纸质文档管理办法

合集下载

纸质保密资料处理规章制度

纸质保密资料处理规章制度一、总则为规范保密资料的管理和处理工作，促进保密工作的科学化、规范化发展，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家保密局相关规定，结合本单位实际情况，特制定本规章制度。

二、适用范围本规章制度适用于本单位所有工作人员在工作中处理涉密资料的一切活动。

三、保密等级划分根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，我单位将保密资料划分为绝密、机密、秘密三个等级，具体划分标准如下：1. 绝密：泄密危害性最严重的秘密，一旦泄露可能对国家利益、社会稳定造成严重损害。

2. 机密：影响国家利益、社会稳定的秘密，一旦泄露可能对工作、社会生活造成损害。

3. 秘密：只对特定人员、部门或单位负责人公开的秘密，一旦泄露可能导致一定损失。

四、保密责任1. 全体工作人员都应严格遵守国家保密法律法规，严格执行本单位的保密规章制度，保守国家秘密，确保工作安全。

2. 工作人员在工作中接触到的保密资料，应严格按照资料的保密等级分类存放、处理，防止泄密风险。

3. 工作人员若发现保密资料泄密情况或者存在安全隐患，应及时报告领导，并采取相应的措施予以处置。

五、保密管理1. 保密资料的存放：根据不同等级的保密资料，确定相应的保密存放地点，并设立专人负责保密资料的存放管理。

绝密资料必须存放在专门的保密柜中，机密和秘密资料也应有相应的安全设施。

2. 保密资料的传递：除特殊情况外，保密资料的传递必须经过正规的审批程序，并采取密封包装、专人送达等措施确保资料的安全传递。

3. 保密资料的销毁：保密资料一旦失去使用价值，应按规定即时销毁，绝密资料应通过专门的销毁机构进行销毁处理，确保信息不会被泄露。

4. 保密档案管理：我单位建立了完善的保密档案管理制度，对所有保密档案进行分类管理，定期进行审查和更新，确保档案的安全性和完整性。

六、保密意识培养1. 我单位通过定期的保密教育和培训，提高全体工作人员对保密工作的重视和意识，增强保密自觉性。

纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法(DOC)

纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法(DOC)一、及目的纸质档案是指以纸张、胶片等物质载体保存的各类档案资料。

