秘书实务办公用品和设备管理
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
5.节约使用办公用品的措施
1）复印机。申请复印时必须填写有细节要 求的申请表，并在复印前由主管人员签字批 准。 2）传真机。指定人员使用传真机，做登记 并保留所有发送记录，其中包括日期、发送 信息人的姓名和信息接收者的细节。 3）计算机、打印机、因特网。昂贵的设备 要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部 门独立核算成本；监督因特网的使用。 4）电话、移动电话。减少私人电话；控制 国内国际长途电话的使用；按单位有关规定 使用移动电话；定期检查并核对电话账单以
复印机。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理•秘4书.实2务办（第公二设版）备的21使世纪用公和共管理系列教材 管理
复印机
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
3.复印机的使用
静电复印机的使用步骤： （1）预热 ；（2）放置原稿；（3)设定份数； （4）设定复印倍数；（5）选择复印纸尺寸； （6）调节复印对比度； （7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在 该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。 当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白 纸，遮挡暂不印的一页和中缝。
秘书实务办公用品和设 备管理
2020/11/30
秘书实务办公用品和设备管理
4.1办公用品的管理
办公用品的具体分类有：
一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、 信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、 标签纸 二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮 擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名 章、日期章、日期戳等。 三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修 正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机. 四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计 算机磁盘、空白光盘等。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
2.登记库存目录
一个库存目录应该包含以下信息： （1）库存目录系列序号； （2）财产描述； （3）财产消耗； （4）供应商名称； （5）接收日期； （6）存放位置。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
项目——库存项目应准确描述，包括大 小、颜色和数量，例如A4白文件纸。
单位——货物订购、存储和发放的单位， 例如令、盒、包等。
库存参考号——给每一库存项编号，经 常与存放位置相联系 。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
最大库存量——最大量库存是以防物品超量 存储而保存的该项物品的最大数量，库存物 品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。 再定货量——当库存余额达到这个水平，必 须订购新的货物来使余额达到最大库存量， 通过考虑多少物品需要能保证业务的运行、 平均使用量、物品交货的时间长短来确定这 个数字。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
4.2.2传真机使用和管理
1.传真技术概述 问世于19世纪40年代，20世纪20年代传真 技术基本成热，第二次世界大战前后开始商 用，进入20世纪90年代以来，传真技术随 着世界新技术的不断发展，产生了光电技术 及其器件的更新。光传真机也应运而生。
秘书实务办公用品和设备管理
4.1办公用品的管理
4.1.1办公用品的采购与进货
1.通常采购办公用品的程序
（1）由需要购买货物的人填写公司内部的“购买申 请表”并签字 . （2）由采购人员向供应商发出购买需求信息，各供 应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比 较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的 详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要授权 人，即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会 计部门，表示开始购货，准备付款。
为：220-240V，50Hz，15A。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
4.复印机管理
复印文件资料要办理登记审批手续。 为确保复印机的安全运转．每天下午下班时 关机。 不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机 密文件需经公司领导批准。 关闭复印机电源开关，切断电源。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版）
4.2办公设备的使用和管理
2.复印机的分类
按复印介质区分，可以分为特殊涂层纸复印机（又 称EF机或直接法复印机）和普通纸复印机（又称PPC 机或间接法复印机）。 按显影状态区分，可以分为湿法（液态）机和干法 （固态）机。 按潜像形成方法区分，可以分为放电成像法 （Carlson法）、电容成像或逆充电成像法（NP法或 KIP法）、充电成像法、持久内极化成像法（PIP法） 和电荷转移成像法（TESI法）。 按光导体材料区分，可以分为硒（包括硒-碲合金） 静电复印机、ZnO静电复印机、CdS静电复印机和 OPC（有机光导体）静电复印机。
余额——在每一次处理后计算物品库存余 额。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
（2）库存控制的必要性 （3）库存控制的作用
1）精确库存数量并防止被盗。 2）确保所需物品的充分供应。 3）将库存物品所占的空间减到最小。 4）避免物品被破坏或因过期而作废。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
4.办公设备及办公用品的接收程序
（1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的 交货单及货物；
（2）发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商； （3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数
量支付货款； （4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
（3）当收到供应商的货物后，要对照供应商 的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物 的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货 单送会计部门。 （4）采购人员要根据收到的货物填写入库单， 货物入库，库房人员要签字表示货物进库。 （5）会计部门收到发票后，对照交货单、入 库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财 务主管签字批准，支付款额或支票。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
