文书档案整理要求
文书档案整理原则的基本标准要求
文书档案整理原则的基本标准要求
1.完整性原则：文书档案应当包括全部的原件或复制件，并且在整理过程中不得删减或遗漏任何内容。
2. 实效性原则：文书档案应当按照实际需要进行分类、整理和存储，以便于随时查阅和利用。
3. 有序性原则：文书档案应当按照一定的顺序进行整理，包括时间顺序、主题顺序或其他相关顺序。
4. 统一性原则：文书档案应当采用相同的整理标准和方法，以确保整理结果的一致性和可比性。
5. 机密性原则：文书档案应当根据保密等级进行分类和存储，以确保文件的机密性和安全性。
6. 原始性原则：文书档案应当保持原始的形态和状态，以反映历史真实情况。
7. 可读性原则：文书档案应当采用易于阅读和理解的方式进行整理和存储，以便于查阅和利用。
8. 安全性原则：文书档案应当采取必要的措施保障其安全，包括物理安全和网络安全等方面。
9. 持久性原则：文书档案应当采用耐久性良好的材料进行保存，以确保其长期保存和利用价值。
10. 公开性原则：文书档案应当根据法律法规规定，及时公开或提供相关信息，以满足公众的知情权和监督权。
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文书档案整理归档验收标准
附件：1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。
任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。
文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。
(二)装订应整齐、安全、美观。
归档文件按“件”装订。
5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。
确保不压字、无金属物，超过A4纸张的应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。
(三)文件保管期限划分应科学、准确。
以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。
(四)归档文件排列应正确、有序。
应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。
不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。
每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。
(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。
归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。
(六)加盖、填写归档章应清晰无误。
在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。
归档章式样如下图：┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 全宗号┃ 文件年度┃ 件号┃┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃处室名称┃保管期限┃ ┃┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛例：担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为：┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 66 ┃ 2011 ┃ 26 ┃┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃总经办┃ 永久┃ ┃┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛(七)档案著录应做到真实、完整。
文书档案归档程序及要求
文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范公司档案整理方法，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。
3、原件与复印件合为一件进行整理归档。
4、正文与附件合为一件进行整理归档。
5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。
6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。
7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。
二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。
2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。
3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。
三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。
2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。
3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。
四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。
2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。
3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。
五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案管理制度的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。
2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。
即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。
文书档案整理规则
文书档案整理规则一、整理前的准备工作。
在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。
首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。
其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。
同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。