由于纸质档案存在着保存周期有限、易损坏、占用空间大等缺点，为了更好地保护、管理和利用档案，数字化加工成为当前档案管理工作的重要内容。

本文档主要是为了规范纸质档案数字化加工项目的验收管理，确保数字化加工的有效性、可操作性和可追溯性。

二、适用范围适用于所有纸质档案数字化加工项目的验收管理，主要包括纸质档案扫描、图像处理、文字识别及部分元数据的补录。

三、审核与验收3.1 项目批准•需要对项目的合法性和重要性进行审查，由领导审批后方可立项实施。

•针对不同项目要求，制定具体的数字化加工计划，明确加工范围、加工过程、加工结果等内容。

3.2 加工质量的检查•加工过程中，应根据制订的数字化加工计划，制定具体的操作方案，并明确对照组和试验方案。

•对数字化加工的影像、数据和元数据进行检查，包括加工日期、扫描设备、选区、分辨率、清晰度、图像内容、文字精度、数字化封装格式等。

•检查完后，将样机送相关专家进行评审，并据此发放加工合格证书。

3.3 验收和档案管理•进行验收前，由领导审定具体的验收报告和验收标准，明确验收时间和验收范围。

•按照制定的验收标准进行验收，对加工完成的数字化档案进行检查，包括数字化档案的规范性、文件内容的合理性、图像质量的可读性等要素。

•如果验收未通过，则需要验收方提出整改意见，整改完成后再次进行验收。

•验收合格的数字化档案，应按照规定进行封存和保管，并完成相应的元数据的补录。

四、验收文档•在验收过程中，需完整地记录加工的过程、情况及结果等，并形成验收文档，由主要负责人签字认证。

•验收文档中应包含以下内容：加工批准文件、数字化计划及操作方案、样机光盘、检查报告、评审意见及加工合格证书等。

五、附则•按照本文档要求进行数字化加工项目的验收管理，将有利于提高档案信息化水平，加强档案数字化与传统文化的联系，以满足人们对信息的需要。

市场部合同电子档、纸质档管理的注意事项

市场部合同电子档、纸质档管理的注意事项文件归档：所有的合同和文件都应该被归档，无论它们是电子的还是纸质的。

这包括所有的合同、协议、报告、会议记录、财务记录等。

文件保管：为了确保文件的安全，建议每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。

同时，所有的文件都应该被妥善保管，以防止丢失或损坏。

文件检索：应建立清晰、明了的检索工具，编制合理的合同或者文件号，便于检索。

电子文件管理：在管理电子文件的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。

合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。

文件更新：所有的文件都应该定期进行更新和整理。

法规遵守：在进行文件管理时，应遵守所有相关的法律和规定。

关于加强公司文件资料管理的通知模板

关于加强公司文件资料管理的通知模板【公司名称】【日期】【通知编号】【通知标题】：关于加强公司文件资料管理的通知各位同事：为进一步提高公司的文件资料管理水平，规范文件管理流程，减少文件资料丢失和混乱的情况，特制定以下管理办法，在此通知全体员工执行。

