OA办公系统管理办法
OA 协同办公系统运行管理办法
OA 协同办公系统运行管理办法第一章总则第一条为保障集团OA协同办公系统规范、高效、安全运行，保持信息畅通，根据OA 系统建设规划与实施要求，结合实际情况，特制定本办法。
第二条OA系统运行应坚持以优化业务管理流程、提高办公效率、降低管理成本为目标，利用OA系统应符合公司各项管理制度及其它业务管理的有关规定。
第三条OA系统上线运行分为试运行与正式运行两个阶段。
根据实际需要，试运行及正式运行前期作为过渡期，OA系统可与纸质文件同步使用，具有同等效力。
过渡期后，集团正式全面启用OA协同办公系统，非例外情况，已上线流程避免使用纸质文件流转。
第二章组织职责第四条OA系统运行中，各子公司、各部门各司其职，协同配合，共同维护，确保OA 系统运行顺畅、高效。
第五条集团信息部职责(一)负责OA系统建设规划，牵头组织、协调与推进OA建设有关的各项事宜。
(二)负责软件服务商的评估、选择及合作过程中的各项沟通协调。
(三)负责促进系统的有效运转，以及收集整理系统日常使用中的各类问题及反馈建议，确保系统顺畅运行。
(四)负责OA系统账户的统筹管理，及时统计账户增减发生的数额变化，作好相应的账号数额调配计划，以及系统有关的服务器、短信猫、OA 系统软件等软硬件环境的维护与升级，OA系统数据的备份等。
(五)负责统筹安排OA系统各项功能与信息更新、修改的落实与监督。
(六)负责将各部门提交的业务流程转化为系统流程，确保及时上线。
(七)负责各子公司系统管理员、各部门关键用户、内部培训员的操作培训，对各部门的内部操作提供指导。
(八)负责OA使用管理制度的编制、修订、实施与监督。
第六条各子公司行政部门职责(一)负责组织所属公司各部门业务流程（含表单）的梳理、优化及上报审批。
(二)负责组织所属公司各部门相关人员的培训工作。
有配备系统管理员的，还应负责所属公司的系统日常维护，包括故障处理、技术指导、运行过程中各类问题的收集、反馈等工作。
(三)协助配合集团信息部完成OA系统建设、以及运行过程中的其他各项事宜。
OA系统管理办法
第一章总则第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以致远A8为平台建立起来的覆盖全公司人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。
OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际情况，制定本办法。
第二章管理机构OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。
职责如下：第三条知识产权部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门，负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。
主要职责为：1)负责制定OA系统管理规章制度；2)负责OA系统核心工作流程设计、修改；3)负责OA系统各部门工作流程设计的审核；4)负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；5)负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；6)负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；7)负责对系统内的保密设置进行定期检查，对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；8)负责OA系统软件的开发升级管理；9)负责OA系统的数据备份；10)负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；11)负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；第四条人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。
主要职责为：1)负责公司组织机构的增加、修改和删除等管理；2)负责现有用户、及新增用户的审核、添加；3)负责管理用户（变更或注销）信息，及时办理注销，注销前应备份用户OA系统文件；4)负责人员信息的整理，工资管理。
第五条其他部门主要职责为：1)负责制定本部门OA系统相应管理制度；2)负责指定部门OA文档管理员，参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；3)部门OA文档管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时，及时提供给公司人力资源部申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；4)负责根据本部门工作需要，提出优化需求。
OA办公系统运行管理办法
0A办公系统运行管理办法0A办公系统运行管理办法第一章总则第一条为确保0A办公系统安全、畅通运行，特制定本办法。
第二条自**年*月*日起，系统开始试运行，试运行期间纸质办公与网上办公并行。
**年*月*日起正式运行，所有非涉密文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。
涉密和不便通过0A办公系统流转的公文，仍按纸质文件流转。
第三条系统正式运行后，0A办公系统所发布的公文与纸质签发的公文具有同等效力，使用人员在网上相关流程和文件屮签署的意见、签名、日期等，与手工签署的意见、签名、日期等有同等效力。
第二章职责分工第四条党政办总体负责0A办公系统前台应用的监督管理与维护工作。
主要职责是：制定0A办公系统的工作规范及制度；应用并规范公文收发流程，监管各办理环节；发布各类信息；开发应用与维护新的工作流程；负责受理使用单位的注册、名称变更及撤销；征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在使用系统屮岀现的问题，并提岀处理意见。
第五条信息屮心负责系统后台的运行维护管理等工作。
主要职责是：基础网络及硬件设备维护；服务器操作系统及数据库维护；杀毒软件安装及定期查毒；系统基础服务程序运行监督及辅助恢复；短信平台维护；负责系统的安全、稳定、高效运行，定期对系统进行数据备份和日常维护工作。
第六条各使用单位具体负责本单位的0A办公系统信息栏目的管理，确定专人负责日常信息的及时发布。
第七条所有参与系统管理、运行、维护的工作人员应具备良好的服务意识和相应的专业技术能力，深入了解协同办公系统的内容与程序，熟悉国家有关法律、法规和规章，尽职工作，不得随意更改、泄露、盗用他人信息。
