浅谈电子档案的优势与不足

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理论探索
档 案 贰 零 零 陆 年 第 伍 期
浅谈电子档案的优势与不足
李 萍
电子技术的迅猛发展和推广，使档案工作产生了由纸 质到光电介质载体的飞跃，从而给档案的纸质管理带来新 的机遇与挑战。如何面对电子档案的优长与不足，使档案 工作在网络化、数字化的环境中生存与发展，成为我们不 得不思考的问题。 一、电子档案的内涵。从20世纪90年代起，出现了电 子档案与多媒体档案的数字化趋势。不少人认为这就是电 子档案；也有人认为，这就是数字档案。其实不然。事实 上，档案的电子化、多媒体与数字档案是截然不同的概 念。档案的数字化，指的是对纸质、磁质、光盘等多种载 体的档案进行数字化。它只以多种载体由有形到无形的转 化，而对于传统的整理档案形成过程的内容并无影响。目 前，不少单位已启动档案电子化项目，建立了档案数据库 （网）。多媒体档案较之于传统的纸质载体的档案是一个 进步。它是电子档案技术的产物，指的是通过计算机将文 稿、图片、音频、视频资料合成VCD、DVD 光盘中，使的 档案不仅仅是静态的文字、图片，而变成形、声、色俱全 的音像制品。电子档案则是一个新概念，它是一个全新档 案，是一种新形式、新内容、新载体的档案。如果说档案 电子化、多媒体档案只是档案物理载体的量变，而电子档 案管理则是从内容、形式到手段的质变。 二、电子档案的特征。相对于传统的纸质或多媒体而 言 ， 电 子 档 案 具 有 鲜 明 的 特 征 。 主 要 是 ：1. 实体的虚拟 化。我们现有的档案都是固定在某一载体上的，有的是纸 张，有的是光盘或磁带，而电子档案是存储在计算机网络 中的，对于单一文稿而言，它的实体是无形的，是看不到 摸不着的。电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储 只能是分布式的，没有具体的特定场所，用户调看或利用 的资源可能存储在本地、本国，也可能存储在异地、异 国。2. 手段的数字化、网络化、多媒体化。过去档案全是 手工操作，数字档案则不然。它从资料的采集、整理、加 工、归档都是依托数字和网络环境。它是通过网络、收集 地方信息；或将收集到的其它载体信息进行数字化处理； 利用计算机和网络，就其内容和展示手段而言，数字档案 是多媒体的，它的文本、图片、音频、视频，融于一体， 甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容。用户通 过网络在线阅读和利用，并可以选择浏览的界面（如数据 库式、网页式等）、版式（不同的网页模板和风格、颜色 等，也可以选择下载、打印、刻录光盘及个性化的保存需 求的档案文献。3. 时效性强，周期短。档案是一个浩大的 工程，需要耗费大量的人力物力。用传统的方法，少则一 年，多则几年。而数字档案采用新的手段和方式，通过网 络采集、数字化管理、计算写作、电子邮件联系。新的技 术手段减轻了劳动强度，减少了多种的环节和时间，大大 缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正 错讹或更新资料都十分方便，电子档案的内容可以是实时 的，可以反映最新的情况。4 . 交互性的和个性化档案。在 电子档案的模式下，文稿的提供者与用户紧密地联系在一 起，用户之间都可以十分便利地沟通，甚至在一定的条件 下角色可能会发生转化，具有空前环境下的交互性。另一 方面，电子档案的形式是在线的、实时的、网络化的。有 些档案利用过程也可以不经过现场来进行，通过有关数字 化的网络就可能完成。5. 成本低、风险小。电子化的文稿 从形成的整个环节都是通过计算机网络完成的，不费一纸 一笔，而网络技术、数字技术，又使得远距离、大容量传 输和通讯更便捷、更廉价。过去档案所需要投入的大量邮 寄、通讯、复印、打字、装订等费用都节省下来，这些都 直接降 低了成本。6. 加工的标准化、信息的海量化和检索 的智能化。电子档案在资源加工、整合 有 特 定 的 统 一 标 准，如统一的压缩化、编码技术、视频格式、元数据标 准、浏览平台等，它依托互联网服务，不同部门的档案是 可以共享的，并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑 出版方式，使得方志的编撰常态化，可以收集到大量的资 料，有效避免了过去因为编撰时间太长遗漏过多的现象。 与标准化加工和海量信息相适应，在检索技术上，电子档 案是智能化的。检索系统能够自动地 分 析 检 索 条 件 与 结 果，提供同义词、主题词或相似词的扩展检索，能实现多 语言混合检索及检索结果的自动排序等功能，为用户提供 最为满意的信息。7. 以服务和用户为主导。档案信息网络 化管理的优势主要表现在，一是档案信息更加完整。二是 人们利用档案信息可以不受地理位置、时间或专业的制 约，使电子档案以服务社会、方便用户为主旨的，正因为 如此，其内容、网络平台和服务系统的设计、组织与构建 都是围绕服务用户的目的，具有开放性（普通公众也能参 与）、交互性（用户可提供资料或提出意见）、动态性 （即时修订、更新）、个性化的特点，使得电子档案更友
