用友服务质量体系实施指南

用友服务质量体系实施指南
整改
明确职责权限与工作流程： 职责清楚 流程清晰 工作轻松 配合默契 效率提高
用友服务质量体系实施指南
重要环节
• 领导重视可自上而下高质量完成体 系推进；
• 好的档案管理员可以使ISO9002实施 迅速到位；
• 称职的服务监督员可以帮助客服经 理使各项服务业务质量处于受控状 态
确定目标
• 成立ISO9002领导小组，专人负责 （名单上报）
• 工作目标完成情况作为考核单位负 责人的一个依据
• 通过相关数据衡量体系实施效果
用友服务质量体系实施指南
整改
调整组织：按文件规定设立培训部、技术 支持部、咨询实施、首次访问员、档案 管理员、服务监督员等部门和岗位
用友服务质量体系实施指南
用友服务质量体系实施指南
为什么要开展ISO9000体系认证
– 软件服务发展的需要 – 软件用户服务要求不断
提升的需要
用友服务质量体系实施指南
为什么要开展ISO9000体系认证
地区服务管理的需要
用友服务质量体系实施指南
ISO9002质量标准的要点
该说的一定要说到，说到的一定要做到
用友服务质量体系实施指南
• 如何实施质量体系文件
用友服务质量体系实施指南
主题二
用友软件服务质量体系
用友服务质量体系实施指南
发展历程
• 1998年8月完成ISO9002质量保证体系文件
用友服务质量体系实施指南
发展历程
• 1999年5月四家分公司和总部通过现场 审核并取得证书，成为国内第一家取 得ISO9002质量保证体系认证证书的软 件企业
实施程序：
1、制定培训计划 2、通知用户参加培训
3、教学准备
4、用户注册
5、培训实施
6、培训考核
7、记录存档，
应当填写的表单：培训计划表、培训注册表、 考核统计表
用友服务质量体系实施指南
技术支持程序
主要实施人：支持经理、值班经理、热线值班工程 师、现场服务工程师；
实施程序：
1、接用户确认单或热线 2、信息登记解答
用友服务质量体系实施指南
首次访问程序
主要实施人：首访员；
实施关键点：业务与服务交接点的划分
实施程序：
1、业务移交清单填写
2、信息确认
3、3日内对用户进行访问（访问内容、意义）
4、用户档案登记
5、后续服务移交
应当填写的表单：用户确认单、用户档案登记表 （系统）
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用户培训程序
主要实施人：培训经理、教员、培训管理员
• 质量方针 由组织的最高管理者正式颁布的 该组织总的质量宗旨和质量方向
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重要的质量术语
• 质量体系 为实施质量管理所需的组织结构、 程序、过程和资源
用友服务质量体系实施指南
质量体系文件的基本知识
• 质量体系文件的作用-开展工作的依据 • 与自身工作有关的质量文件的内容-
人手一册
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重要环节
如何确保各项业务形成闭环，并便于 追溯，是实施初期（单位、个人） 最容易出现的问题
（宣贯、内审员的作用、交单审核）
用友服务质量体系实施指南
重要环节
• 细化作业指导 • 将模板变成受控表单 • 推进技术资料的版本化管理 • 管理者推动等都有助于实施成功
用友服务质量体系实施指南
ISO9002质量标准的要点
• 记录，记录，再记录
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ISO9002质量标准的要点
• PDCA 循环强调事前预防，事后纠正
PLAN计划DO执行CHECK检查ACTION纠正
用友服务质量体系实施指南
ISO9002质量标准的要点
讲求规范，创新需履行程序
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重要的质量术语
咨询实施程序
接服务请求
咨询顾问出具 《项目实施建议书》
咨询部或授权 人员确认
评估验收
开展咨询 实施工作
签订实施合同
用友服务质量体系实施指南
用户沟通程序
主要实施人：用户回访员 实施程序： 1、提出《服务宣传资料的制作和发放计划》 2、向客户发放资料 3、对客户进行回访 4、 制定《用户联谊活动工作计划》 注意事项：资料发放范围，目的；确定回
用友服务质量体系文件结构（一）
程序文件：为二级流程框架描述文件，核 心描述ISO9002中各项质量要素在用友软 件服务质量体系中的具体体现，具体表 述形式为用文字形式，规定了各项主要 服务业务流程；
