Office办公软件在教学中的应用

Office办公软件在教学中的应用【摘要】随着社会的不断发展，教学改革的不断深入，多媒体作为现代科技成果进入教学领域后产生了一种新型的教学形态。

它极大地扩展了教学的容量，丰富了教学手段和教学资源，给教学带来了生动活泼的新局面，因此，越来越受到老师和学生的喜爱。

但目前大多数多媒体教学软件都采用的是独立框架，各软件间无法共享资源。

开发时，一般需要专业人员借助专业工具进行，普通教师无法方便的完成，导致开发周期长，开发成本高，在教学中普及非常困难。

本文就我教学中心得，以普及的office办公软件为例，如何在教学中应用展开探讨，希望能教学中人人能用，个个会用现代技术来拓展我们的课堂，以达到最佳的教学效果，获得最大的教学效率。

【关键词】office办公软件教学应用前言讲台上的老师还在选择板书还是PPT文件中犹疑，台下的孩子们却早已是视觉的一代。

在电脑游戏、网上冲浪、即时通讯工具里迅速成长起来的学生，坐在那里能听讲，站起身就能给老师修电脑。

在当前的教育体系下，面对这样一个信息汹涌的社会，这样一群无所不知的孩子，我们的老师，从来没有过这么急迫过，这么犹疑过，信息技术只是一个工具，还是将成为改变整个教育模式的推动力？是冰冷的机器把师生的距离拉远、让思考肤浅，还是我们没有足够的力度去拥抱最新的技术应用，来整合我们的信息技术与学科教学？当我们在追求素质教育的时候，涉及到的也许不仅仅是学生的素质，整个教育者群体的素质，是体系建造者的认识。

虽然，我们的主管部门花了很大精力，投入了很多的资金，在每个学校建立了多媒体教学室，每年利用暑假，对教师进行了多层次的计算机培训，但面对繁重的教学任务和复杂的软件操作，能够自如地将信息技术运用到教学中去的老师廖廖如几。

只能是一些先行者在比武课或公开课昙花一现的炫耀罢了，多媒体教学室也只是一个摆设而已。

如何能够在短时间内让老师掌握一种计算机软件且能在教学中自如地运用，成了我们当前信息技术与学科教学相整合的最迫切问题。

Office办公软件通过多年的普及，目前已经达到人人知道，个个会用的地步，巧妙地利用office办公软件，也能很好地解决这个问题。

一、office办公室软件概述Office系列软件是微软公司开发的著名桌面办公软件包，Office系列软件内容丰富，功能强大，目前的版本除去在网络协同工作方面显出不足外，Office 系统几乎能够满足所有办公自动化的需求。

Offic在提供了强大的应用功能外，所有Office组件都支持VBA标准的编程开发应用，用户可以通过二次开发让Office更加方便的为自己工作，从某种意义上讲，Office具有的开发能力，为其应用提供了无限中可能--例如：你甚至可以尝试使用Word来播放VCD；使用Outlook+Access向客户发送个性化的定制邮件；使用Excel来跟踪网上股价报表的变动，并在你所关注的股票升值时播放音乐提醒你……上面这一切都可以实现~ 只要你愿意看那些深奥的技术文档。

解决教学中一些问题更是绰绰有余，只是要灵活地、有效地运用office软件中相关技术。

二、Word在教学中的巧妙应用Word ：文字编辑和排版，适用于教学中教案撰写和编辑。

可以说，Word 是为学术论文式的排版设计的，在标准文档排版上word功能强大，无论是短篇幅的小文档还是大部头的书籍，word都能够应付自如。

word中提供了许多自动化功能，例如统一样式管理，自动编号，索引和目录，强大的搜索替换等等，这些为文档管理和编辑提供了很大方便。

需要注意的是，word并非一个专业的图文混排工具，尽管它提供了越来越强的图文混排功能，但在复杂排版上仍显不足。

但只要很好的利用word中的一些技巧，它还能解决我们日常教学中一些复杂的专业软件才能解决的问题。

例如，在教学中非常希望学生在练习或考试时，能方便地通过点击一些固定区域来完成题目要求。

经过摸索和探究发现用Word超链接就能解决这一问题。

下面以制作一个Word操作题为例进行具体介绍。

首先将试题要求以Word文件形式和操作内容文件夹放在同一个文件夹下面，其中“Word练习要求”文件中存放着对具体文章进行操作的要求（如图）。

Word练习要求：一、利用查找替换功能将文中所有“湘阴电大”更改为“湘阴县第二职业技术学校”二、将文章的第二段加了边框，并添加25%的底纹。

三、将标题文字设为小三，黑体，居中，文中其它文字设为小四，宋体。

四、添加页眉、页脚五、以原文档名保存文档。

打开此练习题“Word lx”文件夹中存放的是对应的要具体操作的内容。

然后，打开“Word练习要求”文件，在要求的后面输入“打开本题”四个字并选中，再单击工具栏上的“插入超链接”命令，这时在弹出对话框中的“浏览目标”处选择练习用的Word文件，此时，在“请键入Word文件名称或Web页名称”文本框中就显示出选择的目标文件了（如图2），最后单击〔确定〕。