档 案 贰 零 零 陆 年 第 伍 期
档
（作者单位： 甘肃省交通史志年鉴编辑部 /兰州/ ７３００３０）
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业务园地
试论影响电子档案效力的 因素及应对措施
周学欣
电子档案的产生一方面使人们在保管、开发与利用 的速度、手段上更加方便，一方面电子档案管理方面存 在诸多不安全因素，导致电子档案的不真实、不完整和 不可靠，影响着其效力的发挥。本文试图对影响电子档 案效力的因素及应对措施进行分析。 一、影响电子档案效力的主要因素 1.计算机和网络技术方面的不安全因素。电子档案 与传统纸质档案不同在于，前者在计算机中产生并存储 于光学磁性材料等载体上，是“无形”的。也就是说形 式（存储介质或载体）和内容（档案内容）是相互分离 的，而且任何人都能通过计算机进入网络，内容和形式 很容易被非法改动、删除、复制等，改后往往不留有任 何痕迹。表现有： ①非法入侵网络后，对电子档案进行恶意破坏。一 是非法访问。非法网络用户进入档案管理网站后，窃取 电子档案内容，造成档案泄密；二是非授权访问。合法 网络用户未经档案管理方同意，擅自进入档案管理网站 获取相关档案内容；三是为了自己的需要，合法网络用 户将正当渠道获取的档案信息进行随意篡改、伪造。 ②黑客、病毒入侵网络，档案数据将会受到严重破 坏，甚至造成整个档案管理系统瘫痪。一是黑客网上攻 击。电子档案的保密性会受到威胁，比如档案文档内容 好、更人性化，使用更便捷、更能满足用户的需求。 三电子档案的不足：1. 电子档案的文稿有大众化的趋 势，弱化了“把关人”的角色。传统的档案理念下，领导 者和上下级都把握着信息传递的关口，决定写什么内容， 用什么口径写，三级审查制度更是层层把关、安全可靠。 电子档案模式下，更多的社会公众可以通过网络参与到档 案各个环节：数字技术就像一把双刃剑，在给档案管理工 作带来无限生机的同时，也使传统的理念和机制面临着前 所未有的挑战。 2. 传统的阅读习惯和现代健康意识，在一 定程序上成为电子档案发展的难题。电子档案有很大的人 性化特征，如能全文检索、跨库关联等，是传统档案无法 比拟的，但从阅读习惯来说，人们更习惯于纸质书籍，它 能自由选择阅读姿势、时间、场合等等。另一方面，电脑 对人体健康有一定的危 害 。3. 电子档案保存问题。首先， 电子档案的修订与更新极其便利，打破了原有的方式又使 其存在没有固着物，一些资料可能因负责的人缺乏相关知 在网上传输时，极易泄密；无法证明电子档案文件是否 来源于某个人或者某个机构，收发件人的身份一时无法 确认，互相猜疑；黑客如果对档案内容进行篡改，电子 档案就会失 去 其 真 实 性 、 可 靠性，其凭证效力不能发 挥，而无法被利用。二是计算机网络病毒的恶意入侵。 网络病毒种类繁多，任何病毒都可通过多种途径感染计 算 机 数 据 ， 以 网 络 感 染 为 最 多 ， 轻 者 文 件 不 能 正常阅 读，重者档案系统不能正常工作。 2.制度管理方面的不安全因素。在电子档案进行管 理过程中，都是通过档案管理人员的日常操作完成的， 并且要不断地对系统维护、更新，参与人员较多，因此 经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息被盗、 泄密或者丢失。主要存在以下安全问题： ①档案管理人员操作失误。有的管理人员安全意识 不强，用户口令选择不慎，或者对软件不进行保密，有 的将自己账号随意转借他人或者与别人共享文档内容， 甚至允许他人随意拷贝文档，管理人员操作过程中把信 息传输错误等等，这些失误都是事后无法弥补的。 ②档案管理人员有意泄露文档内容。由于受到利益 驱使，个别人员进行了一些违法行为，根据不法者的要 求，有意向熟人、朋友等说出计算机口令或密码，让不 法者很容易进入系统盗取相关数据。 ③档案管理人员违规操作。档案管理人员不严格执 行档案管理法规制度的相关规定，就可能出现录入数据 识或政策框架随时消失。其次，电子档案存储的磁性材料 从保存时限上说最长也就100 年 ， 而且其性质极不稳定， 遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。 再次，电子档案在某种意义上说是“电”档案，它依赖于 电能。近年全国性的电力供应紧张，不少地方都实行分时 分片拉闸限电。虽说这只是目前一段时间的现象，但是哪 怕只断电30分钟，在这特定的时空里，电子档案是无法服 务的，在一定意义上可以说是不存在的。这些都是电子档 案仍需要解决的难题。 基于上述原因，笔者以为，虽然电子档案有着无可比 拟的优势，但现在就断言电子档案是有形档案的替代品仍 为时过早，至少在今后相当长一段时间内，电子档案与有 形方志档案融合、互补、共存的复合型档案，将是发展的 趋势。