一、文件分类和编号1. 所有文件资料应按照文件的性质、内容、用途进行分类，建立清晰的分类体系。

2. 每个文件都应有唯一的编号，编号应明确标明文件的名称、版本号、发布时间等信息，以便于查找和管理。

二、文件审批和签发1. 公司制定明确的文件审批流程，凡涉及公司政策、规范、制度等相关文件，必须经过分类负责人审核并得到管理层的批准后，方可发布。

2. 经过批准的文件应由文件负责人进行签发，并将已签发的文件在文件资料管理系统中进行登记备案。

三、文件归档和保管1. 不论电子文档还是纸质文档，均应在文件管理系统中进行归档，确保文件资料的安全性和完整性。

2. 各部门要制定清晰的文件保管责任制，明确文件的保管责任人，并建立好文档存档位置和安全防护措施。

3. 纸质文件的存储地点应选择防潮、防火、防尘的环境，并定期清点和整理，确保文件的正常保存和可检索性。

四、文档检索和使用1. 文件管理系统中应设置便捷的检索功能，方便各部门查找相关文件。

重要文件需设置访问权限，确保敏感信息的机密性。

2. 使用文件时，应按照文件管理规定，记录使用情况和归还日期，避免文件长时间未归还。

五、文件销毁1. 不再需要的文件应及时进行销毁，避免废旧文件占用空间和带来安全隐患。

销毁方式应符合环保要求，并在文件销毁记录中做好相关记录。

六、培训和监督1. 公司将定期组织文件管理培训活动，提升员工的文件管理意识和技巧。

2. 相关部门负责人应定期检查并监督文件管理工作的执行情况，及时发现问题并进行整改。

七、奖惩制度1. 对于严重违反文件管理规定的行为，将依据公司规章制度进行相应纪律处分。

2. 对于在文件管理工作中表现突出的个人和部门，将给予相应的表彰和奖励。

公文传输管理办法

公文传输管理办法一、总则为加强和规范公文传输管理工作，提高办公效率和信息安全性，制定本办法。

二、适用范围本办法适用于本单位所有公文的传输过程和管理工作。

三、公文传输方式1. 电子邮件传输：公文可通过单位内部邮件系统或公共邮箱进行传输，传输前应进行文件加密，并确保传输链路安全。

2. 网络共享传输：公文可通过单位内部网络共享平台进行传输，需设置权限控制，确保只有有关人员可访问。

3. 传真传输：对于需要传输纸质公文的情况，可使用传真进行传输，传输前应确认传真接收方的正确性。

四、公文传输管理要求1. 保密性要求：对于涉及机密性的公文，传输过程中必须采取相应的加密措施，确保信息不被非法获取。

2. 完整性要求：传输过程中不得对公文进行任何篡改或更改，接收方需确保收到的公文与发送方一致。

3. 及时性要求：公文应尽快传输到指定接收方，接收方应及时查阅和处理，确保公文的及时性。

4. 验收要求：接收方收到公文后，应及时进行确认验收，并向发送方提供回执，确保公文的传输与接收得到记录。

五、公文传输管理流程1. 发送方准备公文：发送方完成公文起草、审核、签署等工作，并确保公文内容的准确性和完整性。

2. 选择传输方式：发送方根据公文的性质和机密程度选择合适的传输方式，根据需要进行加密处理。

3. 传输公文：发送方将公文传输到指定的接收方，并确保传输过程中的安全性和及时性。

4. 接收方验收：接收方收到公文后，进行确认验收，并向发送方提供回执，记录公文的传输和接收情况。

六、公文传输管理责任1. 发送方责任：发送方负责公文起草、审核、签署等工作，确保公文的准确性和完整性，并选择合适的传输方式进行传输。

2. 接收方责任：接收方负责确认验收公文，及时查阅和处理，并向发送方提供传输回执。

3. 管理部门责任：管理部门应对公文传输工作进行监督和管理，并建立相应的传输管理机制和流程。

七、附则本办法自发布之日起施行，如有需要进行修改或补充，应经管理部门批准后执行。

纸面文件存档管理制度

纸面文件存档管理制度第一章绪论第一条为了规范和加强纸面文件存档管理工作，提高文件管理效率和服务水平，根据有关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于全公司范围内的纸面文件存档管理工作。