用友服务质量体系实施指南
用友服务质量体系文件结构（一）
三级支持性文件：包括总部和本单位发文、作业 指导书、用于记录的表单、组织机构图、作业 流程图
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服务设备管理程序
主要实施人：服务设备管理员 实施程序： 1、服务设备编目登记 2、每月对设备进行检查 3、下载总部维护问答 4、负责用户提供产品的管理 5、进行设备采购或维护 应当填写的表单：服务设备登记表、服务设备状况
记录表、用户提供产品登记表、设备采购或维护 申请表
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宣贯 内审 认证
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认证前的几个要求
• 文件版本更替时间 • 已通过认证的单位，避免服务人员思想
懈怠 • 以充分的准备迎接新一轮扩大审核 • 复审中对认证中心提出严重不合格的单
位取消其资格并通报
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认证时间表
• 7月：召开内审末次会议，监督整改 电子平台开发计划启动
用友服务质量体系文件结构（一）
总体结构： 金字塔型结构
技术 资料 三级 支持性文件
程序文件
质量手册
用友服务质量体系实施指南
用友服务质量体系文件结构（一）
质量手册：为一级纲领性文件；核心讲解 了质量方针、质量目标、机构及岗位设 置要求，机构及岗位职责等；由公司总 经理签发。
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用友服务质量体系文件结构（二）
各地服务机构执行的程序文件：
客户资源管理程序 首次访问程序
用户培训程序
用户支持程序
咨询实施程序
用户沟通程序
服务人员管理程序 服务设备管理程序
地区服务监督与评定程序
文档资料与质量记录控制程序
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用友服务质量体系文件结构（二）
3、由值班经理派发
4、解决问题后用户确
5、交单审核
6、后续服务安排
7、记录存档；
注意事项：记录项填写齐全、用户确认、交单检查、 服务追踪
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咨询实施程序
• 定义： 咨询实施：根据客户需求定制，详细确定
工作范围、工作任务、工作成果、里程 碑、项目计划、项目组织结构与人员职 责、项目管理方法和风险评估等。咨询 实施的主要工作包括培训、业务分析、 流程设计、系统建设、系统交付使用， 以及项目管理、二次开发等工作。
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主题一
质量体系基本常识
用友服务质量体系实施指南
什么是ISO
• 国际标准化组织 • （International Standardization for
Organization,简称ISO）
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为什么要开展ISO9000体系认证
为了适应国际化大趋势 提高组织的管理水平
用友服务质量体系实施指南
地区服务监督与评定程序
如何撰写统计分析报告：
1.目前的服务状况（各岗位） 2.可总结推广的经验 3.存在的质量问题 4.产生上述问题的原因 5.纠正和预防措施
用友服务质量体系实施指南
文档资料与质量记录控制程序
主要实施人：档案管理员； 实施关键点：便于查找与追溯 注意事项：严格把关，详细登记，审核重点 执行频次：集中在月底或月初一次
用友服务质量体系实施指南
发展历程
• 目前共有四批分支服务机构接受认证 中心现场审核，通过ISO9002服务质量 体系认证的单位达到44家
用友服务质量体系实施指南
取得成绩
• 规范服务流程（有形化） • 明确服务职责（有痕迹） • 扩展服务项目（有依据） • 取得经济效益（有成就）
用友服务质量体系实施指南
：
5． 4 批准人
：Biblioteka Baidu
5． 5 批准日期 ： 5． 6 实施日期 ：
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文档资料与质量记录控制程序
