 编号管理：为每份档案编制唯一编号，方便查阅和管理。

3. 按时归档：员工档案应在员工入职、离职、晋升、调动等环节及时归档。

第四章档案保管与利用第八条员工档案的保管应遵循以下要求：1. 物理保管：档案室应配备必要的档案柜、温湿度控制设备等，确保档案的物理安全。

规范员工纸质档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工纸质档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的纸质档案管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段的档案。

第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、真实、准确。

2. 准确性原则：档案记录应与实际情况相符，不得随意篡改。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄密。

4. 保密性原则：严格保密档案内容，不得泄露员工隐私。

第二章档案收集与归档第四条员工档案的收集应遵循以下程序：1. 员工入职时，人力资源部门负责收集员工的身份证、学历证书、资格证书等证明材料。

2. 员工在职期间，各部门应定期收集员工的奖惩记录、考核结果等材料。

3. 员工离职时，人力资源部门负责收集员工的离职证明、工资结算单等材料。

第五条员工档案的归档应遵循以下要求：1. 档案应按照员工姓名、工号等进行分类整理，便于查阅和管理。

2. 档案归档时应填写档案目录，包括档案名称、档号、归档日期等。

3. 归档的档案应按照档案柜编号顺序排列，保持档案柜整洁有序。

第三章档案保管与维护第六条公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。

第七条档案保管应遵循以下规定：1. 档案应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的环境中。

2. 档案柜应保持整洁，不得存放无关物品。

3. 档案柜钥匙应由专人保管，不得随意借出。

第八条档案维护应定期进行，包括以下内容：1. 定期检查档案的完好情况，发现破损、褪色等问题及时修复。

2. 定期对档案进行消毒，防止档案受到细菌、病毒等侵害。

3. 定期对档案进行整理，确保档案的整洁和有序。

第四章档案利用与保密第九条员工档案的利用应遵循以下规定：1. 档案利用应经档案管理部门审批，确保档案的合法利用。

2. 档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露员工隐私。

工厂员工个人档案管理制度

第一章总则第一条为规范工厂员工个人档案的管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有在职员工的个人档案管理。

第三条员工个人档案是公司人力资源管理的核心资料，对员工个人发展、公司决策及企业文化建设具有重要意义。

第二章档案内容第四条员工个人档案应包括以下内容：1. 基本信息档案：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、婚姻状况、政治面貌等；2. 教育背景档案：学历、学位、毕业院校、专业、毕业时间等；3. 工作经历档案：入职时间、离职时间、工作单位、职务、工作表现等；4. 奖惩档案：获得的荣誉、奖励、处罚、培训记录等；5. 薪酬福利档案：工资、奖金、福利、社保等；6. 其他档案：合同、健康证明、照片、工作总结等。

第三章档案管理第五条员工个人档案实行一人一档、专人负责的原则。

第六条档案管理人员应具备以下条件：1. 熟悉档案管理相关法律法规和业务知识；2. 具有良好的职业道德和保密意识；3. 具备较强的责任心和细致的工作态度。

第七条档案管理人员的主要职责：1. 负责员工个人档案的收集、整理、归档、保管和利用；2. 负责档案的鉴定、销毁和转存工作；3. 对档案进行定期检查、维护和修复；4. 为公司决策提供档案信息支持；5. 指导和监督各部门的档案管理工作。

第八条档案管理人员应严格遵守以下规定：1. 不得擅自泄露、篡改、销毁档案；2. 不得利用档案谋取私利；3. 不得将档案借出、转借他人；4. 不得将档案用于非法用途。

第四章档案保管第九条档案保管应遵循以下原则：1. 安全原则：确保档案实体安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故；2. 完整原则：确保档案内容完整，防止丢失、损坏；3. 保密原则：确保档案信息保密，防止泄露；4. 方便原则：便于查阅、利用。

第十条档案保管设施应符合以下要求：1. 档案柜应具有防盗、防火、防潮、防虫等性能；2. 档案室应保持通风、干燥、清洁；3. 档案管理人员应定期检查档案保管设施，确保其正常运行。