第三条纸面文件存档管理应遵循“分类存档、便于查找、保密安全、及时销毁”的原则。

第四条全公司各部门及工作人员应当严格遵守本制度，认真履行文件管理职责，保证文件管理工作的顺利进行。

第二章文件存档管理的基本要求第五条文件存档管理的基本要求包括分类存档、便于查找、保密安全、及时销毁四个方面。

第六条分类存档应按照文件的性质、用途、重要性等进行划分，建立起科学合理的存档分类体系。

第七条便于查找要求存档文件要有明确的档案号、文件标题、存档位置等信息，并建立文件检索系统，方便查找和利用。

第八条保密安全要求对于涉密文件要加强权限管理，建立保密级别制度，保证文件的安全可靠。

第九条及时销毁要求对于已经失去使用价值的文件，应当按照规定的销毁期限和方式进行处理，不得擅自滞留。

第三章文件存档管理的流程第十条文件存档管理的流程包括文件的归档、借阅、归还、销毁等环节。

第十一条归档流程包括文件的整理、分类、编目、封装、编号、登记等环节，确保文件存档顺序清晰、信息完整。

第十二条借阅流程包括借阅申请、审核、发放、登记、归还等环节，规范借阅行为，防止文件遗失和泄露。

第十三条归还流程包括核对文件完整性、整理归档、登记归还等环节，保证文件按时归还，并恢复原有存档状态。

第十四条销毁流程包括确定销毁文件、审核销毁申请、销毁审批、执行销毁等环节，确保文件安全销毁，不留死角。

第四章文件存档管理的责任与制度第十五条全公司各部门负有文件存档管理的责任，应当建立健全文件管理制度，加强文件管理培训，提高文件管理水平。

第十六条文件管理员是文件存档管理的责任主体，应当严格执行文件管理制度，做好文件管理工作。

第十七条文件管理员应当定期对本部门的文件进行检查、整理，及时发现问题并加以解决。

部门纸质文件管理制度范本

部门纸质文件管理制度范本第一章总则第一条为了加强部门纸质文件的管理，确保文件的安全、完整和有效利用，根据国家有关法律法规和公司文件管理制度，制定本办法。

第二条本办法适用于部门纸质文件的生成、审批、传递、归档、销毁等管理工作。

第三条部门纸质文件管理应遵循统一领导、分级负责、分类管理、流程控制、安全保密的原则。

第二章文件分类与编号第四条文件分为正式文件和临时文件。

正式文件包括部门制定的规章制度、工作规程、报告、请示、批复等；临时文件包括会议纪要、简报、通知、工作动态等。

第五条文件编号应遵循统一的编号规则，编号由部门名称、文件类型、年份、序号组成，例如：“部门名称+文件类型+（年份）+序号”。

第三章文件生成与审批第六条文件生成应采用公司规定的格式，内容包括：文件标题、主送单位、正文、附件、签发人等。

第七条文件审批分为部门内部审批和上级部门审批。

部门内部审批由部门负责人负责，上级部门审批按照公司规定的流程进行。

第八条文件审批通过后，由部门负责人签字确认，并加盖部门公章。

第四章文件传递与归档第九条文件传递应通过正规渠道，确保文件的安全、及时、准确。

禁止将文件随意传播、泄露给无关人员。

第十条文件归档应按照公司规定的归档要求进行，包括纸质文件和电子文档。

纸质文件应整理整齐，分类装订，标注档案编号。

第十一条归档文件应由部门负责人签字确认，并加盖部门公章。

第五章文件查阅与复制第十二条文件查阅应按照公司规定的流程进行，填写查阅申请表，经部门负责人批准后方可查阅。

第十三条文件复制应经过部门负责人批准，并确保复制品的安全、保密。

复制文件时，应在复制件上注明“复制件”字样，并加盖部门公章。

第六章文件销毁第十四条文件销毁应按照公司规定的流程进行，填写销毁申请表，经部门负责人批准后方可销毁。

第十五条文件销毁应采用可靠的方法，确保文件内容无法恢复。

销毁过程中，应有专人负责监督。

第七章保密与安全第十六条部门纸质文件管理应严格遵守国家有关保密法律法规，确保文件内容不泄露给无关人员。

公司员工档案管理方法与制度（5篇）

公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。

2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。

3、存档资料要分类按顺序存放。

例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。

顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。

4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。

5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。

注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。

员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。

2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。

通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。

4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。

公司节约用纸管理办法

公司节约用纸管理办法背景纸张是我们日常工作中必不可少的资源，但在使用过程中往往存在过度浪费的问题。

为了减少浪费，减少资源消耗，保护环境，我们制定了以下的公司节约用纸管理办法。

目的本文旨在规范公司内部用纸行为，促进节约用纸意识的培养，减少纸张浪费，达到节约资源、保护环境的目的。

内容1. 在日常办公中，鼓励员工倡导电子化文档管理，尽量减少纸张的使用。

在处理文件时，优先选择电子文件而不是打印纸质文件。

2. 鼓励双面打印，以减少纸张的使用量。

在设置打印机时，将默认设置为双面打印，员工可以根据实际需要进行调整。

3. 优化文件打印格式和排版，采用较小的字号和行距，在不影响阅读的前提下减少纸张的使用。

对于大量打印的文档，使用经济型打印模式。

4. 在会议和培训中，鼓励使用电子设备展示资料，避免打印大量的纸张。

如果必须使用纸张，请合理控制数量，并且尽量使用双面打印。

5. 鼓励员工在日常工作中使用便签软件或电子备忘录，减少便条纸和备忘录纸的使用。

6. 提倡员工在办公用品采购时选择符合环保要求的纸张产品，如符合FSC（森林管理委员会）认证标准的纸张。

7. 定期开展节约用纸宣传活动，增加员工对节约用纸的认识和意识。

通过内部通知、培训等形式向员工普及节约用纸的相关知识和技巧。

责任所有员工都应遵守公司的节约用纸管理办法。

每个部门的主管负责监督部门内的用纸行为，并定期报告纸张使用情况。

效果评估每年对公司的节约用纸管理办法进行评估和总结，收集各部门的反馈意见，并根据实际情况进行调整和改进。

结论通过采取上述措施，我们相信公司节约用纸管理办法可以有效地减少纸张浪费，节约资源，并为环境保护做出贡献。

希望每个员工都能积极参与，共同营造节约用纸的良好氛围。

纸质档案数字化管理暂行办法1课案

附表 3：
超大页面档案数字化加工处理单
批号
年代
卷(盒)号页号范围任务名称工序名称工作人员
开始时间
结束时间
备注
附表 4：
图像（文档）初（复）检退回处理单
批号
年代卷(盒)号页号范围退回原因
退回人员
纠错处理
纠错人员
开始时间
结束时间
备注
4. 取出超大页面将《档案数字化加工处理单》和《超大页面数字化加工处理单》
1. 批量扫描
2. 建立文件夹并命名三扫描 3. 超大页面扫描 4. 超大页面插入图像 1. 纠偏四处理 2. 去污
1. 图像初检
质量 2. 初检纠错处理五
流程
详细描述
档案员对需要扫描的案卷进行出库前的
1. 出库前检查
检查，核对档号是否正确，察看案卷是否
完整，有无缺页等
一档案出库 2. 填写出库单
档案员填写《档案数字化处理专用出库单》，记录档案的出库时间、接收人、案
卷（盒）号，预计回库时间等信息
3. 办理出库
将需要扫描的案卷交数字化处理人员，双方履行交接手续
附件：
新疆电力公司纸质档案数字化管理暂行办法
1. 数字化处理要求 1.1 扫描方式 1.1.1 文书档案和科技档案（不包括超大页面）采用黑
白二值图像模式扫描，分辨率设置为每英寸 300 像素。特殊需要时，根据原件的清晰度可适当调整分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示是否清晰为准。
1.1.2 超大页面（页面大小超过 A3 幅面）采用黑白二值图像模式扫描，分辨率设置为每英寸 200 像素。
4. 文档复检