此时当把鼠标移动到练习要求后面的“打开本题”处，鼠标就变成了小手状，单击此处就直接进入要练习或考试的内容了。

其实这个方法对于制作“Windows基本操作练习题”也是适用的，只不过这时的“打开本题”不是和具体的Word文件相链接而是和用以操作练习或考试的文件夹进行链接，可是如何又和文件夹进行链接呢？如图3所示，“Windows操作要求”文件中的“打开本题”文字应该和文件夹“Czkt”相链接才可，我们在对“打开本题”进行超链接时，首先在“Czkt”文件夹或所属子文件夹中选择一个Word文件，如果没有可以自己先建一个，目的是为了让路径显示在“请键入Word文件名称或Web页名称”文本框中。

然后将多余的路径删掉。

这样就和此文件夹链接好了，然后点击〔确定〕。

此时当“打开本题”时，出现的就是一个窗口了，此窗口就是要进行实际操作的Windows 窗口。

三、Excel在教学中的应用Excel：电子表格程序，适用于教学中的数据处理和数据管理等相关内容的教学，也可以通过二次开发形成专用的业务系统，如财务分析软件等。

Excel 提供了强大的内置函数和自定义函数及编程功能，一般工作中涉及的表格运算需求Excel都能够轻松应付，可以说，Excle肯定比你想象的更加强大。

Excel 是为桌面应用设计的，他提供了完善的全屏幕编辑和实时运算能力，但在复杂数据关系和大数据量的情况下，Excel就显得力不从心。

在学校的教学过程中，对学生成绩的处理是必不可少的，为了在教学中提高成绩，我们教师需要对学生的考试成绩进行认真的分析，这就要求我们算出与之相关的一些数值：像每一个同学的总分及班名次、级名次，各科分数的平均分，各科的优秀率及及格率等等，如果用Excel来处理这些数据则非常简单，下面就我在实际工作中的一点儿经验，简单谈一谈用Excel处理学生成绩。

A、排列名次要用到RANK函数，它是Excel中计算序数的主要工具，它的语法为：RANK(Number,Ref,Order)，其中Number为参与计算的数字或含有数字的单元格，Ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，Order是用来说明排序方式的数字（如果Order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。

例如：在E2:E50单元格区域中存放着某一个班的总分，那么计算总分名次的方法是：在F2单元格中输入“=RANK(E2,$E$2:$E$50)”按回车键可算出E2单元格内总分在班内的名次，我们再选定F2单元格，把鼠标指针移动到填充柄上按下鼠标左键向下拖动鼠标即可算出其他总分在班内的名次。

在计算的过程中我们需要注意两点：首先当RANK函数中的Number不是一个数时，其返回值为“#VALUE!”，影响美观。

另外，Excel有时将空白单元格当成是数值“0”处理，造成所有成绩空缺者都是最后一名，看上去也很不舒服。

此时，可将上面的公式“=RANK(E2,$E$2:$E$50)”改为“=IF(ISNUMBER(E2),RANK(E2,$e$2:$E$50),"")”。

其含义是先判断E2单元格里面有没有数值，如果有则计算名次，没有则空白。

其次当使用RANK函数计算名次时，相同分数算出的名次也相同，这会造成后续名次的空缺，但这并不影响我们的工作。

同样的道理，我们也可以算出一个学生的总分在年级内的名次以及各科的班名次和年级名次，但是必须注意参与计算的数字单元格区域不一样。

B、求各种分数求总分：主要用SUM函数，其语法格式为SUM(Ref)，此处Ref为参与计算的单元格区域。

例如：SUM(B2:E2)是表示求B2、C2、D2、E2四个单元格内数字的和。

另外还用到SUMIF函数，语法格式为SUMIF(Range,Criteria,Sum_range)，其功能是根据指定条件对若干单元格求和，参数Range表示引用，用于条件判断的单元格区域。

Criteria表示数字、表达式或文本，指出哪些单元格符合被相加求和的条件。

Sum_range表示引用，需要求和的实际单元格。

注意：Criteria 如果是文本，那么引号应该是半角的，而不是全角的，否则会出错！求平均分：用AVERAGE函数，其语法格式为AVERAGE(Ref)，此处Ref为参与计算的单元格区域。

例如AVERAGE(F2:F50)是求F2:F50区域内数字的平均值。

默认情况下，Excel 2002会忽略掉空白的单元格，但是它不忽略数值为0的单元格，要想忽略数值为0的单元格需要用到COUNTIF函数，其语法为COUNTIF(Range,Criteria)，其含义是计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。

本例求F2:F50的平均分，如果忽略数值为0的单元格可以这样计算：SUM(F2:F50)/COUNTIF(F2:F50,"<>0")。

另外如果要求去掉几个最高分和几个最低分然后取平均分的话，用到LARGE和SMALL函数，其语法格式为LARGE(array,k)，含义是返回数组中第k个最大值，SMALL(array,k)的含义是返回数组中第k个最小值。

如果我们求F2:F50中去掉两个最高分和两个最低分之后的平均分可以这样计算：SUM(F2:F50)-LARGE(F2:F50,1)-LARGE(F2:F50,2)-SMALL(F2:F50,1)-SMALL(F2: F50,2))/COUNTIF(F2:F50-4)”。

求最高分、最低分：MAX和MIN函数，语法格式分别为MAX(Ref)和MIN(Ref)，如上例中求F2:F50的最高分和最低分，应该这样：MAX(F2:F50)和MIN(F2:F50)。

C、求及格率、优秀率求及格率：及格率即一个班级中某一科大于等于60分的比例，例如：B2:B50中是某一个班的语文成绩，可以这样求及格率：COUNTIF(B2:B50,">=60")/COUNT(B2:B50)。