单据管理规定PPT课件

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《单据管理规定》课件

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单据管理规定
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目录
01 03 05 07
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02
单据管理原则
04
单据管理规范
06
单据管理案例分析
08
单据概述单据管理流程单据管理注意事项
总结与展望
01
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02
单据概述
单据的定义与作用
单据的定义：单据是经济活动中交易双方用以证明交易事项的书面凭证，是会计核算的原始凭证之一。
采取措施防止单据被篡改或伪造
添加标题
添加标题
防止未经授权的人员访问单据
添加标题
添加标题
定期对单据进行备份和加密处理
效率性原则
简化流程：减少不必要的环节和操作，提高处理效率标准化操作：制定标准化的单据管理流程和操作规范，确保快速准确处理信息化手段：利用信息化手段，如电子单据、自动化系统等，提高处理速度和准确性及时性要求：确保单据在规定时间内得到及时处理，避免延误和积压
05
单据管理规范
单据填写规范
填写内容：需准确、完整、清晰地填写单据信息填写时间：需在规定时间内填写完成填写人员：需由专业人员或授权人员填写审核流程：需经过审核流程，确保单据信息的准确性和完整性
单据审核规范
审核单据的完整性：确保单据信息完整、齐全审核单据的真实性：核实单据所载信息的真实性审核单据的合规性：检查单据是否符合相关法规和规定审核单据的准确性：核对单据中的数据是否准确无误
失败案例分析
案例背景：介绍失败案例的背景信息
问题分析：分析失败案例中出现的问题
原因分析：分析问题出现的原因
教训总结：总结教训，提出改进措施

《费用报销PPT》

发放方式
工资发放以银行转账方式发放，一旦确定，不再变改进一点，每天进步一点！
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33
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下班前30分钟为财务结账时间，不对外报销借款支出及对外付款不受以上时间限制，可随时办理
当年发票，应在当年办理报销，跨年度的发票，不予报销
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20
财务报销管理
借款管理规定
专项支出管理
工资结算管理
一、财务报销管理规定
二、借款管理规定
三、专项支出管理规定四、工资结算管理规定
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21
财务报销管理
2 白条票据或无财务专用章的票据
3
数量、单价、金额不明确的票据；
4 收据、虚假发票等票据不予报销;
5 名称必须写全称，否则不予报销.
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8
报销的合法票据
票据粘贴要求
日常费用报销
差旅费用报销
（二）、不予报销的单据
6 7
印
加
章
盖
不
其
清
它
，
印
或
章
者
的
根
票
本
据
就
（
没
如
有
现
印
金
章
收
的
讫
票
）
据
填写规范及注意事项
➢ 5、原始粘贴单上相关数据填写规范要求：
➢ 1) 阿拉伯数字要加上人民币符号，如：报账金额为12345元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥12345.00元。
➢ 2) 大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“X”，在数字是0的位置填写汉字“零”。例如，报账金额为￥2034.50元，则大写数字栏内填写： X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分

进销存管理系统PPT(单据)

采购退货单采购业务活动中，如果发现已入库的货物因质量等因素要求退货，那么对普通采购业务进行退货单处理。如果发现已审核的入库单数据有错误（多填数量等），也可以填制退货单原数冲抵原入库单数据。原数冲回是将原错误的入库单。。(注：采购退货单也可直通过采购订单来选单)，如图：

销售订单查询表（单据经过审核系统自动产生报表）销售订单查询表（单据经过审核系统自动产生报表）它集中了所以销售物品的数据销售订单发货情况查询表

销售订单发货情况查询表在这里可以直接看出有多少的销售订单已发货

销售发货查询表
销售发货单是由销售申请单批准后，销售部正试下达发货单，如图（直接可以根据销售订单或销售发货申请单选单）

如图：

销售退回单退货单是发货单的逆向处理业务单据。它反映的是客户因货物质量、品种、数量不符合规定要求而将已购货物退回给本单位的业务。和发货单一样，退货单可以与销售订单相关联。在先发货后开票业务模式下,退货单经审核后，增加仓库库存。（直接可以根据销售订单、销售发货申请单或销售发货单选单）
进销存管理系统简介介绍
V3系统 V3系统
—余姚市宏正计算机技术有限公司余姚市宏正计算机技术有限公司

一、采购
采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。无论是工业企业还是商业企业，“采购”业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。过多的库存，会使企业产生下列不良影响：一、造成资本的僵化，使周转资金紧张。二、过多的库存，会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。虽然库存发生的原因可能来自生产过程，但是管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过甚仍会造成企业无法计算的损失。

