信息时代档案信息资源共享实现途径探讨

信息时代档案信息资源共享实现途径探讨

发表时间：2019-06-11T16:38:06.787Z 来源：《建筑模拟》2019年第15期作者：周睿秀

[导读] 本文首先阐述了信息时代档案信息资源共享的方法和步骤，然后对档案信息资源共享应注意的问题及实现途径进行了分析与探讨，以供同仁参考。

周睿秀

珠海呈现信息科技有限公司广东珠海 519000

摘要：本文首先阐述了信息时代档案信息资源共享的方法和步骤，然后对档案信息资源共享应注意的问题及实现途径进行了分析与探讨，以供同仁参考。

关键词：信息时代；档案信息资源共享；方法与步骤；注意问题；实现途径

一、前言

近年来，随着信息高速公路的崛起，各种信息在互联网上的交融，已成为信息社会的一种态势，被人们所接受，而档案信息作为社会重要的信息资源形态，逐渐受到到人们的重视，而信息技术在档案领域中的广泛应用，档案数字化、网络化建设的全面推进，给人们提供了网络信息形态中获得档案信息资源的条件。档案管理者的使命也由档案的保管者向档案信息提供者、档案信息导航者逐步过渡，实现档案信息资源共享已指日可待。

二、档案信息资源共享的方法与步骤

（1）实现档案信息处理规范化、标准化。只有标准化，才有现代化，才有信息资源共享。因此，档案部门要严格按照《档案著录规则》、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》等一系列标准，搞好各项工作，为实现档案工作现代化和档案信息资源共享打好基础。

（2）大力推进计算机的应用。积极开发适应各级各类档案部门存贮和提供利用档案信息的计算机通用软件，实现不同档案管理软件数据间的相互兼容，避免各自开发，造成人才、财力的浪费。

（3）分期分批上网。由于档案管理现代化程度的不同，馆藏档案种类、保管期限、保密范围的不同，在上网时，就要先由档案管理基础好的网络化管理程度高的档案部门和保证开放档案、利用率高的档案、有特色的档案以及《档案馆指南》、《全宗指南》、档案目录、索引等检索工具上网。

（4）实现计算机网络化。在建立各级各类档案馆信息源网的基础上，与国家信息资源网联通，实现全国档案信息联络，使档案专业信息网络进入“信息高速公路”，再转入因特网，最终实现档案信息资源共享。

三、档案信息资源共享应注意的问题

（1）注意知识产权的保护。目前，世界各国纷纷制定各种信息政策和信息法律，以确保信息资源共享的有效进行。有些档案信息凝聚了研发人员的智慧和才智，应该加以知识产权保护，不应该轻易地提供给他人。档案管理部门要对核心技术的档案建立特别的保管、借阅、引用制度，确保知识产权不受侵害。

（2）注意做好保密工作。严格按照《保密法》的规定，对涉密档案加强管理，涉密档案不能上传到网络平台提供给其它单位使用，防治泄密情况的发生。

（3）搭建好档案共享信息平台。计算机网络技术的发展，为企业档案软件在企业档案管理中运用提供了技术支撑，企业档案管理网络版可在一个单位内部或多个网络用户的环境下，由不同的角色完成企业档案的整理、鉴定、利用、编研等工作，并通过系统管理的权限设定以及用户身份验证，实现企业档案的信息资源共享。企业档案资源信息网络服务体系应有由基于外网档案资源信息集群化共享服务平台和基于内网的档案管理系统以及内外网联动系统、数据传输设备以及安全应用支撑平台共同构成。企业档案共享平台应能完成不同网络用户的权限配置和身份验证，在支撑企业档案资源信息数据管理、查询服务、数据输出等功能的同时，保证企业档案共享平台数据库电子档案不失密、不泄密，为档案资源信息提供良好的网络基础。

四、档案信息资源共享的实现途径探讨

（1）健全档案信息资源管理机制。档案信息资源共享平台应该专设管理部门，制定严谨的管理制度和工作方案，统一各方面的部署，坚决避免“多头管理”的现象，提升平台管理的整体标准。另一方面，共享平台的设计、筹建、管理以及运行维护的各个团队应该严格遵守部门的各项规定，明确团队理念，理清自身的主要目标和任务，全身心投入本职工作，争取实现档案信息资源共享平台的社会效益最大化。

（2）重视技术研发，建立与各信息系统互联的综合档案信息系统。在档案信息资源共享平台的建设中，技术研发环节非常重要，在现有的档案管理系统上完善其功能，建立与其他各部门之间互联的档案信息网络，逐步实现档案管理系统与其它应用系统的集成应用和数据交换，与各信息系统电子文件的一体化控制、管理，实现文件、档案全过程的动态管理。通过档案信息与产品设计、生产、管理等各种知识、信息的网络连接，使档案信息管理参与到电子文件的全程管理，做到信息的动态交流、沟通，成为企业各种信息的集成。同时，档案室与各专业部门建立合作、沟通的网络渠道，也可以使专业技术人员参与到档案信息的管理、利用中，增强档案信息开发利用的技术含量。既保证档案信息收集全面、及时，又使档案信息的提供利用有针对性、时效性，便于档案信息的网络管理、提供利用。

（3）建立健全产品档案信息数据库。依托PDS而建立的档案信息资源管理系统，应不断丰富健全完整、准确、系统和可扩展的档案信息资源数据库。从用户需求出发，以优质服务为宗旨，建立各种级别的档案资源数据库：建立全面的各类产品档案信息的目录级数据库：通过与各信息系统的数据转换逐步建立产品数据齐全、规范的全文档案信息数据库；根据科研生产设计发展的需要，建立多媒体数据库，提供照片、声像等多种形式的丰富的档案信息服务；重点是产品专题数据库的建设，结合用户对信息的要求，利用网络平台进行信息的采集、鉴别、研究和编纂等。

（4）建立智能化个性化检索系统。为了能够更好的档案使用者提供便利条件，则可以根据用户的需求来建立导航系统和信息交流平台，确保网上信息能够与用户的需求实现智能化的匹配，开展具有个性化的主动推送服务。而且为了能够实现超大规模的数据资源的共享，则需要提供异构数据跨库检索的搜索引擎。实现多元化和多检索点的组配检索，不仅实现超文本检索，而且所提供的信息也更具多样

化。

（5）做好档案信息资源共享平台的安防措施。档案信息资源共享最不可忽视的问题之一就是安防方面，所以，相关管理制度的制定必不可少。其次，还应该注重对相关人员进行“网络安全”方面的教育，强化他们的安全意识，提升在职人员对病毒防护、漏洞修复等方面的技术水平，设立有效的应急预案，以期档案信息资源共享平台的运行能有一个安全、稳定的环境。

五、结语

总之，实现档案信息资源共享，是一项复杂的系统工程，必须贯彻“统筹规划，国家主导，统一标准，联合建设，互联互动，资源共享”的中国信息化建设的指导方针，坚持大力发展数字化档案馆、面向社会开放、开发和利用档案信息资源为主题；合理配置档案信息资源，走联合之路；加强现代化档案队伍建设，优化知识结构；采用先进的信息技术和通讯技术，建设档案信息网络；按照循序渐进、分期分批上网的原则，推进档案信息资源共享目标的实现。

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