二、分类整理。
对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。
按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。
三、建立档案目录。
在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。
档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
四、整理文书档案。
在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
五、标注文件信息。
在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。
六、建立档案管理制度。
在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。
制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。
七、定期清理和更新。
对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。
及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。
八、保密工作。
在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。
以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。
在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。
文书档案管理制度(4篇)
文书档案管理制度一、总则为规范文书档案管理工作，提高文书档案管理效能，保障文书档案的完整性、准确性和可靠性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有单位和个人的文书档案管理工作。
三、基本原则1. 法律依据原则：文书档案管理工作必须依照国家法律法规和有关规定进行。
2. 统一管理原则：本单位的文书档案管理工作由专门机构负责，统一管理，确保文书档案的完整性和安全性。
3. 确权负责原则：对文书档案的拟制、核发、收集、整理、存储等工作应明确责任人并且由责任人进行负责。
4. 规范操作原则：文书档案管理工作应严格按照有关规定进行，确保工作的规范化和系统化。
五、文件档案的分类和编排1. 文件档案按照文种、用途、时间、地点等特点进行分类编排。
2. 文件的分类编排采用数字、字母、字母数字或字段的组合方式，确保能够快速检索和定位。
六、文书档案的编制和管理1. 拟制文书须按照规定格式进行，确保文书的统一性和规范化。
2. 文书档案在经过核发后，应当及时归档，确保档案的完整性和可查性。
3. 文书档案采用电子方式存储，同时也要保留纸质文件，以备查阅。
4. 文书档案的存储应当按照规定的期限和地点进行，确保文书档案的安全性。
七、文书档案的保密工作1. 所有的文书档案必须严格保密，任何人不得擅自查阅或泄露。
2. 对于涉及国家机密的文书档案，必须按照国家机密保密的相关规定进行处理。
3. 对于涉及商业机密的文书档案，必须按照有关商业机密保密的相关规定进行处理。
4. 文书档案管理部门必须建立健全的保密制度，对文书档案的保密工作进行监督和管理。
八、文书档案的销毁和归档1. 对于已经失效的文书档案，应当及时进行销毁，确保文书档案的及时清理。
2. 对于需要长期保留的文书档案，应当及时归档，确保文书档案的完整性和保存性。
3. 文书档案的销毁和归档工作必须经过核实并由相关负责人签字确认。
九、文书档案管理的监督和评估1. 文书档案管理部门应当定期对文书档案管理工作进行监督和评估。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
文书档案归档整理规则
文书档案归档整理规则一、范围本标准规定了****旅游分公司归档文件整理的基本要求和整理方法。
二、基本要求（一）保持文件材料之间的有机联系，正确、系统地反映本部门的各项工作活动的全貌，保证归档文件收集齐全完整，分类科学。
2、保存的文件材料必须字迹清楚工整，字迹颜色应为黑色，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。
3、归档的文件必须是原件。
4、任何部门或个人不得将应归档的文件材料据为己有或随便丢失，否则将追究部门和个人的责任。
5、文件材料的归档必须办理移交手续。
三、整理方法（一）归档文件以件为单位进行整理。
（二）一般每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报批表与报批文件为一件，报表、名册、图册等为一件，来文与复文为一件。
传真件必须复印保存，如传真件上有领导的重要批示，应与复印件一起保存。
（三）每份文件要去掉金属物，破损的要修补，传真件必须复印保存。
四、归档时间（一）文书档案在第二年第一季度内归档。
各部门将上一年度形成的归档文件收集齐全、整理规范后，与归档文件目录一并交给档案室，做好移交清单。
1、合同档案在合同签订后，立即将合同原件和相关材料向档案室移交。
2、工程档案由工程档案负责人在工程竣工验收后，移交给档案室。
3、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管三年，期满之后，由财务部编制移交清册，移交公司档案室统一保管。
（二）文件归档年度安排1、一般性文件在其形成年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
2、年度计划、总结、预算、决算、统计报表等资料应放在内容针对的年度；3、跨年度的规划放在计划开始第一个年度；4、跨年度的总结放在针对的最后年度归档；5、跨年度的请示与批复，放在复文年度归档，没有复文的，放在请示年归档；6、跨年度处理的问题放在问题解决和结案的年度归档；（三）归档份数各类文件材料一般归档一式一份。
重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
文书档案管理细则（3篇）
文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。
下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。
2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。
2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。
3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。
三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。