本章主要讨论最经常使用的办公设备，如复 印机、传真机、打印机、数码照相机、数码 录音笔、U盘等。
4.2.1复印机使用和管理 1.复印机的基本原理 静电复印机的基本原理是运用电光学、计算 机和精密机械为一体的摄影技术，将原稿的 文字、图像转换为静电潜象，再由静电潜象 转印成复印图像的过程。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
最小库存量——最小量库存是以防物品全部被 消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能 够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时 间补充库存量。
日期——必须记录所有行动的日期。 接收——记录所有接收信息，包括发票号和 供应商的名字。 发放——记录清楚发放物品的数量，所发放 物品的申请号和物品发给的个人/部门。
4.1办公用品的管理
3.物品库存保管中应采取的措施
（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失， 储藏需要的面积取决于单位的大小。 （2）各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放 地，以便能迅速找到物品。 （3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品 先发出去，这保证物品不会因过时而不得不销毁。 （4）体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架 子上取物时发生事故的危险。 （5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在 较大物品的前面，以便于找到和领取。 （6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。 （7）储藏办公用品应有良好的照明。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
③原稿 凡出现下列情况之一的原稿都不能使用： 大于技术规格规定的最大幅面的原稿； 纸张厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿； 纸上有大头针、曲别针或其他硬物的原稿。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理•秘4书.实2务办（第公二设版）备的21使世纪用公和共管理系列教材 管理
新型数码传真机
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
2.传真机的操作方法
（1）传真准备 ①调整传真机的工作状态 ②装纸 记录纸的幅面必须符合规格要求，纸卷两端不要 卡得太紧； 记录纸卷要卷紧后再安放到机内，运输传真机前 要将纸卷取出； 注意记录纸的正反。纸的正面应对着感热记录头 （没有经验的操作者可在纸的两面划几下，有划 痕的一面为正面）。
存卡的接收项中； （5）接收后，要及时更新库存余额； （6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好； （7）订立物品发放制度，确定物品发放人。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
4.1.2办Fra Baidu bibliotek用品的库存保管与发放
1.库存控制概述 （1）库存控制卡的内容
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
按稿台方式区分，可以分为稿台移动式和稿台固定 式静电复印机。如图1.1所示。
按主机体型区分，可以分为台式复印机、落地式复 印机和组合式复印机。
按复印幅面尺寸区分，可以分为大型（Al以上）复 印机、中型（A3或A2）复印机和小型（154以下及 袖珍式、卡片式）复印机。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
送纸方式： 复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送 纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片 或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。
复印机的使用常识： 1）选择合适的地方安装复印机。 2） 应使用稳定的交流电，电源的定额应
秘书实务办公用品和设备管理
4.1办公用品的管理
2.选择供应商
选择办公设备及用品供应商时要在以下几方 面对其进行比较：
（1）价格和费用 （2）质量和交货 （3）服务和位置 （4）安全和可靠性
秘书实务办公用品和设备管理
4.1办公用品的管理
3.办公设备和易耗品的订购方式 办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几 种： （1）直接去商店购买公司所需要的办公用 品 （2）电话订购 （3）传真订购 （4）因特网服务
按色彩还原性能区分，可以分为黑白（即不论原稿 图像是何种颜色，只能表示为不同程度的黑色）、 单彩色（不管原稿图像是何种颜色，复印品均为黑 色以外的一种颜色）和全彩色3种功能的复印机。
按特殊功能区分，可以分为具有信息存储功能、自
动编辑功能、模拟功能、对开分页功能、自动进纸
功能、自动双面复印功能和人机对话等功能的静电
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
5.复印机的维护和保养
必须对复印机进行定期保养维护，也就是对静电复 印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供 输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。 当对复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源， 打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、 显影器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及 纸盒等相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感 光鼓及其周围部件时，一定要小心，决不能划坏感 光鼓，一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污 迹且很难修复。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
4．物品的发放
（1）制作申请单 （2）备案清单 （3）发放物品应有下列手续：
1）指定人员发放；2）按单位的有关制度规定发 放时间；3）紧急需要物品时必须有相应的处理程 序；4）必须填写物品申请表，并由授权人签字批 准；5）物品申请表包括下列细节：申请表编号、 申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、 发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期； 6）清点核实发放办公用品；7）提醒使用部门和人 员节约使用办公用品。 （4）监视控制