第三章使用管理第八条系统用户管理实行实名制，通过用户名和密码进行身份管理和认证。
使用人员首次登录系统应及时更换密码。
各用户应注意密码保护，不得泄露给他人代办工作，同时根据需要定期更换。
因为密码泄露造成的一切后果由本人负责。
密码忘记后须书面申请，由党政办核实后更改。
OA协同办公平台使用管理办法
OA协同办公平台使用管理办法一、总则为了规范OA协同办公平台的使用管理，提高办公效率和工作质量，制定本办法。
二、平台使用规定1.为确保OA协同办公平台的正常运行，所有使用该平台的员工必须遵守公司相关的安全管理规定，遵循法律法规和公司政策。
2.使用OA协同办公平台的员工必须持有有效的账号和密码，并且不得将自己的账号和密码透露给他人，否则造成的损失由个人承担。
3.OA协同办公平台的使用应当对应自身工作范围和权限，不得超越工作职责或越权操作。
4.OA协同办公平台的使用不得滥用，包括但不限于发送垃圾邮件、传播病毒、恶意攻击等行为，一经发现将视情节轻重给予相应的处罚。
5.定期备份工作数据是每位员工的职责，工作数据的安全性由其自行负责，不得擅自将工作数据备份到个人设备或私人云服务上。
6.OA协同办公平台的使用不得影响他人的正常办公秩序和工作效率，不得发送无关信息或骚扰他人。
三、工作流程约定1.OA协同办公平台在公司内部是主要的工作沟通和协同工具，员工在使用该平台时，应按照公司内部的工作流程进行操作，确保信息的及时传递和工作的顺利进行。
2.使用OA协同办公平台进行任务分配时，应当明确任务的执行人、截止日期和具体要求，并与执行人进行确认。
4.使用OA协同办公平台进行会议安排和日程管理时，应按照公司的时间安排和提醒进行操作，及时回复会议邀请和更新日程安排。
5.使用OA协同办公平台进行汇报和审批时，应按照公司相关的流程和标准进行操作，确保审批流程的顺畅和效率。
四、安全管理要求1.OA协同办公平台的管理员应对平台的安全管理负有责任，定期对系统进行安全检查和维护，并及时更新系统和应用程序的安全补丁。
2.公司应制定相关的安全策略和规范，保障OA协同办公平台的使用安全，包括但不限于网络安全、数据保护和用户认证。
3.员工应定期更改OA协同办公平台的登录密码，密码应具备一定的复杂性，不得使用简单的密码或将密码透露给他人。
4.员工应对工作数据进行定期备份，并妥善保管备份数据，以防数据丢失或泄露。
OA系统管理办法
OA系统试运行管理办法1、总则为实现公司信息化管理，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高公司内部的办公效率，确保OA系统的正常运行。
2、范围公司全体3、功能模块管理OA系统管理遵循“统一管理、分工负责”的原则。
所有模块运用由相应部门负责管理，信息中心负责提供技术支持及日常运行维护。
a）“工作流程”：由信息技术管理中心负责管理；b）“知识管理”：由行政部、人力资源部共同负责，信息中心协助管理；c）“人力资源”：由人力资源部负责，信息中心协助管理；d）“门户管理”：由行政部负责、信息中心协助管理。
e）“设置中心”：由信息中心负责管理。
F）“资产管理”：由行政部负责、信息中心协助管理。
4、OA帐号管理系统管理员密码由信息技术管理中心保管，新入职员工的OA系统登录账号和初始密码由信息管理员设置（人力资源部先将新入职员工的个人资料等先录入OA系统，再报信息管理员开通其登录账号和初始密码）。
5、使用管理5.1 OA系统登录密码，是OA系统识别员工身份的唯一方式，各部人员要严格控制系统登陆账号和密码，确保公司数据安全性。
原则上不使用公共场所（网吧等）的电脑登录OA系统，特殊情况需登录时，须特别注意。
登录密码应定期修改。
5.2 各部人员每天必需登陆OA系统，或长期登陆在线。
及时处理OA系统中的待办事宜，并认真做好公文查阅、信息上报等工作。
因公在外人员每天必需登陆OA一次。
5.3 各部人员必须能够独立完成自己在OA系统上的工作，不得将自己的登陆账号和密码告知他人，让他人代替自己操作。
5.4因公外出办事（出差）或请假的而无法及时登陆OA系统的员工，必须使用流程代理功能，以便及时处理紧急工作流，设置时选择的工作代理人应为被代理人的同级或直接上级，各部门负责人也可选择下级。
5.5 各部人员在使用OA系统过程中，出现异常现象或有更改需求，应由各部提出申请，交信息中心负责处理；各部门有人员调动变更、使用权限申请时，请通过OA系统提交相关申请至信息中心处。
办公自动化(OA)系统管理办法
办公自动化（OA）系统管理办法总则：办公自动化（OA）系统是以计算机为中心，采用现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。
第一条管理单位：机动部自动化室负责该系统的管理及维护工作。
（一）负责系统中部门（厂）以及个人用户名的增加、删除、修改。
（二）负责系统的运行、维护和日常管理工作。
（三）为员工的正常使用提供必要的技术支持。
（四）负责按公司要求的时间定期备份系统数据。
第二条使用人员：包括使用该系统的部门（厂）和个人。
（一）在系统中流转的内容为使用单位的电子公文，禁止其它内容出现。
（二）系统中部门（厂）的名称注册、变更、删除等操作须由综合管理部向机动部提出申请。
个人用户名的注册、变更、删除等操作由该个人所属单位提出申请，经综合管理部确认之后由机动部办理。
（三）对于解除劳动合同或以其它方式离职的个人用户，所属单位必须在其进行财务结算之前提出用户名删除申请。
（四）使用单位和个人必须保管好登录密码，新注册的用户必须尽快更改初始密码，由于密码失窃导致的任何后果均由使用者负责。
第三条文件的发送：（一）在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。
（二）公文中若带有不方便进行电子化处理的附件（如：书籍、图纸等），暂按纸质公文交换的方式进行交换。
同时，将公文正文以电子公文形式进行交换。
（三）在OA系统中凡是经过用户名形如“办公室_部门（厂）”的部门（厂）办公室传送出去的电子公文均具有部门盖章的效力。
（四）在系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公文的发送时间。
第四条文件的接收：（一）各使用单位或个人应按时接收并处理电子公文。
（二）部门办公室接收电子公文时，必须认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本单位内部系统公文流转，并按公司文件处理的相关规定对收文进行登记和存档。
集团OA办公系统运行管理规定