2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。
3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。
4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。
2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。
3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。
4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。
五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。
2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。
3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。
4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。
以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。
文书档案管理规定（三篇）
文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。
第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。
第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。
（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。
（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。
（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。
（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。
第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。
第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。
（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。
（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。
（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。
（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。
（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。
（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。
第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。
（二）配备相应的档案管理人员。
（三）配备相应的档案管理设施和设备。
（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。
第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。
第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。
文书档案归档整理办法
文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。
形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。
一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。
具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。
二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。
2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。
三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。
立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。
村、社区一般采用立卷归档整理方法。
(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。
立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。
文书档案归档整理的基本原则
文书档案归档整理的基本原则第一，按照文件属性进行分类。
文书档案涉及的内容很广泛，涵盖了很多属性，例如文件的类型、机构部门、发文单位、办理事项等。
按照这些属性进行分类可以使档案管理更加有序和规范。
第二，按照时间顺序进行整理。
时间是文书档案归档整理的重要依据，按照时间的前后顺序可以清晰地了解文件的历史发展过程，便于文书检索和利用。
第三，按照主题进行整理。
同一主题的文件一般具有相似的内容和用途，将其归为一个整体，有利于加强文件的管理和利用。
比如，将所有与一些特定项目有关的文书和档案整理到一起，以便于项目的回顾和评估。
第四，按照机构层级进行整理。
不同机构层级之间存在着不同的职能、权限和责任，它们处理的文书和档案也往往不尽相同。
按照机构层级进行整理可以避免文件混乱和重复，提高档案利用的效率。
第五，按照文件关系进行整理。
一个文件往往与其他文件存在着一定的关联性，比如互为正文和附件、有补充材料等。
按照文件关系进行整理可以更好地保存文件的完整性和连贯性，便于后续的审查和审计。
第六，按照档案管理规定进行整理。
每个单位和机构都有相应的档案管理规定，这些规定是档案管理工作的基本准则和要求。
按照这些规定进行整理可以确保文书档案的合规性和规范性。
第七，注重档案的保密性和隐私性。
一些档案可能包含了比较敏感的信息，例如个人隐私、商业机密等。
在进行整理时，应该严格遵守相关的保密规定，加强档案的保密管理，以防止信息泄露和滥用。
第八，合理利用信息技术手段。
信息技术的发展为文书档案归档整理提供了更多的可能性和便利性，例如建立电子档案库、使用文档管理系统等。
合理利用信息技术手段可以提高档案管理的效率和质量。
综上所述，文书档案归档整理的基本原则包括按照文件属性、时间顺序、主题、机构层级、文件关系、档案管理规定等进行分类和整理，同时注重档案的保密性和隐私性，并合理利用信息技术手段进行管理。