•管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
5.节约使用办公用品的措施
1）复印机。申请复印时必须填写有细节要 求的申请表，并在复印前由主管人员签字批 准。 2）传真机。指定人员使用传真机，做登记 并保留所有发送记录，其中包括日期、发送 信息人的姓名和信息接收者的细节。 3）计算机、打印机、因特网。昂贵的设备 要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部 门独立核算成本；监督因特网的使用。 4）电话、移动电话。减少私人电话；控制 国内国际长途电话的使用；按单位有关规定 使用移动电话；定期检查并核对电话账单以
复印机。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理•秘4书.实2务办（第公二设版）备的21使世纪用公和共管理系列教材 管理
复印机
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
3.复印机的使用
静电复印机的使用步骤： （1）预热 ；（2）放置原稿；（3)设定份数； （4）设定复印倍数；（5）选择复印纸尺寸； （6）调节复印对比度； （7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在 该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。 当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白 纸，遮挡暂不印的一页和中缝。
秘书实务办公用品和设 备管理
2020/11/30
秘书实务办公用品和设备管理
4.1办公用品的管理
办公用品的具体分类有：
一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、 信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、 标签纸 二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮 擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名 章、日期章、日期戳等。 三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修 正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机. 四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计 算机磁盘、空白光盘等。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
2.登记库存目录
一个库存目录应该包含以下信息： （1）库存目录系列序号； （2）财产描述； （3）财产消耗； （4）供应商名称； （5）接收日期； （6）存放位置。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
项目——库存项目应准确描述，包括大 小、颜色和数量，例如A4白文件纸。
单位——货物订购、存储和发放的单位， 例如令、盒、包等。
库存参考号——给每一库存项编号，经 常与存放位置相联系 。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
最大库存量——最大量库存是以防物品超量 存储而保存的该项物品的最大数量，库存物 品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。 再定货量——当库存余额达到这个水平，必 须订购新的货物来使余额达到最大库存量， 通过考虑多少物品需要能保证业务的运行、 平均使用量、物品交货的时间长短来确定这 个数字。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
4.2.2传真机使用和管理
1.传真技术概述 问世于19世纪40年代，20世纪20年代传真 技术基本成热，第二次世界大战前后开始商 用，进入20世纪90年代以来，传真技术随 着世界新技术的不断发展，产生了光电技术 及其器件的更新。光传真机也应运而生。
秘书实务办公用品和设备管理
4.1办公用品的管理
4.1.1办公用品的采购与进货
1.通常采购办公用品的程序
（1）由需要购买货物的人填写公司内部的“购买申 请表”并签字 . （2）由采购人员向供应商发出购买需求信息，各供 应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比 较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的 详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要授权 人，即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会 计部门，表示开始购货，准备付款。
为：220-240V，50Hz，15A。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
4.复印机管理
复印文件资料要办理登记审批手续。 为确保复印机的安全运转．每天下午下班时 关机。 不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机 密文件需经公司领导批准。 关闭复印机电源开关，切断电源。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版）
4.2办公设备的使用和管理
2.复印机的分类
按复印介质区分，可以分为特殊涂层纸复印机（又 称EF机或直接法复印机）和普通纸复印机（又称PPC 机或间接法复印机）。 按显影状态区分，可以分为湿法（液态）机和干法 （固态）机。 按潜像形成方法区分，可以分为放电成像法 （Carlson法）、电容成像或逆充电成像法（NP法或 KIP法）、充电成像法、持久内极化成像法（PIP法） 和电荷转移成像法（TESI法）。 按光导体材料区分，可以分为硒（包括硒-碲合金） 静电复印机、ZnO静电复印机、CdS静电复印机和 OPC（有机光导体）静电复印机。
余额——在每一次处理后计算物品库存余 额。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
（2）库存控制的必要性 （3）库存控制的作用
1）精确库存数量并防止被盗。 2）确保所需物品的充分供应。 3）将库存物品所占的空间减到最小。 4）避免物品被破坏或因过期而作废。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
4.办公设备及办公用品的接收程序
（1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的 交货单及货物；
（2）发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商； （3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数
量支付货款； （4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
（3）当收到供应商的货物后，要对照供应商 的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物 的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货 单送会计部门。 （4）采购人员要根据收到的货物填写入库单， 货物入库，库房人员要签字表示货物进库。 （5）会计部门收到发票后，对照交货单、入 库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财 务主管签字批准，支付款额或支票。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