纸质规章制度管理办法

纸质规章制度管理办法第一章总则第一条为规范和加强纸质规章制度管理，贯彻落实党的路线方针政策，加强党风廉政建设，提高机关管理效能，制定本办法。

第二条本办法适用于全市各级各类机关纸质规章制度管理工作。

第三条各级各类机关要高度重视纸质规章制度管理工作，制定规章制度，依法设定，确保规章制度保留完整、更新及时。

第四条机关纸质规章制度应当有序、规范、透明、便于查阅和管理。

第五条纸质规章制度管理是机关运行和管理的基础性工作，机关应当将其纳入领导班子议事日程，明确部门职责，加强协同配合。

第六条纸质规章制度管理工作应当遵循依法规制、服务中心，注重信息化、标准化管理，不断完善机制。

第七条各级各类机关应当建立健全纸质规章制度管理工作制度，明确管理权限，规范业务流程，强化监督检查。

第八条各级纸质规章制度管理机构应当做好宣传工作，引导机关全体人员积极参与纸质规章制度管理，增强管理意识。

第二章纸质规章制度管理基本原则第九条依法依规。

纸质规章制度管理应当依法规制，遵循法律法规的要求，确保纸质规章制度合法有效。

第十条科学管理。

纸质规章制度管理应当以科学方法为指导，注重实践经验总结，充分发挥规章制度的作用。

第十一条服务中心。

纸质规章制度管理应当以服务为宗旨，服务机关和工作人员的实际需要，提高管理效率，便利办事。

第十二条信息化管理。

纸质规章制度管理应当借助信息化手段，提高管理水平，推动规章制度工作的智能化、数字化发展。

第十三条协同配合。

纸质规章制度管理涉及多个部门的配合协作，各部门应当密切配合，形成合力，推动工作开展。

第三章纸质规章制度管理工作内容第十四条纸质规章制度管理工作主要包括规章制度的设定、调整、编印、管理、废止等方面：（一）规章制度的设定。

机关应当根据职能职责和工作需要，制定符合实际的规章制度，保证规章制度的科学性、实用性。

（二）调整。

根据政策法规和工作需要，及时对规章制度进行调整，保证规章制度的时效性。

（三）编印。

机关应当统一规章制度的编印格式，严格审查需要编印的规章制度，确保内容准确完整，形式规范。

纸质档案归档管理制度

纸质档案归档管理制度第一章总则第一条为规范纸质档案的管理，加强对档案的整理、归档、保管和利用，保证档案的安全可靠、便于查询和使用，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有纸质档案的整理、归档、保管和利用工作。

