设备档案整理方法1

设备档案整理方法1

机关、事业单位设备档案整理的方法

一、拟定规范的并适用于本单位的设备档案的分类方案附设备档案的分类方案

设备档案分类方案

类目名称：

分类号：

归档范围：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件

材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。保管期限：根据设备使用寿命，档案保管到设备报废后五年。

一般以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、

管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以“短期”为主）

备注：需要时填写。

二、归档时间

外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。（自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档）。维修方面的文件材料，

维修结束后一个月内归档。

三、归档要求：

归档的设备文件材料，必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。

四、整理方法

1、组卷及卷内文件排列

按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等

顺序进行排序。

①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。

②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、

请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。

2、编目

①编页码：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写的位

置是，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。

②卷内目录和编制

将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。

卷内文件目录格式

卷内目录包括的内容如下：

序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；责任者：应填写文件形成部门或主要责任者；

文件编号；应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号文件题名；应

填写文件标题全称；

日期：应填写文件形成日期；

页号：应填写每份文件首尾页上标注的页号

备注：需要时填写。

卷内文件目录可用清华紫光管理软件进行著录管理，并打印一式二份，一份

随卷内文件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类目录一起装订成检索目录。

③分类与编号（加盖档号章）

档号的编制：根据设备档案分类编号，填写档案的全宗号

分类号一案卷号流水号。

在材料右上角盖上档号章

档号章模式：50 X 20 mm

每台设备案卷号按类别、时间顺序编一个流水号，满三位数断号。

④案卷封面、卷内备考表的编制

案卷封面的编制

★案卷题名

要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

结构：案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称★立卷单位

填写文件材料组卷的部门或项目负责部门。★起止日期

填写卷内文件形成的起止日期

★保管期限：应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限

★密级：应根据保密规定填写卷内文件的最高密级

卷内备考表编制：卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、

不同载体的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时

间等；示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图一张

卷内备考表排列在卷内文件之后。

3、装订入盒

设备文件材料可分为装订和不装订两种

①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，采用

“三孔一线”办法装订，装订前要除掉材料上的金属物，按A4

规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并

在材料右上角盖上档号章。

②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只在材料右上

角上盖上档号章。

③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面填写案卷题

名，脊背贴上标签并填写内容

4、编写案卷目录案卷目录格式

档号：根据设备档案分类编号，填写档案的全宗号--分类号—案卷号流水号。

案卷题名：要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

结构：案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称密级：应根据保密规定填写卷内文件的最高密级份数；卷内文件的件数

页数：总页数（各份文件页数之和）保管期限：应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。一般以设备使用的寿命面而定。

备注：需要时填写。

最后入库上架按每台设备案卷号按类别、时间顺序排列即可。

按件整理

一台设备就是一卷，每卷中设备的材料很多，就按一件一件整理. 设备随机带的东西乱七八糟，各种各样的东西都有，大小，载体都不一样，装档案盒即可。