本章主要讨论最经常使用的办公设备，如复 印机、传真机、打印机、数码照相机、数码 录音笔、U盘等。
4.2.1复印机使用和管理 1.复印机的基本原理 静电复印机的基本原理是运用电光学、计算 机和精密机械为一体的摄影技术，将原稿的 文字、图像转换为静电潜象，再由静电潜象 转印成复印图像的过程。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
最小库存量——最小量库存是以防物品全部被 消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能 够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时 间补充库存量。
日期——必须记录所有行动的日期。 接收——记录所有接收信息，包括发票号和 供应商的名字。 发放——记录清楚发放物品的数量，所发放 物品的申请号和物品发给的个人/部门。
4.1办公用品的管理
3.物品库存保管中应采取的措施
（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失， 储藏需要的面积取决于单位的大小。 （2）各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放 地，以便能迅速找到物品。 （3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品 先发出去，这保证物品不会因过时而不得不销毁。 （4）体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架 子上取物时发生事故的危险。 （5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在 较大物品的前面，以便于找到和领取。 （6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。 （7）储藏办公用品应有良好的照明。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
③原稿 凡出现下列情况之一的原稿都不能使用： 大于技术规格规定的最大幅面的原稿； 纸张厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿； 纸上有大头针、曲别针或其他硬物的原稿。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理•秘4书.实2务办（第公二设版）备的21使世纪用公和共管理系列教材 管理
新型数码传真机
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
2.传真机的操作方法
（1）传真准备 ①调整传真机的工作状态 ②装纸 记录纸的幅面必须符合规格要求，纸卷两端不要 卡得太紧； 记录纸卷要卷紧后再安放到机内，运输传真机前 要将纸卷取出； 注意记录纸的正反。纸的正面应对着感热记录头 （没有经验的操作者可在纸的两面划几下，有划 痕的一面为正面）。
存卡的接收项中； （5）接收后，要及时更新库存余额； （6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好； （7）订立物品发放制度，确定物品发放人。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
4.1.2办Fra Baidu bibliotek用品的库存保管与发放
1.库存控制概述 （1）库存控制卡的内容
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
按稿台方式区分，可以分为稿台移动式和稿台固定 式静电复印机。如图1.1所示。
按主机体型区分，可以分为台式复印机、落地式复 印机和组合式复印机。
按复印幅面尺寸区分，可以分为大型（Al以上）复 印机、中型（A3或A2）复印机和小型（154以下及 袖珍式、卡片式）复印机。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
送纸方式： 复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送 纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片 或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。
复印机的使用常识： 1）选择合适的地方安装复印机。 2） 应使用稳定的交流电，电源的定额应
秘书实务办公用品和设备管理
4.1办公用品的管理
2.选择供应商
选择办公设备及用品供应商时要在以下几方 面对其进行比较：
（1）价格和费用 （2）质量和交货 （3）服务和位置 （4）安全和可靠性
秘书实务办公用品和设备管理
4.1办公用品的管理
3.办公设备和易耗品的订购方式 办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几 种： （1）直接去商店购买公司所需要的办公用 品 （2）电话订购 （3）传真订购 （4）因特网服务
按色彩还原性能区分，可以分为黑白（即不论原稿 图像是何种颜色，只能表示为不同程度的黑色）、 单彩色（不管原稿图像是何种颜色，复印品均为黑 色以外的一种颜色）和全彩色3种功能的复印机。
按特殊功能区分，可以分为具有信息存储功能、自
动编辑功能、模拟功能、对开分页功能、自动进纸
功能、自动双面复印功能和人机对话等功能的静电
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.2办公设备的使用和管理
5.复印机的维护和保养
必须对复印机进行定期保养维护，也就是对静电复 印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供 输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。 当对复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源， 打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、 显影器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及 纸盒等相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感 光鼓及其周围部件时，一定要小心，决不能划坏感 光鼓，一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污 迹且很难修复。
秘书实务办公用品和设备管理
•管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
4．物品的发放
（1）制作申请单 （2）备案清单 （3）发放物品应有下列手续：
1）指定人员发放；2）按单位的有关制度规定发 放时间；3）紧急需要物品时必须有相应的处理程 序；4）必须填写物品申请表，并由授权人签字批 准；5）物品申请表包括下列细节：申请表编号、 申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、 发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期； 6）清点核实发放办公用品；7）提醒使用部门和人 员节约使用办公用品。 （4）监视控制