第三条本制度所称纸质档案，是指本单位及其下属各单位、科室和组织制产生、收到并保存的各类文书、资料、图表、工程档案、文字材料等，统称为纸质档案。

第四条纸质档案归档管理制度的宗旨是：规范管理、合理利用、保密安全。

第五条归档管理部门应当依据本制度，建立、健全本单位的纸质档案管理工作制度、规范、流程与标准。

第二章档案的整理第六条对于新产生的纸质档案，应当及时进行整理，包括分类整理和文件编目。

第七条对于档案的分类整理，应当按照文件的外在形式、内容属性、行政管理部门等因素进行分类。

第八条对于档案的文件编目，应当按照文件的题名、编号、日期、责任人等要素进行编目，确保档案的顺畅管理与利用。

第九条对于纸质档案中的重要文件，应当建立并实施重要文件保管制度，定期将其整理出来集中保管。

第十条对于长期保管的纸质档案，应当进行修复、加固等处理，确保文件的持久保存。

第三章档案的归档第十一条档案的归档应当按照统一的档案编号和类别进行分类，将档案放置于相应的档案柜、档案袋中，并标有档案名称、编号、保管期限等信息。

第十二条档案的归档应当经过审核与盖章，确保档案的完整性与真实性。

第十三条档案的归档应当严格按照保管期限进行规范，及时进行销毁或者转交档案馆等处理。

第十四条档案的归档应当定期进行检查与整理，确保档案的秩序整齐。

第十五条对于涉密档案的归档，应当严格执行保密管理制度，确保档案的安全性。

第四章档案的保管第十六条档案的保管应当配备专人负责，定期巡查存档情况，确保档案的完好保存。

第十七条档案的保管应当配备相应的档案保管设施，包括防火、防水、防盗等设施。

第十八条档案的保管应当按照归档管理制度的规定，定期进行整理、加固、修复工作。

第十九条对于超期保管的档案，应当及时进行处理，依照规定进行销毁或者转交档案馆等处理。

文件、档案管理制度

文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。

第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。

第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。

文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。

第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。

第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。

各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。

第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。

第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。

第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。

第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。

第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。

文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。

第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。

第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。

第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。

如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作

如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作随着信息技术的快速发展和社会的全面普及应用，传统的办公模式已经不适应社会发展的要求，已经被计算机和网络技术来实现和代替。

但是，由于网络安全、电子文件的法律效力、档案属性等因素的影响，在相当长的时间内电子文件与纸质文件将同时存在，相互补充。

这就给我们档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。

一、编号的统一归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。

归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。

电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。

在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。

比如：件号：归档文件的排列顺序号。

同一保管期限内的归挡文件，按年度一作者—发文顺序大流水编号，即年度内大流水。

发文机关采用部门代字内编制发文序号（小流水）时，其作者的排列顺序应按本机关制定的公文处理办法规定的文件代字顺序排列，并依次编制件号。

再比如：盒（盘）号：在同一保管期限内，按件号顺序并结合年度、作者特征依次装盒（组盘），跨年度编写盒（盘）号。

二、排序的统一电子文件的排列应运应与之对应的纸质文件排列需要，改革立卷方法采取文件级整理并运用计算机检索后，其文件排列的顺序也就没有必要太多地考虑文件之间的有机联系，如请示与批复等，完全可以按保管期限和发文字号来排列，以简化整理方法。

我们可以设想，在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员多少精力和时间。

公司资料文件管理制度模版

公司资料文件管理制度模版一、目的确立统一的文件管理规范，以保障文件的安全、完整和可检索性，进而提升工作效率和质量。

二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工，涉及所有书面文件、电子文档以及其他形式的记录材料。

