会议的筹划与管理.pptx
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27
安排就座
要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
28
做好会议记录
会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作
29
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
30
会议名称 时间 主席 会议目的 出席人数 缺席人数
会议内容 和决议事项
决议事项 ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ实施
出席人 盖章 特别事项
20
给客人斟茶的注意事项
当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。
开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
21
给客人斟茶的注意事项
茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。
Thank You...
You made my day!
---敢为天下先，勇争第一
4
安排议题、议程
议题的收集和筛选 议程
5
委员会会议议程 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜
（12：00）会间休息 6、（12：15）财务事项 7、（12：45）特别事宜 8、（13：00）其他动议 9、（13：15）其他事宜 10、（13：35）下次会议细节
用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾
上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。
24
会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
25
签到
签到形式
– 薄式 – 卡片式 – 代签
签到时的接待工作
26
游戏：会议排座
第九讲 会议的筹划与管理
1
会议的重要性
大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
2
会议的筹划与管理
会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理
3
会前准备工作
1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知
35
印发会议记录
完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件
36
37
9、有时候读书是一种巧妙地避开思考 的方法 。21.3. 321.3.3 Wedne sday , March 03, 2021 10、阅读一切好书如同和过去最杰出 的人谈 话。09:35:1409 :35:140 9:353/3 /2021 9:35:14 AM 11、越是没有本领的就越加自命不凡 。21.3.3 09:35:1 409:35 Mar-21 3-Mar- 21 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人 的错儿 。09:35:1409:3 5:1409:35Wed nesday , March 03, 2021 13、知人者智，自知者明。胜人者有 力，自 胜者强 。21.3.3 21.3.30 9:35:14 09:35:1 4Marc h 3, 2021 14、意志坚强的人能把世界放在手中 像泥块 一样任 意揉捏 。2021 年3月3 日星期 三上午9 时35分 14秒09 :35:142 1.3.3 15、最具挑战性的挑战莫过于提升自 我。。2 021年3 月上午 9时35 分21.3.3 09:35 March 3, 2021 16、业余生活要有意义，不要越轨。2 021年3 月3日 星期三9 时35分 14秒09 :35:143 March 2021 17、一个人即使已登上顶峰，也仍要 自强不 息。上 午9时35 分14秒 上午9 时35分0 9:35:14 21.3.3
布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
9
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型
优点
缺点
10
11
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座
当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的
两边
12
13
主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
实施项目
缺席理由
负责人 或部门
完成期限
31
点评
根据录像的内容，点评这位秘书的 紧急情况处理技巧。
32
会场服务
转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程
33
会议的善后处理
1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作
34
会场清理
安排与会人员的离会
会议文件的回收、立卷、 归档
有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。
洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。
22
上茶时的七个程序
两手端茶盘，盘子高度位于胸部
敲门，并说：“对不起！”进入接待室
止步立正，轻轻点头致意
将茶盘的一端置于桌子侧面
23
上茶时的七个程序
桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶
显示等级
如果你希望显示等级，让主席坐在
长方桌子的顶端，其他与会者座位
按资历递降顺序就坐
14
15
16
主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
17
安排食宿和茶水
食宿
a.用膳 b.住宿
茶水
18
一杯香茶可赢得交易机会
19
角色练习
表演会议期间奉茶的礼仪
议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点
每项均有 一个起始 时间
下次会议细 节写在议程 的末尾
6
拟订与会人员名单
选择恰当的人出席会议 送交上级审核
7
申请会议所需资金
确定会议规格 申请经费
• 口头 • 书面
8
会场布置
选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰
安排就座
要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
28
做好会议记录
会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作
29
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
30
会议名称 时间 主席 会议目的 出席人数 缺席人数
会议内容 和决议事项
决议事项 ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ实施
出席人 盖章 特别事项
20
给客人斟茶的注意事项
当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。
开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
21
给客人斟茶的注意事项
茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。
Thank You...
You made my day!
---敢为天下先，勇争第一
4
安排议题、议程
议题的收集和筛选 议程
5
委员会会议议程 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜
（12：00）会间休息 6、（12：15）财务事项 7、（12：45）特别事宜 8、（13：00）其他动议 9、（13：15）其他事宜 10、（13：35）下次会议细节
用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾
上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。
24
会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
25
签到
签到形式
– 薄式 – 卡片式 – 代签
签到时的接待工作
26
游戏：会议排座
第九讲 会议的筹划与管理
1
会议的重要性
大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
2
会议的筹划与管理
会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理
3
会前准备工作
1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知
35
印发会议记录
完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件
36
37
9、有时候读书是一种巧妙地避开思考 的方法 。21.3. 321.3.3 Wedne sday , March 03, 2021 10、阅读一切好书如同和过去最杰出 的人谈 话。09:35:1409 :35:140 9:353/3 /2021 9:35:14 AM 11、越是没有本领的就越加自命不凡 。21.3.3 09:35:1 409:35 Mar-21 3-Mar- 21 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人 的错儿 。09:35:1409:3 5:1409:35Wed nesday , March 03, 2021 13、知人者智，自知者明。胜人者有 力，自 胜者强 。21.3.3 21.3.30 9:35:14 09:35:1 4Marc h 3, 2021 14、意志坚强的人能把世界放在手中 像泥块 一样任 意揉捏 。2021 年3月3 日星期 三上午9 时35分 14秒09 :35:142 1.3.3 15、最具挑战性的挑战莫过于提升自 我。。2 021年3 月上午 9时35 分21.3.3 09:35 March 3, 2021 16、业余生活要有意义，不要越轨。2 021年3 月3日 星期三9 时35分 14秒09 :35:143 March 2021 17、一个人即使已登上顶峰，也仍要 自强不 息。上 午9时35 分14秒 上午9 时35分0 9:35:14 21.3.3
布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
9
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型
优点
缺点
10
11
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座
当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的
两边
12
13
主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
实施项目
缺席理由
负责人 或部门
完成期限
31
点评
根据录像的内容，点评这位秘书的 紧急情况处理技巧。
32
会场服务
转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程
33
会议的善后处理
1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作
34
会场清理
安排与会人员的离会
会议文件的回收、立卷、 归档
有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。
洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。
22
上茶时的七个程序
两手端茶盘，盘子高度位于胸部
敲门，并说：“对不起！”进入接待室
止步立正，轻轻点头致意
将茶盘的一端置于桌子侧面
23
上茶时的七个程序
桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶
显示等级
如果你希望显示等级，让主席坐在
长方桌子的顶端，其他与会者座位
按资历递降顺序就坐
14
15
16
主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
17
安排食宿和茶水
食宿
a.用膳 b.住宿
茶水
18
一杯香茶可赢得交易机会
19
角色练习
表演会议期间奉茶的礼仪
议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点
每项均有 一个起始 时间
下次会议细 节写在议程 的末尾
6
拟订与会人员名单
选择恰当的人出席会议 送交上级审核
7
申请会议所需资金
确定会议规格 申请经费
• 口头 • 书面
8
会场布置
选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