员工人事档案资料管理规定

员工人事档案资料管理规定一、概述员工人事档案资料是企业管理的重要组成部分，包含员工的基本信息、入职信息、培训记录、评价记录、奖惩记录等多种信息，是企业管理的载体、基础和重要依据。

因此，合理、规范、科学地管理员工人事档案资料，对企业的稳定发展和人力资源管理至关重要。

为了规范管理员工人事档案资料，加强企业管理，充分保护员工和企业的权益，制定本规定。

二、制定范围本规定适用于本企业所有员工的人事档案管理。

三、档案建立要求1. 档案建立程序（1）入职体检合格后，由人力资源部开具员工人事档案，并办理相关手续；（2）应收集员工基本信息、学历证书、身份证复印件、体检报告、以往工作单位证明、近期免冠照片等资料；（3）将资料存入员工档案袋，并按档案袋编号进行存档；（4）档案袋需标注员工姓名、员工编号、职务、建档日期等信息；（5）员工已经离职的，其档案袋应标注离职日期及原因，并按照公司规定备份相应资料。

2. 档案管理要求（1）对于建立好的员工人事档案，应进行注册、存档和归档管理，档案必须存放在保险柜内，保证档案的安全性；（2）对于人事档案资料涉及个人隐私的应严格保密，仅在有关部门或领导同意授权情况下可以查阅；（3）每份文件必须注明发起日期、文号、主办人、审核人、承办人、审批人、存档日期等信息；（4）档案材料超过2年也需要进行整理，以确保档案的完整并且不受损失；（5）未经领导批准，未经员工本人同意，不得拆开更改档案资料中的任何内容；（6）离职员工人事档案的保存期为3年，三年后则按公司规定备份相应信息并进行销毁。

四、档案使用和管理1. 档案使用要求（1）档案管理部门应严格控制档案借阅的权限与过程，并进行严格的双重审核，确保借阅的时效性、准确性和完整性；（2）借阅人应在登录借阅纸质档案时，填写借阅单，注明借阅日期、借阅目的、借阅期限等，并在借阅单上签字确认；（3）借阅结束后，档案管理员应及时将档案收回，并审核借阅单上的归还信息；（4）在未经授权的情况下，禁止借阅员工人事档案资料。

公司建立员工档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工管理，规范员工档案管理工作，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、临时工、实习生等。

第三条员工档案是公司人力资源管理工作的重要组成部分，是公司员工基本信息、工作经历、培训记录、考核结果等信息的集合。

第二章档案管理职责第四条公司人力资源部门负责员工档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

第五条各部门负责提供本部门员工的相关信息，并确保信息的准确性和及时性。

第六条员工本人负责提供个人基本信息和变更信息，并对所提供信息的真实性负责。

第三章档案内容第七条员工档案主要包括以下内容：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、籍贯、政治面貌、婚姻状况、家庭住址、联系电话等。

2. 入职档案：包括员工入职申请表、劳动合同、体检报告、学历证书、资格证书等。

3. 工作经历档案：包括员工工作简历、工作总结、绩效考核、奖惩记录等。

4. 培训档案：包括员工培训记录、培训证书、培训考核成绩等。

5. 考核档案：包括员工年度考核、季度考核、月度考核等。

6. 其他档案：包括员工离职、辞职、调动等手续办理的相关材料。

第四章档案管理流程第八条新员工入职时，人力资源部门应收集整理其档案，并归档保管。

第九条员工信息变更时，应及时更新档案内容，确保档案的准确性。

第十条员工离职或辞职时，应将档案完整归档，并根据公司规定办理销毁手续。

第十一条档案借阅需经人力资源部门审批，借阅人需填写借阅单，并在规定时间内归还档案。

第五章档案保管与安全第十二条员工档案应存放在安全、干燥、通风的地方，防止档案受损、丢失。

第十三条人力资源部门应定期对档案进行清理、整理，确保档案的整洁、有序。

第十四条档案管理人员应严格遵守保密制度，未经批准不得泄露员工档案信息。

第六章奖惩第十五条对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

第十六条对违反本制度，造成档案丢失、损坏或泄露的，视情节轻重给予相应处罚。

公司员工档案存档管理制度

一、目的为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理职责1. 人事部：负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 部门负责人：对本部门员工档案的完整性、准确性、安全性负责。