集团O A办公系统运行管理规定The document was prepared on January 2, 2021××集团O A办公系统运行管理办法第一章总则第一条为确保××集团OA办公系统以下简称“OA系统”安全、有效、规范运行,充分发挥OA系统的作用,提高工作效率,特制定本管理办法.第二条OA系统运行是指在××集团范围内,使用致远协同办公软件处理日常办公业务,实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制.第三条OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则,利用OA系统处理办公业务应符合公司流程管理及其它业务管理的有关规定.第四条OA系统内容主要包括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、致信桌面端、移动协同等功能,旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流,规范管理流程,提高办公效率和降低管理成本.第五条本办法适用于××集团、项目公司经批准使用的各部门以及各部门人员.第六条系统的应用分两个阶段：第一阶段自2015年×月×日至2015年×月×日为试用期,集团公司和项目公司OA系统通过集中培训后试用,问题反馈,使用提升,试用期周期为一个月.第二阶段自2016年×月×日起,系统投入正式运行,将进入优化提升、运行管理阶段,各部门所有梳理到OA系统中的流程表单均需在线上运行.目前尚不适合通过OA系统流转的流程表单,仍按纸质单据流程审批.第二章管理机构第七条集团人力行政部负责OA系统的管理、规划、实施、培训、日常维护、总体检查考核工作,对系统实行统一部署,分级管理.其主要职责:一办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续；二制定系统运行的具体工作规范和管理制度；三负责OA系统流程的修改及修订工作.四征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；五定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员；六做好其他相关工作.第八条项目公司总经办负责项目公司OA系统的督导、问题集中反馈、本单位检查考核工作,其主要职责:一办理项目公司OA系统的注册、名称变更、密码修改等相关审核工作；二集中反馈项目公司使用过程中存在的问题和跟进；三征询各部门的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；五定期培训各使用部门系统管理人员和使用人员；第九条各使用部门负责人主导OA系统建设工作,同时确定一名信息管理人员负责日常管理.各信息管理员的职责是：一负责本部门OA系统的日常管理；二指导和监督该系统在本部门的运行；三负责与集团人力行政部、项目公司总经办的工作衔接.第三章使用规范第十条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法,在使用OA 系统处理办公业务时,应遵守以下规定：1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同,OA使用人员视同知晓,应及时登录系统获取办公信息,处理相关业务.2、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间.网上协同处理流程涉及到的相关人员处理时间原则上不超过１个工作日.如有出差、请假、培训等特殊原因不在公司时,须通过手机端移动审批处理；如有长期请假、出差、休假等,须通过代理人设置功能委托相关人员代为办理.第十一条OA系统公共信息管理实行审核发布制度,不得在OA系统上发布与公司工作无关的通知公告或调查；不得在文档中心上传与工作无关的文件.第十二条员工身份认证.系统通过用户名和密码进行身份管理和认证.用户名是每个员工的手机长号,个人的密码是安全的保证,账号密码必须设6位以上字符最好包含字母、数字、符号等.OA系统提供了用户自我更换密码的功能,用户应自己定期更换密码,不得泄露给他人,防止他人非法使用.由于密码泄漏造成的损失由本人负责.第十三条各使用人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责.第十四条为保证OA系统运行的高效性,已配备电脑的员工在工作时间内应保持开机登录OA系统,未配置电脑的员工须每天在手机上登录协同办公移动端,以保证及时动态接收、知晓、处置和办理相关文件、通知和会议.第十五条如有重要文件需要领导审批,如果分管领导有事没有使用OA系统,相关人员可通过发送手机短信提醒领导进行移动审批.第十六条因个人原因未登录和使用OA系统,不能及时处理相关工作,造成的责任由自己负责.第十七条个人信息的完善：在OA系统的个人设置里面,必须对自己的个人信息进行添加和完善,包括个人真实头像、联系方式等,个人信息发生变化时应及时修改,以便同事之间联系时查找方便.第十八条 OA系统流程模板涵盖集团及项目公司范围内的办公流程,涉及的相关部门应按照系统模板使用说明实行网上流程签批,流程归属部门应督促系统流程模板的使用.第十九条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照工作权限,认真完成本人在系统中所承担的工作任务.第四章业务管理规则第二十条OA系统功能包括：协同工作、表单管理、会议管理、文档管理、公文管理、公共信息、通讯录等.第二十一条协同工作涵盖集团和项目公司范围内各部门第一期梳理上线的流程表单：所有已上线流程表单均需按照使用说明实行OA 流程发起,线下纸质文件审批取消；暂未上线流程表单仍按线下纸质文件审批模式运行.第二十二条表单应用表单应用涉及表单模板查询、表单使用情况查询,根据各部门表单情况,做流程表单使用情况查询和统计工作.第二十三条会议管理召开会议前,由各部门人员填写会议通知或方案,描述会议相关信息对应告知集团总裁办、项目公司总经办,集团总裁办、项目公司总经办根据会议时间安排在OA系统中发布会议通知.参会人员需密切关注会议内容和会议时间,并在收到会议通知后,回复是否能参加会议. 第二十四条文档管理1、集团文档集团文档用于集团统一对所有员工公开的目录,目前主要包括集团公司工作日报、项目公司工作日报,后续所有工作日报将取消在微信工作群及工作群中发布.2、一般文档管理各部门文档管理员应对本部门需保存、共享的资料进行分类整理,并归档到“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅.重要文档需另外备份.3、流程归档流程表单处理完成后,文件自动归档到电子档案库,形成流程归档文件,按部门及年份存储,供相关人员查询或借阅.