费用报销单据的填写及粘贴规范PPT课件

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15
--完-谢谢!
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16
还款时财务部回开具收据；
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13
借支单如图示：
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八、票据的粘贴
1、本期发生的费用发票先分类再进行粘贴. 发票上没有明细的，粘贴时要在票据上方注明； 2、所有的发票及单据一律以粘贴单线框左上角的为准进行粘贴，按照发票大小顺序进行粘贴，以此是小-中-大； 3、请用胶水粘贴，不可用订书针装订；
2、招待客人发生的餐费和礼品费，须填写
《接待宴请明细表》；要求填写招待日期、
对象、陪同人员、事由，并有证明人签字证
明（非电脑票一定要填写日期），并经部门
负责人以经理签字确认；
礼品发票须附采购礼品清单；
3、发生在出差期间的招待费将《接待宴请明
细表》附在差旅费报销单后面，日常接待费
用同理；
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七、借支单的填写
.
5
三、报销单的填写
1、必须使用蓝、黑钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔填写。字迹工整，不得涂改； 2、金额：采用阿拉伯数字填列，保留两位小数，如100元，填写为100.00, 合计栏也是如此，并在数据前加人民币符号“¥”，如合计金额为100元,填写为¥ 100.00。金额大小写填写一致，相关内容完整； 3、空白处划封字；
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6
四、差旅费的报销
1、差旅费报销填写《差旅费报销单》
差旅费报销范围：指因公外出办事所发生的车船费（含飞机费用，下同）、住宿费、市内交通补助费、伙食补助费及其他合理的零星开支（如车船票订购费、邮寄费、传真费、无手机或其他特殊情况下的长途电话费）等；出差期间发生的复印打字邮费等零星费用凭发票报销。出差期间与业务无关的支出不予报销。

进销存管理系统PPT(单据)

仓库管理流程

采购入库单对于工业企业，采购入库单一般指采购原材料验收入库时，所填制的入库单据；对于商业企业，一般指商品进货入库时，填制的入库单。无论是工业企业还是商业企业，采购入库单是企业入库单据的主要部分，因此在本系统中，采购入库单也是日常业务的主要原始单据之一。采购入库单是采购人员在采购系统录入的，库管员只需在库存管理系统中对采购入库单进行审核即可，不需再录入采购入库单；如果库存管理系统没有和采购系统集成使用，采购入库单就需由库管员在此录入。

库存月报表三栏式作用：每月仓库出库入库汇总条件：会计期间、[仓库名称]、[产品类别]、[显示为零数据] 内容：类别、物品编码、品名规格、单位、仓库名称、上月结存数、上月结存额、本月入库数、本月入库额、本月出库数、本月出库额、本月结存数、本月结存额

采购管理流程

采购申请单采购申请单主要是由生产部在生产物料时发现该物料不足，然后向采购部申请该物料。单据如图：

采购订单采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。

销售退货查询表因货物质量、品种、数量不符合规定要求而将已购货物退回给本单位的业务，在这里直接可能查出退货款

三、仓库
系统初始 ■ 系统参数：由用户根据自己的需要建立库存业务应用环境，将宏正【库存管理】变成适合本单位实际需要的专用系统。编码方案：自由定义存货产品分类、地区分类、客户分类、产品目录、部门等编码。数据精度：自由定义存货的数量、单价小数位数。 ■ 自定义项：在存货档案、客户档案和单据中可以自行新增项目，符合您的实际需要。 ■ 分类体系：建立存货、地区、客户、供应商的分类体系。 ■ 编码档案：建立仓库、存货、部门、职员、供应商、客户等基本档案。 ■ 期初数据：录入使用库存系统之前各存货的结存数据。 ■ 结转上年：在新年度建账后，通过本功能将上年账套中的基础数据和存货结存数据结转至本年的账套中。日常业务 ■ 采购入库：管理采购入库、退货业务。 ■ 销售出库：管理销售出库、退库业务。 ■ 其他入库：管理采购入库以外的，调拨入库等其他入库业务。 ■ 其他出库：管理销售出库以外的，调拨出库等其他出库业务。 ■产成品入库：管理工业企业的产成品入库、退回业务。 ■ 材料出库：管理工业企业的领料、退料业务，可实现配比出库。 ■ 调拨：管理仓库间的实物移动仓库分配、调拨业务。 ■ 盘点：可按仓库、批次进行盘点，并根据盘点表生成盘盈入库单、盘亏出库单调整库存账。

