档案室各项规章制度

档案室各项规章制度河东区香山道小学

档案查、借阅、利用制度

、查、借阅、利用学校档案，必须持有单位介绍信，注明利用者身

份，查档内容和利用目的。严禁持信者查阅与本人有关的档案材料。利用本局一般档案，档案工作人员可直接提供，利用党政重要机密档案，需经局分管领导批准。

二、本校教职工，查、借阅、利用本部门移交的档案，可直接到档案室办理。查、借阅、利用其他部门移交的档案，须经移交部门同意方可查阅。利用党、政重要机密档案需经局分管领导批准。

三、凡是查、借阅、利用本校档案者都应按规定填写《档案查、借阅登记簿》、《档案利用效果登记表》、并及时反馈利用效果。利用者根据工作需要可以摘抄、复制有关档案内容。重要机密档案应按标准范围，并经档案人员审查同意，方可摘抄、复制。但不准抄录、复制与查档目的无关的档案内容，更不得持案卷到校外、社会上去复印。

四、本校档案案卷不得外借，上级主管机关、局内各部门工作需要借时，一般不超过七天，借出的档案未经档案室同意不准转借其他单位、部门或人员。

五、利用档案资料要注意保守机密，不得翻阅与查档目的无关的内容, 不得传播档案内容，要保守所用案卷的完整与安全、无损，严禁折卷、折叠、剪裁、涂改、增删、抽页，要保持案卷清洁，不得弄脏、划道。

六、档案人员要熟悉室藏档案情况，主动了解各项工作对利用档案的需求，完善检索工作，搞好资料编研，开展多种形式的主动服务，不断提高档案利用率。

文书保密工作制度

保守国家秘密是国家工作人员的义务和职责，每个党员都必须严格遵守党和国家的秘密，并同泄露党和国家秘密的现象作斗争，保卫党和国家的安全和利益，因此必须做到：

1、认真学习《保密法》提高思想认识，增强保密意识和责任感及法制

观念，提高保密工作的自觉性。

2、发放文件应从工作需要出发，一般只发组织，不发个人。

3、文件的收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节都应履行

登记制度，做到事事有手续，件件有着落。

4、传阅机密文件应由指定人员或专人统一掌握，非经批准，不得擅自

扩大机密文件的阅读范围。

5、阅读机密文件要在办公室或阅文室进行。

6、在外出递送、领取机密文件过程中，不准办理与递送、领取文件无

关的事。

7、外出工作必须携带秘密文件的要经过领导批准，并采取安全措施。

8、机密文件必须存放在有保密保障的地方，并经常检查保管情况，不

在不利于保密的地方存放机密文件、资料，对平时工作使用的秘密文件应随手入柜加锁。

9、工作调动时，必须把自己经管的秘密文件全部移交、清点、核对并

办理移交手续。

10、机密文件要制定清查、清退制度，按时按数及时清退机密文件，

在清查清理中发现丢失要及时清查处理。

文件立卷归档制度

1、归档文件材料要收集齐全、完整、教育局各科室形成的具有保存价

值的文件都应收集齐全。

2、立卷时，案卷的组合要符合规定要求，按照文件形成的规律，区分

文件的价值，本着今后查找利用的原则，以文件的内容为主，灵活运用文件的内容特征进行组卷。

3、立卷后，案卷标题要简明、确切、标题至少要包括三个特征，即：

时间、作者、问题。（即案卷的概括内容）

4、文书卷的装订和封面要整洁美观。装订时首先要去掉文件材料中的

金属物，如：大头针、区别针、书钉等，不能出现圆珠笔和铅笔字迹，文书卷的右侧和底边要取齐，材料一定要折叠整齐，装订牢固。

5、订卷要用统一的卷皮，卷内目录和备考表。

6、案卷订好后，由立卷人和科室负责人签字。

文书档案的管理制度

1、文书档案资料保管工作的基本任务是积极采取切实可行的保护措

施，科学系统的保管文件档案，维护文书档案的完整与安全，保证档案及时准确的为领导和各部门的工作提供利用。

2、档案要以全宗为单位，科学地进行分类、排列、编目。

3、档案的排列，按不同保管期限，依次排列做到排放整齐。

4、档案资料的管理，按分类大纲，随时进行分类、登记、编目。

5、建立登记、统计制度，对档案的接收、移出、整理、鉴定、销毁、

利用等方面要有详细的统计记录，数字要准确，做到案卷与目录数字相符。

6、档案保管要进行定期检查，发现问题要及时查明原因，并及时向领

导报告。

7、档案管理人员要了解每个档案的性质、任务、职权范围和历史情况，熟悉档案内容和成份。

8、要研究和改进档案保护技术，延长档案寿命，对所保管的档案定期

检查，发现被损坏和字迹退色的重要档案要及时修复和复制。

9、档案的接收、移出、查阅要严格履行手续。

10、档案保护方面要做到防尘、防潮、防晒、防虫、防火，文档室内

不准吸烟。

11、档案柜钥匙要由专人统一管理。

12、人员调动时，对所保管的档案必须办理移交手续。

文件档案的借阅制度

1、文档工作人员要认真学习有关文档的知识，提高对文档工作的认识，增强责任感。

2、严格借阅文件档案的制度，履行借阅登记手续，并督促及时退回。

3、在一般情况下，文书档案卷不得借阅离室，工作需要，需经分管领

导同意，才能办理借阅手续。

4、凡外单位（包括局所属基层单位）借阅档案，所借文书档案不得在

上面做记号、记笔记，一定要保持文书档案的整洁、完整。

5、查阅和借阅文件档案，要执行利用效果登记制度。