第二十五条公文管理1、各管理部门发文,由各部门内业拟稿,交由部门负责人审核后,提交人力行政部项目公司为总经办核稿,由人力行政部项目公司为总经办根据文件性质和领导工作分工,把文件提交给相关领导签发,领导签发后文件传递给人力行政部项目公司为总经办文员,文员对文件进行存档,并分发到各相关部门和人员.2、公司收文,人力行政部项目公司为总经办收文后登记,并把外来文件扫描成电子件,发起收文流程,系统流程中传递给相关领导阅示,领导阅览后批示意见,人力行政部项目公司为总经办根据领导批示意见转交相关部门办理.3、部门收文,由部门文员完成收文登记、部门负责人拟办、分管领导批示、转到具体办事人办理自动归档.第二十六条公共信息通知公告、新闻、调查等公共信息,由本部门文员内业起草标题和内容等信息,提交部门领导审核后在OA系统中直接发布.第二十七条通讯录通讯录作为集团内部员工联系方式的集中体现,如本人联系方式发生变化,应及时通知系统管理员在OA系统中变更.第五章应急处理第二十八条如遇系统出现故障、长时停电、网络问题等应急情况,导致流程表单和信息无法在系统中进行正常交换的,应及时通知集团人力行政部.由信息专员组织OA软件供应商尽快查明原因,排除故障,并在4-6小时内做出响应.若24小时内仍未排除故障,造成系统不能正常运行的,由集团人力行政部提出解决办法,同时报告集团相关领导并通知各使用部门,以保障流程表单与信息交换工作的正常运行.第二十九条系统运行中遇到的其他问题或使用意见,应及时向集团人力行政部反馈.第六章罚则第三十条 OA系统自动对协同工作进行跟踪,对每位员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录.每月进行使用情况统计通报,并将使用情况纳入本部门年度考核范围.第三十一条 OA系统作为公司内部办公系统,为了方便内部沟通交流,需要上传本人真实头像真实头像需要使用个人清晰真面照,新员工在入职后三个工作日内必须完成上传.集团将定期检查OA系统中头像上传情况,如未上传或没有按照要求上传头像的情况,将处以50元/次罚款.第三十二条 OA办公是非常严肃的事情,对处理延误造成工作积压3-5次以内时每次考核责任人100元,6-10次时每次考核300元流程处理时限延误是指以系统的记录时间计超过1个工作日时仍未处理待办事宜.第三十三条对长期不登录使用OA系统、不按统一要求提供共享数据,对工作造成不良影响的,视情况处以50-500元罚款如因特殊情况无需使用OA系统,需以书面申请报公司审批.第三十四条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息,造成公司损失的,对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款1000元,并纳入年终考核.第三十五条对侦测、盗用他人账号和密码,刺探网络配置、服务器配置和数据库信息,造成公司保密文件泄密的对责任人处以行政处罚,损失重大的开除公司.第三十六条违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定.所有员工使用OA情况将纳考核范围.××人力行政部二〇一六年一月八日附：OA系统常规管理细则一、系统使用权限及应用的有关规定1、协同工作：广泛用于内部的请示、计划、行政财务类流程审批、项目协调、工作安排、信息传递及采集、归档等应用,是OA系统中最经常、最重要的功能.授权使用范围：所有操作人员处理权限解释：在待办处理事项时会出现“知会”“协同”“审批”“知会”：属于最低权限,只有了解事项权限,无流程处理权力.“协同”：属于中级权限,可进行对流程“加签”,流程回退、撤销、终止权限.“审批”：属于最高权限,可进行更高级流程改变,以“转发”“归档”“知会”“加签”等处理,具有对事项处理以流程“回退”“继续”“撤消”“终止”等权力.2、公文管理：通过收发文管理,进行公文拟办、签审、核校、签发、来文登记、批阅、办理、归档、查询等应用.授权使用范围：领导高层、总裁办、项目公司总经办、相关部门文职人员.3、文档管理：分为个人文档、单位文档和集团文档.个人文档可对个人协同事项进行归档保管,借阅、检索.单位文档和集团文档由专人管理和文档权限分配,分级管理.实现自动归档、档案分类、清理、文档移动、映射、共享借阅等常见应用.授权使用范围：公司全体员工4、会议管理:提供会议管理功能.会议管理：会议组织部门将会议时间安排发给集团总裁办、项目公司总经办在系统中登记会议安排,参会人员收到会议通知后需作会议回执、会议记录员作会议纪要上传共享.授权使用权限：集团总裁办、项目公司总经办均有会议发布权限.所有员工具有会议通知查看权限.5.公共信息公共信息是批量发布信息和使用者参与讨论的场所.◆新闻：实现公司内部新闻、图片新闻的快速发布；◆公告：能够以如全体、部门、职务级别等不同的方式实现信息的快速批量发布；◆调查：能实现投票式调查并立即以统计图方式显示结果；授权使用范围：其中新闻只有集团人力行政部、奉节公司总经办具有发布权限；公告只有相关部门具有公告栏目信息的信息管理员被授权,调查发起者只有集团人力行政部、集团销售管理部、项目公司总经办、项目公司营销部,其他职工有公共信息查看和调查投票的权限.二、信息的发布1、所有在OA办公系统发布的公共信息必须是非涉密内容,必须经部门负责人审批签发后才能发布.2、未经批准,任何部门、个人不得采取非法手段盗用他人密码发布信息.3、对违反上述规定,产生不良后果的,公司将按国家有关保密法规和公司制度,追究当事人和有关人员责任.三、权限及变更申请1.人员入职、离职、异动申请：集团、项目公司人力资源专员通过入职报到流程、离职流程、员工异动流程将新入职或离职人员名单、岗位、职务、联系方式等信息通过OA协同发给系统管理员来设置,并反馈新增人员登录信息.2.流程表单使用/增加申请：各部门如有流程模板需要改动、增加等,需附修改后表单模板和流程、模板使用人员或部门等信息通过OA系统发给系统管理员,系统管理员、OA技术人员共同商讨确定后修改或添加.3.文件夹使用权限申请：如各部门需要授权单独建立/新增文件夹,发申请至系统管理员,由其统一授权.四：系统管理人员名单1.信息管理员文档管理员、表单管理员：2.系统管理员：。
OA系统管理办法
引言概述OA系统（Office Automation System）是指通过计算机技术和网络化平台，对办公室的各项日常流程和办公管理进行自动化处理和协同，提高办公效率和管理水平。
OA系统管理办法（二）是在OA 系统管理办法（一）的基础上进一步完善和细化，以更好地规范和管理企事业单位的OA系统使用。
本文将从五个大的方面来阐述OA 系统管理办法（二）的内容。
