论企业合同管理中的风险及防控措施

论企业合同管理中的风险及防控措施

【摘要】企业合同管理，是企业通过建立、健全合同管理规章制度，对企业在生产经营过程所涉及的各类合同的签订、履行、纠纷处理等活动及相关流程进行规范化管理，以期预防合同风险、化解合同纠纷，维护企业的合法权益，保护企业的经济利益。

【关键词】企业；合同管理；风险

由于合同是各类市场主体之间的进行自由交易主要手段和方式，作为市场经济的最重要参加者和主要主体之一的企业，只要进行生产经营活动，就不得不和各种合同打交道；加之由于我国市场经济体制尚不完善，诚信意识普遍缺失，合同风险愈来愈成为企业面临的主要风险之一。企业合同风险控制能力的低下，轻则会蒙受不必要的经济损失，重则甚至会使企业面临灭顶之灾，这绝不是危言耸听。在此现实背景中，合同风险控制能力是企业及其管理人员的一门“必修课”，也是衡量一个企业管理水平重要指标。

严格意义上的合同管理，应当包括对合同的签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同档案管理等环节全过程的管理。通俗地讲，就是对合同“从生到死”的全过程管理。

一、合同管理的内容

合同管理应该是全过程的、全方位的，合同管理应包括以下5个方面的具体内容：

1.合同管理人员的培训教育

企业应加强法制队伍的建设，负责合同管理的人员应该具备良好的法律知识，最好是法律专业人才或者法务从业人员，如实际条件无法实现，也要加强合同管理人员的培训和学习。

2.履行监督和结算管理

首先，为了保证合同及时有效履行，防止发生违约行为，要做好合同签订后的监督工作。其次，合同结算也非常重要，需要财务部门与业务部门密切配合，做好合同结算管理。

3.规章制度的建立

企业应该建立适用实际需求的合同管理制度，明确合同签订的范围、职责、流程，建立科学有效的管理模式。

4.合同的谈判与签订

应当包括对交易对象资信情况的调查、交易背景和价格的调查、交易的可行性调查、交易模式的设定、交易涉及法律和政策规定的评价、谈判方案的确定、交易谈判、合同文本的起草和审查、签约等内容及流程的管理。

5.违约纠纷的处理

完善合同纠纷的预警、防范及纠纷处理流程，及时发现、预防、处理可能发生和已经发生的合同纠纷。

二、合同管理中存在的风险

企业合同风险有以下几方面：

1.不签订正式的书面合同

现代社会中，签订书面合同是合同双方约定的重要凭证，具有极其重要的意义。原则上签订合同需采用书面的形式，签订正式的合同。合同必须由双方有权人签订，盖双方有效印b方可生效，合同签订后必须取得合同原件并进行有效保管。

2.合同文本存在大量缺陷

首先，企业常规业务合同应建立制式合同模板，以保护己方利益为前提，充分考虑公司的业务行为可能面临的法律问题和风险，避免己方可能发生的损失。其次，企业制定制式合同模板，不仅可以减少交易风险，还能节省交易成本，避免以后可能出现的纠纷。在起草制式合同时，要认真考虑每一条款的内容，斟酌措辞，避免错漏。

3.对于合同履行情况的监控不够

现代社会许多企业缺少合同履行情况的监控措施，没有建立合同管控的部门和制度，不能有效规范企业的签约行为，无法在合同履约过程中起到良好的监督作用。

4.缺少可行性分析

企业在签约前要对签约方进行尽职调查，包括企业的背景资料、资信情况、履约能力等等，如在签订合同前不进行以上调查和分析，则有可能造成企业的经济损失和法律纠纷。

5.没有统一的合同管理制度

企业应该建立自己的合同管理制度，科学构建合同管理体系。企业如不能建立有效的合同管理制度，将不能科学有效的防范合同风险，一旦发生合同纠纷有可能造成不必要的损失。

三、合同管理中的风险防范和控制措施

1.建立完善的合同管理机制，明确合同管理的任务

要想做好合同的管理工作，有效地防范风险，在合同的管理过程中，就必须要明确划分各部门的责任，各部门通力合作，有效的防范合同风险。

督促各相关的业务部门落实自身工作，通力合作，共同防范合同风险的发生，一方面，

企业要加强法律专业团队的建设，并配备具有专业知识的工作人员，使之承担起合同管理的任务，同时还要明确部门的具体职责；另一方面，业务部门也需要配合法务部门开展工作。各部门承担好自己的职责，通力合作，积极配合，才能有效的建立合同风险防范机制。

2.制定合同格式文本，掌握文本选择的主动权

企业自己制定合同范本，主要是为了节约交易成本，提高经济效率，避免日后可能会出现的争议，即使出现争议，也可以掌握主动权。此外，争取合同的起草权，也能够在合同中优先考虑己方利益，对企业做到更好的保护。对于企业生产经营过程中的常用合同，企业应制定标准的合同格式文本。对于其他合同，一般应由合同业务部门起草，企业法律部门再配合修改；重大合同最好由企业法律部门牵头，会同合同业务部门及其他相关职能部门共同起草。

3.完善合同管理制度体系，使企业的合同管理做到有规可依

企业应该在充分调研的基础上，针对自身的行业特点制定合适的合同管理制度，明确各部门职责、处理合同的流程和方式方法。另外，要注意合同专用章的使用和保管，避免合同专用章的滥用。企业对外签订合同一定要有严格的授权和审批，防范合同风险的发生。

4.重视重大合同的可行性研究

对于重大合同，在对合同文本审查的同时，也要对合同背景进行调查。由企业法律部门牵头，组织由企业高管人员、专业技术人员、法律人员、财务人员组成的专业团队，对合作方的主体资格、资信、履约能力等方面进行实地的调查，做出风险的总体评估。这种审查不是形式上的审查，而是要确认对方是一个合法的法律主体，具备相关从业资格、完整的履约能力、技术条件是否过关等等。如果是特别重大合同，可以考虑聘请专业的机构进行尽职调查，由其出具尽职调查报告。对于工程项目和重大采购合同，在必要的条件和要求下，要运用“招投标”过程，明确项目的核心内容和要求，来避免合同中出现重大缺陷，否则一旦合同签订，后期的合同管理无法纠正合同文本的关键性缺陷和问题。

5.严把合同审核关，重视合同订立和履行的监督和管理

合同签订前，首先要争取合同文本的起草权，合同文本起草完成后，须由合同归口管理部门提交给企业法律顾问或专业律师，法律顾问或律师对合同草案进行审查后，提出修改意见并反馈给合同管理人员。合同管理人员应严格按照法律意见进行相应的修改。尤其要注意的是，对于格式文本合同，不能接受合同内容中有明显倾向对方的条款。对依法签订生效的合同，合同执行部门要严格根据合同条款履行合同，不得单方面擅自变更或修改，凡经双方同意的改动内容，必须签订书面补充协议，作为合同附件进行管理。合同管理部门应做好合同履行的检查工作，监督合同履行情况，对不能够按时完成的合同，及时反馈给责任领导，并要求立即采取补救措施，防止合同违约。

四、结论

总之，在企业经营管理活动中，各个环节都与合同相关。有效的合同管理可以给企业带