便条和单据ppt课件

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借条（标题)
今借到总务科音响壹套，供元旦晚会使用。
向何人何物数量
为何事
会后立即归还。此据（正文)
×× 学校学生会
经手人李红
2007年12月28日（署名日期)
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借条
王甲今借李乙10万元整，借款期限3个月。本借条一式两份。
李乙王甲 2009年6月
借条
今借到王甲人民币拾万元整，用于开饭店使用，三个月后（2009年9月1日前)归还。此据
• （2）表明条据性质、关系语
• 凭证类条据一般不写称谓。在标题下第一行空两格直接写明条据的性质、关系。如：“今收到”、“现收到”、“代领到”等等。
• （3）正文
• 正文紧接性质、关系语，写明钱物名称、数量、归还日期。
• （4）尾语
• 凭证条据的尾语可在正文的下一行写明“此据”二字。亦可不写。
• （5）落款与日期
•借条
• 借到梁秀梅500元，此据。
•
借款人：叶××
•不
没有归还期限，金额没有大写，没有借款时间
足：
借条
。
今借到梁秀梅人民币伍佰元整，准于6月3日归
还。
• 改正：
借款人：叶** 二00九年六月一日
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28
指出下面收条的不足之处并加以改正
•收条 • 今收到人民币叁佰元整，此据。
• 日
二○○八年三月三
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4
条据类应用文
• 便条 • 单据 • （电子邮件）
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5
便条
• 便条属条据类应用文，是人们用于临时性事务的一种最简便的书信。在日常生活中，有些事要向对方说明介绍或请对方办理，有时无法当面讲但又必须告知的，或者是出于手续上的需要，要留做依据的，都可以用到便条这种形式。

单证培训课件(PPT 123页)

残损记录表
˙填报人、施封检查人、责任人：请分别填写残损情况的填报人、到站后的施封检查人、造成残损的责任人； ˙货物残损状况：填写货物的具体残损情况及导致的结果； ˙报告部门、报告人、接受部门、接收人、实施部门、负责人、日期：分别填写残损情况的报告部门、报告人、接受部门、接受人、残损货物赔偿事宜的实施部门、负责人、具体的赔偿事宜办理日期；
退货申请单
˙对于退货单号、货品名称、货品名称、货品编号、规格、单位、退货数量、质检单号、退货原因、制单人、仓管员等信息均为为录入输入状态；字符型；内容必须完全以题干中所提供的信息为准。 ˙对于申请时间为选择输入状态；日期型；内容必须完全以题干中所提供的信息为准。 ˙对于备注等信息，题干中没有涉及，不填。
入库单储位分配单
移库单拣货单盘点单出库单退货申请单
1、入库作业流程
储
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
入库单
位分配单
入库单
˙对于入库单号、仓库编号、客户名称、客户编号、入库通知单号、货品名称、货品编号、规格、单位、计划数量、制单人等信息均为为录入输入状态；字符型；内容必须完全以题干中所提供的信息为准。
货物清单
˙承运人处由取货人员、司机或者跟随司机取货的货运员签字； ˙货物名称、包装方式：分别填写货物的品名（品名是指货物的具体品名，不是指种类名字，如维达卫生纸，而不应为卫生纸）、包装方式（如纸箱）； ˙日期为取得货物的时间。
集货作业
集货作业流程
运输计划及其使用流程集货单及其使用流程
公路运单
公路运单
公路运单
公路运单
公路运单
公路运单
公路运单
货物清单