正文内容一、信息安全管理1. 确保OA系统信息安全的重要性a. OA系统中的信息安全风险b. 信息安全管理的目标与原则2. OA系统信息安全管理的基本要求a. 对OA系统进行风险评估和安全审计b. 制定完善的信息安全管理制度和规范c. 加强用户权限管理和访问控制d. 定期进行信息备份和灾备恢复测试e. 加强系统漏洞管理和安全补丁更新3. OA系统信息安全管理的技术手段a. 防火墙和入侵检测系统的应用b. 数据加密和身份认证技术的实施c. 安全审计和日志管理的重要性4. OA系统信息安全管理的人员培训和意识a. 增强员工的信息安全意识和责任感b. 建立信息安全培训机制和考核制度二、业务流程管理1. OA系统中常见的业务流程a. 请假、报销、审批等常见流程b. 业务流程再造与优化的重要性2. OA系统业务流程管理的要求a. 明确业务流程的所有参与者和步骤b. 设定审批流程和控制节点c. 规范审批的时间限制和处理流程3. OA系统业务流程管理的技术支持a. 工作流引擎的选择和应用b. 数据库设计和表单模板制作c. 报表和数据分析工具的使用4. OA系统业务流程管理的人员培训和沟通a. 培训员工如何使用和掌握流程管理工具b. 建立业务流程反馈和改进机制三、绩效考核管理1. OA系统中的绩效考核流程a. 绩效目标的设定和任务分配b. 绩效数据的采集和分析c. 绩效评价和奖惩机制2. OA系统绩效考核管理的原则和方法a. 确定合理的绩效指标和权重b. 绩效考核结果的公平性和客观性c. 绩效数据的及时性和准确性3. OA系统绩效考核管理的支持工具和技术a. 绩效考核系统的选择和应用b. 数据集成和指标分析工具的使用c. 员工自评和上级评定的沟通机制4. OA系统绩效考核管理的培训和激励a. 培训员工如何使用和参与绩效考核系统b. 建立绩效奖励和晋升机制五、系统维护管理1. OA系统的系统维护a. 服务器和网络设备的维护b. 软件和系统的升级2. OA系统维护管理的要求和规范a. 定期进行系统巡检和性能优化b. 完善系统故障报修和维护流程c. 建立系统维护的备份和恢复机制d. 完善故障记录和统计分析3. OA系统维护管理的技术支持a. 远程管理和监控工具的应用b. 故障警报和系统监视技术c. 系统日志和性能分析工具的使用4. OA系统维护管理的人员培训和沟通a. 培训管理员工如何进行系统维护b. 建立故障报修和维护反馈机制总结。
公司OA系统管理制度
公司OA系统管理制度第一章总则1.1为加强公司协同办公系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。
1.2 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、知识管理、个人设置、综合办公、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。
第二章组织管理与职责2.1公司IT工程师负责OA办公系统的管理、规划、实施、培训;其主要职责:（一）按照相关的具体工作流程和制度在系统中进行搭建、测试；（二）征询各使用部门的意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题；（三）培训各部门系统使用人员；(四)负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、升级；(五)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查；（六）负责办公终端安全策略管理系统的安装；（七）负责OA系统的数据备份，并对系统运行情况进行监控，保证系统安全稳定运行；（八）做好其他相关工作。
第三章基础管理3.1 为使审批流转真正地落到实处，并能提高员工对“企业信息化“的认识，OA审批人必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假须通过移动OA功能完成审批事项。
3.2 协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，应在2个小时内处理审批事项。
凡因非客观因素不能及时审批的，应不超过1个工作日；若遇紧急业务，流程发起人可通过短信或电话告知审批人员。
3.3 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、部门经理、主管原则上应该全天在线，其他人员至少每天登陆四次OA系统（8:00、11:20、13:00、16:20），接收各类文件，处理待办事项。
3.4各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将意见写清楚，交给谁办理，如何办理，此文件是如何落实的，将落实意见一并写上进行归档。
3.5 员工身份认证。
OA应用管理办法
办公自动化系统管理办法第一章总则第一条为了有效地配合集团办公自动化系统（以下简称：XXX-OA 系统）的运用，推进集团信息化建设，从而有效地利用XXX-OA实现办公“流程电子化、制度规范化、工作协同化、管理精细化”目标，提高办公效率、提高信息综合利用、实现资源共享、提高企业管理水平，特制订本管理办法。
第二条本办法适用于XXX-OA系统的管理（包括集团本部和各级公司）。
第三条集团本部和集团所属各公司必须指定专人作为子机构系统管理员负责XXX-OA系统在公司的建设、实施和本公司的系统维护。
集团本部和各公司的职能部门必须指定部门信息管理员，负责本部门的用户及权限、岗位、流程模板设定，部门文档权限（授权）的设置，负责本部门的操作人员的指导、咨询和培训，对本部门的信息安全负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。
第四条系统内包含集团高度机密文件，用户应有良好的安全意识。
应定期修改用户密码，并不得转借他人使用。
第五条除个人文件外，用户不得随意修改和删除协同管理内文件。
如文件作废或删除，必须征得部门负责人的同意。
第六条XXX-OA系统用户对集团信息安全负有保密的责任和义务，不得随意设置权限，共享信息给无关人员，不得无故下载文件，更不能向公司外人员泄漏公司机密。
第七条 XXX-OA的主要功能包括：●内部邮件管理●文档管理●流程管理●工作联络书●信息发布和交流其中内部邮件管理、工作联络书、流程管理是XXX-OA的核心业务。
全集团办公人员可以利用XXX-OA进行日常办公、公文审批、文件共享、知识共享，促进办公人员之间的交流和协作。
第二章办公自动化系统的约定第八条集团办公自动化系统（简称XXX-OA）包括集团电子流程应用系统和电子邮件管理系统两个子系统。
第九条第一次使用XXX-OA系统前，先联系本单位系统管理员，在用户自己使用的计算机上进行host文件设置后，方可使用。
第十条 XXX-OA系统的用户命名规则：XXX-OA用户名为用户汉语全名。
OA系统运行管理办法-暂行版
