物业管理公司内部控制存在问题及对策

物业管理公司内部控制存在问题及对策

作者：王丽君

来源：《市场观察》2019年第05期

摘要：内部控制通过对企业内部的资源进行合理化配置以及对企业的财务进行内部管控，以保证企业的资金安全、增强企业的综合实力为目的，已经成为当下现代化企业建设中的重要组成部分。在当前市场的变化以及经济水平不断提高的背景下，社会对服务行业的要求越来越高，物业管理公司要想提升自身的服务质量，必须在企业中建立内部控制体系，强化对内部工作人员的管理。整合内部资源和资金的使用，通过内部的改革提升外在的服务效果，为企业在服务行业的发展占据有利地位。

关键词：物业管理公司;内部控制;存在问题;对策研究

一、物业管理公司内部控制的相关概念

（一）物业管理公司内部控制的主要内容

物业管理公司的内部控制包括收入控制、物资材料控制以及运营成本控制[1]。收入控制是对企业资金的收入安全性和完整性建立相关的保护制度;物资材料的控制主要是对企业的物资材料库存进行管理，将管理责任细化到岗位上，无论是采购环节还是管理环节都需要严格的对审批流程进行保障;运营成本的控制是对水电费等能耗量进行科学的审查，控制水电费方面的支出[2]。针对上述内容，物业管理公司可通过对项目预算、月度资金计划编制、资金计划对账流程、现金盘点等方面加强内控管理。

（二）物业管理公司内部管理的特点

物业管理公司的内部控制管理与其他一般企业有一些差别，具体表现在三方面：其一，安全生产风险较高。对物业管理公司来说，服务社会是物业管理公司的主要任务。物业管理公司承担着公建商业楼、小区居民楼以及办公大楼的安全问题，不但要对民众的人身安全负责，还要兼顾民众的财产安全。由于这些建筑物是人流密集度较高的地方，也是危险高发的地带，因此，物业管理是一个安全生产风险较高的行业。其二，信息沟通极其重要。对物业管理公司来说，协调好甲方及业主之间的关系是十分重要的，考验着物业公司能否在三者之间建立良好的交流平台，协调好物业管理的费用和建筑修理的费用，将内、外部沟通相结合，保证与甲方及业主和谐相处[3];其三，资产管理风险高。由于物业管理公司对甲方及业主的固定资产进行管理，而固定资产很容易受到外部环境因素的影响遭到损害。物业管理公司在管理的过程中如果没有提前对固定资产进行全面排查及盘点，也没有建立相对应的风险预警机制。当面对所管辖的固定资产发生损失时，物业管理公司也要遭受到巨额的赔偿[4]。

二、物业管理公司内部控制存在的问题

H物业管理公司成立于1953年，公司注册资本1500万元，是我国中部地区一个规模比较大的物业公司，主要服务于国家机关部委，其经营范围涵盖了公建商业楼、国家部委小区、学校、著名景点等，所辐射的地区也十分广泛。虽然H物业管理公司在该省内已经属于发展比较成熟的物业公司，但在内部控制管理上还存在着许多问题[5]。下文就以H物业管理公司为例，对物业管理公司内部控制中普遍存在的问题进行分析探讨。

（一）物业管理公司内部控制执行力度不够

首先是在管理层方面的问题，管理层对内部控制不够重视，为了节约公司的劳动力成本，没有对财务部门分职设立。一些财务部门的职员岗位设置不合理，人少活多，内部控制工作更是杂乱无序，也就难以发挥其监督的职能;其次表现在执行层方面的问题，基于公司内部控制制度没有一定的执行准则，执行层在执行的过程中无法可依[6]。再加上一些基层职员本身的专业素养不高，使物业管理公司内部控制工作难以贯彻落实。

（二）收缴物业费内部控制没有取得实质进展

对物业管理公司来说，物业费、供暖费、房租收缴是公司主要的经济来源。但通常情况下，物业管理公司所要管理的小区跨区域范围非常大，難免存在监管不到位的情况。而且物业费的缴纳也并不是凭借物业管理员一己之力就能完成的，还需要小区内部租住户的配合。在这种情况下，可能存在业主缴纳不及时、拖欠费用的情况，也可能在监管不到位的时候出现物业管理员挪用公款等行为。应收的物业费与实际的收入台账不符，容易出现坐支、账外账等现象，导致企业资金管理出现漏洞。

（三）内部会计控制制度有待加强

内部控制的工作少不了对内部会计的控制，因此对一个企业来说，内部会计的财务核算工作是内部控制的基础。内部审计是对会计核算工作监督和审查的部门，最终才能保证企业经营业绩的数据信息真实、完整、准确。但是企业中缺乏专业的从业人员，或者会计工作者能力不足都会影响企业的财务核算工作。企业没有对会计核算进行行为约束，再加上审计部门的缺失，造成数据核算过程中的人为错误就难以被发现。企业对自身的财务状况了解失实，最终导致决策、经营等多方面出现问题，对企业造成的实际影响非常严重。

（四）风险预估环节较薄弱

1.人才缺乏风险

很多物业管理公司的人力资源开发机制不健全，导致公司缺乏劳动力和专业人才配备。在市场上的被动招聘不但影响企业招聘的整体质量，还会在劳动力有缺口的时候因招聘不及时而导致企业工作效率低下。当然，对已招聘新员工还要进行风险评估环节，保证员工的背景、学历、经验数据真实。

2.安全生产风险

对物业管理公司来说，安全问题一直是物业管理工作中的重中之重。这不仅关系到民众的生命安全和财产安全，也是该物业管理公司能否健康发展的决定因素。而一些企业缺乏对安全风险的评估意识，没有对所管辖区域内的安全隐患进行及时排查和修补，导致出现一些影响严重的安全事故，给社会、民众都带来不可估量的危害。H物业管理公司在2017年的8月份对名下所有居民楼、办公楼等进行重点检查，尤其是一些高危频发的场所竟一共发现了91处隐患。虽然H物业管理公司及时处理了隐患区域，但也从侧面反映出其安全风险评估系统不够完善，没有设置相关的安全检查制度及内控工作流程，导致物业管理工作只做到了表面的服务，没有注重服务中最重要的环节。

（五）内部监督体系缺失

经调查发现，当下国内很多物业管理公司都没有对内部控制工作设置相对应的内部审计机构。不但与国家规定不符合，还造成企业内部控制职能难以有效发挥。此外，企业缺乏对员工的监督考核体系，激励机制尚未形成，员工的薪酬制度存在一定的问题，导致对职员的考评考核不够科学，使职员的工作积极性大打折扣，影响了企业整体的工作效率，也影响了内部控制制度在每个环节中的完成程度。

三、物业管理公司内部控制存在问题的原因

（一）环境因素

1.物业管理费收缴困难

物业管理费的主要来源为物业费、供暖费、房租等。物业管理费用收缴困难多是由于业主对物业管理观念不够准确。一部分人认为物业管理对整个住宅或商业用地没有什么特殊的作用，还有一部分人认为物业管理应是房地产开发商赠送的服务，不应该再缴纳其他费用。业主对物业管理认识不足，长期拖欠物业管理费用，物业管理员也很难上缴费用。

2.所管辖区域工程设计或质量存在问题。

所管辖区域在工程设计之初没有考虑到四周的噪声问题，或者房屋漏水渗水严重等，这些都是房地产开发商在最初建设和设计的时候出现的问题，也没有及时进行修缮，而物业管理公