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CMC
承运商调度 LLM客服客服开单后1周内供应商实发数量
道口返空箱流转单
收货地返箱凭证
收货地/取箱地收货地承运商调度 LLM客服
客服
开单后第二收货地空箱实发
个工作日
数量
退料单
承运商退货凭证
收货地/供应商
MR-LLM 承运商调度 LLM现场
现场
开单后第三个工作日
退货数量
MR现有单据外部流转现状
1、承运商单据传递滞后，有遗失风险 2、单据流转过程复杂，影响统计效率 3、单据反应信息没有进行有效的记录与分析 4、单据管理职责不统一，单据传递路线，时间，归档部门较混乱。造成查询效率低下。
优化方案
1、单据统一管理：将路单+PUS订单+空箱单按照日期统一管理，归档，由结算统一管理。 2、明确单据收取时间与频次：评估每日司机每小时交单数量，建立单据接收情况表。 3、单据信息核对场所转移将单据收集与统计场所转移至收单地（RDC4#），提高收单效率。 4、订单与路单差异统计系统优化： A: 工程师打印路单后将信息传送至文员收单处 B: 收单文员收到路单后扫描路单条形码，对路单信息进行确认。若有差异，按实际数量进行入账。 C：单证员手工核对PUS订单实际数量与计划数量一致性，系统提供PUS 零件需求清单供填写差异数量。 D: 系统每日计算汇总统计当班路单完成情况，并生成报表。
单据文员系统支持
MR单据信息流转人员需求评估
综合考虑，在不增加人员配置情况下，将收单场所进行整合，保证收单处同时安排2人，这样能够满足高峰时期收单及时性问题；并且2人协调也可以进行单据信息核对，并形成报表。2人翻班也可覆盖双休日，配合 SGM休息日生产。在LLM处安排1人进行报表分析以及归档查询。人员配置如下表：
MR现有单据交接优化流程
司机交单
4#文员单据整理
扫描路单信息进行传递
每天文员两次送单至LLM
所
文员将路单及
有
在MR运作业务完成后2小时之内
PUS订单与空箱单合订，并对路单按日期路线并进行单据差异核对
不经过RDC/CC 卸货路线允许车队直接将单据送LLM
单据
按日期，路线进行整理排序，核对订单差异数量进行反馈后排序归档
优化后
路单收集空箱单整理路单整理
差异核对
系统入账
工作场所
早班
4
单
按日期，路线进行整理排序并归档
客服文员
结算文员
核对路单统计信息按日期，路线进行整理排序并归档
MR现有单据流转流程现状评估
单据种类
交单地流转点交接凭证
验证信息
问题描述
MR路程单
RDC#4
承运商单证交接表
交单数量/交单时间
司机在业务结束后5小时内交单，对文员做账与客服查账造成延时
MR空箱流转单
填写路单填写PUS订单填写空箱单
MR现有单据内部流转现状
司机交单（路单 PUS单
4#文员
手工统计路单信息每天文员两
单据整理
次送单至LLM
空箱单）
路
单
在MR运作业务完成后5小时之内
文员将路单及
空
PUS订单与空箱
个别单据由车箱
单分开，并对路队直接送LLM
单
单进行初步排序
与 P U S 订
无
无
除拖内有承运商自制清单，其他单据均无交接凭证
退料单
LLM现场
无
退料单日台账状态表验证信息较完整，问题与空箱调
示
拨单相同
MR单据信息流转人员需求评估
现状描述
现状早班晚班常日班
空箱单整理 0 0
其他单据整理 0 0
2
路单收集 2 2 0
路单整理 0 0 3
工作场所 RDC4# RDC4# LLM
MR业务流转点与涉及单据
LLM工程师发空出料箱需求箱需求 CMC打印
空箱单
LLM工程师发出路单计划
空箱单
开具路单分发空箱单
承运商领取路单计划
填写路单空箱单
业务结束
司机交单
收货地卸货
司机上交路单 PUS订单+空箱单
填写路单填写PUS订单
司机CMC 取箱（路单+空箱单）
供应商收取空箱，发出物料
运作时间
MR空箱流转承运商取箱取箱地/供应商/
单
凭证
收货地
CMC
司机
RDC#4
客服
MR运作业务空箱实发与供应结束后2小时商实收数量
PUS订单
承运商送货凭证
供应商/收货地
供应商
司机
RDC#4
业务结 MR运作业务实收零件数量满算结束后2小时箱数量托盘数量
空箱调拨单
供应商返箱凭证
供应商/取箱地
MR单据管理规定目录
•31
开发背景
•2
单据分类介绍
•3
当前流转流程
•4
问题描述
••35
优化措施及要求
MR现有单据信息清单一览
单据种类单据用途
流转节点
开单部门
交单人
交单地收单部
点
门
流转周期
单据信息
MR路程单
承运商路线结账凭证
取箱地/供应商/ 收货地
MR-LLM
司机
RDC#4
业务结 MR运作业务算结束后2小时
MR单据信息流转人员需求评估
工作量分布评估
路单数（工作日）
80
70
68
60 50
48
58
52
50
55 55
40 30 20
44
33
35 36 39
34
23 27 26
28
34 20
10
0
1
13 9
6
5
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 0 1 2 3 4 5
RDC#4前无法得知每日交单缺口
PUS订单
RDC#4
承运商单证交接表交单数量/交单时间
问题与路单相同，文员不核查订单差异
空箱调拨单
LLM客服
无
开出调拨单时同时在路单上写明返回字样
验证信息较为完整，但无交接凭证，造成交单争议多判为承运商
责任
道口返空箱流转单 LLM客服
现在单据分散在客服部与结算部两个部门，归档与查询效率降低。另外由于工作场所分散，往往是单据反复整理，导致重复劳动。空箱单整理由于是上平日日班，双休日并没有人员安排，遇到SGM增产后则需要加班。从人员配置来看，RDC4#工作量大，人员安排却比较少，只有1人。无法应对紧急情况，而其他单据工作量较小，但是人员安排却比较多。导致工作量不均衡。
路单数
上图为1天MR出车数分时段统计，可以看出：图中收单高峰集中在下午16 点至深夜0点，考虑准点率与承运商交单因素后，这个时间段单据数量更多。在此期间1人收单无法满足及时性；而晚上20点是文员交接班时间，交接班时也会影响收单效率导致单据积压。
SUCCESS
THANK YOU
2019/7/3
MR现有单据流转现状问题描述