3. 员工本人：配合人事部完成档案的收集、整理和更新工作。

四、档案收集与整理1. 新员工入职时，由人事部负责收集以下档案资料：（1）身份证复印件；（2）学历证书复印件；（3）专业技术资格证书复印件；（4）劳动合同；（5）入职登记表；（6）其他相关证明材料。

2. 员工档案整理应按照以下要求进行：（1）按照员工入职时间顺序排列；（2）档案材料应分类存放，便于查阅；（3）档案材料应装订整齐，标签清晰；（4）档案材料应使用A4纸打印或复印。

五、档案归档与保管1. 归档：员工档案收集整理完毕后，由人事部进行归档。

2. 保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防火、防盗的档案室，由专人负责保管。

3. 利用：员工档案仅限于公司内部查阅，查阅时需填写查阅登记表，并经相关部门负责人批准。

六、档案销毁1. 档案销毁前，由人事部进行审核，确认档案已无利用价值。

2. 档案销毁时，应严格按照国家有关法律法规和公司内部规定执行。

3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

七、监督检查1. 公司领导应定期对员工档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范性。

2. 人事部应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。

八、附则1. 本制度由人事部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

九、注意事项1. 员工档案是公司的重要资料，各部门应高度重视，加强档案管理。

2. 员工档案管理人员应具备一定的专业知识，确保档案管理的质量。

3. 员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作，应严格按照本制度执行。

公司个人档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司人力资源管理工作，规范个人档案的管理和使用，保障员工的合法权益，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的个人档案管理。

第三条个人档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和规范性的原则。

第二章档案收集与整理第四条个人档案的收集包括以下内容：1. 员工的身份证、学历证书、专业技术资格证书等证件复印件；2. 员工的劳动合同、入职登记表、离职登记表等；3. 员工的工资单、考勤记录、奖惩记录等；4. 员工的体检报告、健康证明等；5. 员工的培训记录、考核记录等；6. 员工的各类证明材料及公司认为需要保存的其他资料。

第五条个人档案的整理应按照以下要求进行：1. 按照时间顺序整理，保持档案的连续性；2. 对收集到的资料进行分类、编号，确保档案的整齐有序；3. 档案资料应使用规范的档案盒和文件夹，确保档案的保存和使用安全；4. 档案资料的填写应字迹工整、内容准确，不得随意涂改。

第三章档案保管与使用第六条个人档案的保管由人力资源部门负责，设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施。

第七条档案保管应遵守以下规定：1. 档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；2. 档案应按照规定的温度、湿度存放，确保档案的安全；3. 档案室应配备防火、防盗、防虫害等安全设施；4. 严禁无关人员进入档案室，确保档案的保密性。

第八条个人档案的使用应遵循以下原则：1. 严格按照规定程序查阅档案，不得随意借阅、复制、泄露档案内容；2. 查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，详细记录查阅人、查阅目的、查阅时间等信息；3. 查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上乱涂乱画；4. 查阅档案后，应及时归还，不得私自留存档案资料。

第四章档案销毁第九条个人档案的销毁应按照国家有关法律法规和公司规定执行。

第十条档案销毁前，应进行以下程序：1. 由人力资源部门提出销毁申请，经公司领导批准；2. 对拟销毁的档案进行清点、核对，确保档案完整；3. 拟销毁的档案应在公司内部公示，接受员工监督；4. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。

公司员工档案管理方法与制度（5篇）

公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。

2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。

3、存档资料要分类按顺序存放。

例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。

顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。

4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。

5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。

注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。

员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。

2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。

通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。

4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。

内部员工个人档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司内部员工管理，确保员工个人信息的安全与完整，提高人力资源管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工，包括在职员工、离职员工及实习生。