实施程序： 1、准备好文件及质量记录存档所需设备 2、定期接受符合要求的业务档案（交单审核） 3、编制文件收、发、借、存清单 4、检查档案的完整性 5、为各部门提供查阅服务 6、定期销毁过期文档。
• 8~9月：现场认证与复审 • 10月：公布审核结果，向通过认证及复
地区服务监督与评定程序
主要实施人：服务监督员； 实施关键点：监督方式、统计依据、结果用
途、投诉处理
用友服务质量体系实施指南
地区服务监督与评定程序
实施程序： 1、确定监督项 2、检查服务业务发生记录 3、受理投诉 4、对结果进行统计和评价 5、将结果移交客户服务中心总经理 6、协助召开质量问题分析会议 7、对纠正措施执行情况进行跟踪监督 8、记录存档 9、每季度上报《用户满意率及投诉分析报告》
技术支持部
客户管理 首次访问岗 档案管理岗 服务监督岗 客户资源管理岗 用户回访岗 人力资源岗 设备管理岗
设置组织机构
股份公司总经理会
咨询部
培训教育部
用友软件地区客户服务中心
技术支持部 热线值班工程师 现场服务工程师 在线服务工程师
咨询实施部
技术咨询 顾问
应用咨询 顾问
服务发展部
培训部 培训管理岗 培训教员
与业务部门衔接程序： 客户资源管理程序、首次访问程序
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用友服务质量体系文件结构（二）
与总部衔接程序： 技术支持程序 大客户跨地区维护服务管理程序 咨询实施程序 培训教育程序
用友服务质量体系实施指南
如何组织实施ISO9002
体系 宣贯
确定 目标
对照 整改
认证 审核
发展 完善
用友服务质量体系实施指南
用友服务质量体系实施指南
用友服务质量体系文件结构（一）
技术资料：教材、教案、大纲、考卷、技术问答、 支持手册等
用友服务质量体系实施指南
用友服务质量体系文件结构（二）
共同执行的框架性程序文件： 管理评审程序、内部质量审核程序；
用友服务质量体系实施指南
用友服务质量体系文件结构（二）
总部具体执行的程序文件：技术支持程序、 9.X用户支持程序、咨询实施程序、培训 教育程序、服务监督与评定程序、大客 户跨地区维护服务管理程序、文档资料 控制程序、质量记录控制程序
用友服务质量体系实施 指南
2020/11/26
用友服务质量体系实施指南
需要讨论的内容
• ISO核心思想 • 用友服务体系发展历程与结构特点 • 实施要点包括哪些 • 为确保收益我们每个人应当怎样做
用友服务质量体系实施指南
宣贯意义
• 培养标准化意识（麦当劳） • 提高服务质量 • 提高用户满意度 • 促进服务经营
用友服务质量体系实施指南
编写质量计划（每年一次）
主要实施人：客户服务中心总经理 实施程序： 1、分析研究服务状况 2、具体编写质量计划并上报总部服务发展部 3、认真组织实施计划 4、年末验证计划落实情况，将结果上报总部
服务发展部。 应当填写的表单：质量计划
用友服务质量体系实施指南
重要环节
• 认证不是目的，而是阶段性目标 • ISO9002实施推行三部曲：
用友服务质量体系实施指南
咨询实施程序
主要实施人：咨询实施经理、咨询（项目）经理、 应用咨询顾问、技术咨询顾问
实施关键点： • 《项目实施建议书》审批 • 实施各阶段的控制 • 评估与验收 • 后续工作交接 应当填写的表单：咨询实施计划、咨询实施项目
变更记录单、咨询实施评估验收记录
用友服务质量体系实施指南
用友服务质量体系实施指南
文档资料与质量记录控制程序
UFS/QP/2-XX/XXYY/QI/01
X X 用友客户服务中心
关于XXXXXXXXXXX的管理办法
1. 目的：
2. 适用范围：
3. 工作程序：
……
4 ．相关文件
5 ．附加说明
5． 1 起草单位 ： XX 用友客户服务中心
5． 2 起草人
：
5． 3 审核人
具体程序的实施指南
重点介绍： 地区客户服务中心用户支持程序 文件
用友服务质量体系实施指南
客户资源管理程序
主要实施人：客户管理员（可由销售部门兼任）
实施程序：
1、搜集客户信息
2、确立销售责任人
3、根据情况进行资源变更
4、签定销售合同并审批
5、填写《用户确认单》，三个工作日内移交首 访员。
应当填写的表单：客户资源登记表、资源分配表、 资源变更表，用友软件销售合同
访内容；用户联谊活动的形式
用友服务质量体系实施指南
服务人员管理程序
主要实施岗位：人力资源岗 实施关键点：现场服务工程师、培训教师、咨询顾
问的资格 实施程序： 1、制定人员招聘计划书 2、开展招聘工作 3、对新员工进行考核 4、组织服务人员培训考
核 5、编制修订客户服务中心组织机构图 应当填写的表单：见程序文件