三、文件分类与编码1. 文件应根据内容性质分为不同的类别，如行政文件、财务文件、人事文件等。

2. 每类文件应有统一的编码系统，便于识别和检索。

四、文件创建与审批1. 文件的创建应遵循“必要性原则”，仅当必要时才进行编写。

2. 文件在正式发布前需经过相关部门负责人的审批。

五、文件存储与保管1. 纸质文件应归档至指定位置，电子文档应保存在公司指定的服务器或云端。

2. 对于涉密文件，应采取加密或其他安全措施，限制访问权限。

六、文件更新与作废1. 文件内容如有变更，应及时更新并记录版本号。

2. 作废的文件应明确标记，并在规定时间内销毁或转移存储。

七、文件检索与使用1. 建立有效的文件检索系统，确保员工能快速找到所需文件。

2. 使用文件时，应遵循“最小必要权限”原则，仅在必要时方可访问相关文件。

八、文件备份与灾难恢复1. 定期对重要文件进行备份，防止数据丢失。

2. 制定灾难恢复计划，确保在突发事件中能迅速恢复文件系统的正常运行。

九、监督与审计1. 设立专责团队负责监督文件管理制度的执行情况。

2. 定期进行内部审计，评估制度的有效性并提出改进建议。

十、违规处理对于违反文件管理制度的行为，应根据情节轻重进行相应的处理。

十一、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。

文书档案管理制度模版

文书档案管理制度模版一、总则本制度的制定目的是规范文书档案管理工作，提高工作效率和保护重要信息的安全性。

所有部门和人员都必须遵守本制度。

二、文书档案管理的范围文书档案管理包括纸质文书档案和电子文书档案。

所有与本单位业务有关的文书档案都应进行管理。

三、文书档案的分类与编号1. 根据文书档案的内容和性质，将其分类归档。

常见的分类包括行政文书档案、财务文书档案、人事文书档案等。

2. 对每个文书档案进行编号，编号应符合统一的规则，并在档案目录中注明编号和相应的文书档案。

四、文书档案的保管1. 纸质文书档案应妥善保管，存放在专用的文件柜或档案室中。

保管期限根据国家法律法规和相关规定执行。

2. 电子文书档案的存储应符合信息安全管理要求，确保数据的完整性和可访问性。

3. 文书档案的保管人负责保管和管理文书档案，必须保证文书档案的安全。

五、文书档案的编制与归档1. 编制文书档案时，应按照规定的格式和内容要求填写，确保信息的准确性和完整性。

2. 归档时，将已编制的文书档案按照分类归档的原则进行整理，放入相应的档案袋或盒中，并在外部标明档案名称和编号。

六、文书档案的查阅与借阅1. 有正当理由的部门和人员可向文书档案保管人提出查阅申请。

查阅时，应填写查阅登记表，并按规定时间归还。

2. 借阅文书档案时，须填写借阅申请表，并经审批通过后方可借阅。

借阅期限不得超过规定的时间，并在借阅登记表上签字确认。

七、文书档案的销毁1. 按照国家法律法规和相关规定，文书档案的保管期限届满后，应及时进行销毁。

2. 销毁文书档案时，应按照规定的程序进行，确保文书档案的完全销毁，并填写销毁记录表，由主管部门进行审批。

八、文书档案的备份与恢复1. 电子文书档案应定期进行备份，备份数据应存放在安全可靠的地方，确保备份的完整性。

2. 如遇到电子文书档案丢失或损坏的情况，应及时进行数据恢复，确保文书档案的完整性和可用性。

九、文书档案管理的监督与考核1. 对文书档案管理工作的执行情况进行定期检查，并对不符合要求的情况进行整改和处理。

教育局文件管理制度范文

教育局文件管理制度范文教育局文件管理制度第一章总则第一条教育局文件管理制度是为规范教育局文件的制作、审核、发布、保存、查阅、销毁等各个环节，确保文件的科学管理和便捷使用，提高审批效率和决策质量，促进教育局工作的顺利进行而制定的。