第三条员工个人档案是指记录员工个人信息、工作经历、业绩考核、奖惩记录等内容的资料。

第二章档案管理内容第四条员工个人档案主要包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、婚姻状况、籍贯、联系电话、电子邮箱等；2. 教育背景：学历、学位、毕业院校、专业、毕业时间等；3. 工作经历：工作单位、岗位、入职时间、离职时间、工作职责等；4. 绩效考核：年度考核、季度考核、月度考核等；5. 奖惩记录：奖励、处罚、处分等；6. 培训记录：参加的培训课程、培训时间、培训效果等；7. 其他：员工个人简历、求职信、推荐信等。

第三章档案管理职责第五条人力资源部负责员工个人档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立、维护、更新员工个人档案；2. 对员工个人档案进行分类、归档、保管；3. 对员工个人档案的查阅、复制、修改等操作进行审批；4. 对离职员工个人档案进行整理、归档、保管；5. 定期对员工个人档案进行清理、归档，确保档案的完整性和准确性。

第六条员工个人档案的查阅、复制、修改等操作需经人力资源部负责人批准，具体操作如下：1. 查阅：员工本人或授权代理人可查阅本人档案；2. 复制：需提供有效证件，经人力资源部负责人批准后方可复制；3. 修改：仅限本人或授权代理人，经人力资源部负责人批准后方可修改。

第四章档案安全与保密第七条员工个人档案实行保密制度，未经本人同意，不得向任何单位或个人泄露。

第八条人力资源部应采取以下措施确保档案安全：1. 建立健全档案室，配备必要的档案保管设备；2. 对档案进行分类、编号、登记，确保档案的有序存放；3. 定期对档案进行清理、消毒，防止档案损坏；4. 对档案室进行安全管理，防止火灾、盗窃等事故发生。

员工档案管理制度_员工档案管理制度办法

员工档案管理制度_员工档案管理制度办法员工档案管理制度篇1第一章总则第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。

第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。

是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。

第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

第二章机构和职责第五条职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。

实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。

第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。

对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。

第八条企业职工档案管理部门的职责：(一)保管职工档案;(二)收集、鉴别和整理职工档案材料;(三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;(四)登记职工工作变动情况;(五)为有关部门提供职工情况;(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作;(七)定期向企业档案室(馆)移交档案。

(八)办理其它有关事项。

第三章档案的内容第九条企业职工档案的内容和分类：(一)履历材料;(二)自传材料;(三)鉴定、考核、考察材料;(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);(五)政审材料;(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;(七)奖励材料;(八)处分材料;(九)招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;(十)其他可供组织参考的材料。

员工档案管理制度（精选14篇）

员工档案管理制度员工档案管理制度在充满活力，日益开放的今天，接触到制度的地方越来越多，制度具有合理性和合法性分配功能。

什么样的制度才是有效的呢？以下是小编帮大家整理的员工档案管理制度（精选14篇），欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

员工档案管理制度11、员工档案员工档案由酒店的人事部统一管理，人事部全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。

为做好考察培养使用工作提供重要的依据。

员工档案主要分以下二类：（1）员工人事档案员工人事档案是人事部从个人为单位集中保存起来的、反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。

主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。

a、员工人事档案的收集、整理和保管员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。

整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。

员工人事档案必须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。

并实施专人保管。

b、员工人事档案的查阅和借用查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人事主管批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。

外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领导批准。

查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。

c、员工人事档案的传递在员工录用和离店时，人部部及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。

员工人事档案的传递不得由本人办理。

（2）员工的工作档案从员工进入饭店开始，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历，思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。

材料包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流动等资料。

公司员工人事档案管理规定

公司员工人事档案管理规定随着企业规模的不断扩大，员工人事档案管理显得愈发重要。

良好的人事档案管理是保障企业正常运营和员工权益的基础。

为此，制定公司员工人事档案管理规定是必要的。

本文将详细介绍公司员工人事档案管理的相关规定，确保档案的完整、准确、保密。

一、档案建立和归档1.1 新员工入职后，人力资源部应及时建立其个人人事档案，并包括以下内容：- 员工基本信息，包括姓名、性别、身份证号码、联系方式等；- 入职日期、职位及任职部门；- 教育背景、工作经历等相关信息；- 健康体检报告和相关证明材料。

