会议服务方案

会议服务

1、会议服务准备

一、会议服务的前期准备和筹备

1.与会议承办单位负责人沟通协商，详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准等内容。

2.会议服务负责人根据承办单位提供的资料，制定详细的接待方案。方案包括会议的活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。

二、会议服务的准备

1.会场布置

a) 会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉，环境整洁，灯光亮度适中，应适当摆放室内植物，控制适宜的室温和气味，选择桌面插花。根据会议内容，还应通过一定的物品和手段，渲染与之相配的气氛。

b) 会议台型布置。根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会议可采用圆桌或“回”字台型；大中型会议可采用礼堂型或教室型。

2. 会议用品准备

a) 茶杯。须经过消毒，消毒时间不少于20分钟；茶杯、杯盖无黄斑、无缺口；茶杯无水迹且光亮。

b) 玻璃杯。不得有破损和缺口，被子清洁、光亮、透明，无指印，并列放在杯垫上。

c) 矿泉水。矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，并在保质期内。

d) 小毛巾。无斑点和异味，须经过消毒，消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。

e) 毛巾竹篓。不得有破损，每次使用结束后，须用热水浸泡，晒干后保存，以备再次使用。

f) 签到台。台布无污迹，无破损。

g) 鲜花。新鲜，无枯枝、败叶。

h) 热水瓶。表面清洁光亮，无水迹，水温控制在90度以上。

i) 挂衣架。清洁完好，无破损，无缺少。

j) 文具。笔，油墨饱满，书写通畅；纸本，干净整洁。

3.设备设施准备

a) 接通计算机与屏幕的数据传输线。

b) 调整投影（投影仪：投影及幕布）设备、亮度、大小适当。

c) 调试话筒效果（无线手持话筒）。

d) 安排摄影、摄像位置。

e) 调节空调调温器，冬季室内温度控制在18度左右，夏季室内温度控制在22度左右，并在会前30分钟左右喷洒适量空气清洗剂，保持室内空气清新。

f) 电脑及备用电脑

g) 视频切换器+激光翻页器

h) 演讲台1个

2、会议服务工作规范

一、会前准备

1.对会议室进行检查，保洁。

（1）确认会议室音响、灯具等设备的完好，发现故障及时向相关部门报修，保证会议使用。

（2）做好会议室的保洁、整理，桌椅要摆放整齐。

2.按会议要求，准备好会议资料及合格的会议用品，在开会前2小时准备好矿泉水、水杯、开水、茶叶、小方巾和会议桌上的纸和笔及横幅、投影、话筒、音响、灯光、发言席、桌牌、鲜花、水果等（具体视情况而定），注意：（1）茶杯要洁净无破损，如有矿泉水，茶杯应放在矿泉水右边与之平行，茶杯及杯盖的标志应正对着与会人员的位置，且杯耳位于与会人员的右手，茶杯的布置应使前后左右都成一线。

（2）桌牌要光洁，无刮痕且无破损，应放在与会人员的位置，座签的摆设要与桌面平行，且跟桌面的顶端距离10CM，座签的摆设应使前后左右都成一线。

（3）鲜花要放在合适的位置，以不遮挡发言人为宜。

（4）水果要清洗干净，按位置摆放整齐，与茶杯等物品保持适中距离，但要突出领导位置。旁边要配纸巾。

3.根据会议要求进行摆台，对会议室进行通风和气味处置；

4.准备工作结束后，进行会前的全面保洁和安全检查，并核对所需物品，如检查摆台、准备开水、茶包等；

5.准备完全结束后，打开会议厅（室），调整小环境（空调、灯光、气味等）。

6.会务负责人，提前一周与某公司会议负责人联系，沟通会议的具体要求和所安排的会议行程，策划本次会议细节，提前制作会议所需资料，采购会议物品。会议室（讲台、会议桌签摆放等）、住宿安排、餐厅菜品搭配等注意事项；

7.提前三天核对会议要求和注意事项；

8.提前一天与会议负责再次确认人数、会场桌型是否有变化和其他要求；

9.当天做好会议室、餐厅、客房的接待工作，并到现场进行检查；

二、会中服务

1.人员仪表：保持个人卫生，常修指甲，头发梳洗干净，整齐，不染发；化淡妆，不浓妆艳抹，手上饰物只限带手表。

2.人员到岗：会场管理员应在会议前2小时到岗，对服务工作及程序向会议服务人员作出明确的分工，讲明注意事项，然后对会议要求事项做最后检查。

3.迎送服务：会议服务人员应在会前1小时按要求着工作服上岗，站在会场入口显要位置，面带微笑，指引参会人员进入会场。

4.如无特殊情况，服务人员应在客人落座后倒水。大型会议中，服务人员也可在会前10分钟将主场茶水倒满，会议开始后第一次15分钟续水，之后每20分钟对主场进行续水。规范操作如下：

斟茶时，先主位，再副主位，依此类推，前排以后可以从一侧开始一次倒茶水，为与会者倒水时，要站在与会者右后侧，将茶盖翻放在桌上，以确保卫生。然后拿起杯子倒水，茶杯要拿到与会者身后斟倒，以免挡住与会者的视线，茶水倒七分满为宜，主席台上配置矿泉水时，要根据主办单位需要配置相

应水杯。注意：进出会场及斟茶时以不影响会场正常秩序为原则，手机调整到振动状态！

5.会议服务人员在会议开始后将会场门关上，站在会场一角观察会议进展，对突发事件进行及时处理。

6.会议结束，服务人员立即打开会场大门，在门外站立，微笑送客。

三、会后清场

1.检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应上缴办公室妥善管理，做好记录，同时立即通知相关单位。

2.检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会场管理员，协助追补损失，做好记录。

3.物品归还，清理租借、调用的物品，检查有无缺失或损坏，清洁后归还，做好相应记录。

4.清场保洁：回收可重复使用的会议用品，清洁桌椅、地面等，将座牌、桌椅等归位。

5.关闭会议室：包括音响、空调、灯光、门。

3、礼仪服务规范和标准

一、仪容仪表

整体要求：符合工作需要，自然大方、不娇作、干净整洁，精神奕奕、充满活力

面部妆容：

1、男士要求：保持面部干爽、无油光，不留胡须，常修剪鼻毛。

2、女士要求：须化淡妆（必须修（描）眉、涂眼影、腮红、口红）。以最好的精神面貌展现在客人面前。

头发要求：

1、整体要求：头发保持干净整洁、无头屑、无异味；不使用气味强烈的定型发胶以及喷雾；只可染黑色或与原发色接近的颜色，不留怪异发型。

2、男士要求：发型应以服帖短发为宜，长度应保持前不覆额、后不抵领、