第二条教育局文件管理工作必须坚持依法、科学、规范、高效的原则，提高文件管理水平，做到权责明确、程序规范、信息安全、管理便捷。

第三条教育局文件管理适用于教育局内各级各类文件的制作、审核、发布、保存、查阅、销毁，具体包括行政文件、工作文件、会议文件、通知通告、公告、简报、统计报表等。

第四条文件管理工作以电子文件为主，纸质文件为辅，重点推进电子文件的在线管理和数字化存档。

第二章文件制作、审核和发布第五条文件制作必须按照有关规定的格式和要求进行，内容必须真实、准确、完整，语言简明、通俗。

第六条文件必须经过审核程序，审核人员必须对文件内容、格式、行文逻辑等进行审核，并及时提出修改意见。

第七条文稿定稿后，由主管领导签字批准，并经相应部门盖章。

第八条文件发布方式包括：邮件发送、电子文档传输，以及在系统内发布等。

第三章文件保存和归档第九条文件要根据管理要求和规定进行分类，设置适当的文件分类代码。

第十条文件必须按照要求在指定的电子文档管理系统中存档，并定期进行备份和归档。

第十一条重要文件和文件原件必须采用纸质档案保存，定期进行整理和整编。

第十二条文件保存期限按照国家相关规定执行，过期文件及时销毁。

第十三条文件传统存档和电子存档必须相互关联，对外提供相关文件时必须保持一致与同步更新。

第四章文件查阅和调阅第十四条文件查阅和调阅必须符合管理权限和操作规则，访问权限参照权限管理制度。

第十五条被查阅的文件必须做好登记记录，包括文件名称、查阅人员、查阅时间等。

第十六条重要文件和文件原件的调阅必须经过相应程序，按照规定的流程和时间进行。

第十七条文件查阅和调阅过程中必须保持文件的完整性、机密性和安全性，不得私自复制、转载或泄露。

文件管理办法

文件管理办法第一章总则第一条为了促进公司文件管理工作的规范化、制度化，提高工作效率和质量，结合公司实际，特制定本办法。

第二条按照“严谨、高效、优质"的原则,综合办负责公司文件管理工作。

协调各单位文件办理各个环节的有序连接，确保办文的及时、准确、安全和保密.第三条本办法是规范公司行政性文件的管理。

主要管理内容：收文办理、发文办理、文件传阅、电子文件报批、文件立卷归档、文件使用等。

第二章收文办理第四条收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、催办、办复和归档等处理.第五条收文登记1、送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人“亲启”、“亲收”的，应由办公室签收。

业务部门应指定专人签收本部门的业务文件。

2、文件拆封后，应进行分类、登记、编号，然后送部门负责人。

第六条拟办。

综合办负责人在收文后应提出拟办意见，并附相关的背景资料、政策依据等呈送公司领导批示.第七条批办.公司领导对呈报文件作出批示，由综合办传送有关部门承办处理.第八条承办。

承办部门根据领导批办意见和文件要求，进行文件的处理或执行文件要求，需要其它部门共同承办的由主办部门牵头负责,协办部门积极配合.承办部门认为不属于本部门承办范围的,要及时向公司领导说明事由,由公司领导重新批示。

第九条催办、办复、归档。

综合办对文件办理应跟踪、催办。

承办部门人员把文件办理完毕后，应及时将办理结果报告公司领导,并将收文及领导批办意见、办理情况送综合办存档。

第三章发文办理第十条发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理。

发文办理程序主要包括:拟稿、核稿、会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等。

第十一条拟稿、核稿。

1、根据部门职责或公司领导批示，由主办部门拟稿。

拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打印文件清样，经部门负责人审核后，送综合办核稿。

如需相关部门会签的,应送相关部门负责人会签。

2、核稿重点是：⑴是否需要行文。

⑵文稿内容是否符合要求。

纸质规章制度管理办法

纸质规章制度管理办法第一章总则第一条为了加强公司纸质规章制度的制定、发布、执行、修订和废止等工作，确保公司内部管理规范，提高公司管理效率，根据国家法律法规、公司章程及相关规定，制定本办法。

第二条本办法所称纸质规章制度（以下简称“规章制度”）是指公司为加强内部管理，规范员工行为，保障公司合法权益，提高公司效益而制定的具有普遍约束力的文件。

第三条本办法适用于公司各部门、各分支机构及全体员工的规章制度管理工作。

第四条公司应当将纸质规章制度管理工作纳入企业内部管理的重要组成部分，明确责任，加强监督，确保纸质规章制度得到有效执行。

第二章制定与发布第五条制定规章制度应当遵循合法性、合规性、合理性、可行性原则，确保规章制度的内容符合国家法律法规、公司章程及相关规定。

第六条制定规章制度应当充分调查研究，广泛听取员工意见，确保规章制度具有实用性和针对性。

第七条规章制度草案应当由公司相关部门或者专门工作小组提出，经公司领导审批后，以公司名义发布。

第八条发布规章制度应当采取适当的形式，确保全体员工及时了解和掌握规章制度的内容。

第三章执行与监督第九条全体员工应当认真学习、严格遵守规章制度，对违反规章制度的行为，应当予以查处。

第十条公司各部门、各分支机构应当明确责任，加强对规章制度的执行情况进行监督检查，确保规章制度得到有效执行。

第十一条公司应当定期对规章制度执行情况进行总结，对存在的问题进行整改，对优秀的部门和个人进行表彰。

第四章修订与废止第十二条随着国家法律法规、公司章程及相关规定的变化，或者公司实际情况发生变化，公司应当及时对现有规章制度进行修订。

第十三条规章制度修订草案应当经过公司相关部门或者专门工作小组提出，经公司领导审批后，以公司名义发布。

第十四条规章制度应当根据实际情况进行废止。

废止规章制度应当由公司相关部门或者专门工作小组提出，经公司领导审批后，以公司名义发布。

第五章附则第十五条本办法自发布之日起生效。

第十六条本办法由公司人力资源部负责解释。