1.2 个人人事档案应以电子形式存档，同时备份在安全可靠的服务器中，确保档案的安全和完整。

1.3 档案管理部门应按照规定的归档标准，将员工人事档案妥善归档，确保档案的整齐有序，便于查阅。

二、档案查阅和利用2.1 员工可向人事部门提出个人档案查阅申请，但需提前书面申请并注明查阅目的。

2.2 人事部门应在收到查阅申请后，按照法定程序和时限提供员工所需的档案信息。

2.3 员工个人档案的利用应当遵循合法、正当、必要的原则，不得用于其他非法目的。

三、档案保密和安全3.1 公司对员工人事档案信息承担保密责任，不得将档案信息泄露给任何未经授权的第三方。

3.2 人事档案管理部门应建立健全安全防护措施，防止档案信息的丢失、篡改或泄露。

3.3 在员工离职后，其个人档案应当妥善保管，依法保留一定时限后进行销毁。

四、档案更新和维护4.1 人事档案管理部门应及时更新员工的相关信息，如职位变动、薪资调整等。

4.2 如发现档案信息有误，应及时纠正并完善，确保档案的准确性。

4.3 在员工离职时，应当进行最终的档案整理和归档，确保档案的完整性。

五、违规处理5.1 对于违反公司员工人事档案管理规定的行为，公司将按照相关规定进行相应的处理，包括但不限于警告、停职、解聘等处罚。

5.2 对于涉嫌泄露、篡改或滥用员工人事档案信息的行为，公司将依法追究法律责任。

员工人事档案管理办法

员工人事档案管理办法第一章总则第一条为加强公司员工人事档案管理，有效地保护和利用档案，促进员工人事档案收集、查阅、转递等各个环节有章可循，逐步提升人事档案工作制度化、规范化、科学化。

根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）有关规定，制定本规定。

第二条公司员工人事档案是公司行政、人事、业务等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。

第三条公司员工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

任何个人不得查阅或借用本人档案。

第二章档案的管理第四条员工人事档案统一托管在就业和人才服务局，并由公司人事部人事专员负责办理托管手续。

第五条所有与公司签订劳动合同的员工都必须将其人事档案转移至公司人事档案托管地。

员工转正后,公司人事专员持介绍信到就业和人才服务局办理调档手续,由对方提供调档函给原单位。

对于人事档案不在人才交流市场或工作单位的特殊情况，参照《进一步规范公司—1—人事档案管理工作的通知》执行。

第六条人事任免、奖惩、鉴定、职称等人事资料的变动由人事部出具正式文件，人事专员带单位介绍信到就业和人才服务局办理人事资料归档手续。

第七条员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，人事专员在一个月内，将员工离职手续等资料转交就业和人才服务局保管，待员工另就业后，由所在单位办理档案调出手续。

第八条档案的查阅只能由公司人事部提交查阅说明，经总经理批准后综合部出具介绍信，人事主管领导及人事专员负责到就业和人才服务局办理查阅手续。

第三章附则第九条本制度由人事部负责制定、修改并解释，自印发之日起实施。

附件：干部人事档案转递审核表—2—附件：干部人事档案转递审核表备注：1.转递干部人事档案前，须对档案进行认真审核。

２.对出生日期等信息档案记载前后不一致或涂改的，以及档案材料无法查找补充完善的，须在“档案遗留问题或需要说明的情况”栏说明。

员工个人档案管理制度

一、目的为规范公司员工个人档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 员工入职档案：包括个人简历、入职登记表、应聘人员登记表、面试记录、待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议等。

2. 员工培训档案：包括培训通知、培训总结报告或考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表等。

3. 绩效管理档案：包括员工绩效考核资料按月归类整理。

4. 员工离职档案：包括员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案管理规定1. 基础管理（1）原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

（2）员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、合法性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。

（3）对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（附件一）、《离职员工人事档案登记》（附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案的说明。