OA系统运行管理办法（暂行版）第一章总则第一条OA系统是覆盖集团公司业务流程的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享；是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段；第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司的实际情况，制定本管理办法；第二章管理机构第三条本管理办法明确管理部为OA系统的管理机构，负责系统日常的运营管理与维护；第三章OA帐户的开通、注销与密码设置第四条新员工入职一周后到管理部申请OA帐户，设置并妥善保管登录密码，OA帐户开通后3日内未设置登录密码，罚款20元；第五条离职员工离职手续完结后由管理部关闭其帐号；第六条安装有手机客户端的OA用户，若遇手机遗失之情形，需要向管理部报告备案并重新设定密码，如果因未重设密码造成异常登录及使用从而造成可能泄露公司信息的情形，对当事人处以500元罚款；第四章帐户登录及流程流转第七条除各子公司生产系统基层员工、餐饮公司基层员工外的其他员工（含其他需特殊管理的基层员工），要求工作日保持OA帐户登录状态；不在线时长不能超过12小时（不含休息日及节假日）。
超出12小时，罚款10元/人次；超出24小时，罚款50元/人次；超出48小时，罚款100元/人次；第八条各流程节点处理时限为24小时之内（含休息日及节假日，以下均含），超出24小时，罚款20元/人次；超出36小时，罚款100元/人次；超出48小时，罚款200元/人次；第九条流程流转过程中，时间、金额填写不规范，罚款10元/人次；审批选项未选择，罚款20元/人次；流程审核审批节点责任人应当对流程信息的规范性进行审核，若存在不规范的信息，应当退回发起人进行修改；若未对错误信息进行审核从而审批流程，对此节点责任人处以20元罚款；第十条流程发起人在流程未被下一审批节点审批时，需要结束流程可以自行选择删除，若未选择删除长时间搁置超出48小时，罚款20元/人次；第十一条为保证流程流转的高效，各流程节点责任人有义务提醒或督促下一节点审核人尽快完成审核审批，若存在提醒或督促后仍然长时间未审核审批的情况，可向管理部进行投诉；第十二条流程节点出现异常造成无法正常流转，可向管理部进行反映进行后台调整，此种情形不予处罚；第十三条各子公司组织架构或人员职位出现调整情况，应当及时通知管理部进行后台调整，避免出现流程流转异常情形；第七章附则第十四条此管理办法为暂行版，自2016年5月1日起实施；第十五条此管理办法的解释权归管理部所有。
OA系统使用管理办法
OA系统使用管理办法第一章总则第一条为了提高公司工作效率，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本办法。
第二条公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以网络智能办公系统为管理平台，覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。
OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
第二章组织职责第三条OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。
职责如下：1.公司办公室是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。
主要职责为：1）负责制定OA系统规章制度。
2）负责OA系统核心工作流程设计、修改。
3）负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限。
4）卖力监控、搜检、督办核心工作流程的工作流转。
5）卖力OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。
6）负责按照公司的实际需求开发OA系统的潜在功能并做好开发升级计划。
7）卖力OA系统的数据备份。
8）负责OA系统使用人员的培训和技术指导工作。
9）卖力OA服务器、操纵系统和硬件的维护，确保服务器安全运行。
10）负责系统用户注册、注销等管理。
2.其他部门主要职责为：1）负责指定部门OA管理员，参与维护本部门工作流程的流转、知识文档文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护。
2）本部门OA系统使用人员的权限发生变换时，及时把变换情况提供应办公室申请调整。
3）卖力根据本部门工作需要，提出优化需求。
4）在OA使用过程中，如本部门员工在使用OA系统中发现问题，及时汇总和提交到办公室。
第三章系统使用范围第四条OA系统使用范围（包含但不限于）如下：1.审批流程的使用。
1）员工出差申请审批。
2）员工加班申请审批。
3）员工非一般打卡登记。
4）员工请假申请审批等。
2.发布消息、告诉、通告。
3.会议管理模块使用。
1）会议室使用管理。
2）会议安排告诉等。
第四章系统使用规范第五条OA系统为公司内部办公系统，禁止非公司员工登陆或使用本系统。
OA系统管理办法
XXX有限公司OA系统管理办法1 目的1.1 为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。
1.2 实现无纸化办公，提高办公效率。
OA系统运行应坚持优化办公流程、提高办公效率和降低管理成本的原则，利用OA系统处理办公业务应遵守本公司业务流程的有关规定。
1.3 OA系统自动对协同工作进行跟踪，并对部门、员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，并作为本公司相关考核的依据之一。
2 范围适用于公司各职能部门、各分厂。
3 职责3.1IT科是办公自动化OA系统的主管部门，负责OA 系统管理和日常运维工作，主要职责为：3.1.1负责OA系统工作流程设计、修改。
3.1.2负责各部门OA系统流程设计的审核。
3.1.3负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限。
3.1.4负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转。
3.1.5组织操作培训。
3.1.6负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。
3.1.7负责对OA系统内的数据安全进行定期检查、监督。
3.1.8负责OA系统的数据备份。
3.1.9负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度。
