会务管理课件

机密会议
会议内容涉及组织的秘密，或 不必扩大知情范围的会议
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附2：会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类 还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示。
ห้องสมุดไป่ตู้
分类标准
按与会者的身份和国 籍
按与会者国别或与会 各方的数量
按会议议题所涉及的 领域
类型
国内会议 国际会议 双边会议 多边会议 经济性会议 政治性会议 军事性会议 文化性会议
４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设
施。
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附： 会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如 下的演变过程。
氏族社会
部落联盟
封建社会
现代社会
部落
奴隶社会
近代资本主义社会
氏族处理公共事 务的氏族议事会
发展成为管理国家和组织 公务活动的一种主要形式
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1.3 会议的作用及缺陷
1．会议作用
（１）．交流信息，互通情报 （２）．发扬民主，科学决策 （３）．组织领导，推动工作 （４）．带动消费，促进经济 （５）．联络感情，塑造形象
2、教学难点
会议方案的制作； 会场的布置； 技能训练。
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1 会议概述
1.1 会议的涵义
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通 信息、表达意愿的行为过程。
1.2 会议的要素
１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会 议方式。
２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。
３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。
2. 会议缺陷
（１）．造成时间、精力的浪费 （２）．造成经济的浪费 （３）．造成信息的重复、浪费 （４）．滋长不正之风
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1.4 会议的种类
1.按规模分：
特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。
2.按性质分：
法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分：
定期和非定期。
4、按出席对象分：
联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分：
电话会、电视会、广播会、网络会。
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附1： 按照会议的秘密程度划分
依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为
公开会议
内容无需保密的会议。如联谊 会、运动会、公制会、庆祝会
会议
内部会议
内容只能在组织内部公开的会 议。如企业营销策略研究会
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12.2 会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规 格
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场
制作会议证件 会场检查
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会前：综合起来有五点筹划工作
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6、公司常见会议类型
经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、 订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联 谊会、表彰会。
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1.4 会议的申报与审批
1、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。 2、会议申批的原则
精简从严原则、“一枝笔”原则。
1.5 会议成本意识
3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同 时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确
定会期的长短应与会议内容紧密联系。
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5、 确定会议所需用品和设备
五个步骤：.
明确要点
准备议题
通知开会
会场准备
安排会议议程
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会前的会务内容
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实的 依据；二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。议题是对会议 主题的细化。
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2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议 的议题或主题来确定。
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9、 安排会议议程 因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要 根据事务的轻重缓急，安排好议程。
事关重大的，需要大家开 动脑筋进行讨论的内容
一些例会上宣布周知的内 容
有的议题部分人可以不参 加，就可以迟到或早退， 以避免不必要的“听会”
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2．文书工作
(1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。
3．生活管理工作
(1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。
4．安全保卫工作
(1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
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6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 常用会议的组织程序 5 会见与会谈 6 技能训练
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教学目的
通过本模块的学习，了解会务工作的 基本内容及工作程序，学会拟定会议 方案，掌握会议组织工作的环节和会 务工作中的文书工作。
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教学重点与难点
1、教学重点
会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法；
会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;
B —参加会议的人数; T —会议的时间（以小时为单位）。
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1.6 会议秘书工作的基本任务
1、组织的工作
(1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报 道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。