2. 档案保管（1）档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的专用档案柜中。

（2）档案柜应定期检查，确保档案安全。

（3）档案柜钥匙由专人保管，不得随意借阅。

3. 档案查阅（1）查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经审批后方可查阅。

（2）查阅档案时，需在档案室内进行，不得带走档案。

（3）查阅档案人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

4. 档案归档（1）员工入职、离职、培训等事项发生时，应及时归档相关材料。

（2）档案归档时，应按照档案分类标准进行分类，确保档案整齐有序。

（3）档案归档后，应及时更新《入职员工人事档案登记》和《离职员工人事档案登记》。

四、档案信息化管理1. 建立电子档案管理系统，实现档案的数字化、信息化管理。

2. 档案管理系统应具备以下功能：（1）档案查询：支持按员工姓名、入职时间、部门等条件查询档案。

（2）档案修改：支持对档案信息的修改、删除、恢复等操作。

(完整版)员工档案管理规定

(完整版)员工档案管理规定
续规范。

同时，要注意保护员工隐私，避免泄露敏感信息。

档案中的资料应当及时更新，确保档案的完整性和准确性。

第五章档案的使用
第十二条公司各部门需要查询员工档案的，必须填写《档案查阅申请表》，经过人力资源部门审批后方可查阅。

未经许可，任何人员不得擅自查阅或泄露档案内容。

第十三条员工有权查询自己的档案，但需提前向人力资源部门提出申请，并按照规定的程序进行申请和查阅。

第十四条档案中的资料不得随意更改或涂抹，如有错漏应当及时更正并记录。

档案中的资料应当妥善保管，防止遗失或损毁。

第六章档案的保密和销毁
第十五条员工档案应当严格保密，未经员工本人同意，不得向外部机构或个人透露。

对于涉及商业秘密或个人隐私的资料，更应当加强保密措施。

第十六条员工离职后，其档案应当及时进行销毁或归档保管。

销毁应当按照规定的程序和安全要求进行，防止信息泄露。

归档保管的档案应当妥善保存，防止损坏或丢失。

第七章附则
第十七条本规定自颁布之日起施行，原有的有关档案管理规定同时废止。

对于违反本规定的行为，将依照公司相关规定进行处理。

第十八条本规定解释权归公司人力资源部。

在实际应用中，如有需要，可根据实际情况进行适当调整和补充。

员工内部档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司员工内部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工档案的管理工作。

第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、连续性、保密性、安全性和可利用性原则。

第二章档案分类与归档第四条员工档案分为以下几类：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、婚姻状况、政治面貌、学历、学位、专业、职称、工作经历等。

2. 招聘录用档案：包括招聘公告、面试记录、体检报告、录用通知书、劳动合同等。

3. 考核评价档案：包括年度考核、季度考核、月度考核、绩效考核等。

4. 培训与发展档案：包括培训计划、培训记录、培训证书等。

5. 薪酬福利档案：包括工资单、奖金发放、福利待遇等。

6. 奖惩档案：包括奖励决定、处分决定、违纪记录等。

7. 其他档案：包括员工辞职、离职、退休等相关材料。

第五条员工档案归档应按照档案分类和归档原则，确保档案的完整性和连续性。

第三章档案保管与利用第六条档案保管：1. 建立档案室，配备必要的档案柜、温湿度控制设备等设施。

2. 档案室应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的接收、整理、保管、借阅等工作。

3. 档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完好无损。

4. 档案室应保持整洁、有序，确保档案的安全。

第七条档案利用：1. 员工本人或授权人可查阅、复制本人档案。

2. 公司领导、相关部门负责人可查阅、复制相关员工档案，但需征得员工本人同意。

3. 查阅、复制档案时，需填写《档案查阅申请表》，经审批后方可进行。

4. 查阅、复制档案时，需遵守保密原则，不得泄露员工个人信息。

第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下原则：1. 严格按照国家法律法规和公司相关规定执行。