3.1.10负责全公司的OA系统的技术指导工作。
3.1.11负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器正常运行。
3.1.12负责制定OA系统规章制度或管理办法。
3.2 人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织部门设置，提供OA办公系统中用户的流动信息，主要职责为：3.2.1 负责OA系统现有用户、及新增用户的审核。
3.2.2 负责OA系统部门调整、员工离职处理工作。
3.2.3 负责OA系统公司领导的职能调整。
3.3 总经办负责OA办公系统的文件归档功能日常管理工作3.3.1 负责公司级结果性文件扫描、上传到OA系统。
3.3.2 负责OA系统公司级文件借阅、下载等权限设置。
3.3.3 负责OA系统流程文件归档，并提供其他部门查询管理工作。
办公自动化(OA)系统运行(试行)管理办法
办公自动化（OA）系统运行（试行）管理办法第一章总则第一条为加强集团办公自动化系统(以下简称OA系统）管理（互联网地址：；局域网地址:），实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本.保证其安全、高效运行，根据OA系统实施要求，结合本单位实际，特制定本办法。
第二条本办法适用于各公司、各部门。
第二章管理机构第三条信息部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。
其主要职责:（一）根据董事会的安排,办理OA系统使用单位的注册、名称、功能变更、撤销等手续；(二）定期提交OA的运行报告,包括工作日志填写数量，工作流处理周期、处理件数延误等情况.（三）制定电子文件与信息流转的具体工作规范和制度；（四)征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题;（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；(六)做好其他相关工作。
第四条人事部负责在OA系统中为新入职员工建立账号、部门调整、离职操作等。
第三章使用单位第五条使用单位为各公司、各部门。
第六条各公司、各部门必须明确一名领导分管系统工作，负责监督该系统在本单位的运行。
同时确定一名行政专员负责日常管理。
行政专员的职责是：（一）负责本单位OA系统的日常操作，包括查收电子邮件、提交物资购买申请、签呈等。
（二）负责对本单位内OA系统办公用品模块的管理工作。
（三）负责本系统运行与信息部的衔接工作。
第四章使用人员第七条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。
第八条每个OA系统使用人员的账号必须设置密码，第一次登录OA后应首先在个人事务→控制面板→修改密码，对自己的密码进行修改,若密码丢失，应先出具书面申请经本单位分管领导签字，交由信息部备案后予以恢复初始密码。
第九条在OA系统的控制面板→个人资料里面，须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等,以便同事之间联系时查找方便。
OA办公系统管理办法
XX电缆股份有限公司OA办公系统管理办法为实现公司办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率，同时保证流程运行的有效开展，特制定本办法。
一、职责分工1.行政管理部：指定专人负责“公司新闻、档案管理、公司文件、规章制度”等内容发布。
同时负责公司宣传橱窗栏的更新。
2.信息部门：负责OA系统维护技术支持，栏目规划，用户权限管理。
3.人力资源部：负责及时与信息部门反馈部门及员工岗位变动情况，负责“知识管理”栏目规划和管理。
4.项目管理部：负责“行业信息”栏目内容收集和发布5.技术管理部：负责“技术文件”管理和发布。
6.经营办/统计部：负责“数据中心”栏目管理和各部门上传数据的管理。
7.各部门职责：（1）公文管理，包括“公司发文审批、工作联系函、规章制度会签、请示报告”，各部门可依据工作需要选择类别，发起相应流程报批。
（2）OA系统授权用户均可在平台内发布“通知公告、考核公示、会议纪要”等内容，上一级领导审核后发布。
（3）公司“内部论坛”面向员工开放，由行政管理部负责管理及答复。
（4）各部门可上传本部门有关的知识内容，包括部门职责、岗位职责、权限分工、部门规划、工作计划、培训材料、管理方案等内容。
（5）上传本部门有关的各类数据报表到“数据中心”对应栏目，包括日报、周报、月报、季报、年报等报表。
（6）依据对应栏目发起相关流程，跟踪流程办理时限和结果。
流程业务部门负责“OA系统”中的业务流程支持，包括流程设计解释、表单填写说明等。
二、OA办公系统管理1.各部门有电脑及OA账户的用户须在每天上班第一时间登陆OA办公系统，适时刷新OA系统，以即时了解公司的最新信息和相关通知、公告。
2.各类会议通知要提前2天发布通知，重要会议辅以电话方式补充通知。
3.对于未有电脑及OA账户的员工、驻外业务人员，由所在部门负责人或内勤人员，进行及时张贴公告，转达有关信息内容，包括销售公司、制造部门、质管部门、后勤管理部等。
4.OA仅为公司内部工作需要使用，严禁将OA用户、密码或相关资料外传。
OA办公系统管理办法
附件七OA办公系统管理办法第一章总则第一条为确保集团公司OA办公系统（A8系统，简称OA系统）高效、安全地运行，充分发挥OA系统的作用，结合本系统实际运行情况，特制定本管理办法。
第二条本系统使用范围包括：集团公司机关各处室、各矿井生产单位、地面生产单位、地面费用单位以及资源整合区域公司、矿井。
第二章系统管理机构和角色的规定第三条集团公司信息中心负责OA办公系统的规划、管理、运维、培训和考核等工作。
第四条OA系统的管理工作由“集团公司系统管理员”和“单位系统管理员”分层协调管理。
其中“集团公司系统管理员”负责OA系统的服务器、存储、数据库和应用程序软件管理，以及整个系统架构和集团各层面的管理；单位系统管理员负责单位内部的OA系统使用管理（不涉及硬件管理）。
第五条“公文收发员”负责单位或者部门公文收发的日常工作，以及文件的归档工作和归档文件的管理工作。
第三章集团公司系统管理员管理办法第六条负责集团公司OA系统软硬件的管理和维护工作。
第七条负责管理OA系统的软、硬件升级配置等工作。
第八条负责做好OA系统数据备份工作。
第九条负责制定集团公司OA系统管理办法。
第十条负责集团公司单位与单位之间人员调动的系统操作。
第十一条征集各单位OA系统使用的意见和建议，协调解决使用过程中遇到的问题。
第十二条做好OA系统的安全技术防范工作，定期查看OA系统设备的运行状况，并建立台帐记录。