遵循这些原则可以使文书档案管理规范、有序，提高档案的利用价值和安全性。
文书档案整理标准基础标准要求是
文书档案整理标准基础标准要求是1. 文件分类和归档：按照文件的类型、内容或者其他相关标准，对文件进行分类，并将其放置在合适的文件夹或者盒子中。
归档的目的是为了能够快速地找到需要的文件。
2. 文件编号和命名：为每个文件进行编号，并根据文件的内容或者性质进行适当的命名。
文件编号和命名的规范化可以提高文件的查找效率，并确保文件的唯一性和一致性。
3. 文件索引和目录：建立文件索引或者目录，记录每个文件的基本属性和位置信息，并按照一定的逻辑顺序进行排列。
文件索引或目录可以帮助用户快速查找需要的文件，并提高文件检索的效率。
4. 文件保存和保护：选择合适的文件保存介质（如纸质文件、电子文件等），并采取适当的措施对文件进行保护，防止文件的丢失、损坏或者非法使用。
5. 文件备份和存储：定期对重要文件进行备份，并将备份文件存储在不同的地点或介质中，以防止意外事件导致文件的丢失或损坏。
6. 文件借阅和归还：建立借阅和归还文件的制度和流程，确保文件的安全性和可追溯性。
借阅的文件应有清晰的记录，并及时归还，避免长时间滞留。
7. 文件销毁和清理：对于不再需要的文件，按照相关法规和规定进行合法的销毁或清理。
文书档案整理标准规定了文件销毁的程序和要求，以确保信息的安全和隐私的保护。
8. 文件管理和检查：建立有效的文件管理制度，定期对文件进行检查和审查，确保文件的完整性和准确性。
文件管理可以通过审计和内部控制等手段来监督和改善。
9. 文件保密和安全：对于涉密或者敏感的文件，采取特殊的措施进行保密和安全的管理，防止文件的泄露或被未授权的人员访问。
10. 文件流转和传递：对于需要经过多个环节或者部门流转的文件，建立明确的流转和传递制度，确保文件的安全和传递的及时性。
文书档案数字化整理流程及要求
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文书档案整理规范
文书档案整理规范文书档案整理规范是指对电子文书和纸质档案的整理和管理进行规范化的要求。
合理的文书档案整理规范可以提高工作效率，方便信息的查找和共享，保护重要数据的安全，以下是一些常见的文书档案整理规范：一、电子文书整理规范1. 文件命名规范：文件名应简明扼要，能够准确反映文件内容。
建议采用日期+文件名的形式进行命名，如“20220101_销售合同.doc”。
2. 文件目录结构规范：根据工作的性质和需求，合理设置文件夹，建立层次清晰的目录结构。
可以按照项目、部门、时间等进行分类。
3. 文件分类标准：将文件进行分类，如合同文书、报告文书、会议文书等，根据工作需要设立合适的分类。
4. 建立索引：建立文档索引，方便进行全文检索和快速定位。
5. 限制权限：对涉密的文书进行权限限制，确保重要信息的安全性。
6. 定期备份：定期对电子文书进行备份，确保数据的安全性和可靠性。
二、纸质档案整理规范1. 文件归档：按照时间、地点、部门等标准对纸质档案进行归档，建立起一个清晰的档案分类体系。
2. 文件编号：对每个纸质档案进行编号，便于查找和管理。
3. 清单备查：建立每个文件的清单备查，记录文件标题、编号和位置等信息，便于快速查找。
4. 质量管理：确保纸质档案的质量，如使用防潮、防虫、防尘等措施进行保护。
5. 存档环境：确保档案保存的环境干燥、清洁、温度适宜，并定期进行检查和维护。
6. 借阅管理：对档案的借阅进行登记和管理，避免遗失和损坏。
三、电子文书与纸质档案的整合规范1. 档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，方便存储和共享。
2. 关联索引：建立电子文书和纸质档案的关联索引，实现电子文书和纸质档案的互通互用。
3. 档案标识：在电子文书中对相关纸质档案进行标识，便于实现纸质档案的快速查找和定位。
4. 统一存放：电子文书与纸质档案应统一存放，避免信息的分散和混乱。
5. 安全备份：对电子文书和纸质档案进行定期的安全备份，确保文件的安全性和可靠性。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求1.收集重点（1）本企业或本部门形成的文件材料；（2）上级单位及与本企业主管业务有密切联系的文件材料。
2.收集范围文件收集的范围应是收文与单位、部室形成的文件，收集文件时可参照综合管理部门的收、发文登记簿，有重点地进行。
3.整理原则文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求（1）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（2）文件材料归档后不得更改。
（3）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（4）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（5）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（6）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（7）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
5.整理方法（1）文件的确定原则：归档文件一般以每份自然文件为一件。
1）正文与附件为一件。
2）文件正本与定稿为一件。
3）正文与发文稿纸、文件承办单为一件。
4）转发文与被转发文为一件。
5）原件与复印件为一件。
6）正本与翻译本为一件。
7）中文本与外文本为一件。
8）来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件。
9）会议记录、会议纪要一次会议为一件。
10）报表、名册、图册、介绍信存根等每册(本)为一件。
11）信息、简报等一期为一件。
（2）文件材料归档年度的确定：原则上文件签发日期为文件所属年度。
1）计划、总结、预算、统计报表、表彰先进等涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
2）跨年度办理的请示与批复、函与复函等来往文件，归入文件的批复、复函（有结果）年度。
3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4）跨年度形成的会议文件归入会议的开幕年度。
5）合同（协议）归入执行完结的年度。
文书档案归档整理的基本原则
文书档案归档整理的基本原则
1.系统性原则：按照一定的系统和分类法，将文书归档整理，以便于管理、检索和利用。
2.整齐性原则：文书归档整理应该整齐有序，美观大方，以方便迅速查找。
3.完整性原则：归档的文件必须原文保留，不得漏失、删节。
4.秘密性原则：根据国家有关规定，保密级别的文件必须在对应的密级档案室归档，不得泄露。
5.保存性原则：文书归档整理必须根据国家相关规定保存一定时间，不可随意销毁、注销。
6.清晰性原则：档案应当使用识别度高的标签和编号，避免使用模糊的标记，防止档案信息重复、混淆或丢失。
