(BT-XZ-101)公文处理程序

收到各下属公司上报需要办理的公文，办公室应安排文秘进行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
公司所有收文均由办公室负责拆阅审核。审核后，对符合本制度规定的公文，再印盖收文章登记编号并粘贴《收文处理单》（见附件），及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。收文日期以收文当天日期为准。
文件Hale Waihona Puke Baidu理（收文）工作流程图
公文处理程序
受控状态：____受控_________
发放编号：________________
生效日期：___2007-04-02____
版本/修改次第
更改页次/章节
编制
审核
批准
生效日期
1
目的
为使公司公文处理规范化、制度化、科学化，保证公文质量，提高公司内部沟通和外部联系的有效性。
2
适用范围
适用于公司各部门、各项目部公文的发放、接收、归档。
公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
公文必须经过发文项目部负责人签发。以各部门名义行文的公文，部门负责人签发；以公司名义行文的公文、涉及全局的综合性公文，由总经理签发；决策性的重要公文由董事局主席签发。经领导人签发的文稿，如必须改动，应报签发人同意。
3
定义
3.1
3.2
集团办公室及各项目部办公室为公文管理的主管部门。
公文管理的主管部门应指定专人负责公文的发放、接受、归档管理。
4
工作流程
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
4.2.7
发文办理程序
发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发（会签）、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。
公司各部门对外行文，须经办公室（项目部办公室，下同）审核，报请总经理（项目经理）审批后办理。
涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后交办公室核稿；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级协调或裁定。
所有部门之间收文须经办公室进行流转。
5
相关性/支持文件
公文处理管理制度（BT-XZ-201）
6
相关表格
6.1
6.2
6.3
6.4
公文标准格式（BT-XZ-301）
会议纪要格式（BT-XZ-302）
发文审批单（BT-XZ-303）
收文处理单（BT-XZ-304）
7
附录
7.1
7.2
文件处理（发文）工作流程图
公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请领导协调或裁定。
审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的，签署表示已阅知。
送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室负责催办。
签发后的公文原稿应送交办公室进行编号，并由办公室负责填写《发文登记簿》。
公文正式印制前，拟稿人应事先校对，再由办公室进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
打印好的公文须到办公室监印人处盖章后才能分发。急、密件要在信封上加盖急、密戳记。
收文办理
收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。