第十三条协助解决各单位系统管理员遇到疑难问题。
第十四条做好OA系统的培训管理工作。
第十五条负责制定集团公司通用的各种公文模板，协同模板，表单模板。
第十六条定期清理集团空间无需保存的过期信息。
第十七条履行集团本部单位系统管理员职责。
第四章单位系统管理员管理办法第十八条单位系统管理员是OA系统各许可单位的系统管理员，负责整个单位OA系统的管理事务工作。
第十九条负责单位组织机构和人员信息的建立、变更等操作。
第二十条负责单位内部公文收发文模板、套红模板、应用表单、电子公章和领导签章的制作和管理工作。
OA办公系统管理办法
OA办公系统管理办法一、目的为规范公司OA系统使用，提高工作效率，建立以OA为基础的办公管理体系，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于深圳**公司及下属各子公司。
三、管理职责OA系统的运行中，公司各部门应各司其责、协同配合。
职责如下：1、总司行政人事部是OA系统的归口管理部门，主要负责OA规章制度制定和执行，确定、监管OA系统管理员的权限，负责OA系统工作模块、流程设计和优化等。
2、总司信息部负责OA系统的建设、维护和服务工作，负责服务器的管理维护和日常运作、系统的开发升级管理、数据备份、OA使用人员的培训和技术指导、系统用户注册注销等。
3、各使用单位负责所在公司OA系统的使用监督、制度执行以及流程优化、信息发布、档案管理等工作。
四、账号设立、注销及登录规范1、OA账户的设立新入职员工申请设立OA账户，由所在公司人事专员发起《入职手续办理审批流程》，各司信息管理员收单审核通过，进行操作调整。
因组织架构调整产生的部门变动或岗位变动，人事专员须发起《人事架构（岗位职务/部门）变动审批流程》，各司信息管理员收到单后方可进行操作调整。
2、OA账户的注销因员工离职产生的OA账户的注销，由各司人事专员发起《离职手续办理流程》，信息管理员收单后1个工作日内进行操作调整。
3、账户密码管理系统新用户初次使用，必须修改原始密码，并定期更换做好保护，以防他人有意或无意滥发信息、恶意增删资料或干扰公文运转。
工作时间内如要离开办公电脑，需将电脑加密为屏保状态；多人共用一台电脑，如暂停办公需及时注销或退出系统，以免他人介入工作环境。
五、日常办公管理1、协同办公信息发布渠道规范指公司各部门人员利用OA进行公司内部（含部门内、跨部门之间、不同层级之间）或与外部业务单位进行日常的交流和信息沟通。
（1）工作联系单适用于工作信息的正式收发与传阅。
工作联系单接收人员必须对联系单进行签收或回复，发起人负责跟进单据中的相关事宜，当确定工作联系单交流完毕，发起人需在1个工作日内进行“强制归档”处理，作为事项办结。
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附件七
OA办公系统管理办法
第一章总则
第一条为确保集团公司OA办公系统（A8系统，简称OA系统）高效、安全地运行，充分发挥OA系统的作用，结合本系统实际运行情况，特制定本管理办法。
第二条本系统使用范围包括：集团公司机关各处室、各矿井生产单位、地面生产单位、地面费用单位以及资源整合区域公司、矿井。
第二章系统管理机构和角色的规定
第三条集团公司信息中心负责OA办公系统的规划、管理、运维、培训和考核等工作。
第四条OA系统的管理工作由“集团公司系统管理员”和“单位系统管理员”分层协调管理。
其中“集团公司系统管理员”负责OA系统的服务器、存储、数据库和应用程序软件管理，以及整个系统架构和集团各层面的管理；单位系统管理员负责单位内部的OA系统使用管理（不涉及硬件管理）。
第五条“公文收发员”负责单位或者部门公文收发的日常工作，以及文件的归档工作和归档文件的管理工作。
第三章集团公司系统管理员管理办法
第六条负责集团公司OA系统软硬件的管理和维护工作。
第七条负责管理OA系统的软、硬件升级配置等工作。
第八条负责做好OA系统数据备份工作。
第九条负责制定集团公司OA系统管理办法。
第十条负责集团公司单位与单位之间人员调动的系统操作。
第十一条征集各单位OA系统使用的意见和建议，协调解决使用过程中遇到的问题。
第十二条做好OA系统的安全技术防范工作，定期查看OA系统设备的运行状况，并建立台帐记录。
第十三条协助解决各单位系统管理员遇到疑难问题。
第十四条做好OA系统的培训管理工作。
第十五条负责制定集团公司通用的各种公文模板，协同模板，表单模板。
第十六条定期清理集团空间无需保存的过期信息。
第十七条履行集团本部单位系统管理员职责。
第四章单位系统管理员管理办法
第十八条单位系统管理员是OA系统各许可单位的系统管理员，负责整个单位OA系统的管理事务工作。
第十九条负责单位组织机构和人员信息的建立、变更等操作。
第二十条负责单位内部公文收发文模板、套红模板、应用表单、电子公章和领导签章的制作和管理工作。
第二十一条负责单位内部系统组的建立和管理工作。
第二十二条负责单位文档的管理工作，建立单位和部门归档文件夹并分配相应权限等工作。
第二十三条负责单位内部公共信息的管理工作。
第二十四条负责解决OA系统用户的日常使用问题。
第二十五条负责做好本单位OA系统的培训工作。
第二十六条负责与“集团公司系统管理员“协调完成OA系统的管理工作。
第五章公文收发员管理办法
第二十七条及时处理收文事项，认真做好收文的签收、登记和发送等节点工作。
第二十八条做好发文事项的编号、用印和发送等工作，同时做好正文格式和内容的审核工作。
第二十九条做好单位电子公章的安全使用工作，并定期更改使用密码。
第三十条做好文档信息的归档工作。
第三十一条负责本部门文档的管理工作，包括归档文件夹的建立、维护和授权等工作。
第三十二条负责与本单位系统管理员协调沟通，处理日常事务。
第六章用户使用管理办法
第三十三条各单位根据办公需要，将确需开通OA账号的员工统一由部门公文员办理申请手续，由单位系统管理员负责开通。
第三十四条OA使用人员应及时更改系统默认密码，保证账号的安全使用。
如因不更改默认密码造成账号被恶意登录使用，后果由本人负责。
第三十五条OA使用人员应及时处理“待办事项”，做好归档工作，并定期清除无用信息。
第三十六条使用OA系统时，应做到认真、仔细，尽量减少人为因素造成的错误。
第三十七条严禁发布和传播不利于国家和企业的信息，禁止发布和传播与工作毫无关系的信息。
第三十八条退休人员离职前应处理完待办事项，并下载保存个人重要数据。
半年后由单位管理员删除该退休人员账号。
第七章公共信息管理办法
第三十九条系统公共信息的发布实行实名制，发布内容由发布人负责。
第四十条通知类信息应采用公告形式发送，不宜使用协同的方式。
第四十一条公共信息的使用由单位系统管理员负责授
权和管理。
附录：
OA系统独立单位列表
说明：凡未列出的单位都在“集团本部”中。