7.可检索性原则：每个文件归档时都应有清晰的编号或条目，以方便检索查询。
未设立编号或条目的文书不能归档。
8.安全性原则：档案室应随时保持安全防护，防止档案出现丢失、损坏或被盗，确保档案的安全和完整。
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附件2:
文书档案整理要求
归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
一、“件”的概念：
归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。
1、文件正本与定稿为一件；
2、正文与附件为一件；
3、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、行文呈批表、签批条等）作为一件；
注意：各单位必须使用区档案局统一印制的行文呈批表，并填好全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六个标识，实时归档。
4、原件与复制件作为一件（指原件不清）；
5、转发文与被转发文作为一件；
6、报表、名册、图册等应按照其本来的装订方法，一册（本）作为一件；
7、来文与复文（请示与批复、函与复函）作为两件分别编号，如果当年没有批复的，要在请示目录备注栏中注明情况；
8记录按一次会议为一件，并要求在著录过程中，注明会议主要内容；
9、大事记以年度为单位作为一件；
10、行政介绍信可以几张（不超20张）粘帖成一件。
二、归档文件的技术与处理：
1、拆钉
永久、长期保存文件的金属钉要拆下，短期可不拆。
2、文件的修整
第一，修裱破损文件；
第二，复制字迹模糊或易褪变的文件，如复写纸、圆珠笔、铅笔、传真件；
第三，超大纸张要折叠，少于B5的纸要托裱。
3、装订
薄的文件用不锈钢钉，但要注意不能使用微波消毒设备消毒；厚的文件用棉线三孔一线，采用左侧装订，左、下侧对齐。
4、排列
⑴同一保管期限内的文件最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列。
⑵成套性文件相对集中排列。
如同一次活动、同一项工作、同一个会议、同一刊物、会议记录、大事记等。
⑶对未及时归档文件，排在相应类别的最后。
5、编号
6.1企业档案一般有以下类目
一级类目以下按各类档案的内容、性质分别设二级类目、三
级类目、四级类目，以下为各案卷排列顺序号。
6.2分类编号规程
分类号及案卷顺序号（构成档号）统一用阿拉伯数字作代号，各类
目之间分别用圆点分隔（占半格），分类号与顺序号之间用破折号“一”分隔（占一格）。
举例：
x. x. x . x -1
I I I I I —案卷顺序号
I I I I ___ 四级类目
I I I ______ 三级类目
I I _________ 二级类目
________________ 一级类目
例（一）产品类编号
0. 1. 1 . 1 -1
I I I I I —案卷排列顺序号
I I I ___ 品种名称（四级类目）
I I I ______ 剂型（三级类目）
I ________ 成药品（二级类目）
________________ 产品类（一级类目）例（二）设备类
1 . 2. 1 . 1 -1
I I I I I—案卷排列顺序号
I I I I __ 设备仪器型号规格（四级类目）
I I I _____ 设备、仪器种类（三级类目）
I I _______ 通用设备（二级类目）
I __________ 设备仪器类（一级类目）
例（三）基建类编号
2. 2. 1 -1
I I I I —案卷排列顺序号
I I I ___ x x车间厂房（三级类目）
I I ____ 生产建筑（二级类目）
____________ 基建类（一级类目）
例（四）科研类编号
3. 1. 1 -1
I I I I —案卷排列顺序号
I I I ___ x x科研项目（三级类目）
I I ____ 科研课题（二级类目）
I _______ 科研类（一级类目）
例（五）文书类编号
厂务行政、经营管理、党政工团编号由年限、保管期（永久、长期、短期）、案卷号构成，案卷号的编制每年分别按“永久”“长期”“短
期”排三个顺序号、案卷排列是以上三类合在一起，按司厂务行政、经营管理、党政工团类的顺序排列。
例（六）声像类档案的编号
7.2 . 1 -1
I I I I—案卷排列顺序号
I I I __ 荣誉证书照片（第三类目）
I I ______ 照片（第二类目）
I ________ 声像类（第一类目）
例（七）人员档案编号
8. 1.-1
I I I —案卷排列顺序号
I I __ 已故员工（第二类目）
I _____ 人员类（第一类目）
例（八）会计档案编号
报表、帐簿、工资单的案卷号，可分别连续多年各自编一个
案卷顺序号，一个序号以下超过三位数编一本目录。
会计凭证每年形成的案卷在200卷以上的，可每年编一个顺序号，一年一本目录，不足200卷的可两年合编一本目录。
例：
9.1.-1
案卷排列顺序号
综合 1.专用设备、仪器类
通用设备、仪器类 基建类 综合性文件 辅助生产建筑 科
研类 综合 3.1
文书类
厂务行政 4.2
知识产权类 专利
5.2
声像类
1照片底片 7
1.3
2.2 2.4
科研课题
经营管理
商标
.2 照片 7.2.1
引进技术设备（生产线）
生产性建筑
办公楼 2.5 生活建筑
3.2 其他
4.3 党政工团
5.3 条形码
荣誉、奖状照片 7.2.2 人物 7.2.3 会议 7.2.4
厂容厂貌
_____ 报表（二级类目） _____ 会计类（一级类目）
分类方案 产品类 原料药 设备仪器类
6.3 0 0.1 1
1.0 1.2 2
2.1 2.3
3 3.0
4 4.1
5
5.1 7
7.
725 参观视察7.2.6 生产技术、经营活动
727 企业文化7.3 录音带7.4 录像带
7.5 光盘
8人员类
8.1 已故员工8.2 离职或去向不明人员
9会计类
9.1 报表9.2 账簿9.3 凭证9.4 工资单9.5 其他
实物类
10
10.1 企业证书10.2 荣誉证书、奖状类10.3 奖牌
10.4 奖杯10.5 奖旗10.6 书画
三、归档文件目录构成与装订
1、构成：由封皮、归档文件整理说明，归档文件目录组成。
2、拟写归档文件整理说明
内容包括：全宗名称、机构设置及领导任免情况、本年度工作概况、本年度文书归档情况（包含归档文件分类方法、文件材料完整与否、档案数量及需要说明的问题等）。
3、装订：可以永久、长期、短期若干年合订一本目录，用口取纸区别不同的年度；也可以分三个保管期限装订，这便于以后移交档案时不用拆订。
四、装盒
装盒的具体要求：
⑴不同形成年度的归档文件不应放在同一档案盒。
⑵不同保管期限的归档文件不应放在同一档案盒。
⑶分机构的情况下，不同机构的归档文件不应放在同一档案
装盒时注意问题：
不要求同一事由的归档文件必须在同一档案盒内，只须按照
排列的先后顺序依次装盒；盒装满后，顺次装入下一盒即可。
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月十五日。