信息沟通交流管理制度

信息沟通交流管理制度

一、制定制度的目的

为了加强项目各个部门以及项目部与业主、监理等部门的信息沟通工作，及时、准确的完成信息传递，以确保信息沟通的通畅。二、管理原则

（一）及时

(1)应适时地记录、收集出现的各种信息；

(2)要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门，；

(3)沟通交流要坦诚不公，要点突出。

（二）真实

在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在沟通交流时不可隐瞒欺骗，保证信息的真实性。

（三）适用

沟通与交流的信息内容要符合项目生产的要求，切切实实有效的帮助项目良好运行。

三、交流注意事项

(1)沟通前先澄清概念，经理人员事先要系统的思考、分析和明确沟通信息，并将接受者及可能受到该项沟通之影响者予以考虑。

(2)只沟通必要的信息。

(3)明确沟通的目的，经理人员必须弄清楚，作这个沟通的真正目的是什么?要下级人员理解什么?明确了沟通的目标，则沟通内容就容易规划了。

(4)考虑沟通时的一切环境情况，包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等，以便沟通的信息得以配合环境情况。

(5)计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见。

(6)要使用精确的表达，要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且要使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。

(7)要进行信息的追踪和反馈，信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否真正了解，是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。

(8)要言行一致的沟通。

(9)沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来。

(10)应该成为一个“好听众”。成为一个“好听众”，才能明确对方说写什么。

四、沟通注意事项

(1)为项目成员提供多种渠道，能随时提出心中的疑问

项目经理应该提供渠道，保证每个成员能顺畅地提出意见并得到答复。沟通时往往是综合运用多种方式进行，如在语言沟通时辅之以表情、手势；又如会议结束时有个纪要，与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪要，就可使会议精神更完整地被会外人员所理解。只有这样，才能提高信息沟通的整体效应。

(2)管理人员应亲自向所属成员传达管理层的目标

传递资讯不是一个简单的事件，而是一个提出和采纳意见的过程。很少有什么建议一提出来就立刻被大家接受，这中间包括倾听他人的意见，对主张进行测试，提出新主张，再测试，直至达成协定等一系列内容。

(3)定期匿名调查，了解成员对项目、管理人员的看法

管理人员在汇集调查结果之后，就调查结果进行讨论，分析员工的关注点，找出解决问题的办法，并积极付诸实施。

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