2. 经公司领导审批，确认档案已失去保存价值。

3. 销毁前，应编制《档案销毁清单》，报公司领导审批。

4. 销毁档案时，需有专人监督，确保档案全部销毁。

员工档案管理规定

员工档案管理规定员工档案管理规定一、目的员工档案管理是为了规范、统一和完善员工档案管理工作，保护员工的合法权益，提高人力资源管理的效率和准确性。

二、适用范围本规定适用于公司所有员工档案的管理工作。

三、档案分类1. 员工个人档案：包括员工基本信息、教育背景、工作经历、奖惩记录等。

2. 员工合同档案：包括员工入职合同、劳动合同、续签合同等。

3. 员工薪酬档案：包括员工薪资结构、薪酬调整记录、奖金发放记录等。

4. 员工培训档案：包括员工培训记录、培训成绩、培训证书等。

5. 员工福利档案：包括员工福利申请记录、福利发放记录等。

四、档案管理责任1. 人力资源部门负责员工档案的建立、归档和保管工作。

2. 相关部门负责提供员工档案所需的信息和资料。

3. 员工本人负责提供真实、准确的个人信息和相关证明材料。

五、档案存储要求1. 员工档案采用电子化管理，确保档案的安全性和可靠性。

2. 档案存储设备应定期备份，并设置权限控制，确保档案的机密性和完整性。

3. 档案存储设备应放置在安全、防火、防潮的环境中，避免损坏和丢失。

六、档案查询和使用1. 员工有权查询和使用自己的档案，但不得随意更改和删除档案内容。

2. 其他部门需要查询员工档案时，需提出书面申请，并经过相关主管部门批准。

3. 档案查询和使用应遵守保密原则，不得泄露员工个人隐私。

七、档案保管期限1. 员工个人档案、合同档案、薪酬档案、培训档案、福利档案的保管期限为员工离职后5年。

2. 档案保管期满后，应进行彻底销毁，确保员工个人信息的安全。

八、违规处理对于违反员工档案管理规定的行为，将依据公司相关规章制度进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、解除劳动合同等。

九、附则本规定的解释权归公司人力资源部门所有，并可根据实际情况进行调整和修改。

以上为员工档案管理规定，希望员工和相关部门能够严格遵守，确保员工档案管理工作的规范性和有效性。

柳钢员工档案管理制度规定

第一章总则第一条为加强柳钢员工档案管理工作，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保员工档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规，结合柳钢实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于柳钢全体员工档案的管理。

第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、规范性和保密性的原则。

第二章档案收集与整理第四条员工档案收集应全面、准确、及时，包括员工个人基本信息、学历、工作经历、奖惩情况、专业技术资格、职业资格证书等。

第五条员工档案整理应按照档案分类、编号、装订等要求进行，确保档案的规范化、标准化。

第六条员工档案收集、整理工作由人力资源部负责，各相关部门配合。

第三章档案保管第七条员工档案保管应遵循以下规定：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，确保档案安全。

（二）档案保管人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

（三）档案查阅、复制、借阅等，需经档案管理人员审核批准。

（四）档案管理人员应定期对档案进行鉴定、整理、归档。

第八条员工档案保管期限按照国家有关法律法规执行。

第四章档案利用第九条员工档案利用应遵循以下规定：（一）员工本人查阅档案，需提供有效身份证件。

（二）单位内部查阅档案，需提供相关证明材料。

（三）外单位查阅档案，需经柳钢人力资源部批准。

第十条档案查阅、复制、借阅等，应填写相关登记手续，确保档案的利用安全。

第五章保密与安全第十一条员工档案属于保密资料，未经批准，任何单位和个人不得擅自查阅、复制、传播。

第十二条档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。

第十三条员工档案管理人员应定期接受保密教育，提高保密意识。

第六章责任与奖惩第十四条员工档案管理人员应认真履行职责，对档案管理工作负责。

第十五条对在档案管理工作中表现突出的个人和单位，给予表彰和奖励。

第十六条对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，视情节轻重，给予通报批评、经济处罚或纪律处分。

第七章附则第十七条本制